Nr. Omschrijving Bijlage 1 Programma van Eisen Kantoorbenodigdheden LOGISTIEK 1 De leverancier dient alle Erasmus MC inkooporders op onderstaande afleverlocatie te leveren: Erasmus MC Goederenontvangst Westzeedijk 353 3015 AA Rotterdam 2 Leveringen dienen per Erasmus MC inkooporder apart te zijn verpakt. 3 Geleverde verpakkingseenheden dienen overeen te komen met de besteleenheid uit de webcatalogus (zie eis nr. 17). 4 Omverpakkingen dienen te worden voorzien van een duidelijk leesbaar etiket waarop onderstaande gegevens worden vermeld in een minimale tekengrootte van 72 punten (Microsoft Word): - Erasmus MC inkoopordernummer - totaal aantal omverpakkingen behorende bij het Erasmus MC ordernummer (bijvoorbeeld X van 3) - eenheidnummer van het totaal aantaal omverpakkingen (bijvoorbeeld 1 van X) 5 De verpakkingseenheden dienen te worden voorzien van een degelijke omverpakking waarvan het bruto gewicht niet groter is dan 15 kilogram. 6 Leverancier dient gebruik te maken van re-useable euro pallets. 7 Omverpakkingen dienen niet hoger gestapeld te worden dan 1,50 meter. 8 Voor omverpakkingen die aan de buitenzijde van de pallet zijn gestapeld, dient het etiket (als vermeld onder eis nr. 4) van buiten af zichtbaar te zijn. Voor omverpakkingen die niet vanaf de buitenkant van de pallet zichtbaar zijn, dient het etiket gericht te zijn naar de dichtstbijzijnde buitenzijde.
9 Alle leveringen dienen per Erasmus MC order voorzien te zijn van een pakbon. Op de pakbon dient de volgende informatie te worden vermeld: - Erasmus MC inkoopordernummer - artikelnummer van leverancier - artikelomschrijving (overeenkomstig omschrijving in de webcatalogus) - verpakkingseenheid + aantal geleverde verpakkingseenheden - aantal omverpakkingen - telefoonnummer voor het melden van manco s - afleverdatum Pakbonnen dienen daarnaast duidelijk leesbaar en interpreteerbaar te zijn. Het moet duidelijk zijn wat er in de bijbehorende omverpakking(en) zit en (indien van toepassing) welke bestelde artikelen nog nageleverd gaan worden. 10 De pakbon dient op een duidelijk zichtbare positie aan de bovenzijde van de omverpakking te worden bevestigd. Tevens moet binnenin de omverpakking een kopie van dezelfde pakbon worden meegeleverd. 11 Leverancier honoreert verzoeken tot retournemen tot tenminste twee weken na afleverdatum bij het Erasmus MC. Voor artikelen waarvan mankementen aan het geleverde slechts na ingebruikname van het artikel geconstateerd kunnen worden geldt honorering tot twee weken na constatering. 12 Leveringen van artikelen die behoren tot het Erasmus MC basisassortiment (zie eis nr. 30) dienen op werkdagen binnen 48 uur na verzending van de Erasmus MC inkooporder aan de leverancier op de afleverlocatie (zie eis nr. 1) te zijn ontvangen. Bijvoorbeeld: een Erasmus MC inkooporder die op maandag voor 10:00 uur is besteld, wordt uiterlijk op woensdag voor 10:00 uur op de afleverlocatie geleverd. 13 Leveringen van artikelen die niet tot het Erasmus MC basisassortiment behoren dienen in 98 procent van alle inkooporderregels binnen 5 werkdagen geleverd te zijn. Via de webcatalogus (zie eis nr. 17) moet voor de besteller inzichtelijk zijn wat per artikel de actuele levertijd is. 14 De leverancier stelt zich flexibel op in het afspreken van vaste leverdagen en tijdstippen van levering. Initieel levert de leverancier eenmaal per werkdag aan het Erasmus MC voor 13.00 uur. 15 Zowel leverancier als Erasmus MC kunnen initiatief nemen om leverdagen (ook in aantal) en tijdstippen van levering te wijzigen. Bij verschil van inzicht prevaleert het standpunt van het Erasmus MC. AUTOMATISERING 16 De leverancier dient in staat te zijn Erasmus MC inkooporders per e-mail te ontvangen. Het e-mailadres dat de leverancier hiervoor gebruikt moet een adres zijn dat exclusief is ingericht om orders te ontvangen. Tevens dient het e-mailadres met die regelmaat uitgelezen te worden dat de doorlooptijden en leverbetrouwbaarheid uit de eisen 12 en 13 gerealiseerd kunnen worden. 17 De leverancier dient het interne bestelsysteem van het Erasmus MC (Oracle EBS I-Procurement) te koppelen met een (eigen) extern door de leverancier te beheren webcatalogus.
18 Leverancier dient het interne bestelproces van het Erasmus MC te ondersteunen door selectie van artikelen in een door leverancier beheerde webcatalogus mogelijk te maken. Genoemde webcatalogus moet benaderbaar zijn vanuit het bestelsysteem van het Erasmus MC (Oracle EBS, zie ook eis 17). De interne klant binnen het Erasmus MC dient in de webcatalogus van de leverancier zijn gewenste artikelen te kunnen selecteren. Vanuit de webcatalogus moeten deze artikelen op een gebruiksvriendelijke wijze als bestelaanvraag geïmporteerd kunnen worden in het interne bestelsysteem van het Erasmus MC (Oracle EBS iprocurement). Leverancier ondersteunt het tot stand brengen van de daarvoor noodzakelijke koppelingen tussen het eigen systeem en het systeem van het Erasmus MC in goed overleg met team Functioneel Beheer van het Erasmus MC. Na handmatige goedkeuring van de bestelaanvraag in het interne bestelsysteem wordt de aanvraag omgezet in een Erasmus MC inkooporder. Deze Erasmus MC inkooporder moet via een XML-bericht door de leverancier kunnen worden ontvangen. De leverancier dient Erasmus MC inkooporders op deze wijze te verwerken. Ook hier ondersteunt leverancier het tot stand brengen van de daarvoor noodzakelijke koppelingen tussen het eigen systeem en het systeem van het Erasmus MC in goed overleg met team Functioneel Beheer van het Erasmus MC. 19 Leverancier dient in staat te zijn pakbonnen digitaal aan te leveren. Deze gegevens (bijvoorbeeld via e-mail) dienen eenvoudig te kunnen worden gematcht met de fysieke levering (bijvoorbeeld via een unieke referentie per geleverde pallet). Leverancier dient aan te kunnen tonen dat de informatie die digitaal wordt verzonden aansluit met de fysieke verzendingen (bijvoorbeeld door het organiseren van steekproeven in overleg met het Erasmus MC). FACTURATIE 20 De leverancier dient voor iedere Erasmus MC inkooporder een elektronische factuur ( in XML format) te uploaden naar onze partner Invoice Sharing ( voor meer info www.invoicesharing.com). Via Invoice Sharing zal de factuur automatisch in ons ERP systeem verwerkt worden Deze factuur bevat minimaal onderstaande gegevens: Adres: Erasmus MC Postbus 21455, 3001 AL Rotterdam Afdeling Crediteuren Erasmus MC inkoopordernummer : per bestelling Aantal bestelde verpakkingseenheden : per orderregel Inhoud per verpakkingseenheid : per orderregel Artikelomschrijving : per orderregel Netto prijs per verpakkingseenheid : per orderregel moet in één kolom de netto prijs excl. btw zijn weergeven. Onder netto prijs wordt verstaan de prijs na aftrek van kortingen zoals vermeld in de webcatalogus. Totaalbedrag per orderregel : per orderregel moet in één kolom het netto totaalbedrag van de orderregel excl. btw worden weergegeven. Dit is te berekenen door het aantal bestelde verpakkingseenheden te vermenigvuldigen met de netto prijs per verpakkingseenheid. Factuurbedrag excl. btw : totaal excl. btw. Te berekenen door alle totaalbedrag per orderregel op te tellen. Btw : totaal btw. Te berekenen door het geldende btw-tarief te vermenigvuldigen met het
factuurbedrag excl. btw Factuurbedrag incl. btw : totaal incl. btw. Te berekenen door btw op te tellen bij factuurbedrag excl. btw. Facturen zonder Erasmus MC inkoopordernummer worden niet in behandeling genomen. 21 Op iedere creditfactuur dient zowel het betreffende Erasmus MC inkoopordernummer als het factuurnummer van de debetnota te zijn vermeld. Creditfacturen dienen binnen 14 dagen in XML format geüpload te worden naar onze partner Invoice sharing ( voor meer info www.invocesharing.com). 22 De leverancier dient bij facturatie dezelfde prijzen als in de webcatalogus te vermelden zoals deze golden op het moment van selectie van de artikelen. Mochten gefactureerde bedragen afwijken van de bedragen op de Erasmus MC inkooporder dan crediteert de leverancier het verschil. 23 Een onafhankelijke instantie (derde) als zijnde accountant zal jaarlijks in de maand maart een verificatie laten uitvoeren op de gecommuniceerde kostprijzen op kosten van Leverancier. Deze derde partij wordt voorgedragen door Leverancier en heeft goedkeuring van beide partijen (door Opdrachtgever en Opdrachtnemer) ASSORTIMENT 24 Het komt voor dat interne klanten binnen het Erasmus MC (buiten het interne bestelsysteem van het Erasmus MC om) rechtstreeks bij leveranciers bestellen. Omwille van de gezamenlijke participatiedoelstellingen neemt leverancier deze bestellingen niet in behandeling. In plaats daarvan informeert de leverancier de betreffende besteller en de contractbeheerder. 25 Participatie in het contract door de interne klant binnen het Erasmus MC is niet volledig afdwingbaar, hierdoor kan het voorkomen dat interne klanten goedkopere artikelen elders willen bestellen. Om dit te voorkomen richt de leverancier een (herzienings)procedure in waarbij interne klanten binnen het Erasmus MC een verzoek kunnen indienen om een prijs in de webcatalogus te herzien. Dit geeft de leverancier de kans om in een dergelijk geval de opdracht alsnog te verwerven, terwijl zonder prijsaanpassing het artikel waarschijnlijk buiten participatie zou worden aangeschaft. De herzieningsprocedure wordt overeengekomen met de contractbeheerder van het Erasmus MC. 26 Verzoeken van interne klanten om artikelen toe te voegen aan de webcatalogus worden eerst door de assortimentscoördinator van het Erasmus MC beoordeeld. Na een positief oordeel hanteert de leverancier een doorlooptijd van maximaal 2 werkdagen om de wijziging in de webcatalogus te verwerken. 27 Van de leverancier wordt verwacht dat deze proactief nadenkt en adviseert over de samenstelling van het assortiment en meedenkt over het stimuleren van de omzet van artikelen in de goedkopere prijsklasse. 28 De leverancier stimuleert prijsbewustzijn bij interne klanten van het Erasmus MC door in de webcatalogus een functionaliteit in te bouwen waardoor bij het zoekresultaat standaard eerst de artikelen uit het basisassortiment worden getoond, daarna de goedkoopste alternatieven en daarna de overige artikelen. 29 De leverancier dient zijn expertise en kennis van de productgroepen in te zetten om periodiek een voorstel te doen voor bijstelling van het basisassortiment. Dit voorstel dient te zijn gebaseerd op de best practice in de markt en verbruikshistorie van het Erasmus MC. Het basisassortiment wordt één keer per kwartaal geëvalueerd met de assortimentsbeheerder van het Erasmus MC. De leverancier levert ter voorbereiding van die evaluatie een analyse van de leveringen in de voorgaande periode(n) en een aanbeveling voor bijstelling van het basisassortiment. 30 De prijsstelling van het basisassortiment dient concurrerend te zijn. Erasmus MC zal periodiek en steekproefsgewijs de prijsstelling van het basisassortiment vergelijken met concurrerende aanbieders in de markt. Is een prijs voor een artikel in het basisassortiment meer dan 5% hoger dan bij een concurrerende aanbieder, dan stelt leverancier de prijs van dat artikel naar beneden bij.
31 Indien een artikel (tijdelijk) niet meer leverbaar is, draagt de leverancier zorg voor een passend alternatief met minimaal een gelijkwaardig kwaliteitsniveau en zonder meerkosten. 32 Via web toegang moet de assortimentsbeheerder toegang krijgen tot de catalogus om daar zelf artikelen te activeren en of deactiveren. 33 Minimum orderbedrag: Leverancier richt zijn webcatalogus zodanig in dat bestellingen met een waarde < 20 euro excl. BTW niet worden geëxporteerd naar het bestelsysteem van het Erasmus MC. Het minimumbedrag wordt flexibel ingericht zodanig dat na periodieke evaluatie van de orderportefeuille dit omhoog of omlaag bijgesteld kan worden. MILIEU 34 De leverancier/producent dient te beschikken over een gecertificeerd milieuzorgsysteem conform ISO 14001 of gelijkwaardig. 35 De leverancier houdt zich aan de wettelijk gestelde kaders en richtlijnen op gebied van ARBO en milieu en beschikt hiervoor over de benodigde vergunningen. 36 Alle verpakkingen zijn recyclebaar of biologisch afbreekbaar. 37 Voor de verpakking wordt geen gebruik gemaakt van voor het milieu schadelijke componenten in de drukinkt, lakken en kleurstoffen. 38 Alle verpakkingen voldoen voor zover van toepassing aan alle geldende wettelijke normen betreffende milieuaspecten. COMMUNICATIE 39 Het Erasmus MC werkt met een prestatiemonitor. Gedurende de contractperiode wordt deze prestatiemonitor ieder kwartaal ingevuld waarna het zal dienen als basis voor het regulier voortgangsoverleg tussen het Erasmus MC en de leverancier. Na gunning wordt de prestatiemonitor in overleg met de leverancier definitief vastgesteld. Het format dat gehanteerd zal worden is te vinden onder bijlage 10. 40 De leverancier wijst een vaste accountmanager toe waarmee het Erasmus MC ieder kwartaal overleg voert. Tijdens dit overleg worden de geleverde prestaties uit de voorgaande periode geëvalueerd en worden adviezen op basis van management informatie besproken om uiteindelijk verbeteringen te kunnen bewerkstelligen. 41 1x per contractjaar wordt strategisch overleg gevoerd tussen het Erasmus MC en de leverancier. 42 Voor contact over de dagelijkse gang van zaken dient bij de leverancier een vast aanspreekpunt te zijn. 43 De leverancier maakt verslag van de periodieke overleggen met het Erasmus MC en stuurt hiervan binnen 5 werkdagen een kopie aan zijn/haar contactpersoon van het Erasmus MC. 44 Leverancier levert periodieke (elk kwartaal) managementrapportages aan: ofwel via een digitaal systeem van de leverancier of via email. De volgende rapportages maken minimaal deel uit van de informatie: totale omzet; volume en omzet per artikel(groep); aantal orders; gemiddelde ordergrootte; aandeel omzet/volume basis/overig assortiment; klachten (aantallen, soort, correctieve maatregelen); doorlooptijd klachtafhandeling; levertijden. De kosten van het verstrekken van de managementinformatie dienen te zijn inbegrepen in de prijs. (NA) IMPLEMENTATIE 45 Na afsluiting van het contract dient het contract geïmplementeerd te worden. De leverancier dient hiervoor een implementatieplan (max. 4 pag. A4) aan te leveren dat geschikt is voor Erasmus MC. In dit implementatieplan staat ondermeer informatie over de benodigde communicatie, automatisering, voorraadbeheer en de gevolgen voor de gebruiker.