Handleiding OwnCloud voor SG de Overlaat Je eigen wolk binnen de Overlaat Geschreven door: Maurice Heeren Datum: 10-12-2014 Versie 2.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Toegang krijgen tot OwnCloud.... 3 Bestanden Toevoegen en Beheren... 4 Bestanden Delen... 6 Delen met je collega s... 6 Delen met andere mensen (via e-mail)... 7 OwnCloud voor iphone/ipad en Android.... 7 Conclusie... 9 2
Inleiding Ondertussen weet iedereen wel wat het betekent als iemand het over de cloud heeft. Veel mensen maken gebruik van diensten als Dropbox, SkyDrive, of het recentere Google drive. Deze diensten bieden online opslag aan, in goed Nederlands: ruimte op internet om bestanden op te slaan. De bestanden die je in de cloud zet kun je synchroniseren met een directory op een of meerdere computers. Heel erg handig om bestanden waar je aan werkt vanuit meerdere plaatsen up-to-date te houden. Bovendien zijn ze ook via een webbrowser te benaderen. Het dient dus tevens als een backup van je belangrijke bestanden als je deze online durft te zetten. Het enigste nadeel van boven genoemde diensten is dat alle documenten die je gaat maken ergens ter wereld in een datacentrum terecht gaan komen. Gevoelige informatie kan dus zomaar gaan uitlekken door zomaar documenten op het internet te zetten. Iedereen kent ook wel het probleem van e-mail met grote bijlages. Deze worden vaak niet verzonden of kunnen niet ontvangen worden. Hiervoor word dan vaak ook WeTransfer en YouSendit gebruikt. Hier doen zich de zelfde problemen voor als in bovengenoemd voorbeeld. Om dit probleem op te lossen en je data toch veilig ergens te kunnen plaatsen en delen hebben we hiervoor zelf een Cloud opgezet, genaamd OwnCloud. Hoe je hiermee gaat werken zal worden uitgelegd in deze handleiding. Wij willen jullie daarom ook in het belang van beveiliging en privacy met klem vragen geen gebruik meer te maken van producten als DropBox en WeTransfer maar echt aan de slag te gaan met Owncloud. Owncloud is enkel bedoeld voor documenten die betrekking hebben op het onderwijs of voor onze school. Het is niet de bedoeling dat hier privé gegevens o.i.d. in worden opgeslagen!!!! OwnCloud is een extra dienst van SG de Overlaat. Wij zijn niet verantwoordelijk voor verlies of beschadiging van documenten. Zorg er daarom altijd voor dat je het originele bestand altijd nog ergens anders bewaard en niet alleen in de cloud! Toegang krijgen tot OwnCloud. Alle medewerkers van SG de Overlaat hebben automatisch toegang tot OwnCloud. Het enigste wat je hiervoor nodig hebt is je gebruikersnaam en wachtwoord van het netwerk van SG de Overlaat. Je kan op 2 manieren terecht komen in je eigen OwnCloud 1. Via de volgende URL: https://cloud.sgdeoverlaat.nl 2. Via onze website: www.sgdeoverlaat.nl Medewerkers Owncloud 3
Inloggen op OwnCloud 1. Ga naar de OwnCloud pagina zoals hier boven beschreven 2. Klik op Direct Starten 3. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord van het netwerk in. (Bijvoorbeeld: HRN) 4. Klik op Meld je aan 5. Je bent nu in de cloud van SG de Overlaat Bestanden Toevoegen en Beheren Je kan via de knop met de pijl links bovenin bestanden uploaden naar je cloud. Deze bestanden mogen maximaal 2 GB groot zijn. Je totale opslag in deze cloud bedraagt 5 GB. Je kan om er een beetje structuur in te houden, je documenten in delen in mappen zoals je gewend bent in de verkenner van Windows. Bestanden Plaatsen: 1. Klik op de pijl links boven in en blader naar het document dat je wil plaatsen Of 1. Sleep de bestanden vanuit Deze Computer simpel weg naar de bestanden lijst Mappen Maken: 1. Klik op de Knop Nieuw en kies voor Map 2. Type de Map naam in de je deze map wilt geven en druk op enter 3. Je map is gemaakt. 4. Ook hier kun je nu documenten in plaatsen 4
Bestanden Downloaden en Hernoemen Door met je muis over een bestand heen te gaan zal er rechts een menu verschijnen waar je een knop hebt om het bestand te downloaden (Downloaden) of om de naam van het bestand te wijzigen (Potloodje). Bestanden verwijderen Door met je muis over een bestand te gaan zal aan het eind van de regel na de Laatst Aangepast kolom een prullenbakje verschijnen hiermee kun je het bestand verwijderen. Verwijderde bestanden herstellen Door op de knop verwijderde bestanden te klikken kom je in de prullenbak terecht en kun je de bestanden terug zetten door er met je muis overheen te gaan en klikken op Herstellen. Wil je er echt vanaf kies je voor het kruisje achteraan in de regel. Afbeeldingen Zodra je afbeeldingsbestanden geplaatst hebt, zullen deze automatisch beschikbaar worden onder de knop: Afbeeldingen. 5
Onder Afbeeldingen: Hier vind je kleine voorbeelden van alle afbeeldingen die je in de cloud hebt geplaatst. Door op 1 van de plaatjes te klikken zullen ze vergroot worden. Bestanden Delen Delen met je collega s Je kan bestanden heel gemakkelijk delen met je collega s. Ga hiervoor met de muis over het document en aan de rechterkant verschijnt de knop Delen. Er verschijnt een schermpje met een tekstvakje. Vul hier de naam van de collega in, en klik zijn naam aan in de lijst die je te zien krijgt. Door nog een keer over de kolom delen te gaan kun je wijzigingen aanbrengen. Bijvoorbeeld, delen stoppen of instellen dat de collega alleen maar kan lezen ipv bewerken of verwijderen. De gedeelde bestanden komen automatisch in de OwnCloud beschikbaar Hier staan alle documenten in die met jou gedeeld zijn. (Zie je niks dan is er niks met jou gedeeld.) 6
Delen met andere mensen (via e-mail) Mensen die geen toegang hebben tot onze cloud kunnen toch bestanden ontvangen die jij wil delen met hun. Dit gaat via een link die per mail verstuurd word. 1. Ga naar het bestand wat je wilt delen en klik op delen 2. Laat het tekstvak leeg en klik op Deel met Link 3. Je kan er een wachtwoord opzetten wat je dan zelf naar de betrokken moet communiceren 4. Je kan een verval datum instellen. Download de ontvanger het niet voor die tijd, zal het bestand niet meer gedeeld zijn met diegene 5. Vul het e-mail adres in van de ontvanger en klik op versturen. 6. De ontvanger zal een mailtje krijgen met daarin een link waar het bestand te downloaden is. OwnCloud voor iphone/ipad en Android. Het kan natuurlijk altijd makkelijk zijn om via je tablet en/of smartphone toegang te krijgen tot de cloud. Hiervoor zijn apps ontwikkeld voor iphone/ipad en Android. Deze kun je vinden in de appstores (Apple: Appstore, Android: Google PlayStore). Gebruik als zoekterm OwnCloud. De app kost slechts 80 cent. 7
Tijdens de installatie zal de app vragen om een server adres en gebruikersnaam/wachtwoord. Serveradres: https://cloud.sgdeoverlaat.nl/owncloud Gebruikersnaam/Wachtwoord: Je gebruikersnaam/wachtwoord van het netwerk. Je kan nu via je SmartPhone en/of Tablet bij je bestanden in de cloud! Je kan ook via de app bestanden die op je telefoon en/of tablet staan uploaden naar de cloud! Dit kan erg makkelijk zijn als je snel foto s etc. van je telefoon op de computer wilt hebben. 8
Conclusie Wij denken met deze oplossing en veilige en betrouwbare oplossing te hebben gerealiseerd voor het delen van bestanden en het online opslaan van bestanden. De toegang via SmartPhone en Tablet lijkt ons voor de collega s echt een Musthave aangezien je nu makkelijk je foto s etc. kan overzetten op het netwerk. Wij willen jullie daarom ook zeker vragen hier gebruik van te gaan maken en diensten als DropBox, WeTransfer, Skydrive etc etc. niet meer te gebruiken voor schoolse zaken. In het belang van de privacy moeten we dit echt niet willen. OwnCloud is veilig! Alleen medewerkers met een inlogcode kunnen hier gebruik van maken. Leerlingen dus niet! Onze Cloud dienst staat in ons eigen datacentrum en is dus niet door derde toegankelijk. OwnCloud is alleen bedoeld voor documenten die voor het onderwijs bedoeld zijn! Dus geen leuke manier om je vakantie foto s elders te bewaren of om leuke illegale downloads te stallen!! 9