Handleiding Workflow Vorming 2.0

Transcriptie

1 Handleiding Workflow Vorming 2.0 Document Inhoud Handleiding Workflow Vorming 2.0 Tot stap 40 Inleiding Blz 1-3 STAP 10 Blz STAP 20 Blz STAP 30 Blz STAP 40 Blz Document Inhoud Handleiding Workflow Vorming 2.0 Vanaf stap 40 STAP 50 Blz. 1-3 STAP 60 Blz. 4 7 STAP 70 Blz. 8 DELEGATIES Blz ZOEKEN Blz

2 Handleiding Workflow Vorming 2.0 Waarom hebben we een workflow vorming? Wat is de meerwaarde van de workflow Vorming? 1. De workflow zorgt voor een vlotte goedkeuring van een vormingsaanvraag door het automatisch doorsturen (= flow) van de aanvraag naar alle betrokken personen volgens een logische volgorde. 2. De aangevraagde opleidingen worden overgetrokken naar een college- of secretarisbesluit om de goedkeuring te verkrijgen voor het volgen van de opleidingsactiviteit. 3. De workflow vorming is de énige registratie van gevolgde opleidingen. Bij bevorderingen/ examens heb je vaak een overzicht nodig van je gevolgde opleidingen. 4. De workflow vorming maakt ook de goedkeuring van de vormingsfacturen gemakkelijker. Wat uitleg over het vormingsbudget Is er voldoende budget ter beschikking? We hebben een centraal vormingsbudget dat beheerd wordt door de dienst personeelszaken. Het centraal vormingsbudget wordt o.a. voornamelijk gebruikt voor opgelegde veiligheidsopleidingen, vormingstrajecten voor startende personeelsleden en voor opleidingen die dienstoverschrijdend zijn. Daarnaast hebben we decentrale vormingsbudgetten per dienst. Deze worden volledig beheerd door de diensten zelf. Als je dus een (decentrale) opleiding aanvraagt, dient er op voorhand afgetoetst te worden door jou of je leidinggevende bij de budgetbeheerder van je dienst of er nog vormingsbudget ter beschikking is. Wat zijn de verschillende stappen in de workflow vorming? 1. Stap 10 = Aanvraag vorming = Nieuw dossier 2. Stap 20 = Advies Vormingscoördinator 3. Stap 30 = Goedkeuring 1ste leidinggevende 4. Stap 40 = Administratie Vorming = inschrijving + opmaak besluiten 5. Stap 50 = Afwerking vormingsdossier = natraject 6. Stap 60 = Navorming/ Evaluatie -> Feedback = mail gaat naar 1ste leidinggevende en vormingscoördinator 7. Stap 70 = Controle coördinator = eindcontrole 8. Archivering 2 Belangrijke afspraken: Je dient altijd je aanvraag in alvorens de opleiding start! Onze secretaris staat daarop, omdat je anders de bevoegdheid en de rol van het college en de secretaris miskent. Een goedkeuring wordt immers gegeven alvorens je naar een opleiding gaat en niet nadien. Onmiddellijk na je opleiding, werk je je dossier verder af. 2

3 OPSTART Je start een nieuwe vormingsaanvraag op via INTRANET Je klikt op WORKFLOW in de groene balk bovenaan. Enkel bij de eerste keer wanneer je start met het gebruik van de workflow, check je of je adres correct ingevuld staat. Zo kan je automatische mailberichten ontvangen. Zoek je naam bovenaan rechts in de blauwe balk en klik daarop. Je krijgt dan het volgende scherm: Bij het veld Adres moet je correct adres ingevuld zijn. Is dat nog niet het geval, dan dien je dat zelf aan te vullen en onderaan klikken op een blauwe knop Opslaan. 3

4 OPSTARTEN VAN EEN NIEUWE VORMINGSAANVRAAG Je klikt op Nieuw om een nieuwe vormingsaanvraag op te starten. Je kiest dan voor de onderste lijn : Vorming & Opleiding STAP 10 Je start steeds een nieuwe opleidingsaanvraag in stap 10 Aanvraag Vorming Belangrijk is aan te duiden of je een aanvraag opstart enkel voor jezelf of voor een groep personeelsleden vanuit dezelfde dienst. Zijn het personeelsleden van verschillende diensten, dan maak je per dienst een aparte groepsaanvraag aan. Dit heeft te maken met het begrotingsartikel dat anders is per dienst. Vormingsaanvraag voor een groep ja of neen -> je klikt het correcte bolletje aan. De groepsaanvraag wordt iets verder toegelicht. 4

5 Ook duid je hier aan of je zelf zal zorgen voor de inschrijving bij de vormingsinstantie, om te voorkomen dat ook de dienst personeelszaken de inschrijving verzorgt. Reeds ingeschreven? Ja of Nee Normaal schrijft de dienst personeelszaken in (*), tenzij je al op voorhand weet dat je snel moet zijn om nog plaats te hebben bij de betrokken instantie. Dan kan je gerust zelf inschrijven, onder voorbehoud van een latere weigering door de eerste leidinggevende. Daarom is het altijd aan te bevelen om je vormingsvraag even te bespreken met je eerste leidinggevende, zeker ook om te checken of er nog vormingsbudget ter beschikking is. (*) Uitzondering: ICT en de scholen (via websites, met eigen paswoorden) schrijven zelf in. Ben je een aanvraag gestart en je kan niet verder doen, omdat je nog iets anders moet doen, klik dan op het symbool links bovenaan op Opslaan. Heb je alles correct ingevuld, dan klik je Volgende stap met het symbool van een wit Vinkje in een groen bolletje, bovenaan in de balk. Je hebt 3 tabbladen: Algemeen, Aanvraag en Historiek. 1. Algemeen = info over aanvrager 2. Aanvraag = de opleidingsaanvraag zelf 3. Historiek = overzicht van de flow (stroom) van de aanvraag Tabblad Algemeen 5

6 Onderwijzend personeel Dat laat je op Neen staan, tenzij je inschrijft voor onderwijzend personeel of ROER-personeel, nl. personeelsleden waarvan het bestuur juridisch niet de werkgever is. Nu vul je jouw gegevens in, nl. de gegevens van de vormingsaanvrager. Je dient dit te doen via het vakje Rijksregisternummer. Als je dit niet van buiten kent, klik je op het symbooltje van de verrekijker. Je kan kiezen via welk veldje je nu verder wil zoeken. Bv. op Naam: 6

7 Je klikt dan op Zoeken ofwel druk je gewoon op je entertoets van je klavier. Je gegevens worden dan automatisch ingevuld, als er niemand anders in dienst is met dezelfde achternaam. Anders zou het kunnen zijn dat je nog uit een lijstje kan kiezen. Dan klik je de naam aan die je wenst. Als je gegevens zijn ingevuld, kan je je leidinggevenden ingeven. Je tikt gewoon de (eerste letters van de ) achternaam of voornaam in en je klikt op het verrekijkertje. Het programma vult dan automatisch de gegevens verder aan. Je kan steeds de gegevens wissen met het rode kruisje. De eerste leidinggevende is je direct leidinggevende. De tweede leidinggevende is de leidinggevende die iets verder af staat. Hieronder zie je een voorbeeld. Wil je iets verwijderen? Hier wissen. Heb je alle gegevens ingevuld, dan kan je naar het volgende tabblad Aanvraag gaan om de info over je opleiding in te vullen. De velden met een rood sterretje tussen haakjes zijn verplicht in te vullen. Soort vorming 7

8 Deze keuze is belangrijk voor de terugbetaling van de kosten en voor de bepaling van het vormingsverlof. Ontwikkelingsgerichte vorming voor de hiërarchische loopbaan wordt enkel terugbetaald volgens de mate waarin de inhoud nuttig is voor de huidige functie. Daarvoor wordt er samen met de vormingscoördinator, de eerste leidinggevende en de gemeentesecretaris een % van functionaliteit bepaald. Je kan dan zelf het voorgestelde percentage invullen. Je eerste leidinggevende kan dit nog aanpassen, eventueel na overleg. Advies: Wil je een langdurige opleiding aanvragen van 1 jaar of langer, bespreek dit eerst met de vormingscoördinator. Zo kunnen de afspraken daarrond en het % functionaliteit samen vastgelegd worden, alvorens je de aanvraag officieel opstart in de workflow vorming. Toepassing Vormingsclausule Het bestuur kan ervoor kiezen om een vormingsclausule op te stellen, als de opleiding loopt over meerdere jaren en zeer duur is. Deze clausule kan onder bepaalde voorwaarden ervoor zorgen dat je een deel van de opleiding moet terugbetalen als je het bestuur verlaat onmiddellijk na afloop van de opleiding. Standaard mag je voor Nee kiezen. Voor het vormingsverlof is dit ook zo voor de Ontwikkelingsgericht vorming algemeen meer dan 15 uur en voor de Ontwikkelingsgerichte vorming voor de hiërarchische loopbaan. Per jaar kan er maximum 125 uur vormingsverlof opgebouwd worden. De rest wordt overgezet naar het volgende jaar. Motivering aanvraag gelezen! Hierin vermeld je je motivatie van je aanvraag. Deze wordt met veel aandacht 8

9 Opleiding selecteren uit het vormingsaanbod De dienst personeelszaken organiseert regelmatig interne opleidingen. Ze maakt daarvoor een vormingsfiche op en geeft dit een nummer. Als je dan in deze opleidingscataloog een opleiding kiest, bv. via het nummer, dan zullen quasi alle velden automatisch ingevuld worden. Als er 4 of meer personeelsleden van verschillende diensten een externe opleiding willen volgen, dan kan er op vraag ook voor een externe opleiding door de dienst personeelszaken een fiche aangemaakt worden. Voor eenzelfde dienst is het aan te bevelen een groepsopleiding op te starten. Je klikt op het symbool van de verrekijker. Dan kom je op het volgende scherm: Als je het nummer kent, kan je het invoeren in het juiste veld en enteren. Of je zoekt via de Zoeken knop. Dan zal je de opleidingscataloog zien. Je klikt dan op de gewenste opleiding. Vervolgens worden de gegevens ingevuld in de velden. Opgelet: je moet nog steeds zelf je motivatie invullen. Advies: kijk goed of de data correct ingevuld zijn! Vul zelf de datum in met tussenstreepjes, of zoek via de kalender (Symbool naast het datumveld). In het veld Bijkomende info data of bij Opmerkingen kan je nog iets kwijt dat voor jezelf en/of voor de dienst personeelszaken belangrijk is. Vormingsactiviteit (= Vormingstitel) Hier vermeld je de naam van je opleiding, bv. Gemeentedecreet update of Omgaan met en voorkomen van stress & Burn-out of Intervisie HRdeskundigen of Collegagroep Overheidsopdrachten. Deelnamekost (incl. 21% BTW) steeds het bedrag invullen incl. BTW, want dit bedrag wordt ook vastgelegd op het vormingsbudget via het begrotingsartikel dat de eerste leidinggevende ingeeft. Toevoegen van informatie over de opleiding Via documenten + 9

10 Klik op het witte kruisje in de groene cirkel. Dan krijg je vervolgens dit scherm: Via Select zoek je in je bestanden waar het opgeslagen document staat. Dan klik je op Openen onderaan het scherm dat je dan krijgt. Vervolgens druk je op de knop Opladen. 10

11 Dan zie je in de workflow vorming onderaan: Zo kan de dienst personeelszaken ook de folder of de info lezen om de juiste contactpersoon of website terug te vinden. Ook voor jezelf kan dit handig zijn om nadien nog de info snel terug te vinden. Vormingsaanvraag voor een groep Klik in het tablad Algemeen bovenaan op Vormingsaanvraag voor een groep -> ja Je dient dan jouw naam in de geven als aanvrager van de groepsopleiding en ook de deelnemers in te vullen. Opgelet: als je zelf ook wil deelnemen aan de opleiding, dien je ook jezelf als deelnemer nog eens extra op te geven. Als aanvrager ben je niet automatisch ingeschreven! Hoe geef je de deelnemers door? Zie Overzicht deelnemers en helemaal rechts zie je boven de vermelding van aantal Uur opleiding een geel potloodje. Je krijgt dan het volgende scherm: 11

12 Om personen toe te voegen, klik je op het symbool van een blad met een klein groen bolletje onderaan, helemaal links bovenaan van de balk. Dan kan je weer via het symbool van de verrekijker de deelnemers opzoeken. Wil je nog bijkomende deelnemers, dan herhaal je dezelfdebewerking door op het symbool van een blad met een klein groen bolletje te klikken. Je kan er altijd een verwijderen door op het rode kruis te klikken. Heb je ze allemaal aangeduid, dan klik je op de groene cirkel met het witte V-tje. Je ziet de deelnemerslijst dan verschijnen op je tabblad Algemeen. Wil je toch nog iets wijzigen, klik dan opnieuw op het gele potlood recht. Het tabblad Historiek is in deze fase nog niet zo interessant om te bekijken. Aanvraag klaar? Dan geef je de opdracht om door te gaan naar de volgende stap: Klik op de groene cirkel met het witte V-tje. Nu is alles correct ingevuld. Mocht je nog iets vergeten zijn, dan zal het programma je daarop attent maken door een melding in het rood bovenaan mee te geven: 12

13 KLAAR IS KEES! Ps Ook een teambuilding wordt op deze manier aangevraagd, na de principiële goedkeuring door het college. Om deze principiële goedkeuring te bekomen, maakt de dienst personeelszaken een collegedossier op. 13

14 STAP 20 Nu komt de aanvraag in stap 20 Advies Vormingscoördinator In deze stap geeft de vormingscoördinator advies over de vormingsaanvraag en checkt ook alle ingevulde velden. Zij kan de aanvraag terugsturen naar de aanvrager als er onduidelijkheden zijn. Wanneer je bovenaan klikt op het symbool van terugsturen, krijg je het volgende invulveld, waarin je de opmerkingen kan intikken. Klik dan op OK en de boodschap wordt doorgestuurd naar de vorige stap. Je krijgt dan de aanvraag terug in je workflow vorming in het mapje Mijn Werk met een rode kader bovenaan, waarin de opmerking vermeld wordt. Je ziet de teruggestuurde aanvraag met hetzelfde symbool links. 14

15 Je kan dan de correctie of aanvulling doorvoeren en weer klikken op Volgende stap om de aanvraag terug in de workflow vorming te brengen. Belangrijk : om in een vormingsaanvraag een wijziging aan te brengen of iets in te vullen, dien je altijd 2 X te klikken op de lijn. Klik je slecht 1 x, dan kan je enkel lezen. 15

16 STAP 30 Dan komt de vormingsaanvraag in stap 30 Goedkeuring Leidinggevende Als leidinggevende doe je dan de volgende stappen: 1. Je checkt alle velden 2. Je checkt of er voldoende vormingsbudget ter beschikking is als het gaat over een decentrale opleiding (budgetopmaak en opvolging en door de diensten). 3. Indien OK, dan klik je bij Akkoord Eerste Leidinggevende op ja 4. Ben je niet akkoord, dan vermeld je je motivatie waarom je de aanvraag weigert en je bespreekt het ook nog een keer mondeling met je medewerker. Best is ook om de vormingscoördinator op de hoogte te brengen. De geweigerde aanvraag wordt daardoor onmiddellijk stopgezet. Wanneer er na overleg toch tot een akkoord gekomen wordt, kan de vormingscoördinator deze aanvraag terug activeren. 16

17 5. Je kan het percentage Functionaliteit bij Percentage Eerste Leidinggevende ook nog aanpassen, wanneer je geklikt hebt bij Akkoord Percentage Functionaliteit Nee. Je kan hierbij nog een motivatie meegeven in het tekstveld. 6. Als de vormingsaanvraag goedgekeurd wordt door jou als leidinggevende, dien je nog enkel het correcte beleidsitem en AR (Algemeen rekeningnummer) in te geven. De naam van de betrokken schepen is hieraan gekoppeld en dien je niet meer apart in te geven. Hoe vind je het juiste correcte beleidsitem en AR? Je klikt weer op het symbool van de verrekijker. Dan krijg je het volgende veld: Klik je dan op Zoeken zie je de hele lijst. Je kan dan kiezen en de juiste dienst aanklikken. Klik op Volgende onderaan om de lijst verder te bekijken. 17

18 Je kan ook een deel van de naam van je dienst intikken, bv. Pers, Groen, Contract,. en op zoeken klikken. Als je het nummer kent, moet je toch via het verrekijkertje gaan, om dan in het veld Begrotingsartikel de juiste cijfers in te tikken, bv / Klik dan op Enter op je klavier. 18

19 Als alles correct is ingevuld, dan kan je op Volgende stap klikken, bovenaan in de balk. Dat was het voor de leidinggevende. 19

20 STAP 40 Nu zit de vormingsaanvraag in stap 40 Administratie Vorming. Nu is het aan de dienst Personeelszaken om voor de verdere administratie te zorgen. Als er in een vorige stap al werd aangeduid dat de deelnemer is ingeschreven, dan kan de dienst personeelszaken dit aflezen op hun lijst. Voor de overige aanvragen zal de dienst dan het nodige doen om de deelnemer(s) in te schrijven. De dienst personeelszaken trekt een lijst vanuit de workflow vorming van alle aanvragen en legt deze voor aan de gemeentesecretaris of aan het college (voor personeelsleden die niet onder onze rechtspositie vallen). Ondertussen zorgt de dienst personeelszaken ook dat de financiële vastleggingen worden aangemaakt bij de dienst Begroting & Uitgaven. Er moet dus geen bestelbon aangemaakt worden door de diensten zelf. De dienst personeelszaken vult de workflow vorming aan met de datum van het college- of secretarisbesluit en het vastleggingsnummer. Ook wordt het bolletje aangeklikt bij Reeds ingeschreven: ja, als de inschrijving in orde is. Goed om weten: je vormingsaanvraag is in deze stap even niet meer zichtbaar bij jou. 20

21 In het tabblad Historiek kan je altijd alle stappen terugvinden, met de datum en de commentaren. Wanneer de dienst personeelszaken alle velden heeft ingevuld en ook op Volgende stap heeft geklikt, dan komt de aanvraag in stap 50, terug bij de aanvrager. Zie daarvoor een volgend Word-document met Handleiding Workflow Vorming 2.0 Vanaf STAP