c o n c e p tnota Conceptnota e-recruitment Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen 1. Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. Deel A: de uitdaging Waarover gaat het? Wat is ons probleem? Wat willen we graag opgelost zien? Waar kan jij ons misschien bij helpen? Inhoud van de opdracht De opdracht betreft een raamovereenkomst met één leverancier voor implementatie en onderhoud van een gezamenlijke e-recruitment-toepassing voor Stad Gent en OCMW Gent. In een latere fase kan de opdracht uitgebreid worden naar andere partners van Digipolis zoals beschreven in deel B van deze conceptnota, en kan de e-recruitment-toepassing uitgebreid worden met nieuwe functionaliteit. Context Huidige situatie Stad Gent en OCMW Gent werken beiden in 2 verschillende applicaties om de rekruteringsprocessen te ondersteunen, met enkele belangrijke verschillen: 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 1 van 10
c o n c e p tnota Stad Gent: SAP Gebruik van SSOn voor interne medewerkers Gebruik van brieven en digitaal handtekeningenplatform (DHP) Stages zitten niet in SAP-systeem OCMW Gent: Easy2Recruit Geen SSOn Gebruik van brieven, geen link met DHP Beheer van stages is geïntegreerd in het systeem Bij benadering vind je hier het aantal kandidaten en beheerders AANTAL KANDIDATEN Stad Gent OCMW Gent (incl 264 stagiairs) interne kandidaten 5158 1733 som = Groep Gent externe kandidaten 60861 11225 groep gent verwerkt in bovenstaande cijfers 230 6% zonder mailadres bij OCMW totaal 66019 13188 79207 36% actief bij OCMW, dus 64% slapende kandidaten Afgerond 80000 kandidaten AANTAL BEHEERDERS: recruiters/admins Stad Gent OCMW Gent admin 4 2 recruiters 18 9 totaal som 22 11 33 33 beheerders Toekomstige situatie In het toekomst zullen de rekruteringsprocessen van Stad Gent en OCMW Gent in dezelfde applicatie beheerd worden. Dit ter ondersteuning van de gezamenlijke werking van de selectiediensten van Stad Gent en OCMW Gent. Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 2 van 10
c o n c e p tnota Een aantal pijnpunten zullen daardoor weggewerkt worden: - Gemeenschappelijke vacatures o 1 systeem naar kandidaten toe - Interne kandidaten o Zowel Stads- als OCMW-medewerkers zijn interne medewerkers - Beheer stages o Geïntegreerd voor beide besturen - zicht op mekaars werfreserve o Geen aparte communicatie tussen de selectiediensten buiten systeem meer nodig Daarnaast zullen ook de verschillen tussen beide besturen worden weggewerkt door volgende vereisten: Gebruik van SSon voor interne medewerkers van beide besturen Gebruik van digitaal handtekeningenplatform voor beide besturen Beheer van stages voor beide besturen Verwachtingen Concept en uit te werken oplossing High level is hieronder het rekruteringsproces uitgetekend dat ondersteund moet kunnen worden door de applicatie voor Stad Gent en OCMW Gent. Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 3 van 10
c o n c e p tnota High-level proces Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 4 van 10
Functionele verwachtingen Naast de conceptuele beschrijving in hoofdstuk verwachtingen heeft Digipolis met Stad Gent en OCMW Gent een uitvoerige analyse verricht. De resultaten hiervan zullen deel uitmaken van het bestek. Hieronder zijn enkele belangrijke punten opgelijst. Basisfunctionaliteiten Voor Recruiter Beheer kandidaten en kandidatendossier, inclusief mogelijkheid tot mergen van dubbele kandidaten Beheer jobs Vacatures creëren voor jobs Beheer vacatures Vacatures posten op externe kanalen Beheer sollicitatieproces Verschillende stappen, verschillende procedures (zie 6.2), flexibele invulling van aantal en soort testen moet mogelijk zijn (zie 6.3) Resultatenbeheer Communicatie: mailings, brieven, sms Rapportering Externe selectiebureaus toegang geven tot het systeem Voor Sollicitant Jobsite Eigen dossier opstellen en beheren, inclusief bijlages (cv s, brieven, diploma s) Verschillende procedures Voor de invulling van een vacature zijn er verschillende procedures mogelijk waarbij telkens een aantal stappen doorlopen moeten worden. Afhankelijk van het type vacature en de door Selectie gekozen procedure voor aanwerving kunnen deze stappen verschillen. De rechtspositieregeling (= RPR) is de wetgeving waarin onder andere de aanwervingsprocedures vastgelegd zijn en die in de meeste gevallen moet toegepast worden. Deze is tweeledig, enerzijds is er een RPR die ook binnen Stad Gent toegepast wordt, anderzijds is er ook een OCMW specifieke RPR Ouderzorg (RPR OZ). Beide zijn voor selectie procedureel sterk gelijkaardig, maar een onderscheid moet gemaakt kunnen worden. Binnen beide zijn er twee mogelijkheden: een snelle en een langere procedure. We onderscheiden de volgende mogelijke procedures: 1. Openstaande plaats: o Reorganisatie (interne kandidaat) o Interne mobiliteit (interne kandidaat) o Bevordering (interne kandidaat) o Werfreserve en Oriënteringsgesprek o Aanwerving (externe kandidaat) Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 5 van 10
2. Bepaalde duur/vervanging/gesubsidieerde contracten: o Snelle Aanwerving (=contractueel = Artikel35/36 RPR): functie open die snel moet ingevuld worden 3. Stageplaatsen Flexibiliteit Per selectieprocedure moeten de stappen kunnen gedefinieerd worden, bvb: volledigheid dossier geldigheid dossier praktische proef mondelinge proef Een stap kan meer dan 1 keer terugkeren Bij de start van een nieuwe selectieprocedure kunnen de stappen verschillen dan die van een vorige selectieprocedure voor dezelfde job Ingebouwde rekenregels Een grote selectieprocedure was die voor administratief bediende. Er hadden zich 2000 kandidaten aangemeld: Aan elke stap moet een gewicht kunnen gegeven worden Stappen moeten kunnen gescoord worden Het systeem moet zelf het resultaat kunnen berekenen a.d.h.v. rekenregels Afhankelijk van de RPR kan een andere rekenregel gelden, bvb 50% is geslaagd of 60% is geslaagd Als rekenregels niet in het systeem ingebouwd zijn betekent dat veel extra manueel rekenwerk met risico op foutenlast. Interne/externe vacatures en medewerkers Er is een verschil tussen interne en externe vacatures Interne vacatures worden enkel aan interne medewerkers getoond Voor alle interne medewerkers wordt er bij de start een sollicitatiedossier aangemaakt in de e- Recruitment toepassing Een externe medewerker die aangenomen wordt, wordt een interne medewerker Een interne medewerker die uit dienst gaat, wordt een externe medewerker Rapportering Opzetten van de nodige rapportering i.v.m. het aanwervingsproces. Indien dit niet mogelijk is in de applicatie moet een link met BI kunnen opgezet worden. Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 6 van 10
Technische en architecturale verwachtingen Gevraagde koppelingen Hieronder is de gewenste architectuur uitgetekend. De koppelingen zullen in het bestek verder beschreven worden. erecruitment 1. Tonen Interne en externe Vacatures 2. nieuwsflash Tonen Externe Vacatures (mag via link naar jobsite, luik SG) Mijn Gent Tonen externe vacatures (mag via link naar jobsite, luik OCMW) Ontsluiting naar externe kanalen Koppelen van gegevens van aangeworven kandidaten naar SAP HR (Aanstellingsbundel) Digitale Werkplek Gegevens van de interne MW ers van SG en OG. stad. gent ocmwgent. be Jobpunt. be Aanvraag voor het openen van een vacature SAP HR DPA Feedback over aanstelling: Toegestaan of geweigerd e-recruitement Tool Q E-Besluit Inclusief JOBSITE BI Approval flow voor de aanstelling, intern in besluit-applicatie Doorsturen van de aanstellingen die goedgekeurd moeten worden in Q- of E- besluit Doc. Mgmt System Dig. Handteken 1. Statusmeldingen 2. Getekend document Niet getekend doc wordt doorgestuurd naar DHP ter ondertekening Must have Ontsluiting naar kandidaten via bestaande platformen Nice to have Noodzaak hangt af van gekozen oplossing Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 7 van 10
Technische vereisten De technische oplossingen voor de e-recruitment toepassing dienen enerzijds geïntegreerd te worden in de huidige infrastructuur van Digipolis zoals deze opgezet is voor Stad Gent, anderzijds dienen de technische oplossingen integreerbaar te zijn in de infrastructuur van Digipolis zoals deze opgezet is voor het OCMW Gent. Bij OCMW Gent wordt gebruik gemaakt van een Citrix-omgeving. Uitgebreide informatie en vragenlijsten volgen in het bestek. Migratietraject Naast de implementatie van de oplossing zal er een belangrijk migratietraject zijn, waarbij de bestaande kandidaten in het nieuwe systeem overgenomen worden met al hun documenten en historiek, zodat de bestaande systemen kunnen uitgefaseerd worden. Service verwachtingen (onderhoud, SLA) In het bestek zal een voorstel voor een onderhoudscontract ( Service Level Agreement of SLA) gevraagd voor de ondersteuning van de toepassing. Duurtijd van de opdracht De raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar, waarbij de implementatietermijn wordt geschat op 7 maand. Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 8 van 10
Deel B: de opdrachtgever Wie zijn we? Voor wie werken we? De Opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen, met Ondernemingsnummer 0860.487.295 en BTW nr. BE 860.487.295 Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie http://www.digipolis.be) Digipolis zal, overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken, tevens kunnen optreden als Opdrachtencentrale voor: 1. in elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent; 3. instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang; 4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent; 5. instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. Leiding van de Opdracht Onze contactpersoon die de leiding van de Opdracht heeft is Michael Verbeeck, projectleider, tel: +32 9 266 09 00, e-mail: Overheidsopdrachten.gent@digipolis.gent De opdrachtnemer wijst een contactpersoon aan ( de projectleider opdrachtnemer ) die hem zal vertegenwoordigen. De formele contacten tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer verlopen uitsluitend via de vermelde contactpersonen van beide partijen. Beide partijen kunnen een andere contactpersoon aanduiden tijdens de uitvoering van de Opdracht. Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 9 van 10
Deel C: de procedure De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd. De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van deze opdracht voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 van de wet van 15 juni 2006. In het geval van een overheidsopdracht voor diensten, voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij open of beperkte procedure te plaatsen. Beoogde timing Fase 1 Selectiefase In deze fase vindt er een oproep tot kandidaatstelling plaats in het Bulletin der Aanbestedingen. De voorwaarden om zich kandidaat te kunnen stellen worden gespecificeerd in het selectiedocument dat gepubliceerd wordt in het Bulletin der Aanbestedingen. Verzending naar Bulletin der aanbestedingen 22/5/2017 Openbare zittingsdag voor de ontvangst van de kandidaatstelling 8/6/2017 Verzending getekende brief van selectie/niet selectie 10/7/2017 Fase 2 Gunning In deze fase wordt het bestek gestuurd naar de geselecteerde kandidaten. Er wordt onderhandeld over de offertes van deze kandidaten, om uiteindelijk de opdracht te gunnen. Verzending bestek via e-notification naar de geselecteerde kandidaten 10/7/2017 Beperkte zittingsdag voor de ontvangst van de offertes 23/8/2017 Onderhandelingen 25/8/2017 15/9/2017 Verzending gunningsbrief (15 dagen standstill) 13/10/2017 Verzending sluitingsbrief (na 15 dagen standstill) 29/10/2017 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. Versie 6.0 G000167_Conceptnota_e-Recruitment Pagina 10 van 10