Raadsvoorstel Vergadering : 2 juli 2013 Voorstelnummer : 07.08 Registratienummer : 13.008884 Portefeuillehouder : Mw. dr. M.W.M. de Vries Afdeling : Concernstaf Bijlage(n) : 1 B&W-datum/nummer : 2 mei 2013, nummer 1 Commissie/datum : Bestuur en Middelen, 18 juni 2013 Onderwerp : Businesscase en realisatie eenheid IM/ICT (samenwerking CGT) Onderwerp Businesscase en realisatie eenheid IM/ICT (samenwerking CGT) Beslispunten In te stemmen met de samenwerking op gebied van IM/ICT met de gemeenten Culemborg en Tiel. Inleiding In april 2012 is door de colleges van Culemborg, Geldermalsen en Tiel vanuit de intentieverklaring en het goedgekeurde plan van aanpak het volgende besluit genomen: De gemeenten Culemborg, Tiel en Geldermalsen gaan samenwerken op het gebied van Informatiemanagement en ICT (IM/ICT). De samenwerking richt zich daarbij op conform de ondertekende intentieverklaring maximale standaardisatie voor het beleid, architectuur, infrastructuur, processen en programmatuur. Er wordt naar gestreefd de samenwerking per 1-7-2013 te concretiseren. Voorgeschiedenis De projectgroep IM/ICT heeft op verzoek van de stuurgroep CGT in maart 2013 mogelijke scenario s voor de CGT samenwerking in beeld gebracht; - Scenario 0: geen samenwerking / gemeenten individueel (terug naar af) - Scenario 1: gezamenlijke uitbesteding naar de markt - Scenario 2: alleen ICT samenvoegen - Scenario 3: zowel informatiemanagement (IM) als ICT samenvoegen - Scenario 4: aansluiten bij een ander regionaal of landelijk samenwerkingsverband De stuurgroep CGT heeft gekozen voor scenario 3 omdat het de meeste voordelen biedt op de 4 K s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, kansen personeel). Voor de businesscase is scenario 3 nader uitgewerkt. Beoogd effect Een gezamenlijke afdeling IM/ICT die toekomstbestendig is. 1
Argumenten Dit voorstel is gebaseerd op de volgende argumenten. 1. Samenvoeging is goedkoper dan ieder voor zich: uitkomst businesscase Uit de businesscase blijkt dat de samenvoeging van de bedrijfsvoeringonderdelen IMICT van de drie gemeenten op termijn kan leiden tot structurele kostenbesparingen. Die zijn echter niet exact te berekenen omdat de huidige kosten nu per gemeente anders worden geadministreerd. Wel kan worden vergeleken het bedrag dat elke gemeente volgens de landelijke benchmark autonoom zou moeten ramen per werkplek met de kosten voor een werkplek die in samenwerking is te realiseren. In onderstaande tabel is per gemeente een vergelijking gemaakt tussen de autonome kosten op basis van de benchmark 2012 en kosten op basis van de CGT samenwerking (o.b.v. inwoneraantallen). Vergelijking kosten individueel vs samen Culemborg Geldermalsen Tiel Totaal per werkplek Individueel (obv benchmark 2012) 2.129.897 2.025.254 3.171.399 7.326.550 6.847 In samenwerking 1.821.417 1.758.610 2.700.723 6.280.750 5.870 Voordeel samenwerken: 308.480 266.644 470.676 1.045.800 977 Voor het totaal liggen de kosten per werkplek (uitgaand van gezamenlijk 1070 werkplekken) in de samenwerking ongeveer 977 euro onder de kosten bij uitvoering van IMICT in elke gemeente afzonderlijk. De landelijke trend uit de benchmark is dat kosten blijven toenemen door toenemend belang van digitalisering. Door te kiezen voor een vergaande vorm van samenwerking wordt er naar gestreefd de meerkosten te minimaliseren. De potentiële besparingen zijn in samenwerkingsprojecten gevonden en worden grotendeels behaald door: o het standaardiseren van de technische infrastructuur; o het delen van uitwijkvoorzieningen en beperken van onderhoud-/huurcontracten o gezamenlijk inkopen van hardware en software licenties o het delen van kennis waarmee de noodzaak voor inhuur afneemt o het verminderen van het aantal applicaties en verhogen van de kwaliteit van informatie o het efficiënter en effectiever samenwerken in één ambtelijke organisatie Randvoorwaarde om inkoopvoordeel te verkrijgen is de intentie om voor IMICT, 1 juridische eenheid te ontwikkelen die voor alle gemeenten alle nodige softwarelicenties in zal kopen. 2. Samenvoeging leidt tot verhoging van de kwaliteit Competenties, kennis en vaardigheden van medewerkers vullen elkaar aan. Twee weten er meer dan één. De combinatie van IM en ICT kennis leidt tot synergie. Door herverdeling van taken kan een betere balans in specialisten en generalisten worden verkregen en wordt de uitwisseling/mobiliteit vergroot waardoor sneller en flexibeler kan worden ingespeeld op de veranderende behoefte van de interne klant. 2
3. Samenvoeging leidt tot verlaging van de kwetsbaarheid In technische zin delen drie gemeenten twee computerfaciliteiten, verbindingen en hun backup voorzieningen. Door standaardisatie neemt de kans op storingen bij veranderingen af. In personele zin zal deskundigheid beter worden gedeeld waardoor inhuur af kan nemen. Er zal geen of minder sprake zijn van solofuncties. Bij ziekte en verlof kan vervanging sneller en beter worden geregeld. 4. Samenvoeging leidt tot meer kansen voor medewerkers Een grotere afdeling geeft medewerkers meer kansen om (horizontaal of verticaal) door te groeien en/of medewerkers te herplaatsen. Voor het dynamische werkveld IMICT wordt het belang van opleidingen daarbij expliciet gemaakt en vertaalt naar een daarbij passend opleidingsbudget (>1,5%). Voor IMICT moeten de besparingen feitelijk weer terugvloeien in het werkveld om de kwaliteit ook in de toekomst te kunnen garanderen. 5. Samenvoeging leidt tot meer flexibiliteit In de regio Rivierenland worden steeds meer uitvoeringstaken in regionaal verband opgepakt. Denk aan de BSR, de brandweer en de ODR. Actueel is het dossier RIW. De samenvoeging van de IMICT maakt de daarbij behorende veranderingen in de informatievoorziening mogelijk. De beoogde samenwerking Financiën en Personeel &Organisatie is alleen haalbaar indien er 1 technische infrastructuur wordt gerealiseerd door IMICT. 6. Keuze samenwerkingsprojecten In scenario 3 is de bijdrage aan Kwaliteit, Kosten, Kwetsbaarheid en Kansen het hoogst. Voor 2013 zijn samenwerkingsprojecten gekozen die randvoorwaardelijk zijn en voordeel opleveren,. Dit betreft voornamelijk projecten om de technische infrastructuur te vervangen, de standaardisatie van hardware/software/applicaties/zaken/documentbeheer voor te bereiden en de wettelijke verplichtingen (inup) samen uit te voeren. De uitvoering vindt plaats in 2013 naast de vorming van de eenheid en wordt wat betreft planning afgestemd op het implementatieplan Financien, Personeel & Organisatie. Kanttekeningen Risico voor de voortgang bestaat als de besluiten op het kritieke pad niet tijdig worden genomen. De aanbesteding van de glasvezel dient direct na goedkeuring door de colleges uiterlijk 8 mei te worden aangekondigd op de aanbestedingskalender. De samenvoeging van de IM en ICT functies leidt tot standaardisatie van processen en beleid. Er zal door alle partijen water bij de wijn moeten worden gedaan. Het gemeentelijk management moet mede sturen op standaardisatie en het gemeenschappelijke beleid IMICT handhaven. In scenario 3 blijft er alleen ruimte voor couleur locale in de bemensing van werkprocessen door afdelingen; de werkprocessen worden meer uniform. Aanschaf of inhuur wordt centraler uitgevoerd; de keuzevrijheid wordt beperkt en dat wordt doorgaans alleen geaccepteerd als voldoende kwaliteit kan worden geboden, wat gegeven een toenemend takenpakket om professionalisering van de medewerkers vraagt. 3
Door kostenbeheersing worden de besparingen als minder meerkosten verkregen. Besparingen in tijd worden door opleidingen omgezet in kwaliteitsverbetering en nieuwe vacatures worden voorkomen terwijl het takenpakket wel breder wordt. De samenvoeging betekent een grote verandering voor de medewerkers van de afdelingen ICT, IM, DIV. Zij krijgen nieuwe collega s, een nieuwe leidinggevende, nieuwe klanten en een nieuwe werkplek. Het tempo waarin kan worden overgegaan tot het samenvoegen/integreren van de functies tot een eenheid IMICT is mede afhankelijk van de uitkomsten van de governance discussie. De uitwerking daarvan binnen het werkveld kan wel doorlopen na de afronding van die discussie, evenals het opleiden en toetsen van de kennis van de medewerkers. De samenvoeging van de functies IM/ICT staat niet op zichzelf. Het hangt samen met de strategische keuze voor (in ieder geval) de samenvoeging van alle PIOFACH taken op termijn. Financiën Onderstaande tabel geeft een overzicht van de kosten van de gezamenlijke IM/ICT projecten zoals nu worden voorzien in 2013 en 2014. Voor Geldermalsen kunnen deze kosten binnen de voor ICT beschikbare middelen worden opgevangen (en betreffen dus geen extra kosten). CGT projecten IMICT Culemborg Tiel Geldermalsen Totaal 2013 1.152.000 1.920.000 768.000 3.840.000 2014 478.800 798.000 319.200 1.596.000 Uitvoering De realisatie bestaat uit de uitvoering van de projecten die hiertoe zijn geselecteerd: - de glasvezelverbinding - vervangen office2003, servers, werkplekken en uitwijk (twindatacenter) in relatie tot het nieuwe werken - 1 informatiebeleid - 1 applicatiearchitectuur - 1 ZaakType Catalogus tbv zaakgericht werken. - Wettelijke verplichtingen 2013 (NUP): BAG-WOZ, BGT, BRP, impact NHR. Voor de samenvoeging tot één organisatieonderdeel is een houtskoolschets opgesteld. Deze schets wordt verder uitgewerkt en gerealiseerd. Dat leidt tot de volgende resultaten: een nieuwe eenheid IMICT die de drie gemeenten bediend, uitwerking samenwerking op documentaire informatievoorziening (substitutie) en een update van de projectenkalender voor het jaar 2014 en 2015. 4
Bijlage in raadsportefeuille - Samenvatting Businesscase en realisatieplannen Eenheid IMICT per 1/1/2014 (13.008033) Advisering raadscommissie(s) Voor het standpunt van de commissie Bestuur en Middelen verwijzen wij naar het ter inzage liggende advies. Tabel risicoparagraaf Risico s beschreven onder kopje Kanttekeningen. Burgemeester en wethouders van Geldermalsen, de secretaris, de burgemeester, J.C. Steurrijs Mevrouw dr. M.W.M. de Vries 5
De raad van de gemeente Geldermalsen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 mei 2013, nummer 1, besluit: in te stemmen met de samenwerking op gebied van IM/ICT met de gemeenten Culemborg en Tiel. Aldus besloten in de openbare vergadering van 2 juli 2013, nummer 08, de griffier, de voorzitter, 6