Waterwegen en Zeekanaal NV Functiebeschrijving: commercieel verantwoordelijke Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Context van de afdeling en de dienst De afdeling commercieel beheer is verantwoordelijk voor het realiseren van de commerciële opdracht van W&Z zoals die werd bepaald in het Mission Statement van W&Z en werd verduidelijkt in het ondernemingsplan 2013. Meer concreet houdt dit in: - Het verzekeren en maximaliseren van de commerciële inkomsten van W&Z op basis van een efficiënte vermarkting van het beschikbare patrimonium/vastgoed o.a. via het afsluiten van concessieovereenkomsten en het initiëren van projecten. - Het beheer van het commercialiseerbaar patrimonium/vastgoed. - Het bewerken van de modal shift van de weg naar de waterweg (zowel wat betreft de binnenvaart als de Short Sea Shipping). - Het verhogen van het multifunctioneel gebruik van de waterwegen. - Het werven van nieuwe klanten en het verzorgen van de relaties met de bestaande klanten en andere overheden (gemeenten, provincies). De werking van de afdeling is proces- en project georiënteerd, dit wil zeggen dat de commerciële processen of projecten onder aansturing van het afdelingshoofd van de afdeling Commercieel Beheer dwars door de organisatie lopen en slechts met succes kunnen gerealiseerd worden in samenwerking met de territoriale afdelingen. Om de afstemming met de territoriale afdelingen te optimaliseren en de binding met de districtswerking te kunnen realiseren wordt voor de regio s van elke territoriale afdeling een regionale cel commercieel beheer voorzien. Deze regionale cellen worden aangestuurd door de directeur commerciële cellen van de afdeling Commercieel Beheer. De regionale cellen commercieel beheer staan in voor de operationele uitvoering op het lokale terrein van de commerciële strategie: - commerciële prospectie van de lokale markt; - het openen, het uitwerken, helpen implementeren, beheren en opvolgen van de commerciële dossiers; - het verdedigen op lokaal niveau van de commerciële belangen van Waterwegen en Zeekanaal en het voeren van account management (relatiebeheer) op lokaal niveau (overeenkomsten met lokale overheidsinstanties zoals gemeenten & de provincies, belangengroepen en/of particuliere bedrijven). 1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Directeur concessies / nvt 2
Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: nvt nvt 2. Doel van de functie Adviseren van, onderhandelen met en overeenkomsten afsluiten met bedrijven, particulieren en lokale en bovenlokale besturen met betrekking tot het vervoer via de waterweg en het vermarkten van de watergebonden gronden, dit alles in het bijzonder voor het territorium van één van de territoriale afdelingen om mee te werken aan de verdere ontwikkeling van het transport via het water en het multimodaal vervoer als alternatief voor het wegvervoer. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid en de Mission Statement 3. Resultaatgebieden Vervolledigen dossiers Resultaat Voorbereiden van de studie, het technisch advies of de opdracht om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten Opvragen, verzamelen en inventariseren van een aantal gegevens (ruimtelijke, juridische, technische, ) in het bijzonder aangaande opportuniteiten met betrekking tot de waterweg. Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van (potentiële) klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Checklist opmaken voor financiële gegevens Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing Interpreteren van statistische gegevens Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Onderzoeken van haalbaarheidsfactoren Uitwerken van een voorstel van overeenkomst 3
(Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de afgesloten overeenkomsten teneinde ervoor te zorgen dat de Voeren van onderhandelingen inzake principeovereenkomsten, samenwerkingsverbanden, concessies, erfpachten, kaaidossiers, gebruik van de waterweg, grondverwerving. Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie Initiëren van de uitvoering van de overeenkomst Afsluiten van overeenkomsten met de potentiële klanten Aanspreken van lokale en provinciale overheden voor het verkrijgen van promotionele steun voor het transport over water Het eerste aanspreekpunt vormen voor de regionale cel binnen de afdeling commercieel beheer Leggen van diverse contacten binnen de administratie en met klanten Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden Organiseren van werkoverleg De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier Doorgeven van informatie uit vergaderingen Inlichtingen verstrekken aan individuele personeelsleden, besturen en diensten Parlementaire vragen beantwoorden Opstellen van rapporten en nota s Deelnemen aan coördinatievergaderingen De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Controle op het naleven van de overeenkomst Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend 4
overeenkomsten correct worden nageleefd. Beleidsadvies Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit. Coördineren (indien van toepassing) Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan teneinde het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Personen responsabiliseren betreffende zaken die niet correct verlopen De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen verdedigen van het standpunt van de (deel)organisatie in vergaderingen en geven van feedback aan de directie of andere betrokken diensten; opstellen van rapporten en nota's; formuleren van adviezen m.b.t. bouw -en milieuvergunningsaanvragen; leveren van elementen ter rapportering aan de hogere echelons (minister, Raad van Bestuur, enz.); formuleren van concrete voorstellen om een verdere modal shift naar de waterweg te realiseren Richtlijnen opmaken en verstrekken aan de medewerker(s) Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met de medewerker(s) Begeleiden en coachen van de medewerker(s) 4. Competentieprofiel (link competentieboek voor indicatoren) 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit 5
Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 6
Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Richting geven niveau 1 (indien RG Coördineren van toepassing) Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken 4.2. Vaktechnische competenties Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): Kennis van logistiek en transportgebeuren (short sea shipping, binnenvaart, trein, wegtransport, intermodaal vervoer), bevaarbare wegen Noties van financiële begrippen Kennis van de organisatie en de formele structuren Beschikken over een commerciële reflex In het bezit zijn van rijbewijs B 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. Men dient zich te houden aan alle geldende veiligheidsvoorschriften en -procedures die van toepassing zijn voor deze functie. 7