Aanvraag activiteit te Overijse

Transcriptie

1 Aanvraag activiteit te Overijse Lees voor het invullen van dit document zeker het reglement gemeentelijke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten in Overijse eens na! Het indienen van een aanvraag impliceert goedkeuring van dit reglement door de aanvrager. Dit aanvraagformulier is bedoeld voor volgende aanvraagcategorieën - Vereniging uit Overijse - gemeentelijke advies- of dorpsraad - wijkfeest in Overijse - onderwijs - voorzieningen voor gehandicapten uit Overijse - Psychotherapeutisch centrum - GC de Bosuil - Kerkraden in Overijse - Interrand - organisator in samenwerking met de gemeente en omvat volgende luiken: Gegevens organisator Gegevens activiteit Bijkomende info activiteit Gemeentelijke ondersteuning - Ontlenen materieel - Inname openbare weg of plaats - Promo 1

2 ORGANISATOR Naam vereniging Naam verantwoordelijke verenging Deze persoon dient meerderjarig te zijn en is tijdens de activiteit ook verantwoordelijk voor de veiligheid Geboortedatum verantwoordelijke Adres verantwoordelijke Telefoonnummer verantwoordelijke adres verantwoordelijke Verzekeringsmaatschappij + polisnummer vereniging Aangesloten bij adviesraad + indien ja, dewelke? ACTIVITEIT Naam van de activiteit Ja, namelijk: Aanvang en einde van de activiteit Begindatum: Einddatum: Aanvang en eind van de opbouw en afbraak activiteit Aard van de activiteit Meerdere types aanvinken is mogelijk Voor doortochten of wielerwedstrijden; zie de formulieren - organisatie van activiteiten op de openbare weg - organisatie van wielerwedstrijden Beginuur: Begindatum: Beginuur: Fuif Congres Concert Feest Beurs Markt Barbecue Kampvuur Einduur: Einddatum: Einduur: Sportevenement, ander dan doortocht of wielerwedstrijd Tentoonstelling Kerstboomverbranding Vuurwerk Openluchtactiviteit, zijnde: Andere, zijnde: Plaats + adres waar de activiteit doorgaat Let op! Gemeentelijke zalen dienen apart gereserveerd te worden en kunnen dus niet via dit formulier aangevraagd worden. Deze plaats is Privé domein Een openbare plaats/weg * * indien openbare plaats, gelieve verder aan te vullen bij het luik gemeentelijke ondersteuning 2

3 BIJKOMENDE INFO ACTIVITEIT Verwacht aantal bezoekers Wordt er muziek gespeeld? Ja* *Indien ja: - Naam discobar + gegevens verantwoordelijke: - Beginuur muziek: - Einduur muziek: - Geluidsbegrenzer aanwezig? Ja Wordt er drank geserveerd? Ja* *Indien ja, welke dranken?: Niet-alcoholische dranken gegiste dranken (tot 22 ) geestrijke dranken (vanaf 22%) Wordt er eten geserveerd? Ja Worden er warmtebronnen gebruikt? Ja* *Indien ja, welke?: Barbecue Stralers Heteluchtkanon Andere, namelijk: Is er vuurwerk voorzien? Ja Wordt er gebruik gemaakt van gasflessen? ja Zijn er blusmiddelen voorzien? Ja, zijnde: Is er security voorzien? ja* *indien ja: eigen organisatie ingehuurd, namelijk: Worden er tenten geplaatst? Is er EHBO voorzien? Ja, zijnde: Ja* *indien ja: - de grondoppervlakte van deze tenten:.. m² Gelieve op het einde van de aanvraag een schets toe te voegen met duidelijke aanduiding van plaatsing van de tenten. 3

4 GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING PROMO De aanvrager wenst gebruik te maken van de gemeentelijke infoportieken? De borden voor de infoportieken kunnen in de loods worden afgehaald en dienen door de aanvrager bestickerd te worden conform reglement en tijdig terug in de loods afgeleverd te worden ter ophanging (zie ook reglement) De organisator wenst bewegwijzering aan te brengen op een openbare plaats? De organisator plaatst de activiteit op UIT in Vlaanderen via Activiteiten die tijdig in UIT worden ingegeven, kunnen worden opgenomen in de activiteitenkalender van de Overijsenaar. Voor deadlines hieromtrent, zie GEMEENTELIJK MATERIEEL Indien gemeentelijk materieel gewenst dat geleverd dient te worden: leveradres materiaal. Ja, op volgende locaties: o Dreef o Jezus-Eik o Frans Verbeekstraat o Tombeek o Eizer o Maleizen Ja Ja Gelieve op het einde van de aanvraag een schets toe te voegen met duidelijke aanduiding van plaatsing van dit materieel. Materieel Locatie Specificatie Gewenst aantal Nadars Dienst WEB 1 nadar = 2,50 LOODS Bredestraat 80 meter aanhangwagen met 20 nadars x 1 nadar van 2,50 meter Herasafsluitingen met sokkel Tafels en stoelen/banken Afvalcontainers Borden voor infoportieken 1 heras = 3,50 meter Container met 25 tafels en 192 stoelen 1100 liter Lediging kost 30 euro per container Maximaal 6 borden, blanco af te halen en bestickerd tijdig terug binnen te brengen x 1 pallet herassen van 28 stuks aanhangwagen met 8 tafels en 16 banken (zitplaats voor ongeveer 65 personen) x 1 container tafels en stoelen x 1 container van 1100 liter x 1 blanco bord voor infoportieken 4

5 Podiumelementen Kamp Kwadraat Nijvelsebaan 190 Maximum 10 2m x 1m x 1m x 1 podiumelement Seingeversbordjes + armbanden Sportdienst Begijnhof 1 Maximum 50 x 1 bordje + armband Rugnummers Nummer 1 t.e.m. 100 rugnummers Spandoek AANKOMST spandoek Ereschavot ereschavot Beachvolleybalset beachvolleybalset Mobiele tafelscoreborden tafelscoreborden Geluidsmeter Oordopjes Kamp Kwadraat // Milieudienst GAC de Vuurmolen geluidsmeter oordopjes INNAME OPENBARE WEG/PLAATS Omschrijving gevraagde openbare Het betreft volgende straten, parkeerplaatsen, pleinen,. : weg/plaats Gevraagde inname Deze openbare plaats dient parkeervrij verkeersvrij te zijn van Tot.. /.. / van. uur tot. uur.. /.. / van. uur tot. uur Gelieve op het einde van de aanvraag een schets toe te voegen met duidelijke aanduiding van de gevraagde inname van de openbare weg/plaats. 5

6 SCHETS/PLAN Bij - inname openbaar domein - plaatsen van tenten - gemeentelijk materiaal dat geleverd dient te worden gelieve hieronder of als bijlage een duidelijke schets of plan toe te voegen waarop zeker volgende zaken worden aangeduid: - welke straten, pleinen, parkeerplaatsen, ingenomen worden - waar de tenten komen - waar het gemeentelijk materiaal bij voorkeur geleverd wordt - voorziene nooduitgangen TIP: een eenvoudige kaart van uw locatie kan u maken met een schermafbeelding (print screen) van Google Maps. 6

7 Opgemaakt te... op. Handtekening verantwoordelijke vereniging Volledig ingevuld te bezorgen aan: Gemeente Overijse Aanvraag evenement Begijnhof 17 Of via Opgelet: het invullen van dit document houdt geen goedkeuring in. U wordt steeds op de hoogte gebracht van het resultaat van uw aanvraag. 7