Melding evenementen Gegevensverzameling en risicoanalyse Evenementen in Ardooie, meer dan 300 personen Datum Aanvraag 1. Gegevens van het evenement Naam van het evenement: Type evenement: Fuif; concert; optreden; markt; beurs; stoet of optocht; circus; sportwedstrijd; wielerwedstrijd; opendeurdag; tentoonstelling; wandel- of fietstocht; (aanvinken wat past. In Word: dubbelklik op vakje standaardwaarde aanpassen naar Ingeschakeld ) Locatie/Infrastructuur: Evenementenhal De Ark GC t Hofland Ander (zie verder) Datum(s): Startuur: Einduur: Aantal bezoekers (+/-): Start opbouw (+/-) Datum + tijd Einde afbraak (+/-) Datum + tijd 2. Organisator Vereniging / organisatie Verantwoordelijke 1 Altijd bereikbaar tijdens evenement 1
GSM & telefoon Verantwoordelijke 2 GSM & telefoon 3. Locatie evenement Onderstaande niet invullen bij evenement in GC t Hofland of evenementenhal De Ark. Adres locatie Open lucht tent zaal café woning parkeerterrein - schrappen wat niet past Naam eigenaar / uitbater GSM & telefoon Oppervlakte: (netto vrije ruimte voor bezoekers in m²) Aantal evacuatiedeuren: breedte in cm van alle evacuatiedeuren samengeteld: 4. Parking Bij activiteit in GC t Hofland of evenementenhal De Ark waar de aanwezige parking voldoende is, moet onderstaande niet ingevuld worden. Adres parkeerterrein Aantal wagens Eigenaar / uitbater terrein 2
5. Inname openbaar terrein - verkeersmaatregelen Schriftelijke bevestiging van het gemeentebestuur is noodzakelijk. Verkeersmaatregel Straat / straten datum + beginuur datum + einduur Parkeerverbod Eenrichtingsverkeer Verbod doorgaand verkeer Omleiding Ander Omleiding De Lijn Voeg een voorstel van de omleiding toe voor de betreffende haltes + datum en duurtijd van de omleiding 6. Klank en licht Niet in te vullen indien geluidsniveau lager van 85 db(a) LAeq, 15 min. De geluidsnormen van de Vlaamse overheid dienen gerespecteerd te worden. Alle info via www.lne.be/geluidsnormen Eigenaar technische installatie Verantwoordelijke techniek GSM & telefoon De organisator wenst elektronische muziek te spelen luider dan 85 db(a) Laeq, 15 min. op: Datum Beginuur Einduur Het gemeentebestuur betaalt een basis jaartarief voor SABAM- en billijke vergoedingen voor achtergrondmuziek in haar infrastructuur. De organisator staat zelf in voor de aanvraag van Sabam en Billijke vergoeding bij filmvertoningen, toneelopvoeringen (zelfs zonder toegangsgeld), fuiven en optredens. Voor privé- activiteiten en activiteiten enkel voor genodigden dient nooit SABAM aanvraag ingediend te worden. 3
7. Drank en eten Voor jeugdverenigingen geldt een totaalverbod op schenken van dranken en afgeleiden van dranken met een hoger alcoholpercentage dan 20. Worden er sterke dranken geschonken ( 20 % alcohol) Er geldt een federaal alcoholverbod tot 16 jaar en geen sterke drank tot 18 jaar. Omschrijf hier hoe de leeftijdsgrens op uw evenement wordt gecontroleerd. Is er eetgelegenheid op het evenement nee / nee / ja: ja Indien ja: voeg een gedetailleerd plan toe met aantal kramen, locatie, aanbod en voedingsbron (gas/elektriciteit) Zijn er blustoestellen voorzien aan elk eetkraam nee / ja 8. Materiaal Ik wens volgend materiaal af te halen aan de loods van de technische dienst (Begoniastraat 1). Tafels: stuks Stoelen: stuks Planken: stuks Schragen: stuks Stempanelen: stuks Nadar: stuks * Podiumelementen: stuks * Cumuleerbaar met podiumelementen t Zonneke, De Ark en t Hofland Podiumelementen: stuks * Niet cumuleerbaar met podiumelementen t Zonneke, De Ark en t Hofland Andere: * worden geleverd door de technische dienst van het gemeentebestuur 9. Verzekering en veiligheid Volgende verzekeringen worden afgesloten: Burgerlijke aansprakelijkheid De burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur. 4
Lichamelijke ongevallen Objectieve Aansprakelijkheid betreffende preventie brand en ontploffing Brandverzekering Beschermt de medewerkers tegen lichamelijke ongevallen Het gemeentebestuur sluit deze verzekering af voor haar eigen infrastructuur. Het gemeentebestuur sluit deze verzekering af voor haar eigen infrastructuur. Qua inboedel zijn enkel gemeentelijke eigendommen gedekt. Andere: Is er een bewakingsfirma aanwezig? ja / nee Naam firma Naam Verantwoordelijke Adres GSM Zijn er hulpdiensten aanwezig? : Rode Kruis : Brandweer : Politie : Stewards Andere: nee Wordt er verwarming geplaatst buiten de normale verwarming van de zaal? : ja / : nee 10. Richtlijnen voor organisatoren De organisatie heeft kennis genomen van de bijlage met richtlijnen voor organisatoren van evenementen en verklaart alles te begrijpen. : ja / : nee Naam + Handtekening: 5
Gelieve dit document ingevuld terug te bezorgen aan: evenementen@ardooie.be 6