AEOLUS VERSIE 1 AEOLUS [TITEL] Wijzigingsdocument Aeolus 2.0 Versie 1 / 31-10-2016
VERSIE 1 / AEOLUS [TITEL] Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, e-mailadressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009
VERSIE 1 / AEOLUS [TITEL] Inhoud HOOFDSTUK 1 Algemeen... 5 1.1 Werkwijze... 5 1.2 Toelichting per veld... 5 1.3 Word editor... 6 HOOFDSTUK 2 Signaleringen... 6 2.1 Filter instellen... 6 2.2 Sorteren van uw signalen... 7 2.3 Een signaal verwerken... 7 HOOFDSTUK 3 Klanten... 9 3.1 Filter instellen... 9 3.2 Sorteren van uw klanten... 9 3.3 Klantgegevens wijzigen... 10 3.3.1 Wijzig naam klant... 11 3.3.2 Wijzig correspondentie... 11 3.4 Notitie op klantniveau toevoegen... 12 3.5 Integraal klantbeeld... 13 3.5.1 Familierelaties... 13 3.5.2 Overige relaties... 14 3.5.3 Klantcontacten... 15 3.5.4 Werkprocessen... 15 HOOFDSTUK 4 Werkprocessen... 16 4.1 Filter instellen... 16 4.2 Uitbreiding werkprocessen klantgesprek en gezinsplan... 17 4.3 Doelen en evaluaties... 17 HOOFDSTUK 5 Organisaties... 18 HOOFDSTUK 6 Catalogus... 18 HOOFDSTUK 7 Beheer... 19 7.1 Uw organisatie... 19 7.2 Teams... 19 7.3 Gebruikers... 19 7.3.1 Gebruikers toevoegen... 20 7.3.2 Gebruikers wijzigen... 21
VERSIE 1 / AEOLUS [TITEL] 7.3.3 Gebruikers verwijderen uit een groep... 22 7.3.4 Gebruiker de-activeren... 22 7.3.5 Gebruikers indelen in groepen... 23 7.3.6 Instellen startpagina gebruikers... 24 7.3.7 Two factor authentication instellen... 25 7.4 Werkprocessen... 26 7.4.1 Werkprocessen helpteksten... 26 7.4.2 Werkprocessen kaartdefinities... 27 HOOFDSTUK 8 Documenten... 29 8.1 Stijlen... 29 8.2 Papiersoorten... 29 8.2.1 Papiersoort toevoegen... 30 8.2.2 Papiersoort Word sjabloon importeren... 31 8.2.3 Bouwstenen toevoegen in de papiersoorten... 32 8.2.4 Bouwstenen teksten... 32 8.2.5 Bouwstenen document... 33 8.2.6 Bouwstenen activiteit... 34 8.2.7 Bouwstenen werkproces... 35 8.3 Bouwstenen... 35 8.3.1 Zelf bouwstenen definiëren... 36 8.4 Sjablonen... 36 HOOFDSTUK 9 Report... 37
5 HOOFDSTUK 1 Algemeen Dit document beschrijft alle wijzigingen die verwerkt zijn in Aeolus 2.0. Aeolus 2.0 is een heel grote update waar ongeveer 200 verschillende wensen en eisen in aangebracht zijn. Alle zichtbare wijzigingen en wijzigingen die gevolgen hebben voor het gebruik worden in dit document besproken. Grootste wijziging in de nieuwe look and Feel is dat de schermen van Aeolus allemaal aangepast en gevisualiseerd zijn. Omdat nagenoeg alles is gewijzigd worden alle onderdelen van Aeolus 2.0 in dit document nogmaals doorgenomen. Alle rode en rood gearceerde zaken betreft ook daadwerkelijk nieuwe functionaliteit. 1 2 3 4 5 6 7 8 1. Signaleringen 2. Klanten 3. Werkprocessen 4. Organisaties 5. Catalogus 6. Beheer 7. Report 8. Mijn persoonlijke pagina 1.1 Werkwijze In de gehele applicatie vindt u bovenstaande tab terug, indien u hierop klikt wordt de werkwijze van het betreffende onderdeel toegelicht. 1.2 Toelichting per veld In de gehele applicatie zijn iconen toegevoegd, deze iconen geven dan een toelichting van het veld weer. kunt u aanklikken en Voorbeeld na het klikken op de icoon bij het veld tijdlijn van een klant
6 1.3 Word editor In de applicatie is een Word editor toegevoegd, dit betekent dat al uw ondersteuningsplannen, brieven en formulieren getoond worden in een Word editor zodat u deze kunt bewerken. Met deze Word editor bent u in staat om eigen documenten, brieven en formulieren vorm te geven, in te richten en als standaard toe te voegen aan de applicatie. HOOFDSTUK 2 Signaleringen 2.1 Filter instellen Aan de linkerzijde kunt u uw filter instellen. Met dit filter kunt u bepalen voor welke periode u uw activiteiten/signalen wilt inzien. Indien u dit wenst kunt u dit vast instellen, dit doet u door middel van het vinkje filter onthouden aan te vinken. U kunt dit te allen tijde terugdraaien. Als u uw filter heeft ingesteld, kunt u dit scherm wegklappen, dit doet u door < bovenin het blauwe scherm aan te klikken (zie onderstaande schermafdruk).
7 2.2 Sorteren van uw signalen U kunt signalen ook naar eigen wens sorteren, dit doet u bovenaan in het middelste deel van het scherm. U heeft de volgende keuzes: Onderwerp oplopend Onderwerp aflopend Regievoerder oplopend Regievoerder aflopend Klant oplopend Klant aflopend Aanmaakdatum oplopend Aanmaakdatum aflopend Vervaldatum oplopend Vervaldatum aflopend Verwerkdatum oplopend Verwerkdatum aflopend Eerste letter van het onderwerp van de taak van A-Z Eerste letter van het onderwerp van de taak van Z-A Achternaam regievoerder A-Z Achternaam regievoerder Z-A Achternaam klant A-Z Achternaam klant Z-A Datum waarop de taak is aangemaakt oudste eerst Datum waarop de taak is aangemaakt jongste eerst Datum waarop de taak vervalt degene die het eerst verloopt bovenaan Datum waarop de taak vervalt degene die het laatst verloopt bovenaan Datum waarop de taak is verwerkt degene die het eerst is verwerkt bovenaan Datum waarop de taak is verwerkt degene die het laatst is verwerkt bovenaan 2.3 Een signaal verwerken Klik op het signaal, aan de rechterzijde verschijnt aanvullende informatie over het signaal.
8 Bij algemeen staat het onderwerp van het signaal: de activiteit. Klikt u op deze activiteit, dan verschijnt aan de rechterzijde een scherm met hierin de tekst van de activiteit. Bij betrokkenen kunt u lezen op wie de activiteit betrekking heeft. Wanneer u een signaal wilt afronden dan zet u de status bij verwerk signaal op voltooid, u kunt ook nog een toelichting geven in het veld toelichting. Het signaal en de ingevoerde teksten worden bewaard en blijven bewaard onder de klant bij signalen. U moet wel opslaan. Na het opslaan verdwijnt het signaal van uw lijst. Ook is het mogelijk om informatie toe te voegen als u uw signaal niet of niet tijdig kunt verwerken, de status kunt u op wacht op iemand anders zetten (bijvoorbeeld als de klant niet reageert en u dit wel wilt vastleggen).
9 HOOFDSTUK 3 Klanten 3.1 Filter instellen Aan de linkerzijde kunt u uw filter instellen. Met dit filter kunt u een overzicht creëren van de klanten waarvan u regievoerder bent. Ook kunt u hier uw klanten zoeken, u heeft hiervoor de volgende mogelijkheden: - BSN - Geboortedatum - Adres - Naam (deel van een naam) 3.2 Sorteren van uw klanten U kunt klanten ook naar eigen wens sorteren, dit doet u bovenaan in het middelste deel van het scherm.
10 U heeft de volgende keuzes: BSN oplopend BSN 0-100 BSN aflopend BSN 100-0 Geboortedatum oplopend Jongste klant eerst Geboortedatum aflopend Oudste klant eerst Naam oplopend Achternaam klant A-Z Naam aflopend Achternaam klant Z-A Straat oplopend Straatnaam A-Z Straat aflopend Straatnaam Z-A 3.3 Klantgegevens wijzigen Klik op de volgende icoon in het klantscherm. De klantgegevens worden geopend. Klik op voor de naam van de klant.
11 3.3.1 Wijzig naam klant Indien u deze actie aanklikt kunt u klantgegevens wijzigen die niet uit uw authentieke bron komen (=GBA). 3.3.2 Wijzig correspondentie Met deze actie kunt u correspondentiegegevens en het telefoonnummer wijzigen.
12 3.4 Notitie op klantniveau toevoegen Belangrijk! Een notitie op klantniveau is dossier overschrijdend en gebruikt u alleen in gevallen waarbij iedereen deze informatie tot zich moet nemen, bijvoorbeeld in geval van agressie van de klant. Indien u een waarschuwing aanmaakt verschijnt deze in de grijze balk op klantniveau.
13 3.5 Integraal klantbeeld Als u een klant selecteert verschijnt er aan de rechterzijde van het scherm een integraal klantbeeld. Het integrale klantbeeld bestaat uit de volgende onderdelen: 3.5.1 Familierelaties Naast de bestaande informatie vanuit uw GBA kunt u hier ook overige familierelaties toevoegen die van belang zijn in het dossier van de klant (er moet wel sprake zijn van doelbinding). In een jeugddossier kan een ex-partner en tevens vader van het kind van belang zijn. NOTE Personen die u wilt toevoegen en niet woonachtig zijn op hetzelfde adres, moet u handmatig toevoegen. Bij deze personen staat het vinkje inwonend dan ook uit.
14 3.5.2 Overige relaties Hier voegt u overige betrokken van de klant toe, zoals een huisarts, maatschappelijk werker etc. NOTE Indien een huisarts eenmaal is toegevoegd, dan blijft deze bewaard en kunt u deze eenvoudiger hergebruiken (zie onderstaande stappen). Klik op de streepjes voor overige relaties Klik op bijvoorbeeld professionals. Voeg eerst de naam van de huisarts toe en klik dan op zoek, doe dit voor iedereen die mogelijk al in het systeem zit! Alleen indien de persoon er nog niet tussen staat klikt u op ok. Er opent een scherm om een persoon/organisatie aan te maken. Staat de juiste persoon ertussen dan kunt u deze aanklikken.
15 3.5.3 Klantcontacten Bij het integrale klantbeeld wordt een overzicht getoond van de 15 meest recente klantcontacten. Deze klantcontacten kunnen gerelateerd zijn aan diverse onderliggende werkprocessen. NOTE Een totaaloverzicht van alle klantcontacten vindt u onder de klant, deze worden zichtbaar als u dubbelklikt op de klant en daarna klikt op de blauwe balk klantcontacten aan de linkerzijde. 3.5.4 Werkprocessen Bij het integrale klantbeeld wordt een overzicht getoond van de lopende werkprocessen van de klant.
16 HOOFDSTUK 4 Werkprocessen 4.1 Filter instellen Aan de linkerzijde kunt u uw filter instellen. Met dit filter kunt u een overzicht creëren van uw werkvoorraad. In principe selecteert u uw eigen werkvoorraad door een vinkje te zetten voor uw naam. U kunt het filter ook onthouden zodat u altijd uw eigen werkvoorraad inzichtelijk hebt. Wanneer u de werkvoorraad van een collega of van de groep wilt inzien kunt u deze uiteraard ook aanvinken. Nadat u dit heeft gedaan kunt u het filterscherm inklappen door op de < te klikken, op deze wijze klapt u deze ook weer uit.
17 Indien u een werkproces selecteert, dan wordt aan de rechterzijde aanvullende informatie over dit betreffende werkproces getoond. De volgende zaken zijn dan inzichtelijk: - Over wie gaat het over wie gaat het werkproces, in een klantgesprek of gezinsplan kan een plan over meerdere personen gaan - Overige betrokkenen wie is er nog meer betrokken, bijvoorbeeld huisarts, ex-partner etc. - Adres het adres welke tijdens het aanmaken van het werkproces in het GBA vermeld stond - Klantcontacten Alle klantcontacten van dit werkproces. 4.2 Uitbreiding werkprocessen klantgesprek en gezinsplan De leefgebieden bij de werkprocessen gezinsplan en klantgesprek zijn uitgebreid met de volgende leefgebieden: - Verslaving - Justitie 4.3 Doelen en evaluaties De werkprocessen klantgesprek en gezinsplan zijn tevens uitgebreid met de volgende elementen: - Doelen - Evaluaties NOTE De doelen moet u zelf definiëren en bij ons aanleveren, wij zorgen ervoor dat deze aan uw database worden toegevoegd.
18 HOOFDSTUK 5 Organisaties Hier is alleen de look and feel aangepast HOOFDSTUK 6 Catalogus Hier is alleen de look and feel aangepast
19 HOOFDSTUK 7 Beheer 7.1 Uw organisatie Hier wordt een organogram getoond van de indeling van uw applicatie (de database indeling). Hier ziet u uw structuur, groepen en gebruikers. Onderstaand voorbeeld is een fictief voorbeeld. 7.2 Teams 7.3 Gebruikers Binnen deze module komen alle handelingen m.b.t. het toevoegen, wijzigen, verwijderen van gebruikers aan de orde.
20 7.3.1 Gebruikers toevoegen Klik op de module gebruikers, onderstaand scherm verschijnt. Klik op de + voor het woord gebruikers. De oranje omrande velden zijn verplicht. Het emailadres moet 2 maal worden ingevuld vanwege het inloggen in de applicatie. Het wachtwoord welke u instelt moet een veilig wachtwoord zijn, voorzien van een hoofdletter, nummer en teken. NOTE Voor uitleg two-factor authentication verwijzen wij u naar de betreffende handleiding
21 7.3.2 Gebruikers wijzigen Klik bij uw organisatie op de gebruiker die u wilt wijzigen. In het voorbeeld is er op IJsseldijk, B geklikt. Aan de linkerkant wordt een potlood getoond, klik hierop om de gebruiker te wijzigen. U kunt de gegevens nu wijzigen, let op, u moet wel goed opslaan. Indien u het email adres wijzigt dient u er rekening mee te houden dat dit van invloed kan zijn op het inloggen van de bewuste gebruiker.
22 7.3.3 Gebruikers verwijderen uit een groep Klik bij uw organisatie op de gebruiker die u wilt verwijderen. In het voorbeeld is er op IJsseldijk, B geklikt. Aan de rechterkant verschijnt een icoon Indien u hierop klikt verwijdert u de gebruiker uit deze groep. De gebruiker wordt niet uit de applicatie verwijderd, hiervoor nemen wij namelijk de wettelijke termijn in acht. 7.3.4 Gebruiker de-activeren Klik op de module gebruikers, een overzicht van de gebruikers wordt getoond. Klik op de gebruiker die u wilt de-activeren, dit doet u met het potloodje achter de regel waar de gebruiker staat.
23 Bij het woord gebruiker klikt u het veld actief op nee. 7.3.5 Gebruikers indelen in groepen In dit voorbeeld wordt het Marlies team uitgebreid. Klik op Marlies Team, het volgende scherm verschijnt. Klik op de om een gebruiker toe te voegen. De gebruiker moet wel al bekend zijn binnen de applicatie. Selecteer de gebruiker en sla op, de gebruiker is nu toegevoegd aan het team (zie schermafdruk).
24 7.3.6 Instellen startpagina gebruikers Klik op de module gebruikers, een overzicht van de gebruikers wordt getoond. Klik op de gebruiker waarvan u de startpagina wilt instellen, dit doet u met het potloodje achter de regel waar de gebruiker staat. Het veld startpagina is een listbox, deze kunt u open klikken. Geef per gebruiker aan welke pagina ingesteld moet worden als startpagina, vergeet u deze niet op te slaan.
25 7.3.7 Two factor authentication instellen Klik op de module gebruikers, een overzicht van de gebruikers wordt getoond. Klik op de gebruiker waarvan u de two-factor wilt instellen, dit doet u met het potloodje achter de regel waar de gebruiker staat. Het veld two-factor kunt u op ja zetten, deze actie werkt uiteraard alleen als u de licentie voor two-factor authentication heeft afgenomen (sms berichten moeten zijn afgenomen bij onze organisatie).
26 7.4 Werkprocessen 7.4.1 Werkprocessen helpteksten Bij elk werkproces kunt u informatie m.b.t. uw werkproces vastleggen in werkwijze. De gebruikers zien dit als volgt (zie afbeelding). Indien u eenmaal op de regel klikt, dan verschijnt aan de rechterzijde de reeds ingevoerde tekst. Wilt u teksten toevoegen en/of bewerken, dan klikt u op het potloodje achter de regel. U bent zelf verantwoordelijk voor de ingevoerde tekst. NOTE U kunt hier niet plakken en knippen vanuit Word, ivm mogelijke foutmeldingen, u kunt wel plakken/knippen via kladblok.
27 7.4.2 Werkprocessen kaartdefinities Hier kunt u de namen van de leefgebieden aanpassen, doe dit echter niet voordat u contact heeft gehad met onze helpdesk. Eenmaal klikken geeft aan de rechterzijde de inhoud weer, wilt u bewerken, dan klikt u op het potloodje achter de regel.
28 Nadat u een naam heeft aangepast, moet u opslaan, het leefgebied heeft dan de gewenste benaming.
29 HOOFDSTUK 8 Documenten 8.1 Stijlen In de module documenten start u met het definiëren van stijlen. U kunt o.a. de volgende stijlen definiëren: - Brief (blanco brief, brief aan medisch adviseur, ontvangstbevestiging) - Rapport (gezinsplan, ondersteuningsplan) - Formulier (meldingsformulier, aanvraagformulier medisch advies) Deze stijlen vormen de basis van de door u te ontwikkelen documenten. Klik aan de linkerzijde op stijlen en vervolgens op de + voor het woord stijlen. Start met het vastleggen van een Stijlnaam en maak deze op. 8.2 Papiersoorten Hier definieert u de papiersoorten of importeert u een basissjabloon. Dit doet u door op de streepjes voor het woord papiersoorten te klikken. Nadat u papiersoorten heeft aangeklikt verschijnt volgend scherm.
30 U kunt kiezen uit: - Papiersoort toevoegen - Importeer Word sjabloon 8.2.1 Papiersoort toevoegen Geef een naam aan de papiersoort, indien u een papiersoort wilt definiëren voor digitaal gebruik, dan kunt u afbeeldingen in het document slepen. Het is verplicht om een startbookmark aan te geven zodat bekend is op welke plek en welke hoogte de tekst moet beginnen. Rechtsbovenin naast het woord laden vermeld u in het veld de naam van de bookmark (in dit voorbeeld startbookmark). Vervolgens klikt u bovenin het scherm op insert en vervolgens op insert bookmark. Geef van tevoren aan waar u dit wilt en geef de correct naam van het bookmark op.
31 Vervolgens slaat u de papiersoort op. 8.2.2 Papiersoort Word sjabloon importeren Klik op de streepjes voor het woord papiersoorten, kies voor importeer Wordsjabloon. Nadat u hier op heeft geklikt verschijnt onderstaand scherm. Selecteer het gewenst sjabloon, voeg bookmark toe (zie papiersoort toevoegen) en klik op opslaan.
32 8.2.3 Bouwstenen toevoegen in de papiersoorten Dit onderdeel gebruikt u de eerste keer pas nadat uw bouwstenen allemaal gedefinieerd zijn. Indien dit de eerste keer is dat u het onderdeel documenten inricht, moet u eerst door naar de module bouwstenen. Klik op bouwstenen in de menubalk en klik op bouwstenen. 8.2.4 Bouwstenen teksten Dit zijn de bouwstenen van de teksten die standaard gedefinieerd zijn, door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document.
33 8.2.5 Bouwstenen document Dit zijn de bouwstenen van de teksten die standaard gedefinieerd zijn bij het aanmaken van documenten. door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document.
34 8.2.6 Bouwstenen activiteit Dit zijn de bouwstenen van de velden die aanwezig zijn in Aeolus Front bij klantcontacten. Door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document.
35 8.2.7 Bouwstenen werkproces Dit zijn de bouwstenen van de velden die aanwezig zijn in een werkproces (zoals de leefgebieden). Door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document. 8.3 Bouwstenen Hier kunt u bouwstenen definiëren die u kunt gebruiken in uw documenten. Tevens is een aantal standaard bouwstenen aanwezig die u kunt gebruiken. Bouwstenen bestaat uit de volgende groepen: - Brieven - Rapportages - Standaard teksten In elke groep bevinden zich standaard een aantal bouwstenen die u kunt gebruiken. +
36 8.3.1 Zelf bouwstenen definiëren U kunt zelfstandig bouwstenen toevoegen, dit doet u door op de streepjes voor bouwstenen te klikken. U kiest voor: - Groep hiermee maakt u een nieuwe groep aan waaronder u bouwstenen kunt plaatsen - Tekst hiermee maakt u teksten voor bouwstenen 8.4 Sjablonen Binnen de sjablonen komt de daadwerkelijke inhoud van de brief, het formulier of het rapport. Voor een nieuw sjabloon klik op drie streepjes voor het woord Sjabloon, wilt u een bestaande aanpassen dan kunt u deze openen door het potloodje achter het sjabloon te klikken. In onze Beheer Front handleiding kunt u hierover meer lezen.
37 HOOFDSTUK 9 Report Hier is niets aan gewijzigd, alleen de look and feel is aangepast.