Voor het Ministerie van defensie is het van groot belang om goed zicht te hebben op alle assets. Dit geld in het bijzonder voor Missie Ondersteunende Assets. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van o.a. de bedrijfssoftware SAP. De assets zitten nu in SAP, we zijn live, en nu? Bij Programmamanagement "MOS Groen", verantwoordelijk voor de instandhouding van de Missie Ondersteunende Systemen (MOS) van de "groene ICT", onder andere C4I (Command, Control, Communication, Computers, Information) artikelen, wordt vanaf 2015 volledig met SAP gewerkt. De artikelen waren al in 2010 gemigreerd naar SAP door het grondgebonden migratieproject van SPEER. Na de livegang in 2015 werd duidelijk dat in de tussenliggende jaren uitgangspunten zijn veranderd en dat door de manier waarop het assortiment (de assets) in SAP zit de instandhoudingsprocessen niet optimaal ondersteund konden worden. De Programmamanager (assetmanager) heeft de hulp ingeroepen van een aantal CGI consultants. Deze hebben dit probleem projectmatig aangepakt en samen met MOS Groen naar een oplossing gewerkt. Centraal staat procesdenken. Een inkijkje in het project, de problematiek en de oplossing, die de totale keten beschouwt vanuit een procesinvalshoek. Over de balans tussen tools en mensen met hun vaardigheden bij complexe asset management processen. 1
EAM Suite; Meer info: https://www.cgi.com/sites/default/files/brochures/cgiasset-resource-management-arm2-solution.pdf 2
Het Speer programma had tot doel de ondersteuning van de materieellogistieke en de financiële keten te uniformeren. Er is voor gekozen om dit met SAP te gaan ondersteunen. Speer was dus niet alleen de invoering van een IT systeem, maar ook een procesverandering Speer was opgedeeld in 2 plateau s (ontwerp/bouw en migratie), die door verschillende consortia werd uitgevoerd. De migratie werd uitgevoerd in 3 ketenprojecten (CLAS, CZSK, CLSK), die ieder door 2 leveranciers (Proces/IT en verandermanagement) werden uitgevoerd. Dit geeft de complexiteit weer van het programma. De migratie is gestart in 2007 en loopt feitelijk nog steeds voor een enkel wapensysteem (F-16). Overige migraties zijn afgerond, maar daarmee is het werk nog niet af Migratie is voor het grootste deel techniek/data gedreven. Er is te minder aandacht geweest voor de implementatie van de juiste procesvarianten en het verandermanagement. Trainingen zijn vooral gefocust op de eindgebruikers en te weinig op het middlemanagement. 3
Scope is groot in aantal en complex in afhankelijkheden. 4
Migratie = Data, Proces/IT, Organisatie Er is data gemigreerd met de kennis van 2010. Inmiddels is e.e.a. veranderd. Weinig aandacht geweest voor de lokale instellingen (planningsgebied gegevens, etc.). Niet duidelijk was wat de eisen waren aan onderhoud, verwerving, budgetten, etc. Normen zijn nog niet omgezet naar SAP (PO-plannen, Contracten). Normsteller JIVC is pas dit jaar gemigreerd. MOS Groen heeft het te druk met het instandhouden van het assortiment met de beperkte middelen en ondersteuning door SAP om ook de verbetering uit te voeren. Zij zijn aan het dweilen en hebben onvoldoende tijd en kennis om de kraan dicht te draaien. De logistieke keten ligt stil. Dit betekent dat de levertijden extreem worden. Soms maanden. Hierdoor krijg je de wereld van de ritselaars met alle gevolgen van dien 5
Het proces moet dus weer op gang komen en de omloopsnelheid moet liefst zo hoog mogelijk zijn. Doel is een hogere beschikbaarheid van de artikelen en een hogere inzetbaarheid van de systemen. 6
Wat hebben we gedaan? De plaatjes zijn ter illustratie. Analyse van de problematiek Workshops om knelpunten in het proces te vinden (we werden gevraagd om de data goed te zetten ) Gezamenlijk de SOLL-blauwdruk opgesteld (IST was spaghetti, niet gerationaliseerd; SOLL: overbodige stromen geëlimineerd) Procesvarianten voor onderhoud beschreven. Weekplanning beschrijft de happy flow. Hiernaast uiteraard ook aandacht voor de what-if scenario s Van de gekozen procesvarianten de benodigde data-aanpassingen bepaald en doorgevoerd Voor een beperkte set van artikelen een pilot uitgevoerd De uitgevoerde werkzaamheden vastgelegd in een methodiek zodat MOS Groen het ook zelf zou kunnen doen (Wij willen ons als consultant overbodig maken) 7
Wat hebben we gedaan? Analyse van de problematiek Workshops om knelpunten in het proces te vinden (we werden gevraagd om de data goed te zetten ) 8
Wat hebben we gedaan? Gezamenlijk de SOLL-blauwdruk opgesteld (IST was spaghetti, niet gerationaliseerd; SOLL: overbodige stromen geëlimineerd) Procesvarianten voor onderhoud beschreven. Weekplanning beschrijft de happy flow. Hiernaast uiteraard ook aandacht voor de what-if scenario s 9
Wat hebben we gedaan? Gezamenlijk de SOLL-blauwdruk opgesteld (IST was spaghetti, niet gerationaliseerd; SOLL: overbodige stromen geëlimineerd) Procesvarianten voor onderhoud beschreven. Weekplanning beschrijft de happy flow. Hiernaast uiteraard ook aandacht voor de what-if scenario s 10
Wat hebben we gedaan? Van de gekozen procesvarianten de benodigde data-aanpassingen bepaald en doorgevoerd 11
Wat hebben we gedaan? Management monitor 12
Wat hebben we gedaan? Voor een beperkte set van artikelen een pilot uitgevoerd De uitgevoerde werkzaamheden vastgelegd in een methodiek zodat MOS Groen het ook zelf zou kunnen doen (Wij willen ons als consultant overbodig maken) 13
Wat ik de aanwezigen wil meegeven: 1. Communicatie tussen ketenpartijen en binnen de ketenpartijen is KEY! 1. IT is niet het probleem. Die aanpassingen waren minimaal. Het gaat erom dat de mensen met elkaar het proces uitvoeren 2. Inzicht in het proces; iedereen weet hoe de keten in elkaar steekt 1. Laat de oude wereld los! Overzie het proces en niet je eigen taak 2. Hier heb je natuurlijk wel een bepaald denkniveau bij nodig. Ervaring leert dat dit voor de logistieke functies onderschat wordt. 3. Taaklijsten, artikelinstellingen 4. SAP bevat enorm veel functionaliteit om het proces te sturen en door de mogelijkheid om veel automatisch te doen kan SAP het werk eenvoudiger maken en de foutkans verkleinen. DAT MOET JE DUS WEL GEBRUIKEN! Wij kunnen helpen om de juiste keuzes te maken. 5. Als je blauwdruk goed is en de mapping van de data is goed, dan kan SAP je proces sturen ipv dat SAP een registratiesysteem is 6. Iedereen in de keten moet zijn taak uitvoeren zoals beschreven in de swimming lane / dienstregeling 7. Als managers sturen op SAP en hun medewerkers stimuleren het proces te volgen, dan zullen die medewerkers hun werk beter kunnen doen, zal het proces beter worden gevolgd en zullen de resultaten beter worden. 14
15