Handleiding ZOTO Web

Handleiding ZOTO Web Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 3 2. HET VECOZO-CERTIFICAAT... 4 2.1 AANVRAGEN VECOZO-CERTIFICAAT... 4 2.2 ACTIVERING CERTIFICAAT VOOR GEBRUIK ZOTO WEB... 4 3. DE STRUCTUUR VAN ZOTO WEB... 6 3.1 NIEUWS... 6 3.2 WACHTLIJST... 6 3.3 ZORGTOEWIJZINGEN VANDAAG... 9 3.4 CLIËNT ZOEKEN... 10 3.5 OVERZICHT MAZ MUT VANDAAG... 11 3.6 OVERZICHT CLIËNTEN IN ZORG... 12 3.7 PRESTATIEMETING... 14 3.8 AUTORISATIE MUTATIE... 15 4. CLIËNTDOSSIER... 18 5. INVOEREN MELDING AANVANG ZORG... 26 5.1 MAAK MAZ... 26 5.2 MOGELIJKE FOUTMELDINGEN BIJ HET INVOEREN VAN EEN MAZ... 27 6. INVOEREN MUTATIE... 29 6.1 MUT... 30 6.2 MOGELIJKE FOUTMELDINGEN BIJ HET INVOEREN VAN EEN MUTATIE... 31 6.3 AANVRAAG AANGEPASTE ZORGTOEWIJZING VIA ZOTOWEB... 33 6.3.1 Omzetten sectorvreemd ZZP... 34 6.3.2 Aanvragen functies... 35 7. HELPDESK... 43

1. Inleiding Om de zorgaanbieder te ondersteunen bij het werken met iwlz hebben de Menzis Zorgkantoren ZOTO Web ontwikkeld. Deze handleiding is een systeembeschrijving van de vernieuwde webapplicatie ZOTO Web De applicatie biedt de volgende toepassingen; Inzien en beheer van wachtlijstgegevens. Het aanmaken van melding aanvang zorg- en mutatieberichten. Op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen door het tonen van nieuwsberichten. Het inzien van cliëntgegevens. Alle functionaliteiten van ZOTO Web worden uitgebreid beschreven in deze handleiding. Omdat de getoonde informatie privacygevoelig is, is ZOTO Web beveiligd door middel van een VECOZOcertificaat. In deze handleiding wordt eerst het aanvragen en de activering van het VECOZO-certificaat beschreven. 3/43

2. Het VECOZO-certificaat Binnen IWLZ gebruiken de Menzis Zorgkantoren VECOZO als beveiligde toegang voor ZOTO Web. VECOZO betekent Veilige Communicatie in de Zorg. Naast toegang tot ZOTO Web kan via VECOZO ook verzekeringsrecht worden gecontroleerd. VECOZO werkt op basis van certificaten. Zonder een certificaat krijgt men geen toegang tot ZOTO Web 2.1 Aanvragen VECOZO-certificaat Het aanvragen van een VECOZO-certificaat kan op www.vecozo.nl, via de button Aanmelden. Na alle gegevens te hebben ingevuld, stuurt Vecozo een certificaatnummer met een pincode per post of via de mail. Na ontvangst van de gegevens kan het certificaat geïnstalleerd worden op de website van Vecozo. Klik op ik ben zorgverlener en dan certificatenbeheer en beheer van certificaten. Er komt een nieuw scherm in beeld waarin geklikt moet worden op Persoonlijk certificaat of Systeem certificaat ophalen. Vervolgens verschijnt een keuzescherm voor het installeren van een persoonlijk certificaat of een systeemcertificaat. Door een keuze te maken en vervolgens de correcte gegevens in te voeren, wordt het nieuwe type certificaat (X509-certificaat) specifiek op die PC geïnstalleerd. 2.2 Activering certificaat voor gebruik ZOTO Web Na ontvangst van het VECOZO-certificaat kan autorisatie worden aangevraagd bij het zorgkantoor. Hiervoor dient met behulp van het VECOZO-certificaat en eigen wachtwoord te worden ingelogd op ZOTO Web. Dit kan via https://zorg.menzis.nl. Na het inloggen verschijnt onderstaand scherm waar de juiste regio moet worden geselecteerd. 4/43

Vervolgens kan de AGB-code(s) worden ingevoerd waarna met de button aanvraag verzenden de opdracht wordt bevestigd. De afdeling overeenkomstenbeheer van het Zorgkantoor ontvangt de aanvraag en gaat (na controle) de toegang voor de juiste AGB-codes activeren. Via de mail wordt bevestigd dat het certificaat is geactiveerd. 5/43

3. De structuur van ZOTO Web ZOTO Web is opgebouwd uit een achttal onderdelen die via de menubalk aan de rechterkant van het scherm te selecteren zijn. Nieuws Wachtlijst Zorgtoewijzingen vandaag Cliënt zoeken Overzicht MAZ/MUT vandaag Overzicht cliënten in zorg Prestatiemeting Autorisatie mutatie Deze onderdelen worden in dit hoofdstuk afzonderlijk behandeld. 3.1 Nieuws Na het inloggen op ZOTO Web wordt als eerste de pagina Laatste nieuws weergegeven. Het laatste nieuwsbericht staat bovenaan de pagina. Onder Nieuwsberichten staan alle nieuwsberichten die zijn geplaatst op ZOTO Web. Nieuwsberichten kunnen worden gelezen door te klikken op Lees verder. Bij Documenten kunnen informatiedocumenten teruggevonden worden zoals bijvoorbeeld het Menzis Handboek AZR en de handleiding van ZOTO Web. 3.2 Wachtlijst Op ZOTO Web wordt voor elke AGBcode de wachtlijst getoond. De zorgtoewijzingen die voldoen aan de volgende criteria zijn zichtbaar op de wachtlijst: De leveringsvorm betreft ZIN of VPT. De zorgtoewijzing is actief voor betreffende AGBcode. De einddatum van de zorgtoewijzing is nog niet verstreken. De zorgtoewijzing heeft een ingangsdatum in het verleden Er is géén MAZ met de leveringsstatus in zorg aanwezig voor de betreffende functie Er is géén mutatie met de leveringsstatus einde zorg aanwezig voor betreffende functie Er is géén overlijden bekend bij het Zorgkantoor. Voordat de wachtlijst wordt weergegeven kan er een keuze worden gemaakt uit de volgende opties om een meer specifieke wachtlijst weer te geven. 6/43

Instelling Indien u autorisatie heeft tot meerdere AGB codes, kunt u ervoor kiezen om alle wachtenden gepresenteerd te krijgen, of u selecteert een specifieke AGB code. Leveringsvorm Zorgtoewijzing Hier kan worden gekozen om alle cliënten weer te geven of alleen de intramurale of extramurale cliënten. Voorkeur cliënt Keuzeopties voor: - Alle - 3-Zorg Thuis - 4-Opname - 5-VPT - 6-Combi PGB/MPT - 7-MPT Leveringsstatus Keuzeopties voor: - ND- Niet doorgegeven - AW- Actief Wachtend - WW- Wens wachtend - SW- Slapend wachtend Nadat u op de button toon resultaten heeft gedrukt, wordt de wachtlijst geopend 7/43

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 1. Cliëntnummer; tevens een link naar het cliëntdossier. 2. Soort zorg; de toegewezen ZZP/functie. 3. Verkorte omschrijving ZZP/functie. 4. Voorletters cliënt 5. Naam 1; geslachtsnaam cliënt; als de kop Naam 1 bovenaan deze kolom wordt aangeklikt wordt de wachtlijst op alfabetische volgorde getoond. 6. Status; status zorgtoewijzing, door met de muis op de status te gaan staan, wordt de omschrijving van de status voluit omschreven. ND= Niet doorgegeven AW= Actief wachtend SW=Slapend wachtend WW= Wens wachten 7. Toont datum van laatst ontvangen MUT12 of 18 op de betreffende ZTW Naam 2; naam partner. 8. Leveringsvorm ZTW Mogelijke waarden ZIN of VPT 8/43

3.3 Zorgtoewijzingen vandaag 9. Voorkeur cliënt Mogelijke waarden 3-Zorg thuis 4-Opname 5-VPT 6-Combi PGB/MPT 7-MPT 10. MAZ, Wordt met Ja gevuld zodra voor een deel van de zorg een MAZ aanwezig is, 11. Datum aanvang, ingangsdatum functie/zzp 12. Datum einde functie/zzp, gevuld indien aanwezig 13. M/V, Geslacht 14. Geb. Geboortedatum client 15. Ingangsdatum Zorgtoewijzing 16. AGB code instelling 17. MAZ, aanmaken melding aanvang zorg. 18. MUT, aanmaken mutatie 19. Wachtlijst exporteren naar Excel Hier kan een datum ingevoerd worden (rechtstreeks of doormiddel van de kalender). Als vervolgens met de muis geklikt wordt op de button Toon resultaten worden alle zorgtoewijzingen van die specifieke datum getoond, voor de geselecteerde instelling Door met de linkermuisknop op het cliëntnummer te klikken wordt het cliëntdossier geopend. U heeft ook de mogelijkheid om de lijst te exporteren naar Excel. 9/43

3.4 Cliënt zoeken Op het scherm Cliënt zoeken kan een cliënt worden gezocht. Er worden alleen cliënten getoond waarvoor de aanbieder een zorgtoewijzing heeft ontvangen. Er kan worden gezocht op één van de volgende rubrieken, naam van de cliënt, cliëntnummer, geboortedatum, postcode, huisnummer en BSN. Een combinatie van meerdere rubrieken is ook mogelijk. Tevens kan met behulp van het %-teken gezocht worden op een deel van de naam. Door te klikken op de button Toon resultaten wordt de cliënt weergegeven die aan de opgegeven zoekopdracht voldoet (zie onderstaande schermafdruk). 10/43

Als er wordt geklikt op het cliëntnummer dan wordt het scherm cliëntdossier getoond. 3.5 Overzicht MAZ MUT vandaag In dit overzicht worden de meldingen aanvang zorg en mutaties getoond die op diezelfde dag zijn ingevoerd op ZOTO Web. Tevens wordt hier de mogelijkheid geboden om deze MAZ en MUT weer te verwijderen. Dit kan alleen voor het eigen certificaat. Bij een MAZ/MUT die op het certificaat van iemand anders is ingebracht krijg je deze mogelijkheid niet. 11/43

3.6 Overzicht cliënten in zorg Bij overzicht cliënten in zorg is er de mogelijkheid een overzicht aan te maken met alle cliënten die bij de instelling in zorg zijn. Binnen het scherm cliënten in zorg kan een keuze gemaakt worden uit de volgende zoekcriteria: Instelling; Indien u voor meerdere AGB codes bent geautoriseerd, kunt u hier een selectie op AGB code maken. Soort zorg; Hier kunt u kiezen of u de intramurale of extramurale cliënten wilt selecteren 12/43

Door met de muis op het cliëntnummer te klikken link je naar het cliëntdossier. Door met de pijl op de zorgeenheid te staan wordt deze voluit geschreven. Via de optie lijst exporteren kan de lijst naar Excel worden overgezet. Door met de linkermuisknop op MUT te klikken kan voor de betreffende zorgeenheid worden gemuteerd. 13/43

3.7 Prestatiemeting U kunt binnen het scherm prestatiemeting filteren op AGB code en op de soort mutatie MAZ of MUT Vervolgens wordt via de button Toon resultaat de prestatiemeting voor de geselecteerde AGB code per maand gepresenteerd. Door Toon resultaat te selecteren wordt er een export op detailniveau aangemaakt in een Excel bestand. 14/43

3.8 Autorisatie Mutatie Met deze optie kan een verzoek worden ingediend om de autorisatie op het huidige certificaat uit te breiden met AGB codes in een van de Menzis Zorgkantoor regio s. Zie de volgende stappen: Stap 1 Selecteer de juiste Zorgkantoor regio. 15/43

Stap 2 De AGB code dient ingevoerd te worden in de 2 getoonde velden en wel als volgt. Stel AGB code = 42428516, dan vult u in het 1 ste veld '42' en in het 2 de veld '428516'. Klik nadat de gewenste codes zijn ingevoerd op Aanvraag verzenden. Stap 3 De afdeling overeenkomstenbeheer stuurt een mailtje waarin de afhandeling van het autorisatieverzoek wordt gecommuniceerd. Vanaf nu kan de aanbieder de cliëntgegevens voor betreffend AGB code(s) inzien. 16/43

4. Cliëntdossier Het dossier van een cliënt bestaat uit acht tabbladen: 1 e tabblad: Cliënt 2 e tabblad: Indicatiebesluit 3 e tabblad: Contactpersonen 4 e tabblad: Ziektebeeld 5 e tabblad: Beperking 6 e tabblad: Zorgtoewijzing 7 e tabblad: Aantekening 8 e tabblad: Historie Binnen deze tabbladen staat alle relevante informatie over de cliënt. Hieronder worden de tabbladen nader uitgelegd. 1 e Tabblad Cliënt Op dit scherm worden de cliëntgegevens en adresgegevens getoond. ZOTO Web bied niet meer de mogelijkheid om cliëntgegevens te muteren. Het cliëntdossier kan via de button Cliëntdossier printen worden afgedrukt. 18/43

2 e Tabblad Indicatiebesluit Dit tabblad bestaat uit twee delen: - Indicatiebesluit; hier worden details van het besluit weergegeven. - Geïndiceerde ZZP/functie Hieronder een schermvoorbeeld van dit tabblad. 19/43

3 e Tabblad Contactpersoon Onderstaand een voorbeeld van het tabblad contactgegevens van de cliënt. 20/43

4 e Tabblad Ziektebeeld Op dit scherm staat informatie over het ziektebeeld van de cliënt die hoort bij het actieve indicatiebesluit van de cliënt. Indien er geen informatie is aangeleverd door het CIZ dan blijft het scherm leeg. 21/43

5 e Tabblad Beperking Op dit scherm staat informatie over de beperkingen van de cliënt die hoort bij het actieve indicatiebesluit van de cliënt. Indien er geen informatie is aangeleverd door het CIZ dan is het scherm leeg. 6 e Tabblad Zorgtoewijzingen Op het scherm Zorgtoewijzing worden eerst alle zorgtoewijzingen van het actieve Indicatiebesluit getoond. Daarna worden ook zorgtoewijzingen van vervallen indicatiebesluiten getoond, mits de aanmaakdatum van de zorgtoewijzing niet ouder is dan 6 maanden. Hierdoor is het ook mogelijk om een nieuwe MAZ of een mutatie op een zorgtoewijzing van een vervallen indicatiebesluit te doen. Alle zorgtoewijzingen worden getoond, dus ook de zorgtoewijzingen van andere aanbieders. Het is echter alleen mogelijk om een Melding Aanvang Zorg of een mutatie te doen op een zorgeenheid waarvoor de aanbieder een zorgtoewijzing heeft gehad. Alleen hiervoor worden de buttons Maak MAZ en Maak Mutatie getoond. Als er wordt geklikt op de button Maak MAZ dan wordt het scherm Invoeren Melding Aanvang Zorg geopend. Zie hoofdstuk 5 voor meer informatie over het maken van een MAZ. 22/43

Als er wordt geklikt op de button Maak Mutatie dan wordt het scherm Invoeren functiemutatie geopend. Zie hoofdstuk 6 voor meer informatie over het maken van een mutatie. 23/43

7 e Tabblad Aantekeningen Aantekeningen bij een cliënt kunnen alleen door medewerkers van het Zorgkantoor worden gemaakt. Op het tabblad Aantekeningen wordt een overzicht van de aantekeningen getoond. Deze zijn opgeslagen bij de cliënt en niet bij het indicatiebesluit en blijven dus gewoon zichtbaar als er een nieuw indicatiebesluit van kracht wordt, of als het indicatiebesluit vervalt. Elke aantekening is voorzien van een datum die aangeeft wanneer deze is gemaakt of gewijzigd. 24/43

9 e Tabblad Historie Op het tabblad historie zijn twee categorieën historische gegevens ondergebracht: Meldingen Aanvang Zorg (MAZ) Hier worden alle meldingen aanvang zorg getoond. Mutatie Zorgeenheid (AW39) Hier staan alle ZZP/functiemutaties getoond. 25/43

5. Invoeren Melding Aanvang Zorg De Melding Aanvang Zorg (MAZ) kan worden aangemaakt via het tabblad zorgtoewijzing in het cliëntdossier. Daarnaast biedt ZOTO Web de mogelijkheid om de zorgeenheden vanuit de wachtlijst in zorg te melden. 5.1 Maak MAZ Door in de wachtlijst bij een zorgeenheid op MAZ te klikken wordt het scherm Melding Aanvang Zorg per zorgeenheid geopend. Ook wordt dit scherm geopend door bij het tabblad zorgtoewijzing in het cliëntdossier te klikken op de knop maak MAZ. Hieronder wordt dit invoerscherm weergegeven. 26/43

Verplichte in te vullen velden in dit scherm zijn: - De zorgeenheid welke in zorg gemeld moet worden - Klassecode (reeds voorgevuld met gegevens uit de zorgtoewijzing) - Startdatum zorg - Leveringsstatus Optioneel in te vullen velden zijn: - Aantal opslag klasse - Tijdseenheid (alleen vullen als het veld aantal opslag klasse is gevuld) - Sleuteldatum Zorg - VPT levering 5.2 Mogelijke foutmeldingen bij het invoeren van een MAZ Bij de verwerking van een MAZ op ZOTO Web worden dezelfde controles gehanteerd als bij het verwerken van een regulier AW35 bericht. Hieronder worden een aantal foutmeldingen omschreven. Ingangsdatum MAZ valt buiten de tijdlijn van de zorgtoewijzing Een MAZ kan alleen worden ingevoerd als de aanbieder voor de betreffende zorgeenheid een zorgtoewijzing heeft ontvangen en de startdatum zorg binnen deze zorgtoewijzing valt. Controleer of de startdatum zorg juist is. Eventueel dient een nieuwe zorgtoewijzing te worden aangevraagd. 27/43

Geen soort zorg geselecteerd Deze foutmelding ontstaat als er geen zorgeenheid is geselecteerd om in zorg te melden. Door de zorgeenheid te selecteren wordt de foutmelding opgelost. 28/43

6. Invoeren Mutatie De mutatie (MUT) kan worden aangemaakt via het tabblad zorgtoewijzing in het cliëntdossier. Daarnaast biedt ZOTO Web de mogelijkheid om een zorgeenheid vanuit de wachtlijst en vanuit de cliënten in zorg lijst te muteren. 29/43

6.1 MUT Door in de wachtlijst bij een functie op MUT te klikken wordt het scherm Mutatie zorgeenheid geopend. Dit scherm kan ook worden geopend door bij het tabblad zorgtoewijzing in het cliëntdossier te klikken op de knop maak Mutatie. Hieronder wordt dit invoerscherm weergegeven. Verplicht in te voeren velden zijn: - De zorgeenheid welke gemuteerd moet worden - Mutatie datum - Code reden mutatie/einde AWBZ zorg - Leveringsstatus - Leveringsvorm Optioneel te vullen velden zijn: - Instellingscode bestemming. Alleen te gebruiken bij code reden mutatie 17 (overplaatsing) en 21 (overdacht). De instellingscode bestemming dient ingevoerd te worden in de 2 getoonde velden en wel als volgt. Stel AGB code = 12123456, dan vult u in het 1 ste veld '12' en in het 2 de veld '123456'. 30/43

6.2 Mogelijke foutmeldingen bij het invoeren van een Mutatie Combinatie van gekozen reden mutatie en leveringsvorm is niet toegestaan 31/43

Geen zorgmutatie meer toegestaan, omdat de cliënt reeds ontslagen is Een ontslag (code reden 19 of 20) of overplaatsing (code reden 17) mag alleen worden gedaan indien de betreffende zorgeenheid in zorg is gemeld. Mocht blijken dat de eerder ingevoerde mutatie ten onrechte is gedaan, dan dient er bij het Zorgkantoor een verzoek tot verwijdering van deze eerder ingevoerde mutatie te worden gedaan. 32/43

6.3 Aanvraag aangepaste zorgtoewijzing via Zotoweb Op de wachtlijst kunt u een aanvraag voor een sectoreigen ZZP doen. Ga naar de wachtlijst en klik op MUT. Vervolgens vult u het scherm in met code reden mutatie 12 of 18 en klikt op verder 33/43

6.3.1 Omzetten sectorvreemd ZZP U kunt op het vervolgscherm een keuze maken tussen ZZP aanvragen en functie aanvragen. Om een sectorvreemde ZZP om te zetten naar een sectoreigen, kiest u voor ZZP aanvragen. U kiest de sectoreigen ZZP en vult als soort ZTW alternatief in. Vervolgens kiest u voor toevoegen 34/43

In het volgende scherm ziet u uw keuze. Is deze juist dan kiest u voor opslaan. 6.3.2 Aanvragen functies Aanvraag functies. Vanuit de wachtlijst kunt u een aanvraag voor overbrugging of alternatieve zorg doen. Ga naar de wachtlijst en klik op MUT. Vervolgens vult u het scherm Mutatie Zorgeenheid en klikt op verder 35/43

U kunt op het vervolgscherm een keuze maken tussen ZZP aanvragen en functie aanvragen. Kies hier voor functies aanvragen en klik op verder. Vul vervolgens de verplichte velden en klik op toevoegen 36/43

In het vervolgscherm ziet u uw keuze. NB. Is uw keuze niet juist geweest dan klikt u hier op het kruisje voor de functie om uw keuze te verwijderen of u kunt doormiddel van het potlood uw mutatie aanpassen. Nadat u klaar dient u via de button Doelmatig/verantwoord kenbaar te maken of de aanvraag wel of niet doelmatig/verantwoord is. 37/43

Als u bij doelmatig kiest voor Ja opent zich alleen het veld verantwoord vervolgens krijgt u de keuze uit Ja of Nee 38/43

Kiest u voor doelmatig Nee dan worden de volgende velden getoond: - Extra kosten thuis o Opgroeiend, thuiswonend kind < 23 jaar o Ouder met thuiswonend kind < 18 jaar o Betaalde arbeid of opleiding (SOM, LG en/of ZG) o WLZ- indiceerbaar - Toeslag beademing o Non-invasie beademing o Invasieve beademing - Toeslag overige o Extra overbrugginszorg (Actief wachtend) o Palliatief terminale zorg (PTZ) o Meerzorg o Extra budget voor behandeling o Overig - Verantwoord o Ja o Nee Niet alle combinaties zijn toegestaan 39/43

Nadat u de mutatie heeft opgeslagen, komt u in het scherm Mutatie zorgeenheid-aanvraag ZTW Hier kunt u de functie(s) zien die u heeft aangevraagd en dat wat u heeft ingevuld bij Doelmatig/verantwoord Als u de invoer heeft gecontroleerd kiest u voor Opslaan Let op! Pas nadat u heeft gekozen voor Opslaan vindt er een controle plaats op de combinaties bij Doelmatig/Verantwoord Als u niet toegestane combinaties heeft gevuld krijgt u afkeur Mogelijkheid om uw aanvraag te openen en herstellen 41/43

Na herstel kunt u de mutatie opslaan U krijgt een schermmelding te bevestiging 42/43

7. Helpdesk Indien er na het lezen van deze handleiding nog vragen of problemen zijn bij het gebruik van ZOTO Web kan contact worden opgenomen met de medewerkers van de afdeling AZR van het Zorgkantoor. Menzis Zorgkantoren: tel. 088-222 9000 Technische vragen over VECOZO-certificaten kunnen gesteld worden bij de Vecozo helpdesk: Vecozo helpdesk: helpdesk@vecozo.nl tel. 013-462 5641 43/43