Nieuwe stijl urenregistratie Met ingang van 2013 is de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) overgegaan op een andere manier van uren registreren ten behoeve van projecten waarvan de subsidiegever dat vereist. Door uren formulieren via het web aan te bieden, hoopt de faculteit de urenregistratie te vereenvoudigen en het proces daaromtrent te verbeteren. Door op een speciale website in te loggen, krijgen de projectmedewerkers per maand een urenformulier voor zich dat al gevuld is met de projectnummers (WBS elementen) en categorieën uren (onderzoek, management, onderwijs, etc.) waarop zij in de begroting van de betreffende projecten staan ingepland. Per 1 juli 2015 is de urenregistratie FNWI volledig digitaal. Het formulier hoeft niet meer uitgeprint te worden en ook het accorderen van het formulier gaat digitaal. Net als voorheen, moet dit na afloop van iedere maand gebeuren, zodat de urenregistratie tijdig beschikbaar is voor het maken van verantwoordingen en accountantscontroles. 1
Hoe werkt het? U kunt de uren gaan registreren op de volgende manier: 1. Log in met uw eigen UvAnetID en wachtwoord. 2. U komt in een scherm My time sheets. 3. In dit scherm staan de maanden waar u uren voor moet invullen. 4. Klik onder het kopje Actions om uw time sheet in te vullen. 5. U krijgt het uren formulier te zien. 6. U kunt de gewerkte uren invullen in de betreffende (project)kolommen. Denk eraan dat u volgens een bepaalde ureninzet bent begroot in een project. Als uw werkelijke uren teveel afwijken van de begroting, heeft dat gevolgen voor de subsidie. Neem contact op met uw projectleider of projectcontroller als uw twijfelt over uw inzetplanning. 7. De totaalkolommen worden per deel (A,B en/of C) automatisch gevuld. 8. U kunt uw uren bijwerken per dag, per week of achteraf per maand. 9. U kunt de ingevulde uren vervolgens opslaan met de knop Save. 10. Nadat de hele maand ingevuld is, kunt u een concept printen ter controle met de printknop. 11. Als de uren helemaal juist zijn ingevuld, klik dan op Sign digitally. 12. U kunt de uren nu niet meer aanpassen, de status in het beginscherm verandert in At project Leader for approval. Onder het kopje Actions staat nu view. U kunt de maand sheet nog wel blijven inzien. 13. Het urenformulier dat via Sign digitally definitief gemaakt is, verschijnt als taak in de Task list bij de projectleider. 14. U kunt nu uitloggen. 2
Vragen UvA Gebruikershandleiding urenregistratie 1. Waarom moet ik mijn uren bijhouden? De subsidiegever stelt doorgaans voorwaarden aan het beschikbaar stellen van subsidie. Het bijhouden van voor het onderzoeksproject gemaakte uren is een veel voorkomende eis. Zonder opgave van gewerkte uren, mogen de personeelskosten niet worden gedeclareerd. Het is daarom belangrijk voor het daadwerkelijk kunnen innen van de subsidie, dat u uren schrijft. Ik mis een project in het formulier waar ik wel op werk. Wat moet ik doen? Zo snel mogelijk contact opnemen met uw projectleider. De projectleider kan bij het projectenbureau aangeven wat er gewijzigd moet worden in de begroting van het project. 2. Hoe lang heb ik de tijd om het urenformulier in te vullen? In principe moet een urenformulier binnen twee weken na afloop van de maand ingevuld en digitaal ondertekend zijn. Lukt dat niet, bijvoorbeeld omdat u zelf of de projectleider voor langere tijd afwezig bent/is, neem dan contact op met het projectenbureau. 3. Ik kom niet op de website. Wat doe ik fout? Waarschijnlijk worden de gegevens bijgewerkt. Let op of u daar een melding van ziet. Dan kun u het op een later tijdstip nog eens proberen. Lijkt er toch iets anders aan de hand, stuur dan een email naar het projectenbureau. 4. Ik heb de uren sheet digitaal goedgekeurd, maar ontdek nu toch nog een fout. Wat nu? Neem direct contact op met uw projectleider. De projectleider kan uw uren sheet afkeuren, waardoor de uren sheet weer toegankelijk is om te muteren. 5. Ik ben een projectleider en ik krijg een melding dat een uren sheet van een projectmedewerker in mijn takenlijst is binnen gekomen. Wat moet ik doen? Ga naar uw Task list in de menubalk; daar kun u de uren sheet van de projectmedewerker vinden. Een keer per week wordt u eraan herinnerd dat er taken in uw Task list staan, als die nog niet zijn afgehandeld. 3
6. Ik ben projectleider en ontdek een fout in het door mijn projectmedewerker aangeleverde formulier. Wat moet ik doen? Keur de uren sheet af en geef een reden op. De uren sheet verdwijnt uit uw Task list en verschijnt weer bij de projectmedewerker. 7. Hoeveel uren moet ik schrijven? U schrijft in principe uw roosteruren, d.w.z. de tijd waarvoor u bent aangesteld/gedetacheerd. U mag wel meer uren schrijven, maar u mag niet minder uren schrijven dan uw aanstellingstijd. Als u ziek of vrij bent geweest of u hebt ouderschapsverlof, vul dan die uren in de betreffende kolommen in. 8. Onder het projectnummer waar ik op moet schrijven zie ik meerdere kolommen staan. Wat betekent dit? Dit project kent meerdere categorieën uren. Het is belangrijk om uw uren in de juiste categorie te schrijven, omdat u verschillende subsidievergoedingen krijgt voor verschillende uur soorten. Voor verdere vragen hierover kun u terecht bij uw projectcontroller. 9. Wat betekenen de letters A, B en C in het formulier? Het A deel van het formulier, bestaat uit kolommen voor onderzoeksprojecten waar u verplicht uren voor moet bijhouden. Dit deel verschilt voor iedereen, omdat het gevuld wordt met projectkolommen waar u op staat ingepland. Het B deel is voor bijna iedereen gelijk en wordt gebruikt om alle overige activiteiten in te vullen. Er verschijnt een extra kolom als u ouderschapsverlof heeft. Het C deel komt alleen voor als uren uit het A deel ook meetellen voor andere projecten. U vult uren dan eigenlijk twee keer in. Het C deel krijgt u alleen in uw formulier te zien, als (bepaalde) uren ook als matching in een project zijn begroot. 4
10. Wat vul ik in de kolom 'Other External Research' and 'Directly Funded Research in? De uren die u maakt voor projecten waarvan de subsidiegever geen urenregistratie vereist, hoeft u niet in een kolom in het 1e deel (A) van het formulier te registreren (u hebt geen aparte kolom met projectnummer daarvoor). U moet ze echter wel invullen om sluitend te kunnen schrijven, d.w.z. al uw roosteruren. Deze uren schrijft u in de kolom Other External Research. Dit zijn vooral de NWO projecten (2e geldstroom), maar ook 3e geldstroomprojecten waarvoor geen uren hoeven te worden bijgehouden. 1e gs onderzoek schrijf u in de kolom Directly Funded Research. 11. Ik moet matchingsuren schrijven, maar zie daar geen kolom voor? Neem contact op met uw projectleider en/of de projectcontroller. Er moeten eventueel aanpassingen gedaan worden in de begroting van het project. 12. Moet ik per se onderwijs en onderzoek splitsen in het 2e deel (B) van het formulier? Nee, dat hoeft niet. Als u onderwijsuren niet apart wilt bijhouden en het instituut waarvoor u werkt vraagt dat ook niet, dan mag u alle 1e geldstroomuren in de kolom Directly Funded Research schrijven. Dit kun u navragen bij uw bedrijfsvoerder. Het formulier is alleen bedoeld ter onderbouwing van projectverantwoordingen en accountantscontroles en de interne verdeling tussen onderzoek en onderwijs is daarin geen punt van aandacht. U moet wel onderscheid maken tussen 1e en 2e/3e gs onderzoek. 13. Hoe kan ik als bedrijfsvoerder of secretaresse zien wie welke urenstaten al heeft ingevuld en welke urenstaten wel/niet ondertekend zijn? In de urenregistratie is een tab Reports te vinden. Hier kan men allerlei rapporten opvragen. 5
14. Wie is mijn projectcontroller? Institute Responsible project controller Email address API Vanessa Wolters V.M.Wolters@uva.nl HIMS Birgitta van Wijnen B.C.vanWijnen@uva.nl IoP Geeta Moerahoe S.Moeharoe@uva.nl IvI Vanessa Wolters V.M.Wolters@uva.nl Jan-Willem Bleeker J.W.C.Bleeker@uva.nl ILLC Jan-Willem Bleeker J.W.C.Bleeker@uva.nl SILS Geeta Moerahoe S.Moeharoe@uva.nl Harro Unmehopa H.Unmehopa@uva.nl IBED Harro Unmehopa H.Unmehopa@uva.nl KdV Birgitta van Wijnen B.C.vanWijnen@uva.nl 15. Waar kan ik terecht voor vragen als ik er alsnog niet uit kom? Alle vragen kunnen worden gesteld via email aan projecten-science@uva.nl. De (betreffende) project controller zal de vraag per email of, indien gewenst, persoonlijk beantwoorden. 6