VOORBEREIDING BEURSDEELNAME Bij een beursdeelname komt veel kijken. Om alles overzichtelijk te houden, geven we je hier checklists, tips en ideeën voor een goede beursvoorbereiding. De eerste stap bestaat het vaststellen van je doelstellingen: wat wil je als bedrijf of organisatie bereiken? De doelstellingen: Verkoop: klanten werven, omzet genereren, marktpositionering realiseren Naamsbekendheid: bedrijf introduceren, naamsbekendheid vergroten, versterken concurrentiepositie Kennisoverdracht; producten introduceren, innovaties laten zien, publiciteit genereren, workshops organiseren Relatiebeheer: meer klantenbinding, versterken imago 1. Bepaal je beursdoelstellingen Stel vast wat je wilt bereiken met je beursdeelname. Dit kan één van bovenstaande punten zijn, maar ook een combinatie van deze punten. Tip: maak je doelstelling SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdgebonden). 2. Bepaal je doelgroep Stel vast wie je wilt bereiken met je beursdeelname. Maak hiervoor een goede database aan van (potentiële) doelgroepen. Maak een doelgroepenoverzicht: Klanten Potentiële klanten Relaties Directieleden Toeleveranciers Media Enz. Stel op basis van dit overzicht een uitnodigingenlijst samen. Tip: grote beursorganisatoren houden bezoekersonderzoeken en geven hiermee inzicht in welke doelgroepen bereikt kunnen worden. Maak hier gebruik van. 3. Bepaal de doelstellingen van je stand Wat moet er op de beursvloer gebeuren om je doelstellingen te bereiken? Ga op zoek naar het thema, presentatievorm en uitstraling die het beste bij de doelstellingen van je bedrijf passen. Tip 1: ga op de stoel van je bezoeker zitten en bekijk vanuit hun perspectief de beurs, je stand en informatiemateriaal. Tip 2: maak je stand uitnodigend en onderscheidend. 4. Maak een begroting Waarschijnlijk niet de leukste, maar wel een heel belangrijke klus. Een goede begroting voorkomt budgetoverschrijdingen en teleurstellingen achteraf. Bovendien brengt het vooral de mogelijkheden vooraf duidelijk en realistisch in beeld. Tip: wees zorgvuldig en compleet bij het opstellen van je begroting. Maak bijvoorbeeld een PM-post en reserveer budget voor onvoorziene zaken.
5. Verzamel informatie over de beurslocatie Bekijk waar je stand komt te staan in het beurscomplex. Zoek uit welke hallen gebruikt worden voor de beurs, of er speciale constructies zijn, welke informatietechnologieën er beschikbaar zijn. Tip 1: zoek van tevoren uit hoe het zit met de bereikbaarheid en infrastructuur rondom de beurslocatie: is het makkelijk bereikbaar met auto, vliegtuig, bus of trein. Kijk ook alvast naar de verblijfs- en uitgaansgelegenheden in de buurt. Tip 2: regel van tevoren parkeerkaarten voor je relaties en personeel. 6. Briefing opstellen Stel a.d.h.v. je doelstellingen en je begroting een briefing op voor de standbouwer. De standbouwer zal n.a.v. deze briefing een standontwerp en offerte presenteren. 7. Bestellingen plaatsen Bestel tijdig je exposanten- en opbouwpassen en eventuele catering. Daarnaast dienen de technische voorzieningen besteld te worden zoals elektriciteit, water enz. De bestellingen voor de technische voorzieningen kunt u ook door uw standbouwer laten verzorgen. 8. Kies en train je standbemanning Je stand mag er dan goed uitzien, het zijn uiteindelijk toch de mensen die het (moeten) doen. Je hebt pas succes wanneer je mensen er helemaal voor gaan en ervan overtuigd zijn dat zij met een gezamenlijke doelstelling optimaal rendement uit de beursdeelname gaan halen. 9. Bepaal je communicatie Communicatie vormt een belangrijk onderdeel van je beursvoorbereiding. Hoofdvraag hierbij is wat je qua communicatie wilt doen om je doelgroep te bereiken. Zorg dat je communicatie herkenbaar is en aansluit bij de uitstraling van je stand. Tip: houd tijdens het hele communicatietraject je doelgroepen goed in beeld en ga weer op de stoel van je bezoeker/klant zitten. 10. Vul je communicatie in Controleer hoe de persvoorlichting bij de beursorganisatie is geregeld en stel persdocumenten samen (liefst met fotomateriaal). Wanneer je persberichten verstuurt, doe dit tijdig. Bepaal van tevoren welk informatiemateriaal er op de stand moet komen, voor welke doelgroepen de informatie is en wanneer het wordt verstrekt. Maak onderscheid aan de hand van je doelgroepen en zorg voor informatie op maat. 11. Nodig je relaties uit Je uitnodigingsbeleid is belangrijk. Wie vraag je wel en ook: wie niet? Tip 1: plan bij sommige uitnodigingen ook gelijk een afspraak op de beurs in. Tip 2: nodig je relaties zo persoonlijk mogelijk uit. Je hebt ze in kaart gebracht, maak daar gebruik van. Zorg voor de juiste informatie en gepaste aanspreektoon.
12. Maak een draaiboek Je draaiboek is een werkdocument waarin het tijdspad is uitgezet, de taak- en rolverdeling is vastgelegd en de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Alles wat je tot nu toe geregeld hebt, komt in het draaiboek terug. Tip: reserveer in het draaiboek ruimte voor de beursplattegrond, het standontwerp, het beursreglement en zaken als kledingvoorschriften. Leg in je draaiboek ook vast hoe je bezoekers wilt gaan registreren.
TIJDENS DE BEURS Aan een periode van voorbereidingen is een eind gekomen. Het is eindelijk zo ver, de beurs gaat beginnen. Hierbij wat tips en ideeën voor tijdens en vlak voor de beurs. 1. Standbemanning briefen Zorg dat je standbemanning in alle opzichten klaar is voor de beurs. Maak met behulp van je draaiboek een overzicht met daarin: Wie is waar verantwoordelijk voor Wat is de taakverdeling Hoe benaderen we onze bezoekers en hoe spreken we ze aan Wat zijn de kledingafspraken Hoe gebruiken we de naamkaartjes/badges Tip 1: deel tijdig de toegangskaarten en parkeerkaarten uit. Tip 2: check of de catering goed is geregeld. Tip 3: neem van tevoren met je standbemanning het bezoekersregistratieformulier door. Zo weet iedereen precies wat hij of zij moet doen. Tip 4: overweeg een kick-off met je standbemanning. Een goede manier om iedereen voor te bereiden op de beursdeelname. 2. Test alle apparatuur Niets zo vervelend als apparatuur die het niet blijkt te doen als de beurs begint. Het geeft een verkeerd beeld bij klanten en bezoekers, want je wekt de indruk niet goed voorbereid te zijn. 3. Check de standinventaris Belangrijk om vooraf te controleren of alle noodzakelijke spullen ook daadwerkelijk op de stand zijn. Tip 1: maak een uitgebreide materiaal- en checklist voor kantoorartikelen, keukenartikelen, informatiemateriaal, EHBO-trommel enz. Tip 2: zorg voor een goede opslagruimte in je stand, maar houdt deze buiten het blikveld van de bezoekers. Maak geen magazijn van je stand. 4. Voorbereiden beurs follow-up Een goede beurs follow-up is zeker niet iets wat je alleen na de beurs doet. Je followup moet al aan in het voortraject worden bepaald en een onderdeel zijn van je doelstellingen. zorg ervoor dat je standbemanning goed op de hoogte is van de doelstellingen en de verwachte follow-up. Geef prioriteit aan je belangrijkste prospects en neem na de beurs gelijk contact met ze op. Maak tijdens het gesprek op de beurs notities van opmerkelijke en kenmekende zaken van je prospects en neem deze mee in de follow-up. Zorg ervoor dat de leads al tijdens de beurs in gang worden gezet. Dit doe je door afspraken te maken met je standbemanning over de gewenste vervolgacties per lead. 5. Bezoekers bedanken Zorg dat je je bezoekers op een passende manier bedankt, bijvoorbeeld met een gadget of kaartje. Een bedankje is niet alleen een blijk van waardering van jouw kant, maak ook een extra gelegenheid om je bedrijf onder de aandacht te brengen en te houden.
6. Organiseer een (netwerk)borrel Een mooie manier om elkaar aan het einde van de dag in een meer informele setting nogmaals te ontmoeten. Tip: nodig selectief mensen uit voor je borrel, je wilt geen café-functie gaan vervullen op de beurs. Nodig daarom alleen die klanten en bezoekers uit waaraan je nogmaals aandacht wilt besteden. 7. Dagelijkse evaluatie Evalueren is zeker niet iets wat je alleen maar aan het einde van de rit moet doen. Met tussentijdse (dagelijkse) evaluaties houd je de vinger aan de pols en ben je in staat tot snelle veranderingen en aanpassingen. Tip: maak een evaluatiesheet met hierop onderwerpen die je dagelijks wilt bespreken.
NA DE BEURS De beurs zit erop, het werk is klaar..maar na de beurs begint pas het echte werk. Het zaaien is voorbij, het oogsten kan beginnen. 1. Direct na de beurs Tijd voor de follow-up. Veel komt aan op de eerste dagen na het beursbezoek, want dan zit jouw stand nog vers in het geheugen bij de klant. Maak een actielijst en denk hierbij aan: De telefonische of schriftelijke opvolging van documentatietoezendingen Het bezoekplan van de accountmanagers De actieplannen per prospect De direct mailactie De pr-campagne De advertentiecampagne Enz. Tip 1: maak een planning waarin staat wanneer welk contact door wie wordt benaderd en stel daarbij prioriteiten. Tip 2: neem binnen 1 week contact op met de belangrijkste prospects. Houd hierbij rekening met de prioriteit die je al tijdens het gesprek op de beurs aan het contact hebt gekoppeld. Tip 3: zorg dat je opvalt in de follow-up. Na afloop van een beurs ontvangt een bezoeker van de meeste bedrijven die hij of zij heeft bezocht een mailing. Zorg dat je er uit springt door bijvoorbeeld een kleine attentie of een persoonlijke boodschap mee te sturen. Tip 4: benader zoveel mogelijk al je gelegde contacten zelf. Jij hebt al het vertrouwen van die persoon in kwestie en het is maar de vraag of een collega hetzelfde vertrouwen krijgt. 2. Afrekenen Tijd voor de eindrekening. Het is belangrijk om na te gaan of je binnen budget bent gebleven. 3. Interne evaluatie houden Zonder evaluatie weet je niet of je het goed hebt gedaan. Leg de uitkomsten van de interne evaluatie vast in een kort verslag. Tip: splits je evaluatie op in 3 delen: a) Algemene evaluatie Heb je je doelstellingen bereikt; wat zijn eventuele verbeterpunten. b) Evaluatie van de beurscontacten Het aantal leads, de kwantiteit en kwaliteit van je bezoekers. c) Evaluatie standbemanning Hoe hebben ze het gedaan, zijn vooraf gemaakte afspraken nagekomen, heeft een training effect gehad?
4. Externe evaluaties houden Ook een externe evaluatie is een belangrijk onderdeel van je beursdeelname. Extern kun je met de volgende partijen evalueren: a) Standbouwer/ontwerper. Hoe was de samenwerking, is alles naar tevredenheid en tijdig opgeleverd en gebouwd? b) Toeleveranciers. Hoe was de kwaliteit van de verschillende toeleveranciers, zijn de afspraken nagekomen? 5. Communiceer de evaluaties intern Het is belangrijk om de resultaten van zowel de interne als de externe evaluatie, intern goed terug te koppelen en te communiceren. Let wel op dat je niet zomaar alle informatie het bedrijf doorstuurt. Zeker wanneer er minder goede zaken aan het licht komen, is het belangrijk om daar respectvol, verstandig en soms terughoudend mee om te gaan. Tip: wanneer er iets te vieren is, vier dat dan ook. Een succesvolle beursdeelname is het gevolg van een gezamenlijke inspanning. Deel je successen met alle betrokkenen.