INKOOPPROCEDURE Levering van Low Vision hulpmiddelen 2015

Transcriptie

1 INKOOPPROCEDURE Levering van Low Vision hulpmiddelen oktober 2014.

2 Inhoud 1. Inleiding Inkoopprocedure Inkoopprocedure op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen Inkoopprocedure standaard Low Vision hulpmiddelen Voorbehouden Opdracht Algemeen Kwaliteit Low Vision Hulpmiddelen Op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen Standaard Low Vision hulpmiddelen Diensten Minimumeisen Vereiste gegevens

3 1. Inleiding U wordt uitgenodigd om op basis van dit document een overeenkomst te sluiten voor de levering van Low Vision hulpmiddelen voor het jaar Deze procedure staat open voor iedere onderneming (hierna aangeduid als: leverancier) die verwacht te voldoen aan de gestelde eisen zoals genoemd in dit document. Kersten Low Vision Loket BV, hierna te noemen Kersten, voert deze opdracht sinds 2013 uit voor Zorgverzekeraar VGZ. Hiervoor is een Low Vision Loket opgericht. Dit loket informeert cliënten en zorgaanbieders, beoordeelt dossiers en zorgt voor een optimale herinzet van Low Vision hulpmiddelen vanuit het depot. Kersten heeft Low Vision hulpmiddelen onderverdeeld in op maat gemaakte hulpmiddelen zijnde ondermeer brillen (loep-/telescoopbrillen), kappen en ptosishaken en standaard hulpmiddelen zijnde alles wat niet op maat gemaakt is. Ten aanzien van beide groepen hulpmiddelen wil Kersten met alle leveranciers een overeenkomst sluiten die voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in dit document ten aanzien van kwaliteit en de overeengekomen prijs zoals benoemd in de bijlage bij de overeenkomst. Elke leverancier moet per 1 januari 2015 in staat zijn de Low Vision hulpmiddelen en diensten tijdig te leveren tegen de prijzen en voorwaarden zoals overeengekomen. De overeenkomst zal voor een jaar gelden. In onderstaande tabel worden per GPH-code de aantallen geleverde Low Vision hulpmiddelen over de periode juli 2013 tot en met juni 2014 weergegeven. Leveringen juli 2013 t/m juni 2014 GPH-code Soort hulpmiddel Aantal Voorleesapparaat Daisyspeler Webbox Memorecorder Taststok inclusief accessoires Loeplamp inclusief accessoires Biopticbril Elektronische handloep Op maat gemaakt hulpmiddel Software Mobiele Telefoon Komfox 68 De opbouw van dit inkoopdocument is als volgt: hoofdstuk 2 schetst de inkoopprocedure. In hoofdstuk 3 worden de Low Vision hulpmiddelen en diensten beschreven waarop de opdracht betrekking heeft. Hoofdstuk 4 bevat de minimumeisen waaraan moet worden voldaan. Hoofdstuk 5 vermeldt de vereiste gegevens die door de leverancier moeten worden aangeleverd. 3

4 2. Inkoopprocedure Deze inkoopprocedure is geen aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet Kersten hanteert bij de keuze van leveranciers de in dit inkoopdocument omschreven objectieve, transparante criteria. Als zij geen overeenkomst met een leverancier wil sluiten, zal Kersten aan deze de redenen hiervoor meedelen. Verdere procedurele verplichtingen anders dan neergelegd in dit hoofdstuk neemt Kersten uitdrukkelijk niet op zich Inkoopprocedure op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen 1. Kersten zal op haar website bekendheid aan de inkoopprocedure geven. Daarnaast zal zij leveranciers op de inkoopprocedure attenderen. 2. Een leverancier kan zich melden als belangstellende door het sturen van een naar tot en met uiterlijk 6 november Kersten zal uiterlijk 11 november 2014 een bevestiging sturen met de daarbij behorende documenten (overeenkomst met bijlagen en akkoordverklaring). 3. De leverancier dient uiterlijk op 1 december uur een ondertekende overeenkomst en akkoordverklaring te retourneren per aangetekende post aan Kersten Low Vision BV, Heijenoordseweg 130, 6813 GC Arnhem. Heeft Kersten deze overeenkomst op 1 december 2014 niet ontvangen, dan vervalt de overeenkomst en kan de leverancier per 1 januari 2015 geen Low Vision hulpmiddelen leveren. 4. Kersten zal uiterlijk 5 december 2014 per aangetekende post een getekende overeenkomst retourneren. 5. Kersten kan op ieder moment in de procedure aan de leverancier vragen stellen en nadere gegevens vragen. Leveranciers dienen vragen volledig te beantwoorden en gegevens te verstrekken binnen de termijn die Kersten daarvoor stelt. 6. Kersten kan een verzoek tot een overeenkomst buiten behandeling laten indien: de reactie niet tijdig is ingediend; de vragenlijst niet compleet is ingevuld; eventuele vragen niet tijdig en volledig zijn beantwoord; een leverancier desgevraagd niet, of onvoldoende overleg pleegt met Kersten; de leverancier niet voldoet aan de in hoofdstuk 4 van deze inkoopprocedure opgenomen minimumeisen; de leverancier niet voldoet aan andere eisen in dit inkoopdocument; 4

5 2.2. Inkoopprocedure standaard Low Vision hulpmiddelen 1. Kersten zal op haar website bekendheid geven aan de inkoopprocedure. Daarnaast zal zij leveranciers op de inkoopprocedure attenderen. 2. Een leverancier kan zich melden als belangstellende door het sturen van een naar tot en met uiterlijk 6 november Kersten zal uiterlijk 11 november 2014 een bevestiging sturen met de daarbij behorende documenten (overeenkomst met bijlagen en akkoordverklaring). 3. De leverancier dient uiterlijk op 1 december uur een ondertekende overeenkomst en akkoordverklaring te retourneren per aangetekende post aan Kersten Low Vision Loket BV, Heijenoordseweg 130, 6813 GC Arnhem. Heeft Kersten deze overeenkomst op 1 december 2014 niet ontvangen, dan vervalt de overeenkomst en kan de leverancier per 1 januari 2015 geen Low Vision hulpmiddelen leveren. De leverancier dient in ieder geval in de overeenkomst en de akkoordverklaring aan te geven welke productgroepen geleverd kunnen worden tegen de daarvoor genoemde tarieven. 4. Kersten zal uiterlijk 5 december 2014 per aangetekende post een getekende overeenkomst retourneren. 5. Kersten kan op ieder moment in de procedure aan de leverancier vragen stellen en nadere gegevens vragen. Leveranciers dienen vragen volledig te beantwoorden en gegevens te verstrekken binnen de termijn die Kersten daarvoor stelt. 6. Kersten kan een verzoek tot een overeenkomst buiten behandeling laten indien: de reactie niet tijdig is ingediend; de vragenlijst niet compleet is ingevuld; eventuele vragen niet tijdig en volledig zijn beantwoord; een leverancier desgevraagd niet, of onvoldoende overleg pleegt met Kersten; de leverancier niet voldoet aan de in hoofdstuk 4 van deze inkoopprocedure opgenomen minimumeisen; de leverancier niet voldoet aan andere eisen in dit inkoopdocument; 5

6 2.3. Voorbehouden Kersten behoudt zich haar contractsvrijheid voor, zowel ten aanzien van de inhoud van de overeenkomst als ten aanzien van de inkoopprocedure. Kersten behoudt zich onder meer voor van het sluiten van een of meer overeenkomsten af te zien, wijziging te brengen in de specificaties van de opdracht en wijziging te brengen in de inkoopprocedure, een en ander met inachtneming van de eisen van transparantie. 3. Opdracht 3.1. Algemeen De opdracht bestaat uit het leveren van Low Vision hulpmiddelen en daarmee samenhangende diensten, zoals hierna beschreven. Deze beschrijving van de opdracht is tevens vervat in het model van de overeenkomst die als uitkomst van deze procedure zal worden gesloten. De Low Vision leverancier verstrekt Low Vision hulpmiddelen aan verzekerden ter compensatie van visuele beperkingen voor zover deze op het gebruik daarvan zijn aangewezen en de noodzakelijke nazorg aan verzekerden van de zorgverzekeraar conform de bepalingen van de Zorgverzekeringswet. De Low Vision leverancier zet zich in om zorg te verlenen aan slechtzienden verzekerd bij de volgende zorgverzekeraars: - VGZ Zorgverzekeraar NV - IZZ Zorgverzekeraar NV - IZA Zorgverzekeraar NV - NV Zorgverzekeraar UMC - NV VGZ Cares - N.V. Univé Zorg De opdracht geeft de gecontracteerde leverancier geen waarborg voor afzet van Low Vision hulpmiddelen en geen waarborg voor omzet Kwaliteit Om in aanmerking te komen voor een overeenkomst dient de Low Vision leverancier aan de volgende eisen te voldoen: 1. De Low Vision leverancier garandeert een landelijke dekking voor standaard Low Vision hulpmiddelen qua leveringen en servicevragen. 2. De Low Vision leverancier levert een doelmatig adequaat Low Vision hulpmiddel, getoetst aan de hand van het toetsingsformulier Low Vision hulpmiddelen. 3. De Low Vision leverancier verleent de gecontracteerde zorg doelmatig en kosteneffectief en vermijdt daarbij over- en ondergebruik van zorg en draagt zorg voor reparatie of vervanging van het Low Vision hulpmiddel binnen de daarvoor gestelde termijnen in de overeenkomst. 4. De Low Vision leverancier beschikt over een website met minimaal: informatie over het assortiment, handleidingen van de geadviseerde Low Vision hulpmiddelen en contactgegevens. 6

7 5. De Low Vision leverancier dient minimaal 2 jaar garantie op de Low Vision hulpmiddelen te geven. 6. Een leverancier van op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen dient lid te zijn van de NUVO branchevereniging Low Vision Hulpmiddelen In dit hoofdstuk wordt onderscheid gemaakt tussen op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen en standaard Low Vision hulpmiddelen Op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen De op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen bestaan uit onder andere brillen (loep- /telescoopbrillen), bioptic brillen, ptosishaken en kappen en de hulpmiddelen nader gespecificeerd in de productenlijst die bij de overeenkomst wordt aangeboden Standaard Low Vision hulpmiddelen De algemene omschrijving van de standaard Low Vision hulpmiddelen bestaat uit de volgende hulpmiddelengroepen: Voorleesapparaat Daisyspeler 1 Webbox Memorecorder Taststok 2 Loeplamp Elektronische handloep Accessoires Software Mobiele Telefoon Komfox Voor zover noodzakelijk worden deze standaard Low Vision hulpmiddelen nader gespecificeerd in de lijst met hulpmiddelen die bij de overeenkomst wordt aangeboden. De leverancier dient ten minste één van de genoemde hulpmiddelengroepen uit de lijst met hulpmiddelen te kunnen leveren. De Low Vision leverancier is niet verplicht alle hulpmiddelengroepen zoals vermeld in het overzicht te kunnen leveren. Hulpmiddelen dienen minimaal te beschikken over de CE markering. 1 Hieronder vallen ook daisyspelers i.c.m. memorecorder 2 Hieronder vallen ook speciale taststokken en accessoires 7

8 3.4. Diensten Van een leverancier wordt geëist om, naast de levering van een Low Vision hulpmiddel, ook een aantal diensten te leveren die in de prijs van het Low Vision hulpmiddel zijn opgenomen. Deze diensten worden in deze paragraaf beschreven en kunnen worden samengevat in een proces van indicatiestelling tot en met aflevering en nazorg. Het proces van indicatiestelling tot en met de aflevering van een Low Vision hulpmiddel bestaat uit de volgende stappen waarvan de activiteiten van de leverancier onderdeel vormen: - Op basis van een verwijzing met een medische indicatie van een specialist wendt de verzekerde zich of direct, of via het Low Vision loket tot een Low Vision leverancier. - Bij de aanvraag van een Low Vision hulpmiddel dient er door de leverancier een volledig ingevuld toetsingsformulier, medische indicatie en motivatie te worden aangeleverd. - De Low Vision leverancier zal er zorg voor dragen dat deze documenten bij het Low Vision loket zullen worden aangeboden. Het toetsingsformulier is toegevoegd als bijlage bij de overeenkomst. - Na beoordeling door het Low Vision loket ontvangt de leverancier bij goedkeuring een machtiging voor de levering van een aangevraagd Low Vision hulpmiddel. Uitgezonderd hiervan zijn taststokken, deze kunnen zonder machtiging geleverd worden. - De Low Vision leverancier levert na machtiging het Low Vision hulpmiddel conform de genoemde voorwaarden van de overeenkomst. - De Low Vision leverancier verzorgt na opdrachtverstrekking binnen de afgesproken termijnen en tarieven de levering, inclusief noodzakelijke installatie, gebruikersinstructie, handleiding, reis- en transportkosten en nazorg zodat de verzekerde in voldoende mate wordt ondersteund in gebruik. De levering wordt afgesloten met de ondertekening van de bruikleenovereenkomst door de verzekerde. - De Low Vision leverancier draagt er zorg voor dat de volledig ingevulde bruikleenovereenkomst wordt aangeboden bij het Low Vision loket. Het Low Vision loket streeft naar een optimale herinzetbaarheid van de Low Vision hulpmiddelen door levering van deze hulpmiddelen uit depot. Onder regie van het Low Vision loket wordt bepaald of depothulpmiddelen worden uitgeleverd door de leverancier of het depot. Standaard Low Vision hulpmiddelen zijn opgenomen of zullen worden opgenomen in het depot van het Low Vision loket. Iedere Low Vision leverancier van op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen is verplicht een depot te hebben voor op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen en dient te verstrekken uit een eigen depot. Voor het verstrekken van op maat gemaakte Low Vision hulpmiddelen uit depot ontvangt de Low Vision leverancier een vergoeding. De vergoeding van een levering uit depot is opgenomen in de overeenkomst Low Vision hulpmiddelen Minimumeisen Om in aanmerking te komen voor een contract moet minimaal aan de volgende eisen worden voldaan: 1. Aanbod. De leverancier moet verklaren dat zijn aanbod onvoorwaardelijk is en dat het tot en met 31 december 2015 geldig is. 2. Akkoordverklaring. De leverancier moet verklaren in te stemmen met de in paragraaf 2 beschreven procedure en de verdere inhoud van dit document. 3. Kwaliteit. De leverancier moet verklaren dat hij voldoet aan de kwaliteitseisen zoals opgenomen in dit document. 8

9 4. Technische en functionele eisen. De leverancier moet verklaren dat de door hem te leveren Low Vision hulpmiddelen voldoen aan alle wettelijke technische en functionele eisen en aan alle eisen die aan deze Low Vision hulpmiddelen redelijkerwijs gesteld kunnen worden. 5. Vereiste gegevens De leverancier is verplicht de modellen te gebruiken zoals deze zullen worden aangeleverd door Kersten na melding zoals beschreven in paragraaf 2.1 en 2.2 onder punt 2. 9