WELKOM! WORKSHOP 6 HNW in VUmc, dynamiek tussen kaders en maatwerk. Waar gaat het nu om? Sprekers: Christine Hoebe, Sander Peet en Angela van t Slot
HNW in VUmc dynamiek tussen kaders en maatwerk. Waar gaat het nu om? 2
Agenda 1. Verwachtingen 2. 4 tips 3. Wat houdt HNW bij VUmc in? 4. Wat zijn de gestelde kaders en wat is maatwerk? 5. Op welke manier zijn medewerkers hierop voorbereid? 6. Wat zijn de lessons learned? 7. En hoe zijn de ervaringen na een jaar HNW? 3
Wat zijn jullie verwachtingen? 4
4 Tips: 1. Waarom je het doet moet glashelder zijn voor iedereen 2. De faciliteiten dienen goed te werken 3. De leidinggevende moet erachter staan 4. Doe het samen met de gebruiker 5
Waar TOPwerk Stafdiensten O 2 gebouw Laboratoria Medische Psychologie Pilot heelkunde medici Radiologie medici Diagnostisch centrum (labs) analysefase analysefase 2019 (nieuwbouw) 6
Ons verhaal 1. Optimaliseren van de samenwerking in een prettige werkomgeving samenwerken - ontmoeten kortere lijnen - ontspannen 2. Anders omgaan met m 2 en middelen efficiënter gebruik m2 activiteit gericht werken mogelijk maken tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken
Wat is jullie verhaal: Waarom wil je HNW inzetten? 8
Hoe doen we dat 9
Aanpak Mens/ team Ontmoeten en samenwerken Huisvesting Flexibele en activiteit ingerichte werkplek / gebouw ICT Tijd en plaats onafhankelijk & communicatie faciliteren 10
VIRTUEEL - Flexibele ICT werkomgeving - Applicaties virtualiseren - Papierarm werken - Digitaliseren papier - Labjournaal - Data opslag - Ondersteunde devices - TC, tablet, PC - Bereikbaarheid / vindbaarheid - Follow me telefonie / mobiel / softphone - Wifi - 3G/4G - Mapiq, Skype for business
Hoe doen we dat Eén integraal programmateam: - ICT - Huisvesting - Facilitair - HRM - Projectondersteuning - De klant Eén integraal budget 12
Hoe doen we dat? 13
Gestelde kaders 1. kantoorwerkplekken zijn niet persoonsgebonden tenzij. 2. Goed werkende ICT middelen die tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk maken. 3. De afdeling wordt betrokken in het ontwerp van de flexibel kantoorhuisvesting. 4. Er is altijd een werkplek beschikbaar op de afdeling voor een medewerker waardoor thuiswerken nooit verplicht kan worden. 5. Een standaard berekening om de m2 kantooroppervlakte te bepalen. De rest is maatwerk.. 14
Wat mis je in deze opsomming? 15
Medewerkers en manager voorbereiden Rondleidingen Maken van het verhaal (managers) Interviews met functiegroepen Bezettinggraadsmeting Informatiebijeenkomst Samen op pad Ontwerpweek Instellen projectgroep Instellen klankbordgroep ICT traject samenstellen (analysefase) (analysefase) (analysefase) (analysefase) (analysefase) (analysefase) (voorbereidingsfase) (voorbereidingsfase) (voorbereidingsfase) (voorbereidingsfase) 16
Voor-traject Na-traject start Implementatie team Implementatie team Implementatie team Implementatie team Verhuizing Implementatie team Implementatie team Implementatie team einde Bespreken in MT TOPwerk op agenda MT Bijeenkomst medewerkers transitie huisregels Diagnose Teambijeenkomst informeren 2e Teambijeenkomst Indien nodig anders werken werk afspraken maken Teambijeenkomst Brainstorm sessie mdw Brainstorm sessie mdw Brainstorm sessie Brainstorm mdw sessie mdw Startbijeenkomst Informatiebijeenkomst verhuizing alle medewerkers 22-4 1-7 Welkom bijeenkomst Evaluatie Afsluitende borrel Inventarisatie Workshop ARBO Workshop LYNC SYMPOSIUM LEIDING- GEVENDEN 19 feb In gesprek met leidinggevenden CH 20150113
Lessons learned Integrale aanpak Bricks, Bytes, Behaviour noodzakelijk Samen met de afdeling het kantoorconcept maken Helderheid waarom je dit doet De leidinggevende moet het concept dragen ICT sterk aanhaken Aanspreken en feedback geven blijft aandacht nodig hebben Vinden van collega s en vrije werkplek aandacht aan besteden Klimaat en last van fysieke drukte zijn items die medewerkers lastig vinden. Goede analyse fase (feiten en data) is goud waard samenwerken handen en voeten geven 18
19
Vragen? 20