JAARVERSLAG 2009 EN PLANNING ACTIVITEITEN 2010 VAN REKENKAMERCOMMISSIE ROERMOND
VOORWOORD Op grond van de artikelen 81oa lid 2 en 185 lid 3 van de Gemeentewet stelt de rekenkamercommissie elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden van het voorgaande jaar. Voor u ligt het verslag van de rekenkamercommissie van de gemeente Roermond over het jaar 2009. In het jaar 2009 is de rekenkamercommissie qua bezetting flink vernieuwd. Per 1 januari 2009 namen wij afscheid van de voorzitter, mevrouw Schoenmakers. Ook extern lid mevrouw Simons heeft begin 2009 haar lidmaatschap opgezegd. De secretaris van de rekenkamercommissie mevrouw Franssen heeft per 19 januari 2009 een andere functie aanvaard binnen de gemeente Roermond. In de vacature van mevrouw Schoenmakers is per 1 januari 2009 voorzien door de benoeming van de heer Schrijvers. Op grond van de Verordening op de rekenkamercommissie benoemt de rekenkamercommissie uit de externe leden haar voorzitter: tijdens de vergadering van de rekenkamercommissie van 16 februari 2009 is de heer Schrijvers benoemd als voorzitter. In de vacature van mevrouw Simons is per 12 februari voorzien door de benoeming van de heer Peeters. De heer Vestjens vervult sinds 1 maart 2009 de functie van secretaris van de rekenkamercommissie. Vanwege de vele personele wisselingen in de rekenkamercommissie was het onderzoeksprogramma voor 2009 wat minder ambitieus dan dat van 2008. Het omvatte de afronding van het onderzoek naar het natuur- en groenbeleid en er is in plaats van een onderzoek naar het veiligheidsbeleid - een onderzoek gestart naar reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen van de gemeente Roermond. Afgelopen jaren presenteerde de rekenkamercommissie tesamen met haar jaarverslag ook het nieuwe onderzoeksprogramma. Dat is dit jaar anders. Gegeven de raadsverkiezingen op 3 maart 2010 heeft de Rekenkamercommissie besloten pas in het voorjaar 2010 haar nieuwe onderzoeksprogramma (2010/2011) op te stellen en te presenteren. Dat geeft namelijk de gelegenheid om o.a. ook bij de nieuwe (samengestelde) fracties suggesties voor nieuwe onderzoekitems te peilen. Ook zal de samenstelling van de rekenkamercommissie binnenkort wijzigen (op grond van de verordening zullen er na 3 maart 2010 namelijk weer een 3-tal raadsleden aangewezen dienen te worden om zitting te nemen in de Rekenkamercommissie). Een reden te meer om even een paar maanden enigzins pas op de plaats te maken om vervolgens weer in de nieuwe bezetting - met vol elan aan het werk te gaan. De Rekenkamercommissie zal overigens niet geheel stil zitten in de eerste maanden van het jaar 2010. De gemeente Roermond kent sinds september 2004 een Rekenkamercommissie. Het leek ons zinvol om de eerste maanden van het jaar te benutten om deze afgelopen jaren te evalueren: wat was succesvol, waar moeten we wellicht veranderingen aanbrengen en welke gevolgen heeft dat voor de toekomst van de RKC? Dat zal gebeuren in een evaluatie-onderzoek naar het interne en externe functioneren van de Rekenkamercommisise mede in relatie tot haar rol in het gemeentelijke (dualistische) bestel. De rekenkamercommissie zal zich bij deze evaluatie laten bijstaan door onderzoeksbureau Partners&Propper. Van de uitkomsten van de evaluatie zullen wij u vanzelfsprekend berichten. Namens de rekenkamercommissie van de gemeente Roermond, de voorzitter Roermond, 31 maart 2010.
JAARVERSLAG 2009 1. Inleiding 2. Onderzoeken 2009 3. Overige activiteiten 2009 4. Financieel overzicht 2009
JAARVERSLAG 2009 1. Inleiding In dit jaarverslag wordt teruggeblikt op de onderzoeken en activiteiten van de rekenkamercommissie van de gemeente Roermond in 2009. Het onderzoeksprogramma over 2009 is daarbij uiteraard het vertrekpunt. In het jaarverslag wordt eerst ingegaan op de onderzoeken die in 2009 zijn uitgevoerd c.q. opgestart (hoofdstuk 2). Daarna wordt in hoofdstuk 3 aangegeven welke overige activiteiten in 2009 hebben plaatsgevonden. Tenslotte wordt een financieel overzicht (realisatie versus raming) gegeven (hoofdstuk 4). De rekenkamercommissie van de gemeente Roermond bestaat uit drie externe leden en drie raadsleden en wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De samenstelling van de rekenkamercommissie was in 2009 als volgt: Voorzitter: Leden: Secretaris: de heer P.M.B. Schrijvers (d.d. 16 februari 2009 benoemd tot voorzitter). de heer F.J. van Dael (raadslid), de heer E.F.J.M. Lomans (raadslid), de heer P.C.A. Severijnen, De heer R.G.L. Peeters, (tot 12 februari mevrouw M.C.H.A. Simons) en mevrouw M.A.J. Smitsmans-Burhenne (raadslid) de heer A.H.C. Vestjens (tot 19 januari 2009 mevrouw A.T.G. Franssen-Peulen). 2. Onderzoeken in 2009. In het Onderzoeksprogramma 2009 waren de volgende onderzoeksonderwerpen opgenomen. Per onderzoeksonderwerp zijn onderstaand onder meer de probleemstelling en een korte samenvatting van de conclusies 1 opgenomen. 1. Groen voor Groen; onderzoek naar het natuur- en groenbeleid van de gemeente Roermond. Met dit onderzoek wilde de rekenkamercommissie een antwoord geven op de onderstaande vragen: - Hoe is het natuur- en groenbeleid in de gemeente Roermond vormgegeven en welke beleiddoelen zijn daarbij geformuleerd? - Op welke wijze is uitvoering gegeven aan het natuur- en groenbeleid van de gemeente Roermond en in welke mate zijn de beleidsdoelen gerealiseerd (waarom zijn bepaalde doelen -nogniet gerealiseerd)? - Zijn de onttrekkingen aan de bestemmingsreserve Groen voor Groen rechtmatig en in welke mate wordt in Roermond invulling gegeven aan het compensatiebeginsel? - Op welke wijze wordt de Raad geïnformeerd over het natuur- en groenbeleid en kan hij op basis daarvan zijn kaderstellende- en controleerde taak vervullen? 1 Voor een volledig overzicht van conclusies en aanbevelingen wordt verwezen naar de betreffende onderzoeksrapporten.
Naar aanleiding van het onderzoek heeft de RKC (in het kort) de volgende conclusies getrokken. -Beleidskader natuur en groen is fragmentarisch en onvoldoende SMART; -Er is geen structurele uitvoeringsorganisatie voor natuur en groen; -Er is geen beleidsmonitoring en -evaluatie; onvoldoende inzicht in realisatie van ambities en doelen; -De realisatie van ambities is onduidelijk, uitvoering natuur- en groenbeleid vindt plaats op basis van kansen; -De bestemmingsreserve Groen voor Groen heeft bijgedragen aan ontwikkeling van natuur en groen; -De informatievoorziening aan de raad kan beter. De commissie Openbare Werken heeft het rapport besproken in haar vergadering d.d. 3 december 2009 en de raad van de gemeente Roermond heeft het rapport van de rekenkamercommissie besproken in haar vergadering van 17 december 2009. De conclusies en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen zijn in deze vergadering door de raad overgenomen. 2. Reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen van de gemeente Roermond. (dit onderwerp is in de plaats gekomen van het oorspronkelijk in het onderzoeksprogramma 2009 opgenomen item veiligheidsbeleid ). Met dit onderzoek wil de rekenkamercommissie een antwoord geven op de onderstaande centrale vraag: Wat is het beleid c.q. het normenkader van de gemeente Roermond ten aanzien van reserves en voorzieningen en beschikt de gemeente over voldoende weerstandsvermogen om de belangrijkste risico s financieel op te vangen? Vervolgens zijn een aantal deelvragen geformuleerd - Welk systeem van risicomanagement hanteert de gemeente om risico s te identificeren en classificeren? - In hoeverre geeft de paragraaf Weerstandsvermogen van de Programmabegroting/programmarekening een volledig overzicht van de belangrijkste risico s waarmee de gemeente zich geconfronteerd ziet? Wat bedraagt de actuele omvang van de weerstandscapaciteit van de gemeente Roermond? - Is het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vanuit een oogpunt van rechtmatigheid en doeltreffendheid SMART geformuleerd? In hoeverre is/wordt de raad actief betrokken bij de vorming respectievelijk evaluatie van dat beleid? Hoe vindt de informatie-uitwisseling tussen college en raad met betrekking tot de ontwikkeling van het weerstandsvermogen plaats? Kan de raad op grond van het voorgaande zijn controlerende taak adequaat vervullen? Dit onderzoek is 8 juli 2009 van start gegaan en op 26 november 2009 is het rapport met conclusies en aanbevelingen voor bestuurlijke wederhoor aangeboden aan het college. De behandeling in de commissie Financiën (17 januari 2010) en de behandeling in de raad (11 februari 2010) vindt plaats buiten het tijdsbestek van dit jaarverslag. Derhalve zal daarvan in het jaarverslag 2010 melding worden gemaakt. Wel kan hier (in het kort) melding gemaakt worden van de belangrijkste conclusies die naar aan-
leiding van het onderzoek getrokken zijn: - Het beleidskader voor reserves en voorzieningen van de gemeente Roermond is op hoofdlijnen geheel in lijn is met de wettelijke kaders. - Het is niet mogelijk is om vast te stellen of Roermond over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Door het ontbreken van een algemene methode om risico s te inventariseren en te beoordelen, is het ook niet mogelijk om een oordeel uit te spreken over de volledigheid van het overzicht van de reserves en voorzieningen. - Toch heeft de RKC de indruk dat de belangrijkste risico s wel in de programmabegroting en - rekening zijn opgenomen. - Kijkend naar andere gemeenten heeft de RKC wel een aantal mogelijke witte vlekken in de risico s geconstateerd. Het betreft de volgende onderwerpen: inning eigen bijdrage Wmo, ontwikkeling gemeentefondsen Theater/ Musea/ Welzijnsinstellingen. Adoptie van onderzoeken. De rekenkamercommissie werkt met adoptie van onderzoeken: elk onderzoek wordt geadopteerd door minimaal twee leden (telkens in ieder geval een extern lid en een raadslid). Deze leden zijn actief betrokken bij het lopende onderzoek en fungeren als klankbord voor de secretaris die belast is met de dagelijkse aansturing van de onderzoeken. De adoptie van de onderzoeken uit het Onderzoeksprogramma 2009 was als volgt: - Natuur- en groenbeleid: mevrouw Smitsmans-burhenne, de heren van Dael en Severijnen. - Reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen: de heren Schrijvers, Peeters en Lomans. 3. Overige activiteiten in 2009. In 2009 hebben acht reguliere vergaderingen van de rekenkamercommissie plaatsgevonden. Daarnaast hebben de adopterende leden van de 2 onderzoeken veelvuldig overleg gehad met de betrokken onderzoeksbureau s om de (tussen)rapportages te bespreken. De Rekenkamercommissie Roermond is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft als doel kennis en ervaring uit te wisselen. De secretaris van de rekenkamercommissie neemt deel aan de aan de kring van secretarissen rekenkamers en rekenkamercommissies Limburg. Op 13 maart 2009 is de Algemene Ledenvergadering van de NVVR in Utrecht door de secretaris, namens de Rekenkamercommissie bijgewoond. Op 12 juni is deelgenomen aan het NVRR jaarcongres te Ede.
4. Financieel overzicht 2009. De rekenkamercommissie beschikte in 2009 over een budget van 56.915,- (exclusief de salariskosten van de ambtelijk secretaris). In onderstaande tabel is (afgerond) de bestemming van het budget alsmede de realisatie op de onderdelen aangegeven. Omschrijving Budget ( ) Realisatie ( ) Vergoeding externe leden Opleidingen / congressen / seminars Externe begeleiding / uitbesteding onderzoek Lidmaatschappen en abonnementen Representatiekosten en drukwerk Overig TOTAAL 4.500 1.000 43.415 500 7.500 0 56.915 4.500,00 1.002,00 44.665,90 320,00 6.111,15 0 56.599,05
Activiteiten van de Rekenkamercommissie in 2010 1. Planning totstandkoming van het onderzoeksprogramma 2010. 2. Voorlopige activiteitenplanning 2010. 3. Begroting 2010.
1. Planning totstandkoming onderzoeksprogramma 2010. De rekenkamercommissie stelt elk jaar een onderzoeksprogramma op voor het betreffende kalenderjaar. Deze wordt normaliter tesamen met het jaarverslag ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Dat is dit jaar anders. Gegeven de raadsverkiezingen van 3 maart 2010 heeft de Rekenkamercommissie besloten pas in het voorjaar 2010 haar nieuwe onderzoeksprogramma (2010/2011) samen te stellen en te presenteren. Dat geeft namelijk de gelegenheid om o.a. ook bij de nieuwe (samengestelde) fracties suggesties voor nieuwe onderzoekitems te peilen. Ook zal de samenstelling van de rekenkamercommissie binnenkort wijzigen (op grond van de verordening zullen er na 3 maart namelijk weer een 3-tal raadsleden aangewezen dienen te worden om zitting te nemen in de Rekenkamercommissie). Om die redenen wordt gedurende het eerste kwartaal van 2010 enigzins pas op de plaats gemaakt om vervolgens weer - in de nieuwe bezetting en met een nieuw onderzoeksprogramma - vol aan het werk te gaan. De Rekenkamercommissie zal overigens niet geheel stil zitten in de eerste maanden van het jaar. De gemeente Roermond kent sinds september 2004 een Rekenkamercommissie. Het leek ons zinvol om de eerste maanden van het jaar te benutten om deze 5 jaren te evalueren: wat was succesvol, waar moeten we wellicht veranderingen aanbrengen (werkwijzen/procedures) en welke gevolgen heeft dat voor de nieuwe RKC? In dat kader wordt een evaluatie-onderzoek gehouden naar het interne en externe functioneren van de Rekenkamercommissie mede in relatie tot haar positie en rol in het gemeentelijke dualistische bestel. 2. Activiteitenplanning 2010 Evaluatie rekenkamercommissie. Opstellen onderzoeksprogramma 2010. Nieuw(e) onderzoek(en). 2010 1 e kwartaal 2 e kwartaal 3 e kwartaal 4 e kwartaal
3. Begroting 2010 De rekenkamercommissie beschikt in 2010 over een budget van 57.199 (exclusief de salariskosten van de ambtelijk secretaris). Dit budget zal naar verwachting als volgt worden ingezet. Omschrijving Budget ( ) Vergoeding externe leden Opleidingen / congressen / seminars Externe begeleiding / uitbesteding onderzoek Lidmaatschappen en abonnementen Representatiekosten en drukwerk TOTAAL 4.500 3.000 41.699 500 7.500 57.199