Aanvraagformulier evenementen

Transcriptie

1 Datum ontvangst: Aanvraagformulier evenementen Datum aanvraag Naam evenement Organisator Adres Locatie evenement Startuur Einduur Contactpersoon + gsm. nr. UiTloket Gemeentebestuur Maldegem - Gemeentehuis - Marktstraat Maldegem - [email protected] 050/

2 1. Algemene gegevens organisator Binnen Maldegem Gemeentelijke dienst Erkende vereniging School Vereniging zonder winstoogmerk Instelling met winstoogmerk Privépersoon Eindverantwoordelijke Naam: Adres: Tel. / GSM: Handtekening eindverantwoordelijke Buiten Maldegem Vereniging zonder winstoogmerk School Instelling met winstoogmerk Privépersoon Gemeentebestuur 2 de verantwoordelijke Naam: Adres: Tel. /GSM Handtekening 2 de verantwoordelijke Facturatie Naam: Adres: Op welk rekeningnummer mag borg teruggestort worden, indien van toepassing? Rekeningnummer: BE 2. Algemene gegevens evenement Omschrijving van het evenement: (voeg indien nodig schets, plan of stratenplan of programma in bijlage toe) 2

3 Periodiciteit van het evenement Eenmalig Jaarlijks Editie Ander Voornaamste leeftijdsgroep < 12 jaar jaar jaar jaar > 60 jaar Doel van het evenement Commercieel Enkel voor leden Met inkomgeld Niet-commercieel Publiek toegankelijk Gratis toegang Goed doel Met dansgelegenheid Ander Zonder dansgelegenheid Aantal verwachte deelnemers (enkel in te vullen bij evenement van 1 dag) < > Meer bepaald deelnemers Aantal verwachte toeschouwers (enkel in te vullen bij evenement van 1 dag) < > Meer bepaald toeschouwers Inname openbaar domein Wij willen voor deze activiteit straten en/of pleinen innemen Straat Datum Uur 3

4 3. Programma (enkel invullen bij meerdere activiteiten) Als uw evenement uit meerdere activiteiten bestaat, gelieve dan hieronder in detail het gehele programma te beschrijven. Het is niet voldoende om een folder toe te voegen! Gelieve ook een activiteit die meerdere keren herhaald wordt telkens op te nemen. 1 Dag Startuur Eind- Uur Activiteit Locatie Verwacht aantal bezoekers 1 Cat 1 Geluid 2 Cat 2 Cat 3 Inname Openb. Dom Bezoekers zijn deelnemers en toeschouwers samen. 2 Gelieve de categorie van geluid aan te kruisen, indien van toepassing (zie punt 5). 3 Inname openbaar domein. Gelieve aan te kruisen indien u voor een activiteit openbaar domein wil innemen. Verderop kan u dat specifiëren (zie punt 8). 4

5 4. Locatie Om veiligheidsredenen is het verplicht om een situatieplan van het evenement bij te voegen indien dit doorgaat op een tijdelijke locatie. Volgende gegevens zijn verplicht aan te duiden: Afmetingen van de tent. Grondplan met aanduiding van vaste opstelling bar en podium Vrije zone rond de locatie Nooduitgangen Evacuatiezone (plaats hulpdiensten) Aanduiden exacte locatie parking Plaats tijdelijke toiletten Indien er beroep wordt gedaan op een externe security-firma, gelieve de contactgegevens ter vermelden: Buiten Openbaar domein Privaat domein Tent Open lucht Oppervlakte terrein: Oppervlakte tent (indien van toepassing): Binnen Privaat domein Zaal Schuur Opslagplaats Woning Andere Oppervlakte: Gemeentelijke accommodatie Oppervlakte Billijke vergoeding Jeugdlokalen Jeugdlokalen Gidsenlaan 196 m² X Jeugdlokalen Zandakkers 50 m² JOC De Redekiel 109 m² Gemeenschapscentrum Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B Polyvalente zaal (incl. keuken en kleedkamers) 347 m² X Geluid Milieuvergunning klasse 2 4 Milieuvergunning klasse Vergund voor elektronisch versterkte muziek categorie 3 (100 db(a) LAeq 60 min)0 5 Vergund voor elektronisch versterkte muziek categorie 2 (95 db(a) LAeq 15 min) 5

6 Gebruik tafels en stoelen (zelf te plaatsen) Bij organisatie van (2 de hands)beurs of rommelmarkt: gebruik van tafels en stoelen dienst infrastructuur verplicht (worden door de gemeente voorzien, de huurder moet deze zelf plaatsen) Tribune (200 personen) vooraan de zaal Tribune achteraan de zaal (eventueel zelf stoelen voor te plaatsen) Beperkte techniek Volledige techniek Extra hulp technicus bij activiteit / repetitie / opbouw / afbouw ( 50 per begonnen uur) Gelieve uren te specifiëren: Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B Vergaderzaal 1 34 m² X Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B Cafetaria met keuken 125 m² X Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B Foyer 101 m² X Zaal De Kesel, Adegem-Dorp m² Zaal Kanunnik Andries, Kloosterstraat X Wij maken gebruik van de aanwezige podiumelementen Zaal De Poermolen, Paardekerkhof 189 m² X Wij maken gebruik van de aanwezige podiumelementen Keuken De Poermolen, Paardekerkhof 45 m² Poetsen gemeenschapscentrum Wij staan hier als huurder zelf voor in Wij wensen hiervoor beroep te doen op de gemeentelijke poetsdienst ( 50 per persoon per begonnen uur) Sportaccommodaties (sporthal MEOS enkel te gebruiken voor sportieve evenementen) Sporthal De Berken, Kleitkalseide m² X Sporthal Meos, Bloemestraat 36D m² Zwembad Sint-Anna, Gidsenlaan Organisatie van opbouw en afbraak Opbouw Start / / om : u Einde / / om : u Ingebruikname Start / / om : u Einde / / om : u Afbraak Ten laatste beëindigd / / om : u 6

7 5. Geluid Wordt er muziek gespeeld? Geen muziek Achtergrondmuziek Muziek zonder versterking (akoestisch optreden) Elektronisch versterkte muziek Categorie 1 (Muziek als achtergrond, overstemt het publiek niet) Categorie 2 (Muziek overstemt het publiek (danscafé)) Categorie 3 (Muziekoptreden, fuiven, opgelet: gratis gehoorbescherming voorzien) Naam en adres geluidstechnicus:... Telefoonnummer: Buiten Binnen 6. Materiaal Feestmateriaal dienst Prijs/stuk infrastructuur Erkend Niet erkend Nadar Gratis 1,50/st. 400 Werfhek (3,5 x 2m) Gratis 10,00/st. 80 Kunststofvoet werfhek Gratis 5,00/st. 100 Afsluitdoek werfhek Gratis 5,00/st. 15 Podiumstukken (2m²) Gratis 15,00/st. 70 Potplanten Gratis 2,50/st. 30 Plooitafels Gratis 2,00/st. 243 Plooibare receptietafels Gratis 8,00/st. 42 Klapstoelen Gratis 0,50/st Zittribune Gratis 198,00 5 Toogelement Gratis 10,00/st. 12 Vuilnisbakken Gratis 3,00/st. 30 Vlaggenmasten Gratis 2,50/st. 80 Belgische vlag Gratis 3,00/st. 20 Vlaamse Leeuw vlag Gratis 3,00/st. 43 Maldegemse vlag Gratis 3,00/st. 27 Vervoer dr gemeente Gratis 150,00 Zelf afhalen Gratis Gratis Beschikbaar 18 Gevraagd Plaats levering materiaal:.. 7

8 . Gewenste datum en tijdstip levering (door Dienst Infrastructuur):..... Gewenste datum en tijdstip afhaling materiaal (door Dienst Infrastructuur):..... Contactpersoon levering en afhaling materiaal: (naam en telefoonnummer).. Enkel erkende jeugdverenigingen kunnen materiaal van de jeugddienst ontlenen. Feestmateriaal jeugddienst Prijs/stuk Erkend Niet erkend Waarborg Beschikbaar Gevraagd Rookmachine 2,00 n.v.t 50,00 1 Blacklight 2,00 n.v.t 50,00 1 Geluidsinstallatie (versterker, 2 cd-deck en 2 50,00 n.v.t 250,00 1 boxen) EHBO koffer Gratis n.v.t 50,00 1 Veiligheidshesjes Gratis n.v.t 50,00 15 Herbruikbare drinkbekers Gratis 0,75/stuk Banners alcoholgebruik Gratis - 3 Projector 10,00 20,00 150, Scherm 305x229cm 10,00 20,00 150, Materiaal milieu Prijs/stuk Waarborg Beschikbaar 18 Gevraagd Sonometer (geluidsmeter) Gratis 200,00 1 Audiovisueel materiaal Verenigingen kunnen audiovisueel materiaal ontlenen via de cultuurraad. 6 De waarborg voor gebruik van projector en scherm samen bedraagt 200,00. 8

9 7. Veiligheid Brandweer Wij wensen een kampvuur te maken Wij wensen vuurwerk af te steken Wij houden een BBQ of gebruiken mobiele gasvuren Wij zullen heliumballonnen vullen 8. Mobiliteit Doortochten Wij maken gebruik van gewestwegen Parkeergelegenheid Vermelding parkeergelegenheden: Privé-parking:.. Openbare parking:.. Langs rijweg:. Worden er parkeerwachters ingezet? Ja Neen Wordt er een extra fietsenstalling voorzien? Ja Neen Worden er parkeerplaatsen voor rolstoelgebruikers voorbehouden? Ja Neen 9. Publiciteit Gebruik geluidswagen, reclamestoet of reclamevoertuigen WAT? Wij wensen luidsprekers en/of een geluidswagen te gebruiken op de openbare weg Wij wensen een reclamestoet, publicitaire karavaan of een optocht te organiseren Wij wensen reclamevoertuigen langs de openbare weg te plaatsen WAAR? Straat Datum Uur Promotie- en bewegwijzeringsborden Wij wensen gebruik te maken van de infoborden aan de invalswegen Bepijling rondrit 9

10 10. Handel & verkoop Sterke dranken, gegiste dranken en voeding Wij zullen sterke dranken serveren Wij zullen zelfgemaakte voedingsmiddelen verkopen Wij werken samen met professionele verkopers van voedingsmiddelen en hebben ons er van verzekerd dat zij over een vergunning tot het verkopen van voedingsmiddelen beschikken Tombola Wij wensen een tombola binnen de grenzen van de gemeente Maldegem te organiseren Wij wensen een tombola in meerdere gemeenten te organiseren Ambulante handel (markten, kermissen, occasionele verkopen) (zie ook 2. Alg geg ev.) Wij wensen een rommelmarkt / avondmarkt / kermisattractie te organiseren/plaatsen Op privaat domein Op volgende locatie Op de openbare weg Op volgende locatie Wij wensen occasioneel andere producten te verkopen Op privaat domein Op volgende locatie Op de openbare weg Op volgende locatie 11. Duurzaamheid en milieu Sanitair Wij voorzien voldoende toiletten De locatie heeft permanente toiletten (aantal invullen) Wij sluiten de afvoer aan op de riolering Wij sluiten de afvoer niet aan op de riolering maar voorzien voldoende opvangcapaciteit voor septisch materiaal en laten dat na het evenement ophalen door een afvalverwerkende firma Milieuvergunningen Het is verplicht om voor het gebruik van volgende zaken een melding te doen bij de milieudienst: Generatoren (voor elektriciteitsproductie) met een vermogen vanaf 100 kw (vlarem rubriek b.) Koelinstallaties en compressoren vanaf 5 kw (vlarem rubriek ) Mazoutopslag vanaf 100 liter (vlarem rubriek b.) 12. Toegankelijkheid Een organisatie kan voor de organisatie van hun evenementen gebruik maken van toegankelijkheidslabels. Voor informatie hieromtrent kunt u contact opnemen met de inclusieambtenaar (OCMW)/ Mevr. Linde Vande Woestijne Sociaal Huis, Lazarusbron z/n 050/ /

11 13. Opmerkingen Hieronder vindt u ruimte om opmerkingen te formuleren. Gelieve ook het punt te vermelden waarop een opmerking betrekking heeft, indien van toepassing. 11