Programma van Eisen. Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Groengereedschappen en Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM s) Cedris

Transcriptie

1 Programma van Eisen Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Groengereedschappen en Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM s) Cedris Pagina 1 van 8

2 1 Programma van Eisen Deelnemer conformeert zich aan alle gestelde eisen door middel van ondertekening van Standaardformulier H - Akkoordverklaring Programma van Eisen van het Beschrijvend document, en voegt deze toe aan zijn Inschrijving. Algemene eisen Omschrijving Eis 1 Deelnemer garandeert dat de Dienstverlening minimaal zal voldoen aan de door de Deelnemer in de Inschrijving uitgewerkte Gunningscriteria (waaronder de gevraagde kwaliteit van de artikelen conform Standaardformulier J - Prijsstelling). 2 Deelnemer verplicht zich tot het, voor Opdrachtgever en SW-bedrijven, zo efficiënt als mogelijk inregelen van deze Raamovereenkomst ten einde de kosten zo laag mogelijk te houden en de duurzaamheid te waarborgen. 3 Deelnemer levert uitsluitend gereedschappen en PBM s die vervaardigd zijn conform de onderstaande essentiële kernwaarden: Vrije keuze van arbeid; Geen discriminatie van werknemers; Geen kinderarbeid; Vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen; Betaling van een acceptabel loon; Geen excessieve werktijden; Veilige en gezonde werkomstandigheden; Een wettige arbeidsovereenkomst. 4 Deelnemer garandeert dat alle SW-bedrijven zoals opgenomen in Bijlage C kunnen worden voorzien in de Dienstverlening zoals deze is vastgelegd in de Aanbestedingsstukken. 5 Deelnemer is bereid na opdrachtvertrekking nadere, eventueel aanvullende afspraken te maken en na te komen over de invulling van Social Return. Pagina 2 van 8

3 Inhoudelijke eisen Omschrijving Eis Assortiment 6 Onderdeel van het assortiment zijn ten minste de artikelen zoals omschreven in Bijlage F - Assortiment. De aan te bieden artikelen voldoen aan de omschrijving, inclusief de gestelde criteria en de genoemde normeringen. Indien in de omschrijving merknamen genoemd zijn dient u te lezen 'of gelijkwaardig'. Dat houdt in dat specifiek benoemde merken en artikelen zijn bedoeld als indicatie voor eventueel aan te bieden gelijkwaardige artikelen. 7 Na ontvangst van de Inschrijving dient Deelnemer van door Opdrachtgever aangegeven artikelen, binnen 10 werkdagen na verzoek, een monster te kunnen leveren van alle artikelen uit Standaardformulier J, conform de artikelspecificaties en de ingediende Inschrijving. 8 Voor zover geen nadere omschrijving aan te stellen eisen van de artikelen is gegeven, dienen de te leveren artikelen, bij normaal gebruik en normaal onderhoud, in ieder geval van goede (lees: professionele) kwaliteit te zijn en minimaal aan de gebruikelijke eisen van functionaliteit, deugdelijkheid, veiligheid, doelmatigheid en afwerking te voldoen. Indien artikelen hier niet aan voldoen, dan dienen deze op aangeven van de Opdrachtgever door een alternatief artikel van dezelfde Nettoprijs vervangen te worden. 9 De door Deelnemer aangeboden gereedschappen zijn vervaardigd van duurzame, slijtvaste materialen, waarbij rekening wordt gehouden met de gebruikte materialen, zodat de kwaliteit, functionaliteit en levensduur zijn geborgd. Alle artikelen die worden aangeboden zijn vrij van schadelijke of gezondheidsbedreigende stoffen. 10 De aangeboden producten in het artikelpakket dienen gedurende de looptijd van het contract leverbaar te blijven, dan wel zal een gelijkwaardig alternatief geleverd moeten worden. Levering van een alternatief dient altijd vooraf aangegeven te worden en kan alleen plaatsvinden in overleg met en na goedkeuring van de Opdrachtgever en/of SWbedrijf. Er mag geen verschil in de kwaliteit, Nettoprijs en functionaliteit zitten. Indien er verschil zit in kwaliteit en functionaliteit dient het alternatief minimaal gelijkwaardig te zijn, echter tegen maximaal dezelfde Nettoprijs te worden aangeboden. Service 11 Deelnemer heeft een klantenservice die op werkdagen zowel telefonisch als per van uur tot uur bereikbaar is. 12 Deelnemer geeft kosteloos advies (door onder andere toolbox meetings) aan Opdrachtgever en/of SW-bedrijven over de laatste ontwikkelingen op het gebied van gereedschappen en veiligheidsmiddelen en de wetgeving. 13 Indien er sprake is van nieuw ontwikkelde (beschermende) zaagkleding en/of Pagina 3 van 8

4 schoeisel, verzorgt Deelnemer kosteloos de certificering van die artikelen. 14 Deelnemer biedt de mogelijkheid om kosteloos oude en versleten kleding, schoeisel en gereedschappen retour te nemen en draagt vervolgens zorg voor een duurzame en verantwoorde afvoer met respect voor milieu. Afgevoerde kleding komt in zijn geheel niet opnieuw in omloop in welke vorm dan ook. De afstemming hiervan dient te verlopen tussen de Deelnemer en het betreffende SW-bedrijf. Producteisen 15 De kwaliteit van de geleverde producten dient te voldoen aan de kwaliteitseisen zoals aangegeven in het Standaardformulier J - Prijsstelling. 16 De geleverde producten dienen te voldoen aan de normeringen zoals opgegeven in het document Standaardformulier J - Prijsstelling. 17 De garantietermijn op gereedschappen bedraagt 24 maanden vanaf moment van levering. 18 Alle artikelen die Opdrachtnemer levert aan het betreffende SW-bedrijf zijn geschikt voor langdurig en intensief gebruik in een professionele omgeving en beschikken over een constante kwaliteit. 19 De kleding moet voldoen aan de Arbo regelgeving. 20 De hoeveelheden schadelijke stoffen in de veiligheidskleding (zaag) overschrijden niet de limietwaarden zoals opgenomen in het Öko-Tex 100-label of vergelijkbaar. 21 Alle door Opdrachtnemer aangeboden artikelen voldoen aan de Warenwet. 22 Deelnemer garandeert gedurende de Raamovereenkomst dat afgenomen kleding en middelen minimaal voldoen aan alle specificaties, normeringseisen en additionele beschermingseisen en aan de laatst geldende normen als ISO, CE, NEN die gelden voor de werkzaamheden waar de kleding, gereedschappen en veiligheidsmiddelen bij Opdrachtgever voor bestemd zijn. 23 Deelnemer dient minimaal de volgende maatboog te kunnen verzorgen: Zaagkleding S tot en met XXXL Handschoenen S tot en met XL Zaaglaarzen- en schoenen Maat 37 tot en met Indien er hout in de artikelen wordt verwerkt dan dient dit hout op een verantwoorde wijze te zijn geproduceerd met inachtneming van verantwoord bosbeheer. Prijsvorming 25 Jaarlijks wordt het kernassortiment artikelen herijkt. Opdrachtgever neemt het besluit voor aanpassing op basis van voorstellen van de Opdrachtnemer. Voor de eventueel nieuw in het assortiment op te nemen artikelen worden in overleg met Opdrachtgever de Nettoprijzen vastgelegd. 26 Deelnemer dient te voldoen aan de marktconformiteitseis. Dat wil zeggen, indien Opdrachtgever of een SW-bedrijf artikelen opvraagt die niet zijn vermeld in Standaardformulier J - prijsstelling, dat Deelnemer marktconforme prijzen en tarieven zal offreren en berekenen die gelden voor de branche waarbinnen Deelnemer actief is. Pagina 4 van 8

5 De aangeboden prijsstelling voor deze artikelen dient in lijn te zijn met de Nettoprijzen van het kernassortiment. Opdrachtgever en de SW-bedrijven zijn gerechtigd deze Nettoprijzen en tarieven op marktconformiteit te (laten) controleren en behoudt zich het recht voor bij disproportionele afwijkingen van marktconforme prijsstelling de artikelen bij derden (zijnde niet de Opdrachtnemer) af te nemen. Nettoprijzen voor de aangeboden artikelen aan individuele SW-bedrijven, en deelnemend aan de Raamovereenkomst, binnen de scope van deze aanbesteding, dienen voor alle deelnemende SW-bedrijven geldend te zijn. 27 De SW-bedrijven zijn voor de artikelen die niet behoren tot het kernassortiment gerechtigd om betreffende artikelen bij een derde te betrekken. 28 Deelnemer verstrekt aan Opdrachtgever en de SW-bedrijven een kortingslijst van de merken die men aan Opdrachtgever kan leveren. De kortingslijst is gebaseerd op de landelijk geldende brutoprijslijsten. De kortingspercentages voor de aangeboden merken in Standaardformulier J dienen minimaal af te wijken van de Nettoprijzen zoals door Deelnemer voor artikelen van de betreffende merken zijn aangeboden voor artikelen uit het assortiment zoals gegeven in Bijlage F. 29 Deelnemer mag jaarlijks (vanaf 1 januari 2018) de Nettoprijzen aanpassen met een percentage gelijk aan de stijging zoals gepubliceerd in de CBS index consumentenprijzen - alle bestedingen. Indien zich grote en onvoorziene kostprijsstijgingen voor Opdrachtnemer voordoen en daarmee de continuïteit van de overeenkomst in het geding komt, zal Opdrachtgever een aangepast prijsvoorstel overwegen. Opdrachtnemer kan hieraan geen rechten ontlenen. Bestellen 30 Levering geschiedt uitsluitend na ontvangst van de bestelopdracht van de daartoe gemandateerde besteller van het SW-bedrijf. 31 Opdrachtgever kan digitaal bestellen; d.w.z. biedt een bestelsysteem via een webshop en/of een digitale catalogus. De webshop/digitale catalogus biedt de vaste artikelen die het SW-bedrijf afneemt met foto s en de procedures van bestellen, leveren en eventuele omruil. In overleg met de SW-bedrijven wordt het aantal bestellers (verschillende inlognamen) bepaalt. Het gebruik van de portal is te allen tijde kosteloos voor Opdrachtgever en de SW-bedrijven. 32 Deelnemer bevestigt ontvangst van de bestelling door middel van een orderbevestiging. Deze orderbevestiging bevat de volgende gegevens: Referentie: naam besteller; Bestelinfo: bestelnummer, besteldatum, geplande leverdatum, kostenplaats; Afleveradres; De bestelde artikelen per artikel: artikelnummer, omschrijving, de naam van de persoon voor wie het bestemd is (ook op de pakbon), maat, aantal, prijs, kortingspercentage, totaalbedrag artikel exclusief btw; Totaal-regel: Valuta, totaalbedrag exclusief btw, btw %, btw bedrag, totaalbedrag inclusief btw. Pagina 5 van 8

6 33 Indien Deelnemer in geval van calamiteit op korte termijn niet de artikelen of kleding die nodig zijn voor deze calamiteit kan leveren of in geval Deelnemer niet aan het verzoek kan voldoen, zijn de SW-bedrijvengerechtigd om deze artikelen elders te bestellen. Leveren 34 Levering vindt plaats op het door het SW-bedrijf aangegeven adres. 35 Leveringen vinden plaats op maandag tot en met vrijdag (kantoordagen) tussen en uur. 36 Opdrachtgever stelt de volgende eisen aan Deelnemer met betrekking tot levertijd: Standaard assortiment: 2 werkdagen Optioneel af te nemen assortiment: 2 werkdagen In overleg tussen Deelnemer en de SW-bedrijven kunnen afwijkende afspraken gemaakt worden voor een, voor beide partijen, zo efficiënt mogelijke operationele inregeling (verzamelorders, weekleveringen et cetera). Voor alle typen leveringen geldt een leverbetrouwbaarheid van minimaal 95%. Onder leverbetrouwbaarheid wordt het gemiddelde van tijdigheid en volledigheid verstaan. 37 Leveringen zijn altijd voorzien van een afleverbon met daarop een overzicht van: Referentie: naam besteller; Bestel info: bestelnummer, besteldatum, leverdatum; De individueel bestelde artikelen: artikelnummer, omschrijving, de naam van de persoon voor wie het bestemd is, maat, aantal, prijs, totaalbedrag artikel exclusief btw; (indien van toepassing) vermelding welke artikelen uit deze bestelling later worden geleverd; Verpakt in eenheden waarbij de kleinste verpakkingseenheid nooit producten voor 2 personen kan bevatten. 38 Indien een artikel tijdelijk niet leverbaar is, wordt standaard een deellevering geleverd nadat Deelnemer hierover contact heeft opgenomen en er overleg is geweest met de Besteller over een acceptabele oplossing of een passend alternatief ten aanzien van het artikel dat niet leverbaar is. 39 Indien een artikel tijdelijk niet leverbaar is, biedt de Deelnemer een alternatief. Indien een artikel van de lijst zoals omschreven in het Bijlage G - Assortiment door de Deelnemer (aantoonbaar) uit productie wordt genomen neemt Deelnemer contact op met Opdrachtgever om alternatieven voor te stellen die voldoen aan de gestelde criteria en dezelfde kwaliteit-prijsverhouding bieden. Na goedkeuring van Opdrachtgever wordt het oude artikel in Bijlage F - Assortiment vervangen door het nieuwe artikel en valt daarmee onder dezelfde voorwaarden als de artikelen op deze lijst. 40 Na melding van een foutieve (aan de kant van Deelnemer) en/of een beschadigde Pagina 6 van 8

7 levering wordt het geleverde in overleg opgehaald of retour gezonden en zorgt Deelnemer voor een nalevering zonder dat dit leidt tot extra kosten voor het betreffende SW-bedrijf. De nalevering dient qua leversnelheid door Deelnemer als spoedbestelling te worden behandeld. 41 Alle verpakkingen dienen milieuvriendelijk en recyclebaar te zijn. Deelnemer conformeert zich aan het Besluit beheer verpakkingen en papier en karton De artikelen worden per gebruiker verpakt. De artikelen dienen in een zodanige verpakkingen te worden afgeleverd, dat deze ook gebruikt kan worden voor eventuele retourzendingen. De Deelnemer zal zo milieuvriendelijk mogelijk verpakkingsmateriaal gebruiken en niet meer verpakkingsmateriaal gebruiken dan noodzakelijk is. Factureren 42 Deelnemer stemt facturatie af met ieder SW-bedrijf waar deze de producten levert. Uitgangspunt is dat de Deelnemer factureert onder vermelding van overeenkomstnummer en een overzicht geeft van de geleverde artikelen en een totaaltelling op dezelfde wijze als in de offerte/orderbevestiging met toevoeging van de leverdatum. Facturering geschiedt altijd na levering. Deelnemer vermeldt op elke factuur een specificatie, die als volgt is weergegeven Ordernummer A, orderdatum, leverdatum + de volgende opsomming van de producten: Productnaam [product 1] x aantal x prijs = totaal; Productnaam [product 2] x aantal x prijs = totaal; Totaal prijs per order. Ordernummer B, orderdatum, leverdatum + de volgende opsomming van de producten: Et cetera. 43 Deelnemer voorziet in de mogelijkheid tot digitaal factureren per SW-bedrijf. Controleren 44 Controle van de pakbon, en daarmee juistheid zal plaatsvinden na aflevering door het betreffende SW-bedrijf. Betalen 45 De betalingstermijn van de SW-bedrijven is dertig dagen na ontvangst van de factuur. Informeren 46 Deelnemer levert proactief - op verzoek - kosteloos advies aan medewerkers van Opdrachtgever en/of SW-bedrijven over producten en diensten zoals gevraagd in dit Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. 47 Deelnemer is in staat om de afname (in omzet en artikelen), per SW-bedrijf, besteller, Pagina 7 van 8

8 kostenplaats, opdrachtnummer of combinatie van deze factoren te overleggen. Deelnemer biedt de mogelijkheid om het uitleveringspercentage (leverbetrouwbaarheid) in een rapportage per SW-bedrijf te verstrekken. Het gewenste format zal in overleg met de betreffende SW-bedrijven worden samengesteld. Daarnaast zal een overkoepelende rapportage aan Opdrachtgever worden verstrekt waarin op hoofdlijnen (afname per deelnemer, artikelgroepen, kernassortiment, leverbetrouwbaarheid) het verloop van de samenwerking kan worden gemonitord. 48 Deelnemer maakt schriftelijk melding aan Opdrachtgever en de SW-bedrijven indien artikelen mogelijk onveilig of ondeugdelijk blijken te zijn in gebruik. 49 Deelnemer signaleert nieuwe ontwikkelingen en doet minimaal jaarlijks kosteloos een voorstel voor aanpassing van het assortiment naar aanleiding van deze ontwikkelingen. Klachten 50 Deelnemer garandeert een maximale responstijd van één werkdag, ingaande na de dag van ontvangst, voor het beantwoorden van een vraag of het in behandeling nemen van een klacht. In geval van een klacht komt Deelnemer binnen drie werkdagen, ingaande na de dag van ontvangst, met een passende oplossing. 51 Deelnemer verklaart een klachtenreglement te hanteren, waarbij er een standaardproces wordt gehanteerd met als doel de klachten van de SW-bedrijven adequaat en zo spoedig mogelijk op te lossen. Pagina 8 van 8