GEGEVENS VAN DE ORGANISATOR(EN)

Transcriptie

1 MELDING EVENEMENT : MAXI (méér dan 1000 personen) 2015 / 1 Dit document heeft als doel de gegevens te verzamelen die nodig zijn om een evenement goed te keuren. De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid voor de door hem of haar gekende risico s die niet meegedeeld werden. De groene cijfers verwijzen naar het gelijknamig punt in de bundel met richtlijnen. Dit document moet minstens 2 maand op voorhand ingediend worden bij : Christine BEUN Evenementenbeheersing - Langemarkstraat Zonnebeke Tel (rechtstreeks) (algemeen nummer) [email protected] GEGEVENS VAN DE ORGANISATOR(EN) Naam vereniging / organisatie Naam en voornaam : Adres : VERANTWOORDELIJKE Geboortedatum : Telefoon/GSM-nummer : adres : Naam en voornaam : Adres : VERANTWOORDELIJKE VEILIGHEID (12) Geboortedatum : Telefoon/GSM-nummer : adres : Naam en voornaam : Adres : VERANTWOORDELIJKE PARKINGS (4) Geboortedatum : Telefoon/GSM-nummer : adres : Pagina 1

2 GEGEVENS VAN HET EVENEMENT Detailplan in bijlage toe te voegen met aanduiding nooduitgangen, opstelling hulpdiensten, inplantingen, parkings en eventuele verkeerscirculatie Naam van het evenement Datum/Data Aanvangsuur Einduur Omschrijf duidelijk het evenement - ook de tijdsindeling vermelden Omschrijf de randactiviteiten Voeg een detail van het programma toe in bijlage Doel van het evenement : (wedstrijd, commercieel, goed doel, ander.) Maximaal voorziene oppervlakte voor het evenement : Binnen : m² (1 bluseenheid/150 m² overdekte ruimte voorzien) Buiten : m² Maximaal toegestane capaciteit voor het evenement personen Naam van locatie : Adres locatie : Vindt het evenement plaats in een (3 5) Tent Loods Zaal OF buiten Pagina 2

3 EVENEMENTEN IN EEN TENT Oppervlakte van de tent : (2) m² Worden er nog andere tenten geplaatst? Zo ja, omschrijf waarom : (voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg) Omschrijving van de feesttenten PAS OP : ATTESTEN! (5) Oppervlakte Maximaal toegestane capaciteit TENT 1 m² pers. TENT 2 m² pers. TENT 3 m² pers. Versiering van de tent : Geef een volledige omschrijving van de muur- en andere decoratie die zal aangebracht/gebruikt worden : Voldoet de decoratie aan de normen? (5) Opbouwdata : Afbouwdata : Data van.. tot.. uur Data van.. tot.. uur Pagina 3

4 EVENEMENTEN IN EEN LOODS Eigenaar van de loods : Oppervlakte van de loods : (2) m² Worden er bijkomend tenten geplaatst? Zo ja, omschrijf waarom : (voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg) Aantal evacuatiedeuren loods : (3) Breedte van alle evacuatiedeuren samengeteld : deuren lopende meter Versiering van de loods : geef een volledige omschrijving van de muur- en andere decoratie die zal aangebracht/gebruikt worden : Voldoet de decoratie aan de normen? (5) Opbouwdata : Afbouwdata : Data van.. tot.. uur Data van.. tot.. uur Pagina 4

5 EVENEMENTEN IN EEN ZAAL Eigenaar/huurder van de zaal : Oppervlakte van de zaal : (2) m² Worden er bijkomend tenten geplaatst? Zo ja, omschrijf waarom : (voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg) Aantal evacuatiedeuren zaal : (3) Breedte van alle evacuatiedeuren samengeteld : deuren lopende meter Versiering van de zaal : geef een volledige omschrijving van de muur- en andere decoratie die zal aangebracht/gebruikt worden : Voldoet de decoratie aan de normen? (5) Opbouwdata : Afbouwdata : Data van.. tot.. uur Data van.. tot.. uur Pagina 5

6 EVENEMENTEN IN OPEN LUCHT Eigenaar/huurder van het terrein : Oppervlakte van het terrein : (2) m² Worden er bijkomend tenten geplaatst? Zo ja, omschrijf waarom : (voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg) Omschrijf de evacuatievoorzieningen : Breedte van alle evacuatieplaatsen samengeteld : lopende meter Opbouwdata : Afbouwdata : Data van.. tot.. uur Data van.. tot.. uur Pagina 6

7 RISICO S VAN HET EVENEMENT De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid voor de door hem/haar gekende risico s die niet werden meegedeeld! AANTAL VERWACHTE BEZOEKERS - PER DAG : (2) Dag 1 : Doelgroep en overwegende leeftijd : Dag 2 : Dag 3 : Ingangs- en toegangscontrole : Ticketverkoop Vrije ingang BIJZONDERE RISICO s Zijn er méér dan 2000 bezoekers? Is de oppervlakte beperkt ten opzichte van het aantal bezoekers? Is de locatie moeilijk bereikbaar? Zo ja, omschrijf de mogelijke oplossingen in bijlage Zijn er risico s door gebruik van : Alcohol Drugs Medicatie Zijn er risico s door de aard van het evenement? Is er een bijzonder brand- of explosiegevaar? Bakken en braden Gas Zijn er speciale toestanden zoals : Duid aan op een plannetje Vuurwerk Water Speeltuigen Vuurmanden Sfeerverlichting / kaarsen Pagina 7

8 Is er een verhoogd risico op verkeersongevallen? Geef uitleg in bijlage Zijn er problemen te verwachten rond verstoring van de openbare orde? Precedenten? Geef uitleg in bijlage Zijn er problemen te verwachten die verband houden met de weersomstandigheden? Geef uitleg in bijlage Zijn er andere gekende of te verwachten risico s? Geef uitleg in bijlage Zijn er aandachts- of verbeterpunten van voorbije edities? Specifieer : (of geef uitleg in bijlage) EVACUATIE EN VRIJE DOORGANG Evacuatiedeuren : Evacuatiedeuren moeten te allen tijde vrij en beschikbaar zijn EN voorzien zijn van veiligheidsverlichting (3) Deur/Opening 1 Breedte : cm Deur/Opening 2 Breedte : cm Deur/Opening 3 Breedte : cm Deur/Opening 4 Breedte : cm Deur/Opening 5 Breedte : cm Totaal aantal cm nooduitgang : cm Evacuatiewegen : is er rondom elk gebouw of tent een vrije doorgang van 4 meter? Verzamelpunt bij evacuatie Is er in de omgeving < 200 meter een beschutting aanwezig of een extra overdekte ruimte? ZO, welk gebouw + adres : De nood- en interventieambtenaar stelt indien nodig een noodplanningszone (NPZ) op voor de organisatie en de verdere planning in geval van een incident. Pagina 8

9 TIJDELIJKE INSTALLATIES Attesten / keuringen (5) Aangepaste blusmiddelen (7) EET- EN DRANKSTANDEN Aantal/Specifieer Eetstanden (6) Frituur Enkel koude voeding Hotdog/Hamburger/Braadworst Professionele catering Drankstanden (8) Alcoholisch gegiste dranken (bier, wijn, porto,.) + 16 j Gedistilleerde dranken (jenever,.) Cocktails Pepdranken (breezers,..) Afzonderlijke zone + 18 j + 18 j + 18 j + 18 j Procedure alcoholgebruik bij jongeren : Omschrijf : Andere afspraken : Glas Wegwerpbekers Herbruikbare bekers Andere : Recipiënten Pagina 9

10 Wordt er verwarming geplaatst buiten de normale verwarming van de zaal? (5) Zo ja : geef uitleg : Podia : omschrijf : (Teken in op het grondplan) Andere te melden zaken : (Specifieer en voeg eventueel een bijlage toe) MOBILITEIT (4) BEREIKBAARHEID / TOEGANGSWEGEN Specifieer : (o.a. opsomming grote toegangswegen verkeersplan slecht-weer-scenario -..) TIJDELIJKE VERKEERSMAATREGELEN (4) Voeg EEN BIJLAGE toe met gedetailleerde omschrijving van de gewenste verkeersmaatregelen. (afsluiting van straten, parkeerverbod, eenrichtingsverkeer, inname openbaar domein, enz..) Pagina 10

11 Parkeermogelijkheden Voor de organisatoren en medewerkers Locatie(s) : Capaciteit : Voor de VIP s Locatie(s) : Capaciteit : Voor de bezoekers / toeschouwers Locatie(s) : Capaciteit : AANWEZIGE HULPDIENSTEN EN SECURITY BRANDWEER : Zo ja : o Korps : o Naam verantwoordelijke : o GSM-nummer verantwoordelijke : o Ingezette middelen : - Personeel : - Materiaal : o Locatie op het evenement : Duidt aan op plan! Pagina 11

12 POLITIE : Zo ja : o Naam politiezone : o Naam verantwoordelijke : o GSM-nummer verantwoordelijke : o Ingezette middelen : - Personeel : - Materiaal : o Locatie op het evenement : (op het terrein in het gebouw in de tent) Duidt aan op plan! o Patrouilles in de omgeving : MEDISCHE HULPDIENST (10): Zo ja : o Rode Kruis : Afdeling : o Vlaams Kruis : Afdeling : o Ander : o Naam verantwoordelijke : o GSM-nummer verantwoordelijke : o Ingezette middelen : - Personeel : Aantal personen : - Materiaal (hulppost, ziekenwagen(s)) o Locatie op het evenement : Duidt aan op plan! Locatie hulppost : Locatie ziekenwagen(s) : Andere : Pagina 12

13 SECURITY (11) BEWAKINGSFIRMA Naam firma : Adres : Telefoon : GSM : FAX : Ondernemingsnummer : Naam verantwoordelijke tijdens het evenement : GSM-nummer verantwoordelijke : Personeel (aantal) : Welke middelen zullen ingezet worden? Honden : Locatie(s) : duidt aan op plan! (in het gebouw/de tent op het terrein /..) Patrouilles in de omgeving : VRIJWILLIGE STEWARDS Naam en voornaam : Verantwoordelijke steward (postchef) - minimum 21 jaar Geboortedatum : Rijksregisternummer GSM-nummer : Adres : Band met de vereniging : Pagina 13

14 Overige stewards - minimum 18 jaar Naam en voornaam Geboortedatum Beroep Band met de vereniging Herkenbaarheid tijdens het evenement : (omschrijf) Locatie : duidt aan op plan! (in het gebouw/de tent op het terrein /..) Worden er andere veiligheidsmaatregelen voorzien? Omschrijf : Is er een COMMANDOPOST voorzien? Zo ja : veiligheidsvergadering plannen! Is er een VEILIGHEIDSVERGADERING gepland? Zo ja - Opgave data : Is er een BRIEFING voor de MEDEWERKERS voorzien? Is er een EVACUATIEPLAN voorzien? Pagina 14

15 VERZEKERINGEN (1) BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID Verzekeringsmaatschappij : Polisnummer : Verzekeringsmaatschappij : Polisnummer : OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID PREVENTIE BRAND EN ONTPLOFFING BRANDVOORKOMINGSCONTROLE De ondergetekende(n) namens de hierboven vernoemde vereniging verbind(t)(en) er zich toe de kosten te dragen voor de brandvoorkomingscontrole (forfaitaire kost van 110 euro + 0,12 cent per m²) in de loods of in de niet-gemeentelijke zaal, waarvan gegevens hierna : Zaal - genaamd : Eigendom van : Adres eigenaar : Telefoonnummer / GSM eigenaar : GELUID (nieuwe geluidsnormen vanaf 1/1/2013) (9) Maximumvolume = 85 db(a)l Aeq,15min AFWIJKINGEN tot 95 db(a)l Aeq,15min of 100 db(a)l Aeq,60min moeten aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen via een afzonderlijk document. Dit document dient bij huidige aanvraag gevoegd te worden. Naam bediener geluidsinstallatie Adres Geboortedatum Telefoon/GSM-nummer adres Voice Control system Geluidsbegrenzer Tijdstip Soundcheck geluidsinstallatie : uur Pagina 15

16 PUBLICATIEBORDEN LANGS DE OPENBARE WEG Worden er reclameborden geplaatst langs de openbare weg? Zo ja : geef een opsomming van de plaats van inplanting van de borden TOE TE VOEGEN STUKKEN Voeg steeds navermelde stukken toe aan huidige melding : EEN GRONDPLAN met aanduiding van : de hoofdingang de nooduitgangen podium plaats geluidsinstallatie EHBOpost plaats ticketverkoop sanitaire voorzieningen vestiaire ruimte opslag materiaal drankgelegenheden eetgelegenheden blusmiddelen - noodverlichting EEN INPLANTINGSSCHETS van de zaal ten opzichte van de aanliggende gebouwen, de toegangswegen, de parkings, drank- en eetgelegenheden buiten, enz.. Pagina 16

17 NOODZAKELIJKE BEVESTIGINGEN EN HANDTEKENINGEN Datum aanvraag : Toegevoegde stukken : Grondplan Inplantingsplan Aanvraag afwijking geluidsnorm Aanvraag verkeersmaatregelen Andere De organisatie verklaart kennis genomen te hebben van de bijlage met richtlijnen voor organisatoren van evenementen en verklaart alles te begrijpen. Handtekening verantwoordelijke : Belangrijk Wanneer de veiligheidsdiensten oordelen dat er meer informatie noodzakelijk is om het evenement veilig te organiseren, kan de organisator gevraagd worden om een formulier Melding evenement - MAXI in te vullen. Pagina 17