Bijlage 9: Programma van Eisen

Transcriptie

1 Bijlage 9: Programma van Eisen De taken die de winnende Inschrijvers dienen uit te voeren, de eisen waaraan de gevraagde levering van computer hardware en bijbehorende dienstverlening dienen te voldoen, staan o.a. beschreven in het Programma van Eisen. Algemeen Inschrijver is ten behoeve van onderhavige opdracht in staat om zogenaamde "business line" apparatuur van ten minste twee algemeen erkende A-merken (zoals Hewlett Packard, 1 Dell, Lenovo, Acer, etc.) te leveren. Onder een A-merk wordt verstaan: een fabrikantenmerk waarbij een OE (Original Equipment)-fabrikant een compleet product levert. Een wit merk of eigen merk wordt niet gezien als A-merk. Prijzen/marge Inschrijver hanteert onderstaande uitgangspunten bij het indienen van haar inkoopprijs: (1) Inschrijver geeft prijzen in euro s inclusief BTW. (2) De door Inschrijver opgegeven prijzen dekken alle in het aanbestedingsdocument opgenomen eisen én de door Inschrijver aangeboden invullingen van de wensen volledig. Dit betekent dat alle kosten in de door 2 Inschrijver geaccordeerde vaste brutowinstopslag zijn verwerkt. (3) Facturatie van extra kosten is onmogelijk, tenzij expliciet en schriftelijk door Inschrijver aangegeven en met toestemming van de Opdrachtgever. (4) In geval van fabrieksnieuwe hardware mag de prijs van de levering niet hoger zijn dan de inkoopprijs plus het geaccordeerde opslagpercentage prijs. Garantie, reactie- en oplostijden Inschrijver gaat in alle gevallen uit van een standaard garantietermijn van 3 jaar (Next Business Day On-site, inclusief service/care pack van de merkfabrikant) voor desktops, laptops en thin 3 clients. Voor monitoren geldt een standaard garantietermijn van 1 jaar. De garantieperiode gaat in op het moment van aflevering op locatie. Dit betreft garantie zonder enige bijkomende kosten zoals arbeids-, reis- en voorrijdkosten en kosten onderdelen. 4 Inschrijver hanteert geen minimale bestel- en/of ordergrootte. Logistiek Inschrijver stelt na plaatsing van de order, binnen één werkdag een orderbevestiging per aan de besteller beschikbaar. 5 Deze orderbevestiging bevat minimaal de volgende gegevens: (1) Afleveradres; (2) Factuuradres; (3) Ordernummer leverancier; (4) Ordernummer besteller; (5) Verwachte leverdatum; (6) Aantal; (7) Artikelnummer; (8) Omschrijving; (9) Prijzen in euro s. Alle hardware, ongeacht de bestelgrootte, wordt op de door Opdrachtgever aangegeven locatie 6 kosteloos afgeleverd. 7 Alle hardware wordt geleverd op basis van de conditie DDP (Delivery Duty Paid). De standaard gestanddoeningstermijn van aanbiedingen binnen de raamovereenkomst is 14 8 kalenderdagen Inschrijver levert een volledige offerte voor >=30 stuks hardware binnen 5 werkdagen aan de 9 Opdrachtgever. Inschrijver levert een volledige offerte voor <30 stuks hardware binnen 3 werkdagen aan de 10 Opdrachtgever. Levertijd

2 Voor leveringen van door Inschrijver bestelde apparatuur geldt een uiterste levertermijn van maximaal tien (10) werkdagen na schriftelijke opdrachtbevestiging. Incidenteel en bij afwijkende apparatuur of programmatuur kan hiervan, in overleg en na schriftelijke instemming door Opdrachtgever, worden afgeweken en geldt een maximale levertermijn van twee (2) maal de standaardtermijn, maximaal twintig (20) werkdagen. Indien niet voldaan wordt aan de vooraf afgesproken levertermijn (i.c. hardware wordt buiten levertermijn geleverd) dan mag Opdrachtgever eenzijdig en kosteloos de bestelling annuleren. Inschrijver garandeert een maximale levertijd van 5 werkdagen voor desktops, laptops en monitoren bij benutting van voorraad. Inschrijver meldt uiterlijk 2 werkdagen na opdrachtbevestiging indien er sprake is van een bestelling die niet de voorraad betreft en/of Imaging Tijdens de product life-cycle van de aangeboden hardware (identieke typenummer) mogen componenten in het systeem niet wijzigen. Inschrijver garandeert deze imagestabiliteit voor minimaal een periode van 12 aaneensluitende maanden zonder dat er voorraden worden aangelegd of Inschrijver afnamegaranties zal geven voor desbetreffende apparatuur. Inschrijver garandeert voor hardware een modelstabiliteit voor een periode van minimaal 12 aaneensluitende maanden. Energiezuinigheid De te leveren computers en laptops voldoen aan de eisen van Energy Star voor computers, versie 5.0 (ENERGY STAR Computer Equipment specifications v5.0). De te leveren monitoren voldoen aan de eisen van Energy Star voor monitoren (ENERGY STAR qualified Displays). Lifecycle, End-Of-Life Inschrijver heeft een (pro actieve) informatieplicht. Inschrijver kondigt tijdig (uiterlijk 2 maanden voor EOL[End-Of-Life]) veranderingen in productlijnen aan. Bestel- en facturatiesysteem Inschrijver stelt haar online bestel- en facturatiesysteem via het internet 19 beschikbaar. In dit systeem is de actuele voorraadstatus en prognose leverdatum 20 Bestelopdrachten dienen volledig elektronisch te kunnen worden geplaatst. Alle hardware producten/typen/modellen aangeboden in de Initiële bestelling dienen direct na gunning opgenomen inclusief de bijbehorende prijsstelling en prijzen voor opties te zijn in het 21 bestel- en facturatiesysteem als onderdeel van de standaardcatalogus van de Opdrachtgever. De opgenomen producten/typen/modellen zijn gedurende 6 maanden na definitieve Gunning verkrijgbaar tegen dezelfde voorwaarden als overeengekomen in de Initiële bestelling Desgewenst kan de Opdrachtgever additionele hardware producten/typen/modellen laten opnemen in de online catalogus. Medewerkers van de Opdrachtgever moeten via hetzelfde bestelsysteem hardware voor particulier gebruik kunnen bestellen tegen dezelfde of betere voorwaarden. Het bestel- en facturatieproces is administratief volledig gescheiden van de Opdrachtgever. Communicatie Alle communicatie en documentatie in Nederlandse taal, technische informatie mag worden verstrekt in de Engelse taal. Pagina 2 van 5

3 Inschrijver hanteert voor de organisatie het principe van Single-Point-of-Contact (SPOC) gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst. Inschrijver heeft voor alle diensten één vast contactpersoon (professioneel accountmanager), die de vereiste kennis van de betreffende materie heeft en die de Nederlandse taal in woord en geschrift goed beheerst. Inschrijver heeft één meldpunt en een procedure voor klachten en storingen (Single-Point-of- Care: SPAC). Storingen, klachten, bestellingen, historie en garantieaanspraken moeten digitaal gemeld en ingezien kunnen worden, waaronder een RMA-tracking&tracing system. De systeembeheerder van de Opdrachtgever opereert en handelt namens Opdrachtgever in het geval van klachten en storingen (Single-Point-of-Care). T.a.v. technisch-inhoudelijk advies en logistieke communicatie wordt door Opdrachtnemer rechtstreeks gecommuniceerd met de systeembeheerder. Het contractbeheer vindt plaats met de verantwoordelijke medewerker van Opdrachtgever. Inschrijver heeft minimaal 1x per jaar overleg middels een gesprek op locatie van de Opdrachtgever met deze medewerker. Opdrachtgever willen via een vooraf vastgesteld protocol geïnformeerd worden over de stappen die zij doorlopen voor aflevering. Nieuw en refurbished Inschrijver levert ten behoeve van de Initiële bestelling te allen tijde nieuwe, ongebruikte hardware (hoeft niet fabrieksnieuw te zijn, mag niet refurbished). Inschrijver biedt de mogelijkheid om naast nieuwe, ongebruikte hardware ook refurbished hardware te leveren. Kwaliteit dienstverlening Inschrijver garandeert dat de door Inschrijver te leveren dienstverlening gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst van onveranderde goede kwaliteit is en blijft en dat de dienstverlening in alle opzichten voldoet aan de gebruikelijke eisen van de wet- en regelgeving (in het kader van de veiligheid), Arbo, deugdelijkheid, doelmatigheid, taak geschiktheid, afwerking, normen, Pagina 3 van 5

4 Dienstverlening per opdracht gedurende looptijd raamovereenkomst Inschrijver is in ieder geval in staat om de volgende onderstaande dienstverlening te bieden en biedt desgevraagd (onderdelen van) deze dienstverlening als onderdeel van de all-in prijs per opdracht zonder enige aanvullende kosten, tenzij de Opdrachtgever hier nadrukkelijk schriftelijk mee instemt: Leveren zonder verpakkingsmaterialen / Afvoeren verpakkingsmaterialen Inschrijver levert standaard alle desktop en thin client hardware zonder verpakkingsmaterialen. Labelling Inschrijver labelt standaard met behulp van een niet-verwijderbare sticker desktop en thin client hardware volgens een nader te bepalen nummeringssystematiek door Opdrachtgever. 33 Asset registratie (CMDB) Kosteloos aanleveren digitaal bestand voor CMDB per aflevering (alle specificaties). Dit CSVbestand uiterlijk beschikbaar op de dag van levering en is volledig compatibel en eenvoudig importeerbaar met behulp van het programma Excel. In geval van een combinatie van bijv. desktop met een monitor, dienen zowel de computer hardware als de monitor als separate items/assets opgenomen te worden in de CMDB. Dit CSV-bestand bevat voor desktop computers, laptops en thin clients minimaal per geleverd systeem de navolgende gegevens: - MAC (MAC-adres LAN) - SN (Serienummer) - MERK (Merk) - TYPE (Type) - CPU (Processortype) - HDD (Grootte harde schijf) - MEM (Werkgeheugen) - DEL_DATE (Leveringsdatum) - Unieke codering (indien aangebracht) - LEVERANCIER (Naam leverancier/reseller) Pagina 4 van 5

5 (vervolg) Demoregeling In geval van gunning (onder voorbehoud) van een reguliere (geen spoedlevering)(deel)opdracht aan de Inschrijver dient de gegunde Inschrijver desgevraagd 1 identiek demomodel per uitgevraagd type uiterlijk binnen 1 week kosteloos ter demonstratie en proef te leveren. In geval van negatieve ervaringen met de proefmodellen kan Opdrachtgever alsnog besluiten om alsnog, zonder enige consequenties, af te zien van de (deel)levering. Om software-images te maken van de standaard software en de correcte werking van een te leveren type hardware in de ICT-omgeving vast te kunnen stellen kent deze kosteloze demo/proefperiode een duur van minimaal 4 weken. RMA (Return Merchandise Authorization)- en DOA afhandeling Inschrijver verzorgt in geval van defecten volledig zelfstandig en kosteloos RMA/DOAafhandeling. In geval van Dead-On-Arrival zorgt Inschrijver binnen 48 uur dat er nieuwe hardware met vergelijkbare of betere specificaties onvoorwaardelijk beschikbaar is. Dienstverlening algemeen Inschrijver is in staat en zorgt desgevraagd voor maatwerk leveringen (eventueel eigen hardware assemblage diensten). De hardware wordt standaard geleverd met de licentie voor het goedkoopst mogelijke Windows Operating System dat door Microsoft kan worden ge-upgrade (via SLB diensten). Pagina 5 van 5