Notulen Algemene Vergadering van de American Footballclub Lelystad Commanders d.d. 24 juni 2015 Locatie: Clubhuis Commanders Kofschip Lelystad

Transcriptie

1 Notulen Algemene Vergadering van de American Footballclub Lelystad Commanders d.d. 24 juni 2015 Locatie: Clubhuis Commanders Kofschip Lelystad Agenda: 1. Opening 2. Mededelingen 3. Vaststelling notulen ALV xxx 2014 (zie bijlage) Toelichting: Voorgesteld wordt de notulen vast te stellen. 4. Benoeming kaderleden Toelichting: René Pol zal een toelichting geven. De AFL Commanders zijn nog steeds op zoek naar een voorzitter. Deze is tot op heden nog niet gevonden. Nieuwe materiaalbeheerder. 5. Club van 50 Toelichting: Ruby Kamerling zal hierop een toelichting geven. 6. Jaarrekening (zie bijlagen) Toelichting: Dave de Bruin zal een toelichting geven. 7. Contributie leden Toelichting: Dave de Bruin zal een toelichting geven aangaande de verhoging. 8. Stand van zaken Clubhuis Toelichting: Rene Pol zal tijdens de vergadering een beknopte toelichting geven. 9. Technische zaken Toelichting: Michael van Dam zal op onderstaande punten tijdens de ALV een toelichting geven. a. Coaching Staf 2015/2016 (Elke HC zal een beknopte toelichting geven op de sportieve doelstellingen 2015/2016) b. AFBN Wedstrijdschema 2015/2016 (voor zover reeds bekend) c. Scheidsrechtersverplichting d. Minimale aantallen e. Dubbele licenties 10. Ledenadministratie Toelichting: Diana Kerkhoff zal een toelichting geven over de stand van zaken. 11. Rondvraag 12. Sluiting

2 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Hij bedankt iedereen voor de grote opkomst. 2. Mededelingen Er worden geen mededelingen gedaan. 3. Vaststellen notulen ALV Notulen van de vorige leden vergadering van 2014 zijn niet gemaakt. Ook navraag bij de oude voorzitter heeft niet tot notulen van de ALV van 2014 geleid. 4. Benoeming kaderleden Materiaalman: Ramon v.d. Akker Ramon gaat een inventarisatie maken van alle materialen. Uitleen van materiaal verloopt per direct via Ramon. Coach staff Peewee: Patrick Willemsen heeft zich aangemeld om samen met Coach Marcel van Duyn de peewees te gaan coachen het komende seizoen. Teammanager Cubs: René Pol heeft zijn functie als teammanager doorgeven aan Dirk Lechner (vader van Jamal). Voorzitter: Voor deze functie is nog steeds een vacature. 5. Club van 50 In de kantine komt een bord te hangen met de leden van de club van 50. Iedereen die 50 euro per kalender jaar bijdraagt komt dan op het bord met foto en is lid van de club. De doelstelling hiervan is een nieuw clubhuis! Voorlopig wordt dit geld nog gestort op de rekening van de vereniging, maar bij voldoende aanmeldingen dan komt er een eigen rekening. Voorzitter : Ruby Kamerling Coördinator : Jose Fautoeboen Secretaris : Annet Van Andel Penningmeester : Gerlof Kamerling Crowdfunding just for you: Dit is een projectvorm in sponsoring. Het is lastig om bekendheid hier te aan geven. Het verzoek aan allen om dit te delen via facebook, link op de website, via mondreclame. Marion T neemt de communicatie om dit verder onder de aandacht te brengen onder haar hoede.

3 6. Jaarrekening 2014 en 2015 De vereniging draait op dit moment met verlies. (zie jaarrekening). Er zijn hiervoor verschillende oorzaken: a. Weinig evenementen/bowls geweest waardoor minder inkomsten b. Opbrengst papier wordt steeds lager c. Veldhuur loopt op (dit is meerdere keren aangegeven bij sportbeheer, niet iedereen betaalt evenredig. Dit is lastig om via de gemeente in kaart te krijgen) d. Scheidsrechters kosten voor elk tackle team Er zijn in de eerste maanden van dit jaar problemen geweest met de incasso van de bank. De moeder van Ramon v.d. Akker (Colinda) geeft aan dat ze hierbij wilt helpen om dit optelossen. Dave gaat contact opnemen met haar. Mark gaat informeren bij de basketbal vereniging hoe zij dit administratief regelen. Voorstel ; Incasso van de spelende leden niet betaald, is niet spelen Wilma geeft aan dat ze wilt helpen om in kaart te krijgen, in samenwerking met de coaches, welke leden we niet meer zien tijdens de trainingen/op de club. Afspraak is dat dit in 2 maanden vanaf nu wordt gerealiseerd. Seizoen sept mei 2016: Licentie kosten zijn betaald tot december Contributie leden Contributie verhoging voorstel : Peewee 96,00 wordt 120,00 Cubs 120,00 wordt 140,00 Cadet 144,00 wordt 175,00 JT 175,00 wordt 192,00 Senioren 192,00 wordt 225,00 Incasso kunnen als volgt worden geïncasseerd; 1. 1x per jaar in januari van het lopende kalenderjaar. 2. in 2 x per jaar eind januari en eind juli van het lopende kalenderjaar. Besluit: Voorstel contributie verhoging is aangenomen voor alle disciplines. De nog te innen contributie van het lopende jaar zal in augustus worden geïnd. Afkopen vrijwilligersbijdrage Het verschilt per toernooi hoeveel vrijwilligers er nodig zijn. Per wedstrijd: 2 personen in kantine 2 personen belijnen 1 materiaalman 1 scheidsrechter Er moet een avond georganiseerd worden om alle scheidsrechters en chainers op de juiste wijze te informeren.

4 De coaches en de teammanagers hierin een duidelijke rol laten spelen. (actie bestuur) Beleid moet door bestuur worden uitgewerkt (actie bestuur) Vrijwilligers coördinatie: De vrijwilligers coördinatie doorzetten via de weg die nu is ingezet. Er zitten niet genoeg consequenties aan het niet doen van het vrijwilligerswerk binnen de club. Gesproken wordt over; afkopen van de vrijwilligersdiensten middels een éénmalige donatie aan de vereniging. Wel is iedereen het er over eens om een strakker beleid met eventueel een boete, wedstrijd schorsen, royement te gaan voeren. Bestuur gaat een voorstel maken en hierna het beleid erop maken en handhaven. (actie bestuur) Communicatie moet duidelijk zijn. De website zou hierin meer gebruikt moeten worden. Wilma geeft aan dat ze dit wilt oppakken. (actie Wilma). Besloten is dat de website leidend is in de communicatie. What s app groepen en Facebookpagina s kunnen uiteraard ook gebruikt worden om te communiceren met ouders/ teams, echter blijft de website leidend. 8. Stand van zaken clubhuis Rene geeft een korte samenvatting wat er de afgelopen maanden is onderzocht. 1- een nieuw clubhuis met nieuwe porto cabins is financieel niet haalbaar, kosten ca ,00 2- een clubhuis met gebruikte porto cabins is financieel ook niet haalbaar, kosten ca ,00 3- er zijn oriënterende gesprekken gevoerd met de voetbalverenigingen in Lelystad. VV Unicum moet nog terugkoppeling geven op het voorstel. Met SVL en Batavia zijn afspraken gemaakt om het oriënterend gesprek te voeren. 4- Samenwerking met de soft-/ honkbal vereniging is geen optie. De Falcons willen niet samenwerken op dit vlak. 9. Technische zaken A. Coachingstaff Peewees : Marcel en Patrick voorlopig. Cubs : Frank, spelers met dubbele licenties (flag en tackle) Cadet : Stuart, Marcel J., meer aandacht voor de dubbele licenties. JT : Blijft aandachtsgebied, er zijn er al aantal weg. Het is nog niet duidelijk of JT doorgaat. Er zullen nog persoonlijke gesprekken plaatsvinden. Inzetten op werving en eventueel een combi team. Contact zoeken met Almere. (actie bestuur/technische commissie). Senioren : Er is nog geen senioren team. Vrijdag 26 juni is er een gesprek om te kijken of er een team gevormd kan worden. De intentie is om iedereen lid te maken. B. Wedstrijdschema Het wedstrijdschema van alle disciplines is nog niet bekend gemaakt door de bond. C. Scheidsrechters verplichting: Scheidsrechters moeten volgend seizoen worden aangeleverd. Per tackle team dienen we 1 scheidsrechter aan te leveren bij de bond. Uitgaande van zeker 3 scheidsrechters. De JT eventueel

5 warm maken om te gaan fluiten. Eventueel Carlos aan de jongens laten uitleggen wat er van ze verwacht wordt. René neemt contact op met Carlos of hij zelf nog kan fluiten en of hij uitleg aan de JT wil geven (actie René) D. Aantal teams Peewees Cubs Cadets Junior Tackle Senioren 1 Team nog niet bekend. E. Dubbele licenties Er wordt meer tijd gestopt in de dubbele licenties. Cubs met keuzejaar (per , 14 jaar) krijgen een dubbele licentie. Deze spelers zijn primair Cub en wanneer het competitieschema het toelaat kunnen zij op uitnodiging van de Cadets Coach een Cadetwedstrijd meespelen. Deze spelers, die in het bezit zijn van complete tackle gear, op vrijdag meetrainen met de Cadets. 10. Ledenadministratie Er zijn geen mededelingen vanuit de ledenadministratie. 11. Rondvraag V: Is er al een nieuwe leverancier is voor Commanders kleding? A: Hier is nog niets uitgekomen, we blijven verder kijken. Voor kleding verwijzen wij voorlopig nog naar Forelle. V: Wil het bestuur hulp aanpakken wanneer deze wordt aangeboden? A: Uiteraard zijn wij als bestuur blij met alle hulp die wordt aangeboden op welke manier dan ook. Het is de laatste maanden vanwege ontwikkelingen (senioren wel/ niet, nieuw clubhuis, gesprekken met diverse instanties) nog niet van gekomen om dit te kunnen overdragen. Dit gaat zeker gebeuren. V: Hoe gaan we de naamsbekendheid van de club vergroten? A: Daar zijn voldoende plannen voor echter met de uitwerking ervan valt het tegen. Wij hebben niet de mogelijkheid om bedrijven reclame borden langs het veld te laten plaatsen. Dit komt mede door de multi functionaliteit van het veld. Wel zullen wij via de media meer aandacht voor de vereniging gaan vragen. 12. Sluiting De voorzitter sluit om 23:00 uur de vergadering en bedankt een ieder voor zijn inzet en aanwezigheid.