Notulen Algemene Ledenvergadering Almonte Datum: 29-11-2014 Locatie: Sporthal Eckart ; Weegschaalstraat 1 te Eindhoven Tijd: 11:00-12:30 uur 1. Opening en vaststellen van de agenda (Henk) Geen wijzigingen 2. Notulen & actiepunten ALV 28/6 en Buitengewone ALV 16/8 (Henk) ALV 28-6-2014 actiepunten o Henk heeft gesprek met Tantalus gehad. Alle studenten in Nederland mogen bij alle Universiteiten sporten (zowel HBO als Universitair) dus ook bij Tantalus. Tot 9 jaar mag je er spelen maar dan zijn de prijzen aanzienlijk hoger. o TC lid Herenlijn Wouter Kwint Buitengewone ALV 18-8-2014 actiepunten o Er staat een fout in de notulen. Erwin Mulder moet uiteraard Erwin Kramer zijn. o Vergoeding beheer zaal en de kosten van de huur van de kantine vallen tegen elkaar weg, Het is de bedoeling om het schuldbedrag aan de gemeente te bevriezen en dan in de loop van de jaren terug te betalen. Definitieve afspraken worden nog gemaakt door het bestuur. o Kantine nog goed inrichten, wens raam kantine naar zaal. Henk gaat Chris Franken vragen om de tekeningen en begroting. Actie: Henk Dibbets o Huishoudelijk reglement. Erwin Kramer geeft aan dat de statuten van de NBB leidend zijn ten aanzien van het boekjaar en financiële jaar. o De statuten zijn leidend. Niels vraagt aan Erwin wat het minimale is dat er in de statuten moet komen? Op de NBB site staat een voorbeeld van wat er in moet staan. Afgesproken wordt dat er een minimaal statuut komt omdat het goedkoper is om bij veranderingen het huishoudelijk reglement aan te passen. (Actie: Erwin Kramer) o De afspraken met de gemeente zijn gemaakt. Voor het aankopen van inboedel voor de kantine is door de gemeente een voorschot betaald door meerdere maanden voor het zaalbeheer vooruit te betalen.
3. Mededelingen en ingekomen stukken (Alex) Geen ingekomen stukken 2 afmeldingen bij Geert 4. Bestuurszaken terug- en vooruitblik (Henk) Dieptepunt is het terugtrekken van HS1 uit de landelijke competitie. Helaas kon het niet anders. Financieel was het niet meer mogelijk aangezien de sponsorinkomsten te laag waren. Focus gezond maken van de club Almonte o De begroting is er op gericht om zwarte cijfers te gaan behalen. We kunnen niet ieder jaar flinke tekorten te hebben. Hiervoor is de tering naar de nering gezet. Algemeen komt er te veel op de schouders van het bestuur neer. Het zou goed zijn als er nog een bestuurslid bij zou komen om mee te helpen. Verhouding Senioren/junioren o Structureel is de verhouding tussen senioren en junioren niet goed. Het leidt er toe dat er bij sommige teams een jeugdledenstop is. We hebben onvoldoende kader om door te groeien. Ook een aantal heren van HS2 denkt er over om over te stappen, wat uiteraard ongewenst is. We doen er alles aan om dit team compleet te houden. o Jeannique Heijboer vraagt wat de reden is dat Heren 2 misschien wil stoppen. Niels geeft aan dat het varieert. De heren die zich afgelopen zomer hebben afgemeld eisten een trainer, minder taken en contributieverlaging. De heren 2 die overgebleven zijn, hebben grofweg te weinig leden en dat leidt tot problemen. Internet/Generalsprogramma/Almonte united o Almonte United. Margreet vraagt waarom er geen factuur uit is gegaan voor de banners. De factuur is naar Ruud van Wijk gegaan, (Actie: Hans Kwint) nu opvolgen of deze ook verstuurd is. Marie Jose vraagt of het niet beter is om dit via de penningmeester te doen. We gaan dit opvolgen Prachtige kantine o We hebben alleen nog de juiste meubelen nodig en de wens blijft om een raam tussen kantine en zaal te maken. Hierdoor ontstaat een beter zicht op de zaal, waardoor mensen langer in de kantine zulen blijrven, wat ook de inkomsten in de kantine zal stimuleren
Stijging aantal vrijwilligers o Positieve ontwikkeling, maar nog steeds komt veel neer op dezelfde mensen. o Marie Jose vraagt of het misschien een idee is om met de ouders te gaan zitten. Margreet geeft aan dit in vorig seizoen te hebben geprobeerd maar dit is mislukt van de 10 spelers komen er 2 ouders. Inzet leden bij de kleedruimtes o Alle coaches en spelers van alle teams werken hieraan mee, nu is het zorg dit vol te houden. Onderzoek Ledentevredenheid o Henk presenteert de belangrijkste conclusies. Een aantal zaken zijn inmiddels geimplementeerd. o Helden in de kantine door middel van foto s (Actie: ntb) 5. Financiële zaken waaronder presentatie afsluiting financieel jaar 2013/2014 (Hans) Seizoen 2013-2014 met de kascommissie besproken o De grote delta s zitten in de zaalhuur en de scheidsrechterskosten. Er waren over voorgaande jaren een aantal contracten van de scheidsrechters niet betaald. Dit is nu alsnog gebeurd. Het tekort is structureel te groot, vandaar ook de maatregelen die getroffen zijn. o Bestuurskosten zijn niet alleen kosten van het bestuur. Met name de kosten van de drankjes voor de scheidsrechters vertegenwoordigen een aanzienlijk deel. o Almonte gala is niet georganiseerd, wel de start-up dag o HS1 is qua sponsoring in gebreke gebleven. Een verschil van 3.000,=. o De Grote Clubactie is heel belangrijk gebleken. Goed dat we dat gedaan hebben. o De Kascommissie doet verslag, men heeft de inkomsten en uitgaven gecontroleerd en correct bevonden. o Jan Michielsen stapt uit de kascommissie, hetgeen verplicht is na 2 jaar. Hans Peels geeft aan deze rol over te willen nemen.
6. Vooruitblik en verwachtingen seizoen 2014/2015 Begroting 2014-2015 o De opbrengst van de kantine gecombineerd met het zaalbeheer dient ongeveer 9000,- te bedragen om zwarte cijfers te schrijven. o Marie José. DS1 wordt aangeslagen op 672,- algemene verenigingskosten en vraagt zich af of er niet ergens iets dubbel in rekening is gebracht. Marie Jose vraagt helderheid over het bedrag (Actie: Hans Kwint) o Henk stelt voor om de structuur van de contributie volledig transparant te maken. De belangrijkste reden is om duidelijk te maken aan alle leden wat de exacte kosten zijn, maar ook om duidelijk te maken dat de breedtesport de topsport niet sponsort. (Actie: Hans Kwint) o Margreet vraagt wat de topteams zijn. Het betreft: XU12-1, DS1, DS2, VU16-1, HS1en VU20-1 7. TC-zaken (Niels) - Seizoen 2014/2015 25 wedstrijdspelende teams MU22-1 teruggetrokken (deze zijn op verzoek van de TC geheel opgegaan in HS1) en XU12-3 recreant nog voordat het seizoen is begonnen. Dit voor het seizoen is van belang. Wanneer een team tijdens het seizoen wordt teruggetrokken, kost dat Almonte naast een boete, ook de zaalhuur van alle tegenstanders waar nog tegen gespeeld moet worden dat seizoen. Er zijn maar 5 Seniorenteams, wat kan leiden tot te weinig kader. o Margreet en Niels gaan deze middag met Heren 2 praten om deze binnen de vereniging te behouden Opstart BT2/BT3 Dit moet voor eind december geregeld zijn. We kunnen daar ook nog inkomsten uit kunnen halen als we externe cursisten binnenhalen van andere verenigingen. Deze cursus is noodzakelijk omdat er diplomadeflatie heeft plaatsgevonden. Nu moet er zelfs voor een MU16 2 e klasse afdeling (kernklasse), al een coach zijn met een BT2 diploma. 8. Scheidsrechterscommissie Beleid scheidsrechters o De Bond laat beginnende scheidsrechters meer fluiten om meer routine op te doen. Niels geeft aan dat de andere scheidsrechters (ook de door ons betaalde) minder in worden gezet. Dit is een ongewenst effect. We betalen namelijk met zijn allen veel geld voor scheidsrechters en leveren vanuit ons ervaren en goede scheidsrechters, maar krijgen voor onze hoge teams, scheidsrechters terug die net van de E-cursus afkomen. Dit is met name het geval bij onze dames 2 en VU16-1. F-cursus oktober: 15 geslaagden
o December laatste F-cursus Voorstel vanuit de ALV om deze naar januari te verplaatsen. Rookie D-cursus: 3 cursisten gevraagd Interne scheidsrechters: begeleiders. Niels geeft aan dat de scheidsrechterscommissie graag de scheidsrechters die van de F-cursus afkomen wil gaan begeleiden. Na deze cursus kunnen ze namelijk nog niet fluiten en dit is ook vervelend voor onze eigen teams. Het probleem zit in mankracht. Je wilt een onervaren iemand met een ervaren iemand laten fluiten. Echter, we hebben te weinig seniorenteams. Ook hebben we niet de mankracht om voor 100+ F-ers begeleiders aan te stellen. o Vincent Rikkink heeft een idee om na de wedstrijd de scheidsrechters door de thuisspelende coaches te laten beoordelen. Hans Peels en Niels zijn hierop tegen. Coaches kijken toch anders naar een wedstrijd dan een scheidsrechter en wat als een wedstrijd in de ogen van de coach niet eerlijk verlopen is? Jeannique Heijboer stelt voor om tijdens de trainingen onze eigen scheidsrechters te laten oefenen tijdens partijtjes. Actie: Rokan de Hingh 9. Horeca en Beheer (Geert) Statusupdate Bezetting bar is goed doordeweeks, de weekenden is nu nog een probleem. Bar is vernieuwd werkt erg prettig, en er komen meer mensen op af. We zijn nog op zoek naar stoelen en tafels. Henk vraagt of het zaalbeheer goed gaat, met name de schoonmaak van de kleedkamers. Het gaat goed en Henk gaat een mail sturen naar de coaches om hen te bedanken, maar tevens te vragen om goed op te volgen dat dit zo blijft. Actie: Henk Dibbets 10. Activiteitenkalender (Henk) 13 september 2014 Warming Up dag met BBQ 20 september 2014 Start van het Basketball Seizoen 29 november 2014 ALV 27 november 2014 Sinterklaas voor U10 U12 23 december 2014 tot 4 januari 2015 geen trainingen i.v.m. kerstvakantie 27 december 2014 Oliebollenmix toernooi (Activiteiten commissie)
17 januari 2015 Nieuwjaarsborrel 15 t/m 22 februari 2015 Geen trainingen i.v.m. Carnaval Mei 2015 ALV en sluiting Basketball seizoen (definitieve datum afhankelijk van het wedstrijdprogramma) 11. Rondvraag (Henk) Misschien meer toernooien organiseren dat levert een mooie omzet op. Margreet geeft aan dit bij de dames na te vragen. Actie: Margreet van Putten Jeannique vraagt wanneer nieuwe tenues worden ingezet. Henk geeft aan dat nieuwe tenues worden ingezet indien ze versleten zijn. Ieder seizoen worden voor aanvang de shirts door Marit Hofstraat gecontroleerd. Piet merkt op dat de website ge-update moet worden. Geert gaat dit oppakken. Het bestuur heeft de wens om iemand te vinden die het beheer van de site structureel wil oppakken. Actie: bestuur
Raam in muur kantine/zaal Chris Franken benaderen voor de tekeningen en Henk Dibbets Aanpassen Statuten dan wel huishoudelijk regelement Rekening banners Helden van Almonte Sheet kosten per team Uitleg aanslag Dames 1 BT2/BT3 Begeleiden interne scheidsrechters Meer vrijwilligers nodig voor de bar vooral in het weekend Schoonmaken van de kleedkamers Toernooien organiseren Internet site Statuten uitkleden en huishoudelijk regelement aanpassen Opvolgen of deze ook verstuurd zijn aan de betreffen zaak Eventueel door foto s in de kantine Duidelijk overzicht maken over de kosten per team Waar komt het bedrag vandaan Mensen en verenigingen hiervoor krijgen Door coaches laten beoordelen, of tijden het partijtje op de training deze trainen Extra mensen werven Erwin Kramer Hans Kwint Ntb Hans Kwint Hans Kwint maakt een afspraak om dit verder te verduidelijken Dorus de Groot moet dit voor eind december rond hebben Rokan de Hingh Barcomissie Coaches een mail sturen Henk Dibbets (1-12-2014 mail gestuurd) Het zou goed zijn om een of Margreet van Putten neemt meerdere toernooien te dit op met de dames organiseren. Dat is financieel aantrekkelijk Het zou mooi zijn indien er Bestuur een lid zich gaat ontfermen over de Almonte internetsite.