In november 2012 is de gemeente Oostzaan gestart met het opnieuw vormgeven de van het subsidieproces. Doel van het nieuwe subsidieproces is tweeledig:

Transcriptie

1 M E M O Aan : Gemeenteraad Oostzaan Van : Beleid en regie / M. ten Brink Datum : augustus 2013 Onderwerp : Wijzigingen subsidieproces Oostzaan Geachte raadsleden, In november 2012 is de gemeente Oostzaan gestart met het opnieuw vormgeven de van het subsidieproces. Doel van het nieuwe subsidieproces is tweeledig: 1. een verbeterde klantgerichtheid 2. een efficiënter en kwalitatief beter ingericht proces Deze memo informeert u over veranderingen in het subsidieproces en de beoogde resultaten daarvan. Ook wordt een aantal beslispunten voorgelegd ten aanzien van de wijzigingen van het subsidieproces. Deze wijzigingen worden vervolgens doorgevoerd in de Algemene subsidieverordening Oostzaan en eind 2013 ter besluitvorming aan u voorgelegd.

2 1 HET SUBSIDIEPROCES, VERANDERINGEN EN RESULTAAT Dit hoofdstuk geeft een beschrijving van het huidige en het nieuwe subsidieproces. De veranderingen worden in kaart gebracht. Ook wordt het resultaat beschreven van deze procesoptimalisatie. Aan de hand van de procesbeschrijving zal duidelijk worden welke beslissingen de raad moet nemen voor een succesvolle invoering van het nieuwe subsidieproces (hoofdstuk 2). Om het nieuwe subsidieproces vorm te geven, is gebruik gemaakt van de leanmethode om het proces een slankere vorm te geven. In een aantal bijeenkomsten met verschillende medewerkers is het subsidieproces onder de loep genomen. Eerst was er een workshop om het oude subsidieproces in kaart te brengen en knelpunten in dat proces te benoemen. In een tweede workshop is het nieuwe subsidieproces ontworpen, waarin alle knelpunten zijn opgelost en het nieuwe proces voldoet aan de doelstellingen van het management: verbeteringen van efficiency, kwaliteit en klanttevredenheid. Vervolgens is het nieuwe subsidieproces besproken met ict- en kwaliteitsmedewerkers om te bepalen welke voorstellen haalbaar zijn en welke vervolgstappen nodig zijn om dit proces zo goed mogelijk te implementeren. Tot slot is het voorstel voor het nieuwe subsidieproces en de benodigde aanpassingen aan het managementteam voorgelegd en akkoord bevonden. 1.1 Het huidige subsidieproces De gemeente Oostzaan verstrekt volgens de Algemene subsidieverordening 2011 jaarlijkse en eenmalige subsidies. Jaarlijkse subsidies worden per jaar, of soms voor meerdere jaren, verstrekt. Eenmalige subsidies worden verstrekt voor bijzondere, incidentele projecten of activiteiten die niet tot de reguliere activiteiten van de aanvrager behoren. Hieronder is het subsidieproces voor de jaarlijkse subsidies uitgewerkt in een schematisch overzicht. Dit overzicht maakt de afzonderlijke acties van het subsidieproces in de tijd inzichtelijk. Figuur 1: schematische weergave van het huidige subsidieproces voor jaarlijkse subsidies Uit bovenstaande figuur wordt duidelijk dat de doorlooptijd van het huidige subsidieproces bijna een jaar in beslag neemt (vanaf de aankondiging van de nieuwe subsidieronde tot de beschikking en betaling). De gemeente nodigt organisaties schriftelijk uit om de subsidieaanvraag voor 1 mei te doen en stuurt zo nodig nog een schriftelijke herinnering. De subsidieaanvragen worden per post verstuurd en de gemeente vraagt aanvullende informatie van elke aanvrager, zoals begroting en rekening. In de zomermaanden ontvangt de subsidieaanvrager een voorlopige

3 subsidiebeschikking, waarbij de gemeente het begrotingsvoorbehoud maakt. Zekerheid over de subsidie volgt pas nadat de raad de begroting in november heeft vastgesteld. Wanneer de raad bij de begrotingsbehandeling de subsidiebudgetten verlaagt, kan het zijn dat de subsidies in december moeten worden herberekend en dat er nieuwe beschikkingen moeten worden verstuurd. Door de lange tijd tussen het indienen van de aanvraag en het definitieve besluit op de aanvraag (de doorlooptijd), is een aantal tussenstappen nodig om de aanvrager op de hoogte te houden van de vorderingen, zoals het versturen van een ontvangstbevestiging en een voorlopige subsidiebeschikking. Hierdoor is ook de bewerkingstijd van een subsidieaanvraag, de tijd die een medewerker kwijt is aan het verwerken van de subsidieaanvraag, lang. De bewerkingstijd wordt bovendien verlengd, doordat de aanvragen handmatig worden verwerkt en er voor elke aanvraag een unieke beoordeling en berekeningsgrondslag voor de subsidie geldt. De subsidieaanvragen worden meestal door een beleidsmedewerker afgehandeld, ondersteund door een administratief medewerker. Kort samengevat kent het huidige subsidieproces de volgende nadelen: lange bewerkingstijd lange doorlooptijd maatwerk in de berekening van de subsidies en daarmee arbeidsintensief geen eenduidig proces; niet elke medewerker doorloopt hetzelfde subsidieproces verschillende processen voor Oostzaan en Wormerland kans op fouten en onrechtmatig verstrekte subsidies, door onduidelijkheid over of onbekendheid met het subsidieproces bij medewerkers aanvraag schriftelijk indienen met bijlagen die we niet altijd gebruiken afhandeling door relatief dure beleidsmedewerker 1.2 Het nieuwe subsidieproces Uitgangspunten van het nieuwe subsidieproces zijn: de aanvrager zoveel mogelijk zelf laten doen we vragen geen gegevens die we niet gebruiken zo veel mogelijk digitaal zo kort mogelijke bewerkings- en doorlooptijd voor waarderingssubsidies In het nieuwe subsidieproces maken we onderscheid tussen budgetsubsidies en waarderingssubsidies. Budgetsubsidies verstrekt de gemeente aan instellingen waarbij de gemeente met de instelling afspraken maakt over budget, activiteiten en prestaties. Waarderingssubsidies verstrekt de gemeente voor de activiteiten van een organisatie, waarbij geen nadere afspraken worden gemaakt (met uitzondering van de voorwaarde dat de gesubsidieerde activiteiten daadwerkelijk worden uitgevoerd) en waarvan de hoogte zo eenvoudig mogelijk wordt bepaald met behulp van een normbedrag. Daarnaast hanteren we ook nog de incidentele subsidies, ofwel subsidies voor een eenmalige activiteit of project. Welke subsidie welke vorm heeft, ligt vast in de specifieke subsidieregels.

4 Figuur 2: schematische weergave van het nieuwe subsidieproces voor waarderingssubsidies Het nieuwe subsidieproces is schematisch weergegeven in bovenstaande tabel. Het gaat hierbij om de waarderingssubsidies. De grootste veranderingen ten opzichte van het oude proces zijn: drie-jaarcyclus voor subsidies aanvraag voor 1 oktober indienen (eens per 3 jaar), beschikking in december voor drie jaar (zonder begrotingsvoorbehoud) geen informatie als ledenaantallen, deelnemersaantallen, begroting en rekening opvragen, wanneer we deze niet gebruiken voor beoordeling en berekening van de subsidie zoveel mogelijk uniformere subsidiebedragen voor categorieën van waarderingssubsidies digitale aanvragen afhandeling van alle waarderingssubsidies door administratief medewerker in een volgende fase: volledig digitale afhandeling via een zaaksysteem Bovenstaande beschrijving van het nieuwe subsidieproces geldt voor de grote bulk van waarderingssubsidies. Deze vormt meer dan 80% van alle subsidieaanvragen. Voor de incidentele en nieuwe subsidies geldt hetzelfde proces als hierboven beschreven, alleen worden deze aanvragen door een beleidsmedewerker afgehandeld, wordt extra informatie van de vereniging of instelling gevraagd (begroting, statuten) en wordt de aanvraag afgestemd met de portefeuillehouder. Ook de budgetsubsidies worden door een beleidsmedewerker afgehandeld. Hiervoor geldt een ander proces en andere tijdsplanning, vergelijkbaar met het huidige subsidieproces voor budgetsubsidies. Veranderingen die ook voor budgetsubsidies worden doorgevoerd zijn: subsidies voor drie jaar, zoveel mogelijk digitaal en een aantal handelingen bij de instellingen zelf neerleggen. 1.3 Het resultaat van de procesoptimalisatie De ambities voor het nieuwe subsidieproces zijn als volgt geformuleerd: 1. Kwaliteit: 100% score op rechtmatigheid. De kans op fouten in het subsidieproces is minimaal, door het terugbrengen van het aantal handelingen, eenvoudiger bepalen van subsidiebedragen en het gebruik van formats (standaardbrieven) voor de beschikkingen. Na introductie van een zaaksysteem doorloop je automatisch alle benodigde stappen van het subsidieproces. De interne controle is daarmee in het proces geïntegreerd. 2. Snelheid: de tijd dat een medewerker met een aanvraag bezig is (de bewerkingstijd) wordt korter door digitalisering van het proces, eenvoudiger bepalen van subsidiebedragen, minder handelingen en automatisch gegenereerde formats door een zaaksysteem. Bovendien vinden de handelingen slechts eens per drie jaar plaats.

5 3. Efficiency: de doorlooptijd (van aanvraag tot vaststelling en controle daarop) van het subsidieproces wordt korter. Dit is mogelijk doordat aanvraagdatum van mei naar oktober verplaatst. Bovendien hoeft de interne controle achteraf niet meer plaats te vinden, maar zit deze in het proces verweven. 4. Klanttevredenheid: het indienen van de aanvraag is voor de klant eenvoudiger, omdat dit digitaal kan en omdat de klant minder informatie hoeft aan te leveren. De concrete ambities van de procesoptimalisatie zijn in onderstaand schema weergegeven. Figuur 3: Succesfactoren, prestatie-indicatoren en ambitie van de procesoptimalisatie, waarbij W = waarderingssubsidies en B = budgetsubsidies. NB: de voordelen van een efficiënter ingericht subsidieproces zijn met name de verbetering van de klantgerichtheid en kwaliteit. De tijdswinst voor de beleidsmedewerker is ook een belangrijke factor. Door de veranderingen in het proces is de beleidsmedewerker minder tijd kwijt aan het verwerken van de subsidieaanvragen. Het gaat daarbij echter om een beperkte tijdswinst van een aantal dagen per jaar, die de medewerker kan inzetten voor andere taken. Vermindering van fte s door een efficiënter subsidieproces is niet aan de orde. 1.4 De invoering van het nieuwe subsidieproces De invoering van het nieuwe subsidieproces bestaat uit twee fasen: Fase 1: Subsidieaanvragen In 2014 vragen alle organisaties opnieuw subsidie aan. Het voorstel is om alle organisaties in Oostzaan subsidie aan te laten vragen voor de periode en tegelijkertijd de systematiek te vereenvoudigen door te gaan werken met vaste subsidiebedragen per categorie van subsidies. Ten behoeve van deze fase vinden in de tweede helft van 2013 de volgende activiteiten plaats: - Informeren en beslissingen raad ten aanzien van nieuwe subsidieproces - Aanpassing Algemene subsidieverordening Oostzaan ontwikkelen van normbedragen of eenvoudiger berekeningen subsidiebedragen - start digitalisering proces / ontwikkelen webformulier In figuur 2.3 is de nulmeting weergegeven aan de hand van een viertal prestatieindicatoren. Na implementatie van de eerste fase, en wanneer het subsidieproces een keer volledig is doorlopen, vindt in de eerste helft van 2015 een tussenevaluatie plaats aan de hand van dezelfde prestatie-indicatoren. Fase 2 - Invoering nieuwe subsidieproces in zaaksysteem De volgende stap is het volledig digitaal doorlopen van het subsidieproces met behulp van een zaaksysteem. Het is te vroeg om vooruit te lopen op de invoering van een zaaksysteem, vandaar dat dit als een aparte fase is gedefinieerd.

6 2 WIJZIGINGEN SUBSIDIEPROCES Aanpassing van de Algemene subsidieverordening Oostzaan 2011 is noodzakelijk om het nieuwe subsidieproces succesvol te kunnen implementeren. Hieronder wordt aangegeven welke veranderingen nodig zijn. De raad wordt gevraagd om akkoord te gaan met de beslispunten. Op basis daarvan wordt de Asv Oostzaan 2011 aangepast. 2.1 Driejaarlijkse subsidieperiode De voornaamste verandering in het subsidieproces, is de invoering van een driejaarlijkse subsidiecyclus. Het college heeft ervoor gekozen subsidies voor een periode van drie jaar aan een vereniging of instelling toe te kennen, in plaats van elk jaar opnieuw te beoordelen. De eerste subsidieronde is die van 2015 t/m Een beperking hierbij is het begrotingsvoorbehoud. Volgens de Asv wordt een subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, verleend onder de voorwaarde dat voldoende middelen beschikbaar worden gesteld. Dit betekent dat bij de driejaarlijkse subsidieperiode de subsidie voor jaar 2 en jaar 3 onzeker is, en dat je elk jaar opnieuw een subsidiebeschikking moet sturen aan de aanvrager, wat de bewerkingstijd niet ten goede komt. Dit willen we in het nieuwe proces juist voorkomen. Het voorstel is dan ook om het totale subsidiebudget voor waarderingssubsidies voor een periode van drie jaar vast te stellen. Voor de waarderingssubsidies voor sport en cultuur gaat het dan om een bedrag van ,- per jaar (en na bezuinigingen waarschijnlijk ,- lager). Het college kan vervolgens zonder begrotingsvoorbehoud de subsidieplafonds voor drie jaar vaststellen en zonder voorbehoud voor drie jaar subsidie verstrekken en direct vaststellen. Let wel: de raad behoudt te allen tijde haar budgetrecht en kan jaarlijks als gevolg van nieuwe ontwikkelingen een besluit nemen om de subsidiebudgetten voor het komende jaar toch aan te passen. Beslispunt 1: Akkoord gaan met het vaststellen van het subsidiebudget voor waarderingssubsidies voor een periode van telkens drie jaar, gelijk aan de driejaarlijks subsidiecyclus, met ingang van de subsidieperiode 2015/ Subsidievormen De huidige subsidieverordening maakt onderscheid tussen jaarlijks en eenmalige subsidies. In het nieuwe subsidieproces maken we een onderscheid in: budgetsubsidies: subsidies waarbij de gemeente met de instelling afspraken maakt over budget, activiteiten en prestaties. waarderingssubsidies: subsidies voor de activiteiten van een organisatie, waarbij geen nadere afspraken worden gemaakt en waarvan de hoogte zo eenvoudig mogelijk wordt bepaald met behulp van een normbedrag; incidentele subsidies: subsidies voor eenmalige activiteiten en projecten; Deze indeling maakt het mogelijk een onderscheid te maken in de subsidies waarvan de afhandeling eenvoudig is (waarderingssubsidies), en subsidies die om meer aandacht en bewerking vragen (budgetsubsidies). Welke subsidie welke vorm heeft, ligt vast in de specifieke subsidieregels. Vereenvoudiging van het subsidieproces voor de waarderingssubsidies heeft gevolgen voor de aanvraag, beoordeling en verantwoording van deze subsidies. De hoogte van de meeste subsidies wordt immers bepaald door een

7 normbedrag, waardoor geen begroting meer wordt gevraagd, geen afspraken met de verenigingen worden gemaakt over besteding van de subsidie, en de subsidies direct worden vastgesteld. Beslispunt 2: Akkoord gaan met de gewijzigde naamgeving van subsidievormen in waarderingssubsidies, incidentele subsidies en budgetsubsidies. 2.3 Aanvraag van de subsidie Om de doorlooptijd van het subsidieproces te verkorten, wordt de uiterlijke aanvraagdatum gewijzigd van 1 mei naar 1 oktober. In het nieuwe subsidieproces dienen verenigingen en instellingen hun aanvragen vóór 1 oktober, voorafgaand aan jaar één van de driejaarlijkse subsidiecyclus, bij de gemeente in. Reguliere aanvragen voor de subsidieperiode 2015/2017 dient men dus uiterlijk op 30 september 2014 bij de gemeente in. Wie te laat is, kan nog een tussentijdse aanvraag indienen. Tussentijdse en nieuwe of incidentele aanvragen dient men uiterlijk 1 oktober van het subsidiejaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd bij de gemeente in. In het nieuwe subsidieproces worden subsidies overwegend digitaal ingediend, bij uitzondering kan een vereniging een aanvraag schriftelijk indienen. Wanneer er voor de waarderingssubsidies wordt gewerkt met gefixeerde bedragen, worden er geen aanvullende gegevens meer aan de verenigingen gevraagd. Alleen voor incidentele en budgetsubsidies worden gegevens als begroting en dekkingsplan gevraagd. Beslispunt 3: Akkoord gaan met de uiterste aanvraagdatum van 1 oktober voorafgaand aan de driejaarlijks subsidiecyclus. 2.4 Subsidiebedragen Om de hoogte van de subsidie te bepalen worden in de huidige situatie per (categorie van) vereniging verschillende berekeningsgrondslagen gehanteerd. Om het proces efficiënter te maken, wil het college toewerken naar een eenvoudiger bepaling van de subsidiebedragen. Voor sommige categorieën van subsidies betekent dat een eenvoudiger berekeningssystematiek, voor andere subsidies betekent dat gefixeerde bedragen. Daarbij wijken we af van de leanmethode om standaard normbedragen te hanteren, maar willen we wel toe naar categorieën van subsidies waarbij de berekening van het subsidiebedrag eenvoudiger en transparanter is. Het invoeren van eenvoudiger bepaalde subsidiebedragen heeft gevolgen voor de invloed van het college op de subsidieverstrekking en op het contact met de verenigingen. Bij gefixeerde subsidiebedragen, waarbij van de subsidieaanvrager geen financiële gegevens worden gevraagd, komt de gemeente meer op afstand van de verenigingen te staan en is er minder zicht op hun activiteiten. Voordeel is dat de subsidieberekening eenvoudiger en transparanter is en verenigingen binnen een subsidiecategorie als het ware inwisselbaar zijn. De vereenvoudiging van de subsidiebedragen geldt voor alle waarderingssubsidies. Het college bekijkt in de komende maanden hoe zij hier verder uitwerking aan geeft. De

8 incidentele en budgetsubsidies worden wel afzonderlijk berekend op basis van inzicht in de begroting van de activiteiten. 2.5 Verantwoording Wat betreft de verantwoording van de waarderingssubsidies verandert er weinig ten opzichte van de huidige situatie. De algemene subsidieverordening biedt het college de bevoegdheid om een categorie van waarderingssubsidies aan te wijzen, waarvoor subsidies direct worden vastgesteld. In de nieuwe situatie worden alle waarderingssubsidies direct bij de toekenning van de subsidie vastgesteld. Verantwoording achteraf door de verenigingen is dan niet nodig. In de praktijk gebeurde dit de laatste jaren ook al. Na drie jaar, bij de nieuwe ronde aanvragen, wordt de subsidie per vereniging opnieuw beoordeeld aan de hand van de criteria in de subsidieregels (bijvoorbeeld minimum aantal leden). Incidentele subsidies en budgetsubsidies worden eerst verleend en achteraf vastgesteld. Het college vraagt daarbij om inzicht in de financiële gegevens van de aanvrager. Incidentele subsidies worden kort na het plaatsvinden van de activiteit of het project vastgesteld. Vaststelling van budgetsubsidies gebeurt in de nieuwe situatie eens per drie jaar, na afloop van de subsidieperiode. Instellingen leveren wel jaarlijks digitaal hun financiële gegevens bij de gemeente aan, en de gemeente heeft minimaal twee maal per jaar overleg met instelling over de voortgang. Indien de situatie tussentijds verandert, worden beschikking en overeenkomst aangepast. Beslispunt 4: Akkoord gaan met de formele vaststelling van budgetsubsidies na elke subsidieperiode van drie jaar. 2.6 Specifieke subsidieregels De specifieke subsidieregels beschrijven nadere regels voor de subsidieverstrekking voor de verschillende beleidsdomeinen. Het betreft met name de uitvoering van het subsidiebeleid en stelt voorwaarden aan onder anderen de kwaliteit en kwantiteit van de gesubsidieerde activiteiten. Voorstel is om in het nieuwe subsidieproces de specifieke regels door het college te laten vaststellen en deze ter kennisname aan de raad te brengen. Dit levert de volgende voordelen op: - het sluit aan bij het dualisme; - het college kan sneller reageren op ontwikkelingen (nieuwe initiatieven, rijkssubsidies etc.); - het ontlast de raad. Beslispunt 5: Akkoord gaan met de vaststelling van de specifieke subsidieregels door het college. Het college brengt de vastgestelde regels ter kennisname aan de raad. 2.7 Subsidieplafonds Het college stelt in het nieuwe subsidieproces de subsidieplafonds (verschillende subsidiepotjes binnen een beleidsterrein) voor een periode van drie jaar vast. Dit is

9 mogelijk door de zekerheid van het budget voor waarderingssubsidies voor drie jaar (zie 2.1). In het nieuwe subsidieproces heeft het college de vaststelling van de subsidieplafonds gemandateerd aan de portefeuillehouder die verantwoordelijk is voor de verstrekking van waarderingssubsidies. Door deze mandatering kan er veel sneller gereageerd worden op ontwikkelingen. De portefeuillehouder werkt hierbij op transparante wijze en maakt (wijzigingen van) de subsidieplafonds tijdig inzichtelijk voor college en raad.