HOCKEYCLUB MIERLO www.kiwanis.nl VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING seizoen 2012 2013 d.d. 26-09-2013 Aanwezig: Afwezig m.k.: Notulen: zie presentielijst (28 leden) D. en K. Reijnen, H. v. Lipzig, M. v. Zon, P. Couturier, R. en E. v.d. Kimmenade. Jan Bakens (secretaris) 1. Opening: De voorzitter a.i. ( Henry van Wanrooy) opent de vergadering om 20.05 uur en heet iedereen hartelijk welkom. 2. Mededelingen / ingekomen en uitgegane stukken: Henry vermeldt de afgemelde personen. Er is nog net op tijd een vraag over het schenken van alcoholische dranken op zaterdag binnen gekomen van Marjolein v. Zon. Dit zal behandeld worden in de rondvraag. 3. Notulen ALV 24 januari 2013: Er zijn daarover geen opmerkingen of vragen en deze notulen worden vastgesteld. 4. Algemeen verslag: Er zijn in het afgelopen jaar binnen HC Mierlo een aantal zaken aangepakt. In de volgende minuten wil ik bij een aantal zaken stil staan. Clubhuis Het clubhuis heeft in het afgelopen jaar een facelift gehad. Behalve de aanschaf van de nieuwe meubels is een deel van het clubhuis voorzien van een nieuwe kleur. Hiervoor dankt het bestuur dhr Nils Marsé, die menige uurtje de kwast heeft gehanteerd. Sinds de zomerstop is er een accommodatiecommissie die de horeca, het clubhuis en de velden beheert. Hierin zitten o.a. Wendy Hagelaar, Antoinette van de Waterbeemd en Jan Verbeek. Voortaan moet men voor het gebruik van clubhuis een aanvraagformulier invullen en per e-mail versturen naar deze accommodatiecommissie. De betreffende formulieren zijn binnenkort te vinden op de website. Tussen de velden 1 en 2 zijn in overleg met de gemeente twee prachtige banken geplaatst waarop zaterdags bij de juniorenwedstrijden gezellig door de ouders gebruik van wordt gemaakt. Ook heeft het terras vlak voor de vakantie een aanpassing ondergaan. Op de nieuwe tuintafels loopt het bier inmiddels niet meer automatisch op de grond. Verder hebben we vlak voor de start van de competitie heel veel extra mogelijkheden gekregen om fietsen te plaatsen. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 1
Ledenadministratie De afgelopen jaren is de club verdubbeld in aantal leden. Dit heeft de ledenadministratie, die slechts bestond uit de inmiddels gestopte Peter van Dijk, handenvol tijd gekost. Op dit ogenblik telt de club 665 leden. Om het werk voor de ledenadministratie, thans gedaan door Lara Tamarinof, en de penningmeester te vereenvoudigen is door het bestuur een nieuw ledenadministratiesysteem aangeschaft. Dit is LISA. Communicatie Door de aanschaf van het ledenadministratie systeem LISA behoort het wekelijks verzorgen en bezorgen van het blauw gekleurd clubblad tot het verleden. Thans beschikt de club over een vernieuwde website waarmee we alle informatie zullen publiceren. De club overweegt om af en toe een mail te laten uitgaan met daarin een (link naar een) nieuwsbrief. Digitaal Wedstrijd Formulier Door de invoering van het DWF zijn ook de werkzaamheden van onze wedstrijdsecretaris Koen Reijnen gewijzigd. Jaren heeft hij zondag s avonds de formulieren nog per post moeten verzenden en de uitslagen digitaal moeten invoeren. Nu bestaat zijn werk s maandags op het controleren of de DWF formulieren juist en correct ingevuld zijn. Ook de communicatie van wedstrijdtijden is door de invoering van het ledenadministratie systeem LISA vereenvoudigd. Arbitrage commissie De arbitrage commissie kan door LISA op eenvoudige wijze communiceren naar de scheidsrechters. Wanneer iemand moet fluiten ontvangt hij tijdig een herinnering per e-mail. Ook is de arbitragecommissie verantwoordelijk voor het uitvoeren van het door de KNHB goedgekeurde arbitrageplan. Dit houdt in dat senioren en junioren vanaf de B jeugd in bezit moeten zijn van een scheidsrechters kaart. Een speciaal woord van dank richt ik aan de teamleden van Vet L die op zaterdagen de B-scheidsrechters enthousiast begeleiden. Sinds januari kan men gedurende een 4-tal weken digitaal thuis vanaf de bank een cursus volgen. Hierna wordt er op een vrijdagavond in een spoedtempo het belangrijkste behandeld en volgt er een examen. Het streven is dat op het eind van dit seizoen iedereen tot en met de tweede jaar C spelers, in bezit is van een scheidsrechters kaart. Op zaterdagmiddag zijn spelers van veteranen L druk in de weer met het begeleiden van jonge scheidsrechters uit de B categorie. Medisch De KNHB heeft ons verzocht om aandacht te besteden aan het medische aspect. In het kader daarvan is de samenwerking met fysiotherapie Jeurissen & van Ingh geïntensiveerd. Een van de medewerkers van fysiotherapie Jeurissen & van Ingh, Pauline van Thiel, is bereid gevonden als medisch contactpersoon van onze club op te treden bij de KNHB. Leden van onze vereniging die klachten ondervinden als gevolg van het sporten, kunnen gebruik maken van clubsupport. Dit houdt in dat ze dinsdag s avonds gratis gebruik kunnen maken van het inloopspreekuur. Hier krijgen zij een screening en advies van de opgelopen blessure. Ook is er eens in de twee weken op woensdag of donderdagavond, s avonds iemand van fysiotherapie Jeurissen van Ingh aanwezig in het clubhuis. Meer informatie hierover verschijnt binnenkort op de website. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 2
Sponsorcommissie De afgelopen jaren heeft Harrie van Vlerken zich ingezet voor de sponsorcommissie. Door zijn inzet zijn er heel wat reclameborden langs het hoofdveld gekomen. Ook zijn er teams door sponsoren voorzien van trainingspakken en jassen. Dit levert de club een kleine sponsorbijdrage op. Hoe we om zullen gaan met de sponsoren die een advertentie hadden in het clubblad moet nog worden bekeken. Mogelijk kan de website en de nog te ontwikkelen app hier een alternatief voor zijn. Nu Harrie van Vlerken gestopt is zijn we nog meer dan vroeger op zoek naar vrijwilligers die een affiniteit hebben met sponsoring. Vrijwilligers Ook HC Mierlo heeft te maken met het feit dat het in de huidige maatschappij steeds moeilijker is ouders actief te betrekken bij de vereniging. De betrokkenheid van ouders is van enorm belang om de zaak organisatorisch binnen de vereniging rond te krijgen. Er liggen nog tal van taken binnen de vereniging open. Binnenkort zal door de arbitragecommissie een drietal ouderavonden worden georganiseerd voor de ouders van de F en E jeugd. Gastspreker is op deze avond onder meer Harm Maseland. Hij is rayon coördinator arbitrage en adviseur arbitrage zaken van de KNHB. Op deze avonden zal er vooral aandacht zijn voor het begeleiden van de kinderen van de E en F jeugd. In het kader hiervan wil HC Mierlo ook aandacht schenken aan de theatervoorstelling Wel winnen hé. Deze voorstelling is vooral voor ouders van sportende kinderen. Wij vinden het als bestuur zo belangrijk, dat we de eerste 100 kaarten graag beschikbaar willen stellen. De theater voorstelling is op dinsdag 10 december in theater Speelhuis te Helmond. 5. Verslag junioren en senioren: Terugblik vorig seizoen: De club groeit verder en verder. Veldbezetting op zaterdag en s avonds doordeweeks zit vanaf volgend seizoen helemaal vol!! Lucht op de avondtrainingen gekregen met de invulling van facultatief trainingen voor 2 e lijn teams Teams huidig seizoen: 8 Senioren, 17 Junioren, 8 Achttallen, 6 Zestallen en 6 F-teams. D1 is geëindigd in de middenmoot van de 3 e klasse en probeert nu o.l.v. de nieuwe trainer / coach Björn v.d. Putten aansluiting te krijgen met de subtop van de 3 e klasse. H1 is afgelopen jaar gepromoveerd en probeert olv Gerald / Niek er alles aan te doen om in de 3 e klasse te blijven. We hebben JA1 noodgedwongen door moeten schuiven naar de senioren omdat er onvoldoende bezetting was in JA1 en Heren 1 & 3. Vanaf afgelopen seizoen kunnen we niet alle kinderen van de Jongste Jeugd plaatsen in onze competitieteams, wel kunnen alle kinderen trainen op zondagochtend. Op zondagochtend trainen de Beestenbende, Benjamins, Hockeyschool en Papa & Mama hockey. Dit is erg succesvol dankzij verschillende vrijwilligers. Wijzigingen in de Technische Commissie: Andere opzet met een nieuw takenpakket: Bestuurslid Hockeyzaken (Rob Meulendijk) TC Voorzitter (Nicky Donkers), Veteranen (Jan Bakens), Senioren (Rick Saasen), Junioren Jongens (Corné van der Pol), Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 3
Junioren Meiden A&B (Norbert Janssen), Junioren Meiden C (Eugenie van Aerle), Junioren Meiden D (Hugo van Aerle), E-jeugd (Manon Arts), F-jeugd (Chantal Vermeulen), Benjamins & Beestenbende (Lara Tamarinof) Ondersteunend: Björn van de Putten en Antoinette vd Waterbeemd. Begonnen met selectietrainingen voor juniorenteams met dubbele bezetting in de leeftijdscategorie. Ambitie om met ieder 1 e lijnteam op 1 e klasse niveau te gaan spelen binnen nu en 3 jaar. 1. Geschreven handleidingen (Infoboekjes)voor spelers / trainers / coaches en ouders 2. Meer focus op opleidingsplan. Structuur tijdens trainingen dankzij input van Björn (aanreiken oefenstof) 3. 6 Trainers op HT2 cursus van de KNHB 4. Ondersteuning middels Trainer / Coach-avonden van Björn van der Putten & TC leden 5. Babette Marsé gestart als Commissaris Zaalhockey 6. Kaarten seizoen 2012-2013; Totaal 10 kaarten; 1 Rode en 9 gele kaarten (3x verbaal en 6x voor fysiek). T.o.v. seizoen 2011-2012: 5 kaarten; (1x rood en 4x geel) 6. Financieel verslag seizoen 2012-2013. Door een aanpassing van het boekjaar zijn de cijfers op een aantal punten wat vertekend. Door het in het volgend boekjaar vallen van de omzet van juni, traditioneel een drukke maand met clubdag, jeugddag etc., is de baromzet lager dan begroot. Daarbij is bij nader inzien de begroting wellicht wat enthousiast geweest. Meevallers zitten o.a. in huur en energieverbruik van de (veld)accommodatie (eveneens door gewijzigd boekjaar). De kosten van zaalhuur liggen lager omdat we gewoonweg niet meer zaaluren ingekocht konden worden. De trainingen werden op onze velden verzorgd. Afschrijvingen zijn aanzienlijk hoger dan voorgaande jaren omdat nu ook de shirts afgeschreven worden. Dit zal dus ook de komende jaren hoog blijven. Ten aanzien van de oude openstaande contributies is gebleken dat een nog groter deel oninbaar geacht moet worden. Het afgelopen jaar is door de penningmeester, met hulp van Lara Tamarinof, de oude administratie verder inzichtelijk gemaakt en beoordeeld. Het is gebleken dat in het verleden contributie nota s onterecht zijn verzonden en opgevoerd als nog te ontvangen. In weze is de opbrengst in eerdere jaren dus te hoog geweest. Ook zijn er openstaande posten voor oud-leden. Gezien de reacties van deze oud-leden zullen de kosten om deze bedragen te innen veelal niet opwegen tegen de mogelijke baten. Ten derde zijn de posten tot 2010 slechts met zeer veel inspanning te onderbouwen hetgeen niet opweegt tegen de opbrengsten. Al met al reden om een extra voorziening van 10.000,- op te nemen. Met de introductie van LISA is het zowel voor de vereniging als voor de leden van belang de gegevens up-to-date te houden. Dit draagt bij aan een correcte facturering en incasso. Door Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 4
verzending van de nota s per e-mail kan tevens op portokosten bespaard worden. Verder kan inmiddels eerder in het seizoen gefactureerd worden wat discussie achteraf voorkomt of vergemakkelijkt. Ondanks de afboeking op debiteuren is toch een positief resultaat behaald dat zal worden toegevoegd aan de reserves. Zoals in de vorige ALV al aangegeven kan dit in het kader van de gewenst uitbreiding van de veldcapaciteit zeker geen kwaad. Een aantal balansposten (o.a. kas, voorraad, crediteuren, nog te betalen posten) zijn aanzienlijk hoger dan eerdere jaren omdat nu in het lopende seizoen het boekjaar is afgesloten. Naar aanleiding van een vraag uit de zaal licht de penningmeester toe dat de contributie dit jaar (wederom) in 2 termijnen gefactureerd (en geïncasseerd) zal worden. De eerste termijn in begin oktober en de tweede eind november, dit om de kosten voor de leden enigszins te spreiden. Dat de tweede termijn vlak voor de feestdagen valt is niet ideaal maar het is van belang gebleken om de contributie tenminste bij aanvang van het zaalseizoen te factureren om lastige en onnodige discussies achteraf te voorkomen. 7. Verslag kascommissie: De kascommissie van de Hockeyclub Mierlo, bestaande uit de leden Paul Couturier en Henk van Griensven, heeft op 24 september 2013 de jaarstukken en onderliggende bescheiden over het boekjaar 2012/2013 gecontroleerd. Tijdens de controle is het volgende vastgesteld. De verdeling van de openstaande debiteuren zoals gepresenteerd in de jaarstukken over het vorige boekjaar is, na het nodige uitzoekwerk, niet correct gebleken. De vorderingen over de seizoenen tot en met 2010/11 waren Euro 14.890,= maar bedragen in feite Euro 20.630,=. De vorderingen over het seizoen 2011/12 bedroegen Euro 18.887,= maar hadden Euro 13.147,= moeten zijn. Het afgelopen jaar is gebleken dat de vorderingen over de seizoenen tot en met 2010/11 niet of nauwelijks inbaar zijn omdat : oud-leden onvindbaar zijn, facturen ten onrechte zijn opgesteld en gezien de ouderdom en complexiteit, zeer lastig aantoonbaar is dat contributie verschuldigd is en nog niet betaald. Aangenomen moet worden dat dit bedrag niet meer te incasseren is. Over het seizoen 2011/12 staat nog een bedrag open van Euro 2.976,=. Geschat wordt dat hiervan Euro 2.000,= niet binnen zal komen. Over het seizoen 2012/13 is nog te incasseren Euro 8.473,=. Vermoedelijk zal hiervan Euro 1.500,= niet binnen komen. De vorig jaar getroffen voorziening van Euro 15.000,= was dus niet voldoende. Een aanvullende voorziening van Euro 10.000,= is nodig. Over het lopende seizoen 2012/13 zal na deze vergadering het incasso in gang worden gezet. De penningmeester is thans bezig om het automatisch incasso verder te realiseren. Inmiddels heeft +/- 85% van de leden daarvoor getekend. Het resultaat daarvan zal zijn dat het incasso doeltreffender zal plaats vinden, de penningmeester het veel gemakkelijker zal krijgen en er minder zal worden afgeboekt. Hier kan aan toegevoegd worden dat de administratie er perfect uitziet. De kascommissie is er van overtuigd dat er heel veel werk is verzet om orde op zaken te stellen. Wel verdient het aanbeveling om meer aandacht te geven aan het verantwoorden van het bargebeuren. De penningmeester heeft aangegeven dat hier in het nu lopende seizoen al maatregelen zijn getroffen waarvan bij een volgende controle de resultaten zichtbaar zullen zijn. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 5
De kascommissie adviseert de ALV om het bestuur over het boekjaar 2012/2013 decharge te verlenen Conform het advies van de kascommissie verleent de vergadering het bestuur decharge over het boekjaar 2012/2013. 8. Samenstelling nieuwe kascommissie. De kascommissie zal desgevraagd blijven bestaan uit Henk van Griensven en Paul Couturier. Dit omdat statutair en huishoudelijk hierover niet nader is bepaald. 9. Begroting 2013/2014. De begroting is realistisch opgesteld en geeft een batig saldo van 8.000,-. Dit is wenselijk om, wanneer dat nodig blijkt, te kunnen beschikken over eigen middelen om de aanleg van een 3 e veld te bespoedigen. Het bestuur is van mening dat niet nu al grootschalig gereserveerd dient te worden maar dat de hogere lasten voornamelijk opgebracht dienen te worden door de uiteindelijke gebruikers van de uitgebreide accommodatie. Een bescheidde spaarpotje is echter wenselijk om de kans van slagen te vergroten. De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met de voorgestelde begroting 2013/2014. 10. Contributieverhoging seizoen 2013/2014. Het voorstel is om de contributies niet te wijzigen. Omdat al enkele jaren geleden door de ALV de automatische incasso verplicht is gesteld, het systeem nu werkt en schoon is en ruim 85% van de leden hieraan deelneemt stelt de penningmeester voor om een toeslag van 5,- per faktuur zonder automatische incasso in te voeren. De vergadering gaat met beide voorstellen met algemene stemmen akkoord. 11. Verkiezing bestuursleden. Henry is thans voorzitter a.i.. Omdat geen andere kandidaat is gevonden draagt het bestuur Henry van Wanrooy voor als kandidaat voor het voorzitterschap. Er zijn geen tegenkandidaten gemeld. Henry wordt met algemene stemmen gekozen. Jan Bakens is reglementair aftredend maar herkiesbaar (voor 1 jaar zegt hij). Jan wordt met algemene stemmen herkozen. Aftredend en niet herkiesbaar zijn: Koen Reijnen, Bart van den Acker, Remko van de Riet en Babette Marsé. Henry memoreert hun verdiensten en bedankt hen onder het overhandigen van bloemen en wijn. Ook gaat een bijzonder woord van dank naar de met hun taak gestopte vrijwilligers; Peter van Dijck (ledenadministratie) en Harry van Vlerken (sponsorcommissie) Ook aan hen wordt de vloeibare attentie overhandigd. De voorzitter deelt mede dat het bestuur heeft besloten Bart van den Acker en Remko van de Riet te benoemen tot leden van verdienste. Applaus van de zaal en de bestuurstafel. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 6
12. Veldcapaciteit. Een werkgroep bestaande uit Freek Boeijen, Gerke Kok, Jan Bakens en ondergetekende zijn druk in de weer om een derde veld te realiseren. De werkgroep heeft zich goed georiënteerd op de mogelijkheden en onmogelijkheden en is in gesprek met Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Waarschijnlijk zullen op zondagochtend a.s. een aantal gemeenteraadsleden de hockeyschool trainingen komen aanschouwen en zal er opnieuw met elkaar van gedachten worden gewisseld. We hopen nog steeds dat we in het nieuwe seizoen gebruik kunnen maken van het vooral op het doordeweeks en s zaterdags zo broodnodige derde veld. 13. Rondvraag: Er is een vraag over het niet meer schenken van alcohol op zaterdagen. Gepleit wordt om dit wel weer toe te staan voor persoenen ouder dan 18 jaar, omdat nu omzet wordt gederfd en het er niet gezelliger op wordt. Op het voorzittersoverleg is gebleken dat 50% van de verenigingen op zaterdagen geen alcohol schenkt. In Zuid-Limburg vooral twijfelt men nog. Het bestuur zal in overleg met he verantwoordelijken voor de bar en na intern beraad met een standpunt komen. Dit zal aan de leden kenbaar worden gemaakt. Er wordt geopperd dat het voor de publiciteit en voor betrokkenen nuttig kan zijn om bij een 25 jarig lidmaatschap een attentie te verzorgen en daar publiciteit aan te geven. Zeker als een team 25 jaar binnen de club actief is zou hier (meer) ruchtbaarheid aan gegeven mogen worden. Het bestuur zal zich hierover beraden. Er wordt gepleit om voor het 3 e veld te ijveren voor minimaal een semi-waterveld. Het ontbreken hiervan zou geleid hebben tot een uittocht van H1 en JA1 spelers naar een naburige club. 8. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun bijdrage aan de vergadering en sluit deze om 21.30u af. BESLUIT: Naar aanleiding van de vraag tijdens de ALV werd bij clubs in de regio, de sportkoepel en het voorzittersoverleg, onderzoek gedaan naar het beleid bij andere clubs t.a.v. alcoholgebruik op zaterdagen. Naar aanleiding daarvan is besloten om op zaterdagen geen alcohol te schenken. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 26 september 2013 Pagina 7