BGI-Office Versie K40.15.008.001.7 Uitgever : BouwInfosys B.V. Datum : juli 2015 Versie : 1.0 Dit is een uitgave van BouwInfosys B.V., juli 2015 BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of letsel die het gevolg is van verkeerde interpretatie of gebruik dat niet in overeenstemming is met de inhoud van deze releasenotes. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.
Voorwoord BouwInfosys besteedt veel aandacht aan de ontwikkeling van BGI-Office. Wij ontvangen opmerkingen en suggesties voor verbetering van zowel onze consultants als van de gebruikers. Hieruit wordt door BouwInfosys een selectie gemaakt en ingepland voor een nieuwe versie. Soms worden er na het uitbrengen van een release nog onvolkomenheden gemeld, die proces verstorend werken. Hiervoor worden door Bouw- Infosys zo snel mogelijk patches gemaakt. Wij willen u dringend adviseren om de bijgesloten release notes en updatedocument aandachtig door te lezen, voordat u overgaat tot installeren van deze update. Mocht u opmerkingen hebben, dan kunt u deze melden bij: servicedesk@bouwinfosys.nl. Afdeling Ontwikkeling BouwInfosys B.V. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 2 van 11
Inhoud Voorwoord... 2 Inhoud... 3 1 Werkwijze voor het installeren... 4 2 Wijzigingen software vanaf versie 15.007.001... 5 3 Wijzigingen versie 15.008.001... 5 3.1 Facturering... 5 3.2 Financieel... 7 3.3 Logistiek... 9 3.4 Project... 10 3.5 Relatiebeheer... 10 3.6 Service- en onderhoud... 10 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 3 van 11
1 Werkwijze voor het installeren Bij het opstellen van de release notes hebben wij er voor gekozen om de beschrijving van de meldingen beknopt te houden. De belangrijke nieuwe functionaliteiten zijn uitgebreider beschreven in losse documenten die u op de Productsite (in BGI-Office: Help Productsite) kunt vinden. De overige aanpassingen zijn puntsgewijs genoemd. Het exacte nummer van de versie die u gebruikt, vindt u onder Help Info. U ziet daar bijvoorbeeld K40.15.007.001 waarbij 15.007 dan het hier bedoelde versienummer aangeeft. Per module kunnen er ook nog patches geïnstalleerd zijn. Het nummer hiervan vindt u onder het versienummer in het infoscherm met bijvoorbeeld de omschrijving release 3. De werkwijze voor het installeren van de software en het updaten van de database is beschreven in de update-documentatie (ook beschikbaar op de Productsite). LET OP: Versie K40.15.008.001 kan alleen geïnstalleerd worden als de database geconverteerd is naar Sybase11. Indien u nog gebruik maakt van Sybase5 en wilt profiteren van de nieuwe functionaliteit van versie 15, dan kunt u het aanvraagformulier invullen op de website www.bgi-office.nl/update15. Na ontvangst van de opdrachtbevestiging wordt de conversie ingepland door de servicedesk. Meer informatie over de conversie kunt u vinden op de genoemde website. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 4 van 11
2 Wijzigingen software vanaf versie 15.007.001 In het volgende hoofdstuk worden de wijzigingen ten opzichte van versie 15.007.001 release 3 per module beschreven. Als u een of meerdere versies heeft overgeslagen, dient u de release notes van deze versies eveneens te raadplegen voor de wijzigingen in de desbetreffende versies. Deze release notes zijn te downloaden van de Productsite van BGI-Office, die kan worden benaderd vanuit BGI-Office (vanaf versie K40.15.001.001) via Help Productsite. 3 Wijzigingen versie 15.008.001 3.1 Facturering Bij het crediteren van een verkoopfactuur voor een S&O-bon waarop ondertussen de debiteur is aangepast, wordt de debiteur overgenomen van de factuur en niet meer van de werkbon. Het is nu mogelijk om vanuit de kladfactuur een definitieve verkoopfactuur aan te maken met een factuurdatum die afwijkt van de systeemdatum (datum van vandaag). Hiervoor is een veld 'Factuurdatum' toegevoegd op het scherm van de kladfactuur (tabblad algemeen). Let op: De inhoud van het veld wordt pas actief na het opslaan. Indien niet wordt opgeslagen, terwijl er een datum is ingevuld, komt er een foutmelding omdat de datum niet herkend wordt en daardoor kan het BTW-percentage dat bij de gebruikte BTW-code behoort niet worden bepaald. Let op: Indien het veld Factuurdatum op de kladfactuur is ingevuld, dan is deze datum leidend bij het aanmaken van de definitieve factuur; ook als de definitieve factuur later wordt aangemaakt via Extra - Aanmaken definitieve facturen met een andere factuurdatum. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 5 van 11
Bij de menu-optie Verzamelfactuur_SO is het voortaan mogelijk om een verzamelfactuur te maken voor alle werkbonnen van een bepaald contract voor een specifiekeonderhoudsoort. Een onderhoudsoort wordt binnen BGI-Office gezien als een factuursoort (bijv. service, reparaties, onderhoud of mutaties) waarvoor een opdrachtgever haar facturen gebundeld voor een aantal werkbonnen wenst te ontvangen. Het is ook mogelijk om na de eerste selectie een verdere selectie te maken op werkbonnen met de knop [Werkbon selectie], zodat specifiek een aantal werkbonnen geselecteerd kan worden om te factureren. Voor het correct werken met de Verzamelfactuur SO zal er een verschil moeten zijn tussen twee grootboekinstellingen. Dit betreft: o Opbrengsten SO_bonnen => de journaliseringstabel (Instellingen > Administratie-instellingen > Financieel >Journalisering Service en onderhoud o Opbrengsten contracttermijnen => Instellingen > Administratie-instellingen > Financieel > Algemeen,: tabblad Verkoop: Omzet servicecontract Bij het opstarten van de functie Verzamelfactuur SO wordt er een controle uitgevoerd op de waarden van deze grootboekcodes en indien deze hetzelfde zijn, krijgt de gebruiker een melding te zien. Vervolgens kan de gebruiker een grootboekcode aanpassen. Aan de rapportlayouts voor regiefacturen zijn extra velden toegevoegd voor de SOverzamelfactuur. Het betreft het ordernummer van de opdrachtgever (met omschrijving) en de factuurtekst zoals die op de SO-werkbon zijn opgenomen. Verder zijn er additionele gegevens van een onderhoudsobject toegevoegd. Het gaat hier om objectcode en omschrijving, contractomschrijving, vhe-nummer, complexcode, complexomschrijving, lokatiecode en serienummer. Verder is aan de regiefactuur een extra veld voor bezoekdatum toegevoegd. Dus zowel bij regiefactuur1.qrp, regiefactuur2.qrp en regiefactuur3.qrp zijn deze gegevens beschikbaar. Indien u gebruik wilt maken van de Verzamelfactuur_SO en daarvoor de velden op uw factuurlayout wilt laten activeren kunt u contact opnemen met uw consultant of de servicedesk. Deze aanpassingen worden uigevoerd op nacalculatiebasis. Let op: Bij het afdrukken van de factuur voor de verzamelfactuur_so wordt geen gebruik gemaakt van de verdichtingsinstellingen zoals die op tabblad verdichting staan. Als bij een of meer kostentypes is aangegeven dat er verdicht moet worden, wordt 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 6 van 11
alles per kostentype en S&O-werkbon verdicht. Alleen als er helemaal niet wordt verdicht volgens tabblad Verdichting wordt dit ook gevolgd bij het afdrukken. Bij het aanmaken van een handmatig aangemaakte kladfactuur wordt nu ook de kolom Kostprijs/ 1H in de regels getoond. Bij handmatig aangemaakte niet-gekoppelde facturen worden de verkoopcondities van de debiteur weer correct overgenomen. Om aan een opdrachtgever meer informatie te geven in een XML verkoopfactuur (obv Factuur_bou002.xsd), zijn inhoudelijke gegevens met betrekking tot Service en Onderhoud toegevoegd. Tevens is deze informatie toegevoegd aan het InsBou003 formaat. Deze XML-facturen kunnen worden aangemaakt via de knoppen op tabblad Regie/handmatig of Termijn van de definitieve factuur: Bij het afdrukken van een definitieve verkoopfactuur is het mogelijk gemaakt dat de factuur per email wordt verstuurd in PDF vorm en tevens als XML bericht. Het XML bestand wordt hierbij in het formaat Factuur_bou002 aangemaakt. 3.2 Financieel Bij het opslaan en fiatteren van een betaalopdracht met zowel N- als G-delen werd onder bepaalde omstandigheden een onterechte melding gegeven dat de groepering niet volgens de regels was. Dit probleem is opgelost. Er wordt niet meer gecontroleerd op ongeldige tekens in de regels van een betaalopdracht die niet zijn aangevinkt om te betalen. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 7 van 11
Bij het fiatteren van een SEPA-betaalbestand wordt gecontroleerd op 'ongeldige tekens'. Hierbij worden direct alle te betalen regels in het bestand gecontroleerd en niet regel voor regel. Een uitzondering wordt gemaakt voor het &-teken: in het SEPA-XML bestand wordt dit automatisch omgezet naar 'en'. Om de controle op ongeldige tekens in het SEPA-betaalbestand te vergemakkelijken is er een kolom met het regelnummer toegevoegd en worden direct alle regels met ongeldige tekens getoond. Verder wordt er bij het opslaan van inkoopboekingen al gecontroleerd op ongeldige tekens in het leveranciersfactuurnummer, omdat deze naderhand niet meer aanpasbaar is. Op de crediteurenkaart is een nieuw veld 'Naam crediteur betaling' toegevoegd, waarin een afwijkende naam kan worden ingegeven voor gebruik in SEPA-bestanden (voor het geval dat in de naam van de crediteur tekens voorkomen die niet in het SEPA-bestand worden geaccepteerd). Het handmatig toevoegen en invullen van facturen in het incassobestand is verbeterd. In de oudste releases van v15.008 kon het gebeuren dat het te betalen bedrag bij aan- of uitvinken van betaalkorting of kredietbeperking verkeerd werd berekend. Dit issue is verholpen. Bij het boeken in een memoriaalboek in een vorig boekjaar wordt bij het opslaan gecontroleerd of de boekingsdatum gevuld is. Problemen met boekingen zonder boekingsdatum zijn opgelost voor alle dagboeken. In het rapport voor Openstaande posten Crediteuren is het bankrekeningnummer vervangen door het IBAN-nummer. Op de crediteurenstamkaart is het niet meer mogelijk om de GLN adrescode in te voeren. Deze code wordt overgenomen van de relatiekaart uit het veld EANadrescode. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 8 van 11
Bij het maken van een verzamelfactuur SO worden bij het maken van het boekstuk de kosten toegewezen aan de afzonderlijke bonnen en niet meer aan de eerste bon. Indien gewerkt wordt met één administratie is het nu ook weer mogelijk om de projectcode in te vullen in de kopgegevens van het inkoopregister. Er komt geen foutmelding meer. Risico s op dubbelingen (barcode/factuurnummer) in het inkoopregister zijn weggenomen. Inklikken van gegevens op de factuur en de factuurregels in het inkoopregister is geoptimaliseerd. Het inkoopregister plaatst geen harde return (voor de gebruiker onzichtbaar) meer, waardoor op de openstaande posten niet meer ten onrechte wordt aangegeven dat er een memo aanwezig is. Er zijn verbeteringen aangebracht in de XML-auditfile op het gebied van boekstukgegevens. Er is een maatwerkrapport toegevoegd voor Historisch overzicht grootboek waarbij geselecteerd kan worden op kenmerken. Hierdoor kan bijvoorbeeld een rapportage worden gemaakt voor de kosten van de werkkostenregeling. Het rapport (zhistorisch overzicht grootboek WKR.rpt) kan worden opgeroepen via Rapportage Maatwerkrapportage, nadat het daar eerst is toegevoegd. 3.3 Logistiek Bij het afdrukken van een ontvangst is een optie toegevoegd: 'Uitvoerbon'. Hiermee kan de ontvangst bevestigd worden aan de leverancier/crediteur, waardoor zij toestemming krijgen om de geleverde diensten te factureren. Het meegeleverde rapport zuitvoerbon.qrp bevat hiervoor de noodzakelijke velden. Uw consultant kan het verder aanpassen aan uw wensen. Opmerking: 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 9 van 11
In de bevestigingstekst op de inkooporder kunt u een tekst invoeren die op de uitvoerbon wordt afgedrukt. U kunt daar bij voorbeeld aangeven hoe u aan de leverancier de factuur dient te leveren. 3.4 Project Rapportage projectmutaties: aantallen bij opbrengsten worden nu correct getoond. Meer/minderwerk in de aanneemsom wordt voortaan in de rapportage Directieoverzicht opgenomen. Bij het afdrukken van een werkbon (wanneer werkbon open staat) is er een mogelijkheid opgenomen om een zogenaamde uitvoerbon af te drukken. Hierop worden alle te factureren kosten aangegeven en kan aan de opdrachtgever een akkoord worden gevraagd over de te factureren kosten en de bestede uren. Er is tevens een mogelijkheid om een mandagenregister mee af te drukken. 3.5 Relatiebeheer Vanaf versie 15.007 werken de MS Office Addins ook voor MS Office 2013. In het Postregister is de mogelijkheid gemaakt om een gescand document uit de postmap te koppelen aan een inkoopfactuur. In het inkoopboek kan het gekoppelde document worden getoond door op de WhiteVision-knop 'W' te drukken in de werkbalk. Het koppelen van documenten in het Postregister is geoptimaliseerd. Het verversen van het tabblad Informatie in diverse schermen is verbeterd. 3.6 Service- en onderhoud Aan de SO-werkbon is een nieuw veld 'Onderhoudsoort' toegevoegd. Hiervoor is ook een nieuw stambestand gemaakt om de verschillende onderhoudsoorten te definiëren. Een onderhoudsoort wordt binnen BGI-Office gezien als een factuursoort (bijv. service, reparaties, onderhoud of mutaties) waarvoor een opdrachtgever haar facturen gebundeld voor een aantal werkbonnen wenst te ontvangen. Bij het aanmaken van een factuur voor meerdere bonnen van een contract (Extra - Factureren - Verzamelfactuur SO) kan geselecteerd worden op deze onderhoudsoorten. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 10 van 11
Aan het scherm 'Meldingen (verkort) zijn velden toegevoegd om informatie van de contactpersoon op te nemen. Bij het aanmaken van een storingsbon wordt deze informatie overgenomen naar tabblad NAW van de storingsbon. Veld "VHE-nummer" (verhuureenheid) is toegevoegd op tabblad "Algemeen" van het onderhoudsobject. Dit is een uniek nummer waarmee alle huurwoningen in Nederland bekend zijn. Velden "Opdrachtnummer" & "OpdrachtSubnummer" zijn opgenomen op het scherm 'Meldingen (verkort) t.b.v. koppeling met het Works Onderhoudsportaal. Bij het verwerken van een CKR-regel in de module Service en Onderhoud met kostentype 3 zonder materieelcode, komt nu geen foutmelding meer en de kosten worden correct geboekt. Bij het aanmaken van een storingsbon op een contract met BTW-verlegd wordt nu ook de BTW-code voor arbeid op tabblad CKR op BTW-verlegd gezet als de bon wordt aangemaakt via bestand-storingsbon. Bij het financieel afsluiten van S&O werkbonnen worden alleen bonnen getoond met status 4 (volledig gefactureerd) en ze worden gesorteerd op afmelddatum. 2015 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden www.bouwinfosys.nl Pagina 11 van 11