Overheidsprojecten met ERP en PRINCE2 De worsteling naar succesvol toepassen. John van Echtelt

Transcriptie

1 11e PUG-Symposium Overheidsprojecten met ERP en PRINCE2 De worsteling naar succesvol toepassen John van Echtelt ERP Project Manager Public Sector 5 juni 2008

2 Introductie John van Echtelt Ruim 10 jaar Logica 8 jaar projectmanager (vooral ERP-projecten) 5 jaar in overheidprogramma s P-Direkt SPEER 2

3 Hoofdgerecht: Zware kost Overheid en ICT programma s ambitieus en complex kwaliteit informatievoorziening Besturingsniveaus rijksoverheid Succesbelemmerende factoren succesbepalend maken E = mc 2 massa-energierelatie relativiteitstheorie, Albert Einstein 3

4 Overheid en ICT-programma s Onderzoek Algemene Rekenkamer ICT-projecten bij rijksoverheid Eerste rapport (29 november 2007): 1. Projecten ambitieus en complex 2. Kwaliteit informatievoorziening aan 2e kamer Tweede rapport (verwacht 19 juni a.s.) 4

5 1. Te ambitieus en te complex* *Bron: Lessen uit ICT-projecten bij de overheid (deel 1), Algemene Rekenkamer, 29 nov. 07 Politieke ambities ICT-enthousiasme Politieke deadlines Weinig heroverwegingen onderweg Organisatorische complexiteit Verschillende organisaties Impact van verandering Technische complexiteit Specificatie doelen en eisen Aansluiting andere ICT-systemen Snelheid van ontwikkelingen mc 2 = Missie Command Control 5

6 2. Kwaliteit informatievoorziening* *Bron: Lessen uit ICT-projecten bij de overheid (deel 1), Algemene Rekenkamer, 29 nov. 07 Minister heeft beleidsinformatie nodig om goed te kunnen sturen (COMMAND). Tweede Kamer moet kunnen vertrouwen op de informatie die ze van ministers krijgt om haar mede-wetgevende en controlerende taak (CONTROL) goed te kunnen uitoefenen. 6

7 Besturingsniveaus rijksoverheid Kabinet Tweede kamer Beleid: MISSIE Verantwoording Autoriseren: COMMAND Minister Secr. Generaal Project Board (Programma Manager) Project Manager Team Team Rapporteren: CONTROL Verantwoordelijkheden Politiek Organisatie Programma Project (Final product) Werkpakket (intern en extern) 7

8 Succesbelemmerende factoren Bron: Aanbesteding ICT-component P-Direkt, Algemene Rekenkamer, 16 mei 07 I Gebrek aan vertrouwen leidt tot risicomijdend gedrag en lage veranderbereidheid II Veranderambities versus verandervermogen III Verschillende belangen kan tot onvolledige informatie leiden IVRegelgeving (met name Europese aanbesteding) leidt tot suboptimalisatie en vertraging SPEER had hier ook mee te te maken SPEER weer SPITS (begin 2007) 8

9 SPEER Hoofddoelstelling SPEER Realiseren en implementeren van defensiebrede paarse keten voor ondersteunen van ernstoperaties. ANDERE DOELSTELLINGEN Ondersteuning invoering nieuwe besturingsmodel Verbeteren efficiëntie (1.030 VTE en 80 M per jaar) Verbeteren van het IV-beheer Programmakenmerken: materieel logistieke en financiële processen samenwerken tussen 4 krijgsmachtdelen Programma loopt tot 2013 (fase 1) Uiteindelijk eindgebruikers Vervangen 35 legacy systemen door SAP 9

10 SPEER I Vertrouwen Prince2 als onderdeel van het probleem: Lange initiatiefase (PID schrijven duurt 3-5 maanden en leidt onleesbaar dik document) Langdurige acceptatietrajecten Veel (externe) audits Kwaliteitshandboek: kopie van Prince2 Risicomijdend gedrag vertrouwen = snelheid + kosten 10

11 SPEER I Vertrouwen Betere programmabesturing (Supervisor) Realistische ambities en doorlooptijd Beleidsterreinen zelf resultaatverantwoordelijk Actievere participatie Defensiemedewerkers Maar ook: Verschillende belangen blijven bestaan Ambities en technische mogelijkheden afwegen Krachtige commandostructuur 11

12 SPEER II Impact van verandering Politieke doelstelling kan tot grote veranderingen in organisatie leiden. Verwevenheid organisatie en ICT Een nieuw ICT systeem (vooral geïntegreerd ERP systeem) heeft impact op groot deel van organisatie en vraagt ander gedrag van mensen. Geen marktwerking die verandering afdwingt 12

13 SPEER II Veranderen Van Customer Quality Expectations Project(en) Naar Customer Acceptance Product (nieuw ERPsysteem) Mens, organisatie en en proces Toepasbaarheid van Prince2??? Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden!!!! 13

14 SPEER III Informeren Hanteren van werkwijze die Defensie ook bij het uitvoeren operaties toepast: Opdrachtgerichte commandovoering c 2 (command en control) Operationele analyse (Common Operational Picture) Rapportage door beleidsverantwoordelijke Ook: afspraken met 2e kamer over halfjaarlijkse rapportage 14

15 SPEER IV Regelgeving Vrijwel onmogelijk om in te spelen op veranderende programma- en marktsituaties Resultaatverantwoordelijkheid zonder productspecificaties leidt tot risico-opslag Langdurige aanbestedingstrajecten: bepalen kritieke pad van het programma Blijft wederzijdse wurggreep 15

16 succesbepalend maken Kabinet Tweede kamer Beleid II.a Veranderambities Verantwoording Minister Verantwoordelijkheden Politiek I Vertrouwen Autoriseren Secr. Generaal Project Board (Programma Manager) Project Manager Team Team III Informeren Organisatie II.b Verandervermogen Programma Project (Final product) IV Regelgeving Werkpakket (intern en extern) 16

17 SPEER E = mc2 Essentie van Prince2 toepassen bij Defensie = Missie * Command * Control 17