EVENEMENTENFICHE GEMEENTE KORTEMARK

Transcriptie

1 EVENEMENTENFICHE GEMEENTE KORTEMARK Opgelet : vul deze evenementenfiche per activiteit volledig en correct in en verstuur hem minimum 2 maanden voor het evenement terug via post naar : Gemeente Kortemark, Stationsstraat 68 te 8610 Kortemark t.a.v. de noodplanningsambtenaar of via mail naar : [email protected]. Goedkeuring is pas definitief na akkoord van het College van Burgemeester en Schepenen en de politiezone Polder. Naam van het evenement A. ALGEMENE INFORMATIE Omschrijving van het evenement (meerdere antwoorden zijn mogelijk) Fuif Festival Kermis Tornooi (voetbal, basket, volley, ) Fietstocht (parcours toevoegen) Vinkenzetting Wielerwedstrijd (parcours toevoegen) Beurs Andere :. Optreden/Concert Wijk-/Buurtfeest Loopwedstrijd (parcours toevoegen) Rommelmarkt Wandeltocht (parcours toevoegen) Optocht/Stoet/Parade (parcours toevoegen) Avondmarkt Dorpsfeest Soort evenement Publiek toegankelijk Volledig privaat Het verwachte aantal bezoekers op het evenement (eventueel op basis van het voorbije evenement) Minder dan 100 bezoekers Tussen de 100 en 500 bezoekers Meer dan 500 bezoekers Meer dan bezoekers Als je meer dan bezoekers verwacht op je evenement verbindt je je ertoe om in samenspraak met het gemeentebestuur een coördinatievergadering te organiseren met de lokale politie en de brandweer. Een evenement van een dergelijke grootte houdt in dat je verplicht bent om een veiligheidsdossier op te maken. Een veiligheidsdossier is een draaiboek waarin je in detail een overzicht geeft van alle aspecten die de implementatie van zowel de passieve als de actieve veiligheid moeten verzekeren. Je geeft een beschrijving van alles wat vóór, tijdens en na het evenement op het terrein en in de omgeving aan personele en materiële middelen, strategieën en tactieken, regels en afspraken nodig zijn om ongevallen, overlast en incidenten te voorkomen en om, ingeval van onverwachte gebeurtenissen, de nodige maatregelen te nemen om de effecten ervan beheersbaar te houden en de aanpak te coördineren. Ingangs- en toegangscontrole Ticketverkoop VVK : euro ADD : euro Vrije ingang Lidkaart Uitnodiging Maakt u een verplaatsing (optocht, stoet, parade, ) EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE

2 Datum : van / / tot / / B. DATUM EN UUR VAN HET EVENEMENT Beginuur : Opbouwdatum + uren :... Einduur :.. Afbouwdatum + uren :... Maak uw keuze (meerdere antwoorden zijn mogelijk) C. PLAATS VAN HET EVENEMENT Gemeentelijke zaal, welke : Buiten, in open lucht Tijdelijke inrichting in open lucht (bv tent, chalets, ) In een onaangepaste ruimte (bv loods, schuur, ) Parcours Andere.. Indien de locatie een openbare ruimte is die beheerd wordt door een andere instantie dan de gemeente is een voorafgaand akkoord van de beheerder onontbeerlijk (bij te voegen). Voorziene oppervlakte voor het evenement Adres Binnen : m² Buiten : m² Straat/Straten : Nummer(s) : Postcode :.. Gemeente :. Maakt u gebruik van het openbaar domein Dienen er verkeersmaatregelen genomen te worden op de openbare weg (aanvullend verkeersreglement) Gelieve er rekening mee te houden dat de hulpdiensten ten allen tijde minimum 4 meter doorgang moeten hebben Neen Indien, Adres :. Van (datum + uur) :. Tot (datum + uur) :.. Deze straten moeten afgesloten worden voor het evenement :. Naam van de organisatie D. GEGEVENS VAN DE ORGANISATIE. Straat : Nummer : Postcode :.. Gemeente : Is de organisatie erkend door de gemeente Verantwoordelijke van de organisatie tijdens het evenement (moet meerderrig zijn) Naam en Voornaam : Straat : Nummer :.. EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE

3 adres (gebruikt voor correspondentie) :..... Geboortedatum : / / Rijksregisternummer : Indien de bovenvermelde persoon niet bereikbaar is, gelieve hieronder de gegevens in te vullen van de contactpersoon tijdens het evenement (moet meerderrig zijn) Naam en Voornaam :.. Geboortedatum : / / Straat :.. Nummer :.. Herkenningstekens leden van de organisatie tijdens het evenement Welke (doorhalen wat niet van toepassing is) : badge pet T-shirt hesje polo bodywarmer andere :.. Verantwoordelijke voor de veiligheid tijdens het evenement Naam en Voornaam :.. Geboortedatum : / / Straat : Nummer :. Verantwoordelijke voor de parkings Naam en Voornaam :.. Geboortedatum : / / Straat : Nummer :. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (verplicht af te sluiten) Ja Aangesloten bij + kopie van de polis in bijlage te voegen :. Polisnummer : Verzekering objectieve aansprakelijkheid betreffende brand en ontploffing Aangesloten bij + kopie van de polis in bijlage te voegen :. Polisnummer : Security bewakingsonderneming (moet erkend zijn door de FOD Binnenlandse Zaken) Naam van de bewakingsonderneming + kopie van het contract in bijlage te voegen :.. Straat : Nummer :. Postcode :.. Gemeente :... adres (gebruikt voor correspondentie) :..... EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE

4 Erkenningsnummer : Herkenningsmiddel : Zo, welk? Verantwoordelijke (naam + voornaam) tijdens het evenement :. GSM : Aantal security (per 250 fuifgangers moet 1 security voorzien worden) bewakingspersoneel aanwezig : Medische hulppost (locatie duidelijk aangeven op het inplantingsplan) Gelieve er rekening mee te houden dat de hulpdiensten ten allen tijde minimum 4 meter doorgang moeten hebben Vanaf bezoekers is het aan te raden om met erkende hulpverleners te werken (vb. Rode Kruis, Vlaams Kruis, ). Naam van de organisatie + kopie van het contract in bijlage te voegen :.. Verantwoordelijke (naam + voornaam) tijdens het evenement :. GSM : E. OMSCHRIJVING VAN HET EVENEMENT Wat houdt het evenement juist in en wat zijn de geplande activiteiten of randactiviteiten. Worden er tijdelijke installaties gebruikt voor het evenement (grondplan toevoegen waar wat staat) Tenten : aantal : oppervlakte tenten : Attest stormbestendigheid van de tent(en) of verzekeringsattest leverancier Eetkramen : aantal : (meerdere antwoorden zijn mogelijk, doorhalen wat niet van toepassing is) Geef per eetkraam op of het voedsel met gas,elektriciteit of houtskool bereid of verwarmt wordt en welke blusmiddelen er voorzien zijn. Een eetkraam moet minimaal 5 meter van de locatie (zaal, tent, ) waar het evenement doorgaat opgesteld staan om overslaande vlammen te vermijden. frituur - koude voeding hotdog - hamburger - braadworst catering andere :... Speeltuigen Recipiënten (meerdere antwoorden zijn mogelijk, doorhalen wat niet van toepassing is) glas herbuikbare plastic bekers plastic wegwerpbekers andere :... Podium : aantal : Verwarming (doorhalen wat niet van toepassing is) eigen aan de zaal houtskool gas elektriciteit - andere :... Generator : aantal : totaal vermogen : kva Vuurwerk Drones : aantal :. (doorhalen wat niet van toepassing is) - plaats : open lucht overdekte/besloten ruimte - risoco-analyse : (indien, kopie risico-analyse in bijlage te voegen) - aanvraag voor toelating klasse 1a bij DGLV (Directoraat-Generaal Luchtvaart : (indien, kopie aanvraag in bijlage te voegen) - bewijs van bevoegdheid als bestuurder, kopie bewijs in bijlage te voegen Andere:. Drankstanden : aantal :... Niet-alcoholisch Alcoholisch Sterke dranken/gedistilleerde dranken / cocktails (hiervoor heb je een sterke drankvergunning nodig) Voor elk vuurwerk moet de organisator het advies en de controle van de brandweer aanvragen. De voorafgaande toestemming van de FOD Mobiliteit en Vervoer Luchtvaart is eves onontbeerlijk. Er moet aan elke aanvraag een Technisch Dossier vuurwerk en/of pyrotechnische effecten bijgevoegd te worden dat de volgende elementen bevat : namen van de organisatoren, vuurwerkmaker, verantwoordelijke van het EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE

5 afvuren (kwalificaties, ) en verantwoordelijke van de opslag - datum, uur van de opbouw - uur en locatie van het afsteken - datum, uur en locatie van het afsteken - opslagplaats of plaats van herkomst (met hoeveelheden), lijst van de types vuurwerk (goedkeuringsnummer, merkteken CE, commerciële benaming), diameter, draagwijdte van de mortieren, hoeveelheid springstof. De plannen die in het Technisch Dossier aanwezig moeten zijn, moeten op schaal 1/200 getekend zijn en de volgende aanduidingen bevatten: zone van het afsteken, locatie van de ladingen, hekkens, zone waar de vuurpijlen vallen, veiligheidszone, afspraakpunt brandweer, toegang tot de site, brandkranen en hydranten, opslagplaats, vermelding van de risicogebouwen binnen een straal van 200 m,. De genomen maatregelen dienen ook beschreven te worden op basis van een risicoanalyse (voor het publiek en de omgeving) en kopieën bij te voegen van de verzekering BA, vergunning FOD Mobiliteit en Vervoer (Luchtvaart), vergunning vervoer ADR, opslagvergunning, veiligheidsfiches,. Welke sterke dranken zal u schenken (soort + alcoholpercentage)..... Wat is de procedure die de organisatie doet tegen het alcoholgebruik bij minderrigen (-16 en -18)... Is de verantwoordelijke voor de (sterke) dranken dezelfde als de organisator van het evenement? Neen, naam verantwoordelijke Omschrijving van het publiek Wat is de doelgroep en de overwegende leeftijd?.. Zijn er bijzondere risico s gekend of te verwachten bij de doelgroep?.. Hoeveel bezoekers of toeschouwers worden er verwacht? Indien het evenement over meerdere dagen loopt, specifieer dan per dag... Zitplaatsen voor het publiek Historiek van het evenement Heeft het evenement reeds vroeger plaats gevonden? hoeveel keer? Waar? Straat : Nummer : Postcode :.. Gemeente :. Geef de opkomst op van het laatst gehouden evenement : Jaar : Aantal bezoekers : Geluidsnormen Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld tijdens het evenement? Zo, welk geluidsniveau? stiller dan 85 db(a)laeq, 15 min luider dan 85 db(a)laeq, 15 min maar stiller dan 95 db(a)laeq, 15 min EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE

6 - de organisator meet gedurende het volledige evenement (de elektronisch versterkte muziek) het geluidsvolume ter hoogte van de mengtafel - de organisator registreert en bewaart het gemeten geluidsvolume gedurende het volledige evenement - het gemeten geluidsvolume is duidelijk zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient - de organisator doet een melding om een ingedeelde inrichting klasse 3 te worden luider dan 95 db(a)laeq, 15 min maar NOOIT luider dan 100 db(a)laeq, 15 min - de organisator meet gedurende het volledige evenement (de elektronisch versterkte muziek) het geluidsniveau ter hoogte van de mengtafel - het gemeten geluidsvolume is duidelijk zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient - de organisator registreert het gemeten geluidsvolume gedurende het volledige evenement en de geluidsmeting dient minimum 1 maand bewaard te worden - de organisator stelt gratis oordoppen ter beschikking van het publiek - de organisator doet een aanvraag om een milieuvergunning klasse 2 te bekomen, indien nodig!!! Indien er luider dan 85db(A)Laeq, 15 minn muziek wordt gespeeld, ben je verplicht om een geluidsmeting te laten doen. Je kan dit toestel onder andere ontlenen bij de uitleendienst van de gemeente Kortmark (zie F. UITLEENMATERIAAL). Daarnaast kan je bij de Provinciale uitleendienst of een professionele audioverhuurfirma terecht!!! F. UITLEENMATERIAAL G. DOCUMENTEN MEE TE STUREN MET DE EVENEMENTENFICHE - Kopie overeenkomst security bewakingsonderneming - Kopie van de verzekeringen (burgerlijke aansprakelijkheid, objectieve aansprakelijkheid, ) - Lijst van de ingezette vrijwilligers met rijksregisternummer en hun taakverdeling - Situatieplan inplanting van het gebouw en de toegankelijkheid van het gebouw (niet nodig voor gemeentelijke gebouwen) - Situatieplan met de noodverlichting, nooduitgangen en plaats van de brandblustoestellen (niet nodig voor gemeentelijke gebouwen) - Situatieplan inplanting bar, podium, catering, - Aanvraag politievergunning inzake verkeer (parkeerverbod, afsluiten openbare weg, ) BELANGRIJKE OPMERKINGEN! ALS BIJLAGE BIJ DIT DOCUMENT MOET EEN GEDETAILLEERD INPLANTINGSPLAN GEVOEGD TE WORDEN MET AANDUIIDING VAN ALLE ELEMENTEN (inclusief nadars / werfafsluiting). ORGANISATOREN VAN EEN GROOTSCHALIG EVENEMENT MAKEN EEN VEILIGHEIDSDOSSIER OP. DIT DOSSIER OMVAT ONDERMEER DE EVACUATIEWEGEN, AANWEZIGHEID VAN LICHTBRUGGEN OF STELLINGEN, VERSIERINGEN, SPANDOEKEN, BRANDBESTRIJDINGSMIDDELEN, AANWEZIGHEID VAN OPEN VUUR/VERBRANDINGEN EN/OF VUURKORVEN. DIT DOSSIER SAMEN MET EEN GRONDPLAN BEZORGT U AAN HET GEMEENTEBESTUUR KORTEMARK, STATIONSSTRAAT 68 TE 8610 KORTEMARK t.a.v. de noodplanningsambtenaar Yves Cornette of [email protected]. DE LIJST VAN DE SECURITY BEWAKINGSONDERNEMING WORDT G D NAAR [email protected]. DE POLITIE CONTROLEERT OP VOORHAND EN TIJDENS HET EVENEMENT OF DE SECURITY BEWAKINGSONDERNEMING EEN VERGUNNING HEEFT. SECURITY BEWAKINGSONDERNEMING MOET EEN MELDINGSPLICHT STUREN NAAR POLITIEZONE POLDER EN DE BURGEMEESTER. INDIEN ER VRIJWILLIGERS INGEZET WORDEN OM CONTROLE EN/OF VERKEERSBEGELEIDING UIT TE OEFENEN WORDT DE LIJST MET DE VRIJWILLIGERS G D NAAR [email protected]. DEZE LIJST IS NODIG OMDAT DE BURGEMEESTER DE TOESTEMMING MOET VERLENEN VOOR HET OPTREDEN VAN DEZE VRIJWILLIGERS NA VOORAFGAAND ADVIES TE HEBBEN INGEWONNEN BIJ DE POLITIEZONE POLDER. ALLE KOPIES DIE GEVRAAGD WORDEN, TOEVOEGEN IN BIJLAGE. ALLE GEVRAAGDE DOCUMENTEN ONDER PUNT G. TOEVOEGEN IN BIJLAGE. EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE

7 Opgemaakt te : door :.. datum :.. Handtekening + stempel van de organisatie : Bij laattijdig bezorgen van alle documenten kan de verleende goedkeuring worden ingetrokken EVENEMENTEFICHE GEMEENTE KORTEMARK VERSIE