Huishoudelijk reglement Nijmeegse Studenten Basketbalvereniging Trajanum

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Nijmeegse Studenten Basketbalvereniging Trajanum 1. Statuten 1.1. Dit huishoudelijk reglement bevat slechts bepalingen ter aanvulling op de statuten van Trajanum en mag hiermee niet in strijd zijn. 2. Boekjaar 2.1. Het financiële boekjaar van de Trajanum loopt van 1 september tot en met 31 augustus het jaar daarop volgend. 3. Interesse 3.1. Mensen die interesse hebben om lid te worden van Trajanum kunnen dit aangeven bij het bestuur door een formulier op de website ( in te vullen Indien er plek is kunnen mensen met interesse twee keer vrijblijvend en gratis meetrainen. Meetrainen is op eigen risico De trainer bekijkt bij het meetrainen of iemand geschikt is voor het team en beslist of iemand zich mag inschrijven voor het team. Indien mogelijk kan degene ook worden doorgestuurd naar een ander team. 4. Toelating/lidmaatschap 4.1. Het lidmaatschap wordt aangegaan door het invullen van het inschrijfformulier en het ondertekenen van het machtigingsformulier voor contributie en boetes Voor alle teams geldt dat er alleen studenten van de Radboud Universiteit (RU) of Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) worden aangenomen, tenzij het bestuur anders beslist wegens bijzondere omstandigheden Indien een lid in de afgelopen vijf seizoenen bij een andere basketbalclub heeft gespeeld in Nederland, dan dient het lid een ondertekende schuldvrij verklaring van de laatste club af te geven aan de penningmeester van Trajanum. Zonder schuldvrij verklaring mag er niet worden deelgenomen aan officiële wedstrijden Nieuwe competitie spelende leden dienen een pasfoto te mailen naar de ledenadministratie (leden@trajanum.nl) Door lid te worden van de vereniging erken je de inhoud van de statuten en van het huishoudelijk reglement te kennen en je daar aan te zullen houden Het lidmaatschap wordt aangegaan voor de duur van minimaal 1 seizoen of de resterende periode van dat seizoen. 5. Einde van het lidmaatschap 5.1. Als voor 1 juli door de ledenadministratie van een competitielid geen mailbericht van beëindiging van het lidmaatschap is ontvangen, wordt dat competitielid geacht het lidmaatschap van de vereniging het volgende verenigingsjaar te willen continueren Het bestuur stuurt in mei een mail naar alle leden met een herinnering of zij het volgende seizoen lid willen blijven en de methode van uitschrijven.

2 5.3. Een tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap door een lid dat deelneemt aan een competitie is alleen mogelijk onder bijzondere omstandigheden en met instemming van het bestuur. In alle andere gevallen loopt het lidmaatschap altijd tot en met 31 augustus Leden die niet aan een competitie deelnemen en alleen trainen, kunnen hun lidmaatschap wel tussentijds opzeggen. Zie artikel 14.4 voor contributie in dat geval. 6. Schorsing 6.1. Het bestuur is bevoegd leden te schorsen indien daartoe aanleiding bestaat Een schorsing betekent dat het lidmaatschap tijdelijk komt te vervallen. In deze periode heeft een lid geen andere rechten en verplichtingen dan contributie te betalen en zich te verweren in tuchtzaken of geschillen In plaats van het bovenstaande kan het bestuur ook besluiten om een lid slechts te schorsen van wedstrijden. Het lid mag dan wel blijven trainingen Van een schorsing wordt de geschorste en zijn of haar trainer per mail op de hoogte gebracht. Daarbij wordt duidelijk aangegeven wat de reden van de schorsing is en hoe men beroep kan aantekenen tegen de schorsing De geschorste kan tegen de schorsing per mail in beroep gaan bij het bestuur. Het bestuur beslist over het beroep Als een lid door de bond wordt geschorst, neemt de vereniging deze schorsing over. De schorsing geldt voor de eerstvolgende bindende wedstrijd(-en) waarin hij of zij speelt in het kader van de normale en/of de bekercompetitie. De geschorste mag blijven trainen, tenzij het bestuur anders beslist. 7. Rechten 7.1. Leden mogen gebruik maken van de faciliteiten en de eigendommen van de vereniging en deelnemen aan de door de vereniging te organiseren activiteiten Alleen het bestuur en trainers hebben toegang tot de Trajanum kast op het Universitair Sportcentrum Leden hebben het recht om een voorstel bij het bestuur in te dienen. Het bestuur dient deze in overweging te nemen en waar nodig toe te voegen of voor te leggen aan de Algemene Ledenvergadering. 8. Schade 8.1. Schade die door leden wordt veroorzaakt aan goederen die eigendom zijn van de vereniging, of waar de vereniging aansprakelijk voor wordt gesteld, wordt hersteld op kosten van de persoon of personen of verhaald op de persoon of personen, die de schade heeft of hebben veroorzaakt. 9. Ledenadministratie 9.1. Een adreswijziging of een wijziging van andere gegevens wordt door een lid aan de ledenadministratie per mail doorgegeven Leden zijn verplicht direct een wijziging van hun mailadres door te geven aan het bestuur, zodat leden altijd per mail bereikbaar zijn voor het bestuur.

3 9.3. Het bestuur stuurt ter controle begin september aan alle leden een mail met de huidige gegevens zoals deze staan in de ledenadministratie. Eventuele wijzigingen kunnen leden per mail terug sturen Indien een lid het aantal termijnen voor de incasso van de contributie wil wijzigen, dan dient het lid het juiste aantal termijnen voor 1 oktober per mail te sturen naar de ledenadministratie of de penningmeester Een lid kan alleen zijn of haar rekeningnummer wijzigen door het machtigingsformulier opnieuw in te vullen en te ondertekenen. 10. Taken Het bestuur mag en kan leden verplichten tot het uitoefenen van taken als scheidsrechter, scorer, timer, 24 seconden operator, zaalwachter of andere nog door het bestuur te bepalen taken Het bestuur verdeelt de bovengenoemde taken evenredig over de leden, maar kan hierbij wel rekening houden met werkzaamheden, die leden voor de club uitvoeren, zoals het trainen of coachen van een team of vrijwillige taken zoals genoemd in artikel Hierbij geldt dat niet-studenten extra taken kunnen worden toebedeeld Leden, die als scheidrechter met een E-diploma wedstrijden fluiten voor Trajanum bij andere basketbalclubs, worden ontzien van taken bij thuiswedstrijden. Deze leden kunnen hun reiskosten, die zij door het fluiten maken, door de vereniging vergoed krijgen. E-fluiters die via de NBB wedstrijden krijgen aangewezen krijgen reiskosten en vergoedingen via de NBB De leden worden van de taken op de hoogte gebracht door publicatie op de website van Trajanum ( en per mail Leden dienen zelf een vervanger te zoeken indien ze niet in staat zijn hun taak uit te voeren. Het vinden van een vervanger is de verantwoordelijkheid van het lid Mocht een lid door uitzonderlijke omstandigheden niet zijn taak kunnen uitvoeren en geen vervanger kunnen vinden, dan dient het lid de wedstrijdsecretaris 24 uur van te voren per mail op de hoogte te stellen Leden dienen de wedstrijdsecretaris op de hoogte te stellen als een ander lid hun taak overneemt. Het lid dat de taak overneemt dient het overnemen te bevestigen, dit kan ook door een kopie te sturen van de mail waarin de ander aangeeft de taak over te nemen De vervanger moet voldoende kennis en vaardigheden hebben om de functie uit te kunnen oefenen Leden die een taak hebben bij een wedstrijd, dienen 15 minuten van te voren aanwezig zijn Het bestuur legt leden, die verzuimen de in lid 1 van dit artikel genoemde taken uit te oefenen en geen vervanger hebben geregeld of te laat komen voor hun taak, een boete op van tien euro en geeft ze een vervangende taak. Van de boete gaat vijf euro naar degene die het lid heeft vervangen en vijf euro naar de vereniging Verzuimt een lid voor de tweede keer een taak uit te voeren, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, dan volgt, naast de boete en een vervangende taak, een schorsing voor de volgende competitiewedstrijd. Het lid mag wel blijven trainen. In geval van schorsing is artikel 6 van toepassing. Het bestuur zal een dergelijk geval duidelijk aan de coach van

4 betreffende speler doorgeven en de coach in kwestie zal erop toezien dat aan de straffen voldaan wordt Opgelegde boetes worden geïncasseerd door de penningmeester via een automatische incasso Leden kan ook worden gevraagd om vrijwillig taken uit te voeren, zoals helpen bij een werkactie of activiteiten van het Universitair Sportcentrum. In de planning van verplichte taken wordt rekening gehouden met vrijwillig uitgevoerde taken. 11. Cursussen Van alle leden wordt verwacht dat ze op z n minst een F scheidsrechtersdiploma hebben Per team spelend in de Landelijke Tweede Divisie wordt verwacht dat er minstens vier spelers binnen de vereniging zijn die een E-scheidsrechtersdiploma hebben Het bestuur mag en kan leden verplichten tot het volgen van een scheidsrechtercursus, indien zij niet voldoen aan het vereiste van de bovenstaande leden Het bestuur mag en kan leden, die verzuimen deze cursus te volgen, schorsen voor maximaal de eerstvolgende vier wedstrijden In geval van schorsing is artikel 6 van toepassing. 12. Sponsoring Het bestuur mag en kan overeenkomsten aangaan met sponsors. Leden mogen slechts met toestemming van het bestuur handelen namens Trajanum Het bestuur mag en kan een overeenkomst met een sponsor beëindigen Afspraken met sponsors worden vastgelegd in contracten. In deze contracten worden de sponsortermijn, het sponsorbedrag, de betaaltermijn en de eventuele tegenprestaties vastgelegd Sponsors hebben geen toegang tot de Algemene Ledenvergadering, tenzij ze lid van de vereniging zijn. 13. Vrienden van Trajanum Personen en bedrijven kunnen voor een seizoen vriend worden van Trajanum. Het bestuur bepaalt de minimum bedragen hiervoor Trajanum organiseert voor vrienden van Trajanum tenminste twee activiteiten. Deze activiteiten zijn ook toegankelijk voor actieve leden, zoals bestuursleden, commissieleden en leden die vrijwillige taken uit hebben gevoerd zoals genoemd in artikel Vrienden van Trajanum ontvangen vier keer per jaar een speciale nieuwsbrief met informatie en de sportieve prestaties van de vereniging Vrienden van Trajanum hebben geen toegang tot de Algemene Ledenvergadering, tenzij ze lid van de vereniging zijn. 14. Contributie/geldmiddelen De contributie van de leden en wijzigingen hierin worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voorstel van het bestuur De contributie voor competitie spelende leden wordt in één termijn op 1 oktober geïncasseerd of in drie termijnen op 1 oktober, 1 november en 1 december, tenzij anders

5 door de penningmeester gecommuniceerd. In geval van trainende leden is er sprake van 1 termijn op 1 oktober of twee termijnen op 1 oktober en 1 november In bijzondere gevallen, zoals geen Nederlandse bankrekening, mag een lid, na toestemming van de penningmeester te hebben gekregen, de contributie betalen door deze over te maken op het rekeningnummer van de vereniging of door contant te betalen aan de penningmeester. In dat geval mag het lid pas competitiewedstrijden spelen als de contributie volledig is betaald Competitie spelende leden dienen altijd de gehele contributie voor een seizoen te betalen, ook als zij slechts een deel van het seizoen actief zijn Leden die alleen trainen en geen competitie spelen hoeven slechts de helft van de contributie voor een seizoen te betalen als zij voor 1 februari van dat seizoen zich uitschrijven en stoppen met trainen In bijzondere gevallen mag en kan het bestuur gehele of gedeeltelijke ontheffing van de contributie verlenen. Een zodanig besluit wordt door de penningmeester per mail aan betrokkene gemeld en door de penningmeester op de Algemene Ledenvergadering vermeld Als een lid zijn/haar financiële verplichtingen niet nakomt, mag en kan het bestuur het lid schorsen van trainingen en/of wedstrijden Als een lid zijn/haar financiële verplichtingen niet nakomt, mag en kan het bestuur de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Het lid wordt hiervan schriftelijk en/of per mail op de hoogte gesteld De kosten van de invordering komen voor rekening van de betrokkene. 15. Tenues Competitie spelende leden zijn verplicht om een daartoe aangewezen clubtenue aan te schaffen en deze te dragen tijdens officiële wedstrijden. Het is niet toegestaan om andere dan door het bestuur aangewezen clubtenues te dragen tijdens officiële wedstrijden Het bestuur communiceert per mail en op de website hoe leden het clubtenue dienen aan te schaffen. 16. Sportkaart Leden zijn verplicht in het bezit te zijn van een geldige sportkaart van het Universitair Sportcentrum van de Radboud Universiteit. Zonder geldige sportkaart mag er niet deelgenomen worden aan trainingen of thuiswedstrijden Boetes die de vereniging krijgt van het Universitair Sportcentrum wegens het ontbreken van een geldige sportkaart, moeten door het lid worden voldaan aan de vereniging. 17. Boetes Alle door de bond en/of het bestuur opgelegde boetes moeten worden voldaan. Boetes, waarbij sprake is van meerdere betrokkenen, worden naar rato verdeeld Boetes die de vereniging krijgt door toedoen van een lid, moeten door het lid worden voldaan aan de vereniging In bijzondere gevallen mag en kan het bestuur gehele of gedeeltelijke ontheffing van betaling van de boete verlenen. Dit wordt door de penningmeester per mail aan de

6 betrokkene(n) gemeld en door de penningmeester op de Algemene Ledenvergadering vermeld Indien een lid niet voldoet aan zijn/haar verplichting om een boete te voldoen, kan het bestuur het lid schorsen op de wijze vermeld in artikel Vergaderingen Er wordt minstens eenmaal per jaar een Algemene Ledenvergadering gehouden en zo dikwijls als het bestuur dit nodig acht. Algemene Vergaderingen worden niet gehouden tijdens vakantieperiodes, in bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken Leden ontvangen een uitnodiging per mail veertien dagen voor een Algemene Ledenvergadering met daarin opgenomen de agenda, de actuele financiële situatie en eventuele te bespreken stukken Op de Algemene Ledenvergadering wordt door het bestuur een presentielijst bijgehouden. 19. Het bestuur Het bestuur bestaat uit tenminste 3 personen, waarbij in ieder geval de volgende functies zijn ingevuld. a. Voorzitter b. Penningmeester c. Wedstrijdsecretaris Het bestuur deelt op de Algemene Ledenvergadering mee wat de precieze taakverdeling is tussen de verschillende bestuursleden Het bestuur mag en kan commissies instellen en opheffen. Het bestuur mag en kan een bestuurslid in een commissie benoemen. Commissies leggen verantwoording af aan het bestuur Het bestuur legt verantwoording af over de commissies aan de Algemene Ledenvergadering Vergaderingen van het bestuur worden in de regel eenmaal per maand gehouden De leden van het bestuur worden benoemd en ontslagen door de Algemene Ledenvergadering Een bestuurslid wordt benoemd voor minimaal één jaar. Na dit jaar kan het bestuurslid zich weer verkiesbaar stellen. 20. Stemmingen Alleen gewone leden hebben op basis van artikel 5 en 7 van de statuten van Trajanum stemrecht Voor het nemen van besluiten dient minimaal een vierde van de stemgerechtigde leden aanwezig te zijn op de Algemene Ledenvergadering Mocht een stemgerechtigd lid niet aanwezig kunnen zijn op de Algemene Ledenvergadering dan kan deze een ander stemgerechtigd lid machtigen om zijn stem uit te brengen. Dit kan door een mailtje te sturen naar bestuur@trajanum.nl, hierin dient de naam van het afwezige lid en het gemachtigde lid genoemd te worden Bij een schriftelijke stemming wijst de voorzitter drie personen aan die de stemmen tellen en de uitkomst van de stemming melden aan de vergadering.

7 21. Trainers/coaches Trainers, coaches en bestuursleden, die spelen bij Trajanum, krijgen hun studenten sportkaart of, indien zij deze niet hebben, een bedrag tot hoogte van de kosten van de studenten sportkaart van het Universitair Sportcentrum door de vereniging vergoed. Met trainers en coaches, die niet spelen bij Trajanum, wordt een andere regeling getroffen De vergoeding voor een trainer wordt per mail door de penningmeester aan de trainers/coaches medegedeeld en door de penningmeester op de Algemene Ledenvergadering vermeld. 22. Technische Commissie De technische commissie levert een bijdrage aan het beleid met betrekking tot scheidsrechters en coaches/trainers binnen de vereniging, dit gebeurt door aansturing van de wedstrijdsecretaris De technische commissie is samen met de wedstrijdsecretaris verantwoordelijk voor de opleiding van scheidsrechters en tafelaars binnen de vereniging. Het opleiden van de scheidsrechters gebeurt door te streven om elk seizoen een cursus aan te bieden en de scheidsrechters te begeleiden met tips na een gefloten wedstrijd. Daarbij is het jaarlijks opzetten van een sheet cursus ook van belang, aangezien de scheidsrechter deze na de wedstrijd dient te controleren De technische commissie is verantwoordelijk voor het speel- en wedstrijdmateriaal. Zij houden in de gaten of alle materialen nog in voldoende mate aanwezig en goed bruikbaar zijn. 23. Kas controle commissie De kas controle commissie controleert de financiële huishouding van de vereniging en doet hiervan verslag op de Algemene Ledenvergadering en meld eventuele problemen zo snel mogelijk aan het bestuur De kascommissie bestaat uit twee personen. 24. Website Het bestuur is verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van de website Relevante clubinformatie, zoals het wedstrijdschema, mededelingen en taken, wordt door het bestuur op de website gepubliceerd De leden worden geacht op de hoogte te zijn van de (relevante) informatie op deze website. 25. Wijzigingen Huishoudelijk reglement Het bestuur mag wijzigingen in het Huishoudelijk reglement voorstellen Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht in een Algemene Ledenvergadering met een meerderheid van stemmen Wijzigingsvoorstellen worden veertien dagen voor de Algemene Ledenvergadering per mail naar alle leden g d.

8 25.4. Wijzigingen zijn van kracht met ingang van de dag, volgende op die van de aanneming door de Algemene Ledenvergadering. 26. Slotbepalingen In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur Bij een meningverschil over hoe een bepaald artikel begrepen en/of uitgelegd moet worden, beslist het bestuur Dit reglement treedt na aanneming door de Algemene Ledenvergadering in met ingang van de dag, volgende op die van de aanneming door de Algemene Ledenvergadering. Zoals aangenomen op de Algemene Ledenvergadering op 21 oktober 2014.