STAP 50 De vormingsaanvraag is nu terug zichtbaar voor de aanvrager en staat nu in stap 50 Afwerking Vormingsdossier. Hier dien je aan te duiden of je de opleiding effectief gevolgd hebt of niet. Wanneer je de opleiding niet gevolgd hebt en je klikt op Nee, dan geef je ook de reden mee. Je hebt standaard een aantal mogelijkheden waaruit je kan kiezen. Advies: Als je op voorhand weet dat je er niet zult geraken, verwittig de dienst personeelszaken dan tijdig zodat we nog tijd krijgen om ervoor te zorgen dat de opleiding toch niet gefactureerd wordt. Te druk is geen reden. We hebben het allemaal druk. Uit respect voor de lesgever en de hele organisatie van de opleiding, probeer je toch je werk te herschikken zodat je naar de opleiding kan komen. Uitzonderingen en overmacht zijn uiteraard altijd een goede reden. Kies je voor: De deelnemer kon niet aanwezig zijn, want:.,dan kan je zelf in het veld Commentaar een tekst intikken. 1
Opgelet: deze tekst worden met aandacht gelezen! Nu moet je het Totaal Aantal Uur Opleiding gevolgd invullen! Dit is een verplicht in te vullen veld. Je kan hier met getallen achter de komma werken. 2
BELANGRIJK BIJ EEN GROEPSOPLEIDING! Nu dien je per deelnemer het aantal uren gevolgde opleiding invullen. Want deze uren worden overgetrokken naar het archief, waar alle opleidingen worden geregistreerd. Vergeet je dit, dan wordt er 0 vermeld! Deze uren dien je aan te tonen bij een eventuele bevordering of misschien bij een nieuwe werkgever. Hoe vul je de gevolgde uren in? Je klikt weer op het gele potloodje links, boven de vermelding Aantal Uur Opleiding. Je vult dan per deelnemer het aantal gevolgde uren in. Je kan ook een deelnemer schrappen die niet aanwezig was met het rode kruis vooraan. Heb je dat gedaan, dan klik je bovenaan op de groene cirkel met het witte V-tje. Wil je nog een nieuwe deelnemer toevoegen, dan zal je een nieuwe vormingsaanvraag dienen op te starten! Je hebt wel degelijk de opleiding gevolgd, of toch iemand van de lijst van deelnemers van een groepsopleiding. Dan dien je nog je evaluatie over de opleiding invullen. Hoe doe je dat? Nadat je je uren gevolgde vorming hebt ingevuld, klik je op Volgende stap. Dan kom je in stap 60 Navorming/evaluatie. 3
STAP 60 STAP 60 Navorming / Evaluatie is de laatste stap waarin de aanvrager van de opleiding een actie dient te ondernemen. Je komt automatisch op het tabblad Aanvraag terecht. Wil je de evaluatie afwerken, dan klik je op het tabblad Evaluatie. Ben je halverwege en moet dringend stoppen? Vergeet dan niet te klikken op Opslaan, links bovenaan in de balk. Nu kan je de 3 vragen beantwoorden en de 2 tekstvelden invullen. Opgelet: Klik zeker op de juiste bolletjes bij deze 3 vragen, want ze staan standaard op Nee. Opgelet: dit tabblad wordt met aandacht gelezen door je leidinggevende en door de vormingscoördinator! Je kan altijd naar het tabblad Aanvraag klikken om terug de details van je opleiding te bekijken. 4
Kies dan weer voor Volgende stap, bovenaan. Klaar is kees! Zo is je feedback via mail zichtbaar voor je leidinggevende en voor de vormingscoördinator: NIET VERGETEN: heb je reiskosten of andere kosten n.a.v. je opleiding? Ga dan naar intranet en vul het daarvoor bestemde formulier in. 5
Ga naar Intranet en Klik links op Info Personeelszaken. Voor Formulieren Kies voor Aanvraag voor uitbetaling vergoeding voor dienstverplaatsingen van 1 juli 2015 tot 30 juni 2016.xlsx Kijk goed naar de datum, want telkens op 1 juli verandert het bedrag van de kilometervergoeding. Kies dus het juiste document, want dit bedrag zit verwerkt in het document om het juiste bedrag automatisch uit te rekenen! 6
Zo ziet dit formulier eruit: Vergeet niet bovenaan in de gele balk Bewerken inschakelen aan te klikken. Download het juiste document, vul het in en bewaar het ergens op een plek waar je het nadien nog kan terugvinden en eventueel kan aanvullen, totdat het blad vol is als je regelmatig dienstverplaatsingen hebt. Bewaar steeds je ticket van je parking, bus, trein of tram om dit aan dit document te nieten als je het afgeeft aan de dienst Begroting & uitgaven. 7
STAP 70 Deze stap Controle Coördinator slaat op de laatste fase van de workflow vorming. Hier wordt nog even gekeken of de ingevulde Totaal Aantal Uur Opleiding Gevolgd OK is. Als de dienst personeelsdienst nu op Volgende stap klikt, wordt de opleiding weggeschreven in de databank van alle gevolgde vormingen. DELEGATIES Zoek je naam bovenaan rechts in de blauwe balk en klik daarop. Je krijgt dan het volgende scherm: Kies voor het tabblad Delegaties. Dan krijg je een scherm waar je zelf kan bepalen wie jouw acties mag overnemen, ofwel bepaald in tijd = Getimed ofwel Manueel, d.w.z. onbepaald totdat de delegatie weer wordt ingetrokken. Je kan een delegatie aanmaken door op de groene cirkel te klikken met het wit kruisje. 8
Dan kom je op dit scherm: Je zoekt dan de persoon via het vergrootglas naar wie je je taak wil delegeren. Klik je daarop, dan kan je kiezen uit een lijst. Ofwel tip je al de eerste letters van de naam in het veld en dan pas klik je op het vergrootglas. Dan krijg je een kortere lijst om uit te kiezen. 9
Zie dit voorbeeld: Als je dan klikt op de naam die zoekt, dan wordt de naam automatisch in de kader ingevuld. Belangrijk: kies dan de gewenste procedure: 10
Je schuift rechts de schuifbalk helemaal naar onder en je klikt op de procedure Vorming & Opleiding. (NA staat voor niet actief). Dan moet je enkel nog kiezen voor Manueel of Getimed. Bij getimed dien je uiteraard een begindatum en einddatum in te geven van je periode waarin je iemand anders de delegatie wil geven voor je taak in de workflow: Dan opslaan! 11
Wil je de getimede delegatie weer verwijderen, dan kan je dat met het rode kruisje. Wil je er nog iets aan veranderen, dan via het geel potloodje. De delegaties die jou zijn toegekend door een collega Naar. Je naam, vind je onder de kader met Van Je naam. 12
ZOEKEN Zie boven in de grijze balk, rechts. Je krijgt dan het volgende scherm: Je kiest voor de onderste procedure. Daar kan je je zoekopdracht instellen. Of je kan gaan via Zoeken -> Dan heb je veel meer mogelijkheden om ook te zoeken op bv. op dienst! = Huidig = lopende aanvragen. Op Open workflows of op Archief = Gevolgde opleidingen of op beide. Dan kom je op het volgenden scherm, waar je bovenaan start met de procedure te kiezen. 13
Je scrolt dan naar beneden, tot je een veld vindt of verschillende velden waarop je wil zoeken. Heb je de juiste criteria bepaald waarop je wil zoeken, dan kan je deze zoekopdracht onderaan opslaan. 14
Je geeft deze zoekopdracht dan een naam. Vergeet niet op Opslaan te klikken! De voglende keer kan je dan via bewaarde zoekopdrachten dezelfde zoekopdracht terugvinden en uitvoeren. Je kan dan je zelf gecreëerde zoekopdracht terugvinden in de lijst. 15
Wil je deze zoekopdracht bewerken, dan klik je op het gele potloodje. Wil je de zoekopdracht verwijderen, dan klik je op de groene vuilbak. SUCCES! 16