Functiebeschrijving: Senior Management Assistent(e) secretariaat secretaris-generaal Hoofddeskundige B2 Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Standplaats: Mobiliteit en Openbare Werken Departement Mobiliteit en Openbare Werken Secretariaat van het hoofd van het departement Hoofddeskundige 1 Brussel Vacaturenummer: 24399
1. Afdelingscontext Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken hoort tot het Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. Het is één van de dertien beleidsdomeinen die samen de Vlaamse overheid vormen. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken vormt samen met het Agentschap Wegen en Verkeer en het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust het Vlaams Ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat voor een duurzame ontwikkeling van de mobiliteit en van de Vlaamse economische poorten, inclusief hun ontsluiting via alle modi. Het departement ondersteunt de minister(s) actief bij de beleidsvoering, zowel inzake mobiliteit en verkeersveiligheid als inzake investering, beheer en exploitatie van de transport- en de haveninfrastructuur. Het ondersteunt de minister bij: de beleidsvoorbereiding en evaluatie ontwikkeling van beleidsvoorbereidend instrumentarium, met inbegrip van monitoring, informatiemanagement, aansturing van het wetenschappelijk onderzoek, opbouw van netwerken (binnen en buiten het beleidsdomein + internationaal) formulering van inhoudelijke voorstellen voor de beleidsbepaling evaluatie van de beleidsuitvoering voor de bijsturing van het beleid of voor de aansturing van de agentschappen secretariaat van de beleidsraad informatie en communicatie van het beleidsdomein aansturing, monitoring en follow-up van de beleidsuitvoering omzetting van strategische in operationele doelstellingen voorbereiding van beheers- en samenwerkingsovereenkomsten. Daarnaast voert het Departement een aantal specifieke opdrachten uit: Verstrekt managementondersteunende diensten en juridische ondersteuning aan de beide IVA s en aan alle DAB s via samenwerkingsakkoorden Coördineert voor het hele beleidsdomein de rapportering inzake personeelszaken, facilitair management, ICT, boekhouding, begroting en juridische aangelegenheden Verstrekt technisch ondersteunende diensten aan het beleidsdomein, andere beleidsdomeinen en derden, via samenwerkingsakkoorden Beheert en exploiteert de maritieme toegangswegen tot de Vlaamse zeehavens Superviseert de uitrusting en de uitbating van de Vlaamse luchthavens Beheert het Vlaams Infrastructuurfonds Voert andere taken van beleidsuitvoering uit die niet toevertrouwd zijn aan de agentschappen. 2. Functiedoel Verzorgen van het algemeen secretariaat van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en het persoonlijk secretariaat van de leidend ambtenaar teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking. In het kader van klantgerichtheid, instaan voor het beheer van de lopende zaken zodat dossiers correct en tijdig behandeld kunnen worden. Dit omvat: binnen het secretariaat de coördinatie uitoefenen over de opvolging van dossiers. op het secretariaat-generaal instaan voor kwaliteitscheck van documenten, nota s naar de betrokken afdelingen. toezien op de gestelde antwoordtermijnen, controleren van de antwoorden en instaan voor het overmaken aan de belanghebbenden.
3. Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Secretaris-generaal van het Departement MOW De afdelingshoofden en de personeelsleden van het secretariaatgeneraal Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? De functiehouder heeft geen impact op budgetten, tenzij onrechtstreeks door het verstrekken van inlichtingen, bijhouden van gegevens waarvan anderen gebruik maken bij het uitoefenen van hun functie. 4. en 1. INFORMATIEVERZAMELING EN -VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van gegevens Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan (beleids)documenten, Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk op internet, Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) 2. INFORMATIEBEHEER Zorgen voor een optimale informatiestroom van en naar de secretarisgeneraal door de interne en externe informatie te ontvangen, te selecteren en te sturen. Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde de secretarisgeneraal snel de gevraagde informatie te bezorgen. Informatiestroom beheren Verzorgen van klassement en archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren
Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Opvragen van (elektronische) gegevens Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers opmaken, administratief verwerken en aan de secretaris-generaal of andere verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, coördineren en tijdig versturen van documenten, Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem Briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie Prioriteiten stellen en alles in zijn juiste context kunnen plaatsen voor een goede inschatting van wat belangrijk en wat minder belangrijk is. Overleg met secretaris-generaal Informatieverstrekking door dagelijks overleg over knelpunten, opportuniteiten ontwikkelingen en aanpak 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door de secretaris-generaal. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, kennisgevingen Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten Opmaken van lay-out van typedocumenten
5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van het secretariaat-generaal. Verzorgen van persoonlijke correspondentie voor de secretaris-generaal Verzorgen van allerlei typwerk voor de secretaris-generaal Fotokopies nemen Versturen van dringende zendingen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan betrokkenen, Zorgen voor de logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, lunchvergaderingen, 6. CORRESPONDENTIE Ontvangen, filteren en opvolgen van brieven, mails, faxen, telefoons,. teneinde de correspondentie snel en correct aan de secretaris-generaal of aan de betrokken entiteiten of ambtenaren te bezorgen. Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Mails doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem Zelfstandig correspondentie opstellen. 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het Departement. Ontvangen en begeleiden van bezoekers Verschaffen van inlichtingen aan telefoon Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de secretaris-generaal teneinde bij te dragen tot een tot een goed beheer van zijn tijd en een efficiënte organisatie van het werk.
Afspraken vastleggen, vergaderingen boeken Signaleren of herinneren aan afspraken Vergaderingen boeken Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, Verplaatsingen organiseren Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets, 9. COÖRDINATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van het secretariaat teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. 1. Coördineren van de werkzaamheden: Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van het secretariaat Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg 2. Aansturen van medewerkers Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers 5. s Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie, en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Indicatoren - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Indicatoren - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Indicatoren - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg Indicatoren - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaat met materialen III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Indicatoren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen II. Plant eigen werk en dat van anderen effectief Indicatoren - Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (vb. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen) - Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk) - Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Indicatoren - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen
Flexibel gedrag De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen III. Blijft soepel én doelgericht functioneren in situaties die bijzonder onderhevig zijn aan veranderingen Indicatoren - Blijft doelmatig handelen in situaties waar de eigen kennis en ervaring ontoereikend zijn - Blijft rustig en doelmatig handelen in situaties waar meerdere variabelen plots veranderen - Anticipeert: schat de mogelijke hindernissen vooraf in - Ontwikkelt meerdere strategieën: bekijkt voorafgaandelijk meerdere wegen om het doel te bereiken en heeft alternatieven voorhanden - Weet de impact van de wijzigen van één variabele op de andere aspecten snel en correct in te schatten Omgaan met stressfactoren Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek II. Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht Indicatoren - Blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn gesprekspartner het hem moeilijk - Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol - Blijft zich in crisismomenten open opstellen voor kritiek van anderen, en blijft bereid zijn eigen aanpak te toetsen - Kan voor zichzelf problemen, spanning of tegenslagen verwerken en relativeren - Blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek Indicatoren - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudeend, informatief ) - Gebruikt een taak die aan het publiek aangepast is (vb. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen
Ontwikkelingsgericht coachen Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten Indicatoren - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 6. Vaktechnische competenties Minimum 6 jaar relevante ervaring inzake administratief ondersteunende taken, inzonderheid in managementondersteunende diensten op hoog niveau - Kennis en ervaring met functioneel dossierbeheer/dossierstroom Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis - Grondige kennis van de organisatie en inzicht in formele en informele structuren: - Degelijke kennis van/ervaring met het werkdomein en de werking van het departement en het secretariaat-generaal - De Vlaamse overheid, in het bijzonder de entiteiten van het beleidsdomein MOW - Aanspreekpunten binnen de verschillende entiteiten van het beleidsdomein MOW - Vlot werken met pc en met de hedendaagse software - Goede kennis MS Office (Word, Excel, ) - E-mail, agendabeheer - Goede kennis van eroom, DMS - Op internet en intranet de weg vinden naar informatie nodig voor de job - Kennis van het Engels en Frans - Ruime interesse in management en organisatie - Oog voor administratieve efficiëntie - Ervaring met organisatie en coördineren van secretariaatswerkzaamheden
7. Bijkomende informatie Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: ir. Filip Boelaert, secretaris-generaal T: 02/553 71 02 E: filip.boelaert@mow.vlaanderen.be Voor informatie omtrent de selectieprocedure of arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Nele Theelen T: 02/553 72 63 E: nele.theelen@mow.vlaanderen.be