Nota van Inlichtingen Projectleider Foodsquad Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Projectleider Foodsquad gemeente 's-hertogenbosch Omschrijving: Het vinden van een ervaren projectleider met veel ervaring in business developement, het werken met ondernemers op het gebied van innovatie, het inrichten van processen en procedures (in het bijzonder betreffende de toeleiding van ondernemers richting een proeftuin), goed in het verbinden van partijen, goed in samenwerken en affiniteit heeft met het onderwerp Voeding en Gezondheid. Daarnaast is diegene die we zoeken een echte ambassadeur is voor het project Toelichting: Betreft Indeling inschrijving: 2.6. irt 6.1.3 1 Vraag In tabel 2.6. van de offerteaanvraag wordt de volgorde van inschrijving aangegeven. Hier staat dat in bijlage 3 CV, plan van aanpak en referenties vermeld moeten worden. Beantwoording Samenwerking (bijlage 4) en Beantwoording risico s (bijlage 5) worden apart genoemd. Wij willen graag weten in welke hoedanigheid de referenties vermeld moeten worden en wat de te verwachten acties richting die referentie zijn. Graag opnemen in de CV. Telefonisch contact met de referenties kan onderdeel uit maken van de procedure ter aanvulling. Indien wij contact gaan zoeken ter verificatie zullen wij u van te voren informeren. Betreft projectplan Foodsquad, hoofdstuk 7 2 Vraag Uit de begroting in het projectplan Foodsquad, hoofdstuk 7, valt te lezen dat een deel van de resultaten reeds voor 2016 gepland zijn. Zijn de geplande resultaten voor 2016 al behaald? En indien dit niet zo is, hoe wordt hiermee omgegaan? De inhoudelijke projecten uit deelproject 2 zijn volledig behaald. De ondernemersacademie uit deelproject 1 heeft wat vertraging opgelopen door interne wisselingen bij Sligro en uitstel van opening van inspiratielab ZiN. Deze afwijkingen worden gemeld bij subsidie verstrekkende partij en in week 10 is een projectgroep ingericht die zo snel mogelijk deze deliverables gaan realiseren. Betreft projectplan Foodsquad, hoofdstuk 2 3 Vraag In hoofdstuk 2 van het projectplan Foodsquad is sprake van een projectleider vanuit Hutten. Hoe is de verdeling van taken en verantwoordelijkheden voorzien tussen deze projectleider en de middels deze aanbesteding te werven projectleider? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 08-03-2017 Pagina 1 of 6
De te werven projectleider is verantwoordelijk voor de taken en verantwoordelijkheden vanuit Agrifood Capital. In de werkpakketten 1, 2 en 3 krijgt Agrifood Capital een aantal taken toebedeeld. Dit gebeurt in samenspraak met de algehele projectleider, de beoogde projectleider en de programmamanager Voeding en Gezondheid van Agrifood Capital. Categorie Eisen en criteria Betreft hoofdstuk 4 van de offerteaanvraag 4 Vraag In hoofdstuk 4 van de offerteaanvraag wordt de mogelijkheid beschreven van combinatievorming (4.1), onderaanneming (4.2) en beroep draagkracht en/of bekwaamheid van derden (4.3). Is het ook mogelijk om gebruik te maken van zowel onderaanneming en ons daarbij ook nog te beroepen op draagkracht en/of bekwaamheid van een andere natuurlijke persoon? Ja. Let er wel op dat iedere natuurlijke of rechtspersoon waar u een beroep op doet een UEA gedeeltelijk moet invullen en ondertekenen. Betreft offerteaanvraag paragraaf 6.1.2 5 Vraag U geeft aan in paragraaf 6.1.2 van de offerteaanvraag dat het CV maximaal vier A4, normaal lettertype (10pt) en normale opmaak mag beslaan. Indien de opdracht met meerdere (twee) personen zal worden uitgevoerd (hoofdaanneming - onderaanneming), geldt het maximum van vier A4 dan voor elke betrokken persoon, of voor alle personen tesamen? Dat geldt voor alle personen samen. Betreft Plafondbedrag 5.2.1. 6 Vraag In paragraaf 5.2.1. wordt het volgende gezegd: Het plafondbedrag voor deze opdracht is 190.000,- exclusief BTW en door te belasten kosten, waarbij de mogelijkheid bestaat dat dit plafond wordt verhoogt tot maximaal 260.000,-- exclusief BTW en door te belasten kosten. c) Voor welke periode is dit budget beschikbaar? Staat dit los van de eventuele verlenging? In principe is het maximale budget 190.000. In de aanvraag is een plafondbedrag opgenomen van 260.000 ivm een eventuele verlenging na afloop. Dit is gedaan om in dat geval niet opnieuw een aanbesteding in te hoeven richten. Betreft Plafondbedrag 5.2.1. 7 Vraag In paragraaf 5.2.1. wordt het volgende gezegd: Het plafondbedrag voor deze opdracht is 190.000,- exclusief BTW en door te belasten kosten, waarbij de mogelijkheid bestaat dat dit plafond wordt verhoogt tot maximaal 260.000,-- exclusief BTW en door te belasten kosten. b) Hoe verhouden de twee genoemde plafondbedragen ( 190.000 en 260.000) zich tot elkaar en wanneer is welke van toepassing? In principe is het maximale budget 190.000. In de aanvraag is een plafondbedrag opgenomen van 260.000 ivm een eventuele verlenging na afloop. Dit is gedaan om in dat geval niet opnieuw een aanbesteding in te hoeven richten. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 08-03-2017 Pagina 2 of 6
Betreft Plafondbedrag 5.2.1. 8 Vraag In paragraaf 5.2.1. wordt het volgende gezegd: Het plafondbedrag voor deze opdracht is 190.000,- exclusief BTW en door te belasten kosten, waarbij de mogelijkheid bestaat dat dit plafond wordt verhoogt tot maximaal 260.000,-- exclusief BTW en door te belasten kosten. a) Wanneer en in welke gevallen wordt van de mogelijkheid tot verhoging gebruik gemaakt? In geval van verlenging van de opdracht na juni 2019. Dit is echter vooralsnog niet aan de orde, aangezien de werkzaamheden voor juni 2019 afgerond moeten zijn. Betreft CV s: 6.1.2. 9 Vraag Als een combinatie van twee personen voor de opdracht wordt aangeboden, mogen de CV s zoals beschreven in omschrijving kwalitatief criterium 2 dan twee maal 4 pagina s omvatten of moeten beiden CV s dan op maximaal 4 pagina s worden ingediend? In totaal maximaal 4 pagina's A4, dus beide CV's op maximaal 4 A4. Betreft indeling inschrijving: 2.6. irt 6.1.3 10 Vraag In tabel 2.6. van de offerteaanvraag wordt de volgorde van inschrijving aangegeven. Hier staat dat in bijlage 3 CV, plan van aanpak en referenties vermeld moeten worden. Beantwoording Samenwerking (bijlage 4) en Beantwoording risico s (bijlage 5) worden apart genoemd. In 6.1.3 van de offerteaanvraag (Beschrijving van kwalitatief criterium 3) wordt aangegeven dat visie, stappenplan, beantwoording samenwerking en beantwoording risico s maximaal 2A4 mogen bevatten. Hoeveel pagina s mogen bijlage 3, 4 en 5 zoals genoemd in de tabel 2.6. ieder afzonderlijk bevatten? CV en referenties mogen maximaal 4A4 bevatten. Plan van aanpak, samenwerking en risico's maximaal 2 A4. Categorie Eisen en criteria 11 Vraag Wanneer een team ter ondersteuning van de projectleider mag worden voorgesteld, uit hoeveel mensen bestaat het projectteam van inschrijver in ideale zin volgens u, bijvoorbeeld gelet op continuïteit van het project? Het ideale projectteam bestaat uit 1 a 2 mensen gezien de efficiency wat betreft overlegstructuur en de verdeling van taken, indien het projectteam uit 1 persoon bestaat is er idealiter een achterwacht/vervanger aanwezig in geval van ziekte of andere omstandigheden. Categorie Eisen en criteria 12 Vraag Mogen er naast de projectleider meerdere personen voorgesteld worden in een team? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 08-03-2017 Pagina 3 of 6
Ja, Liever niet meer dan 2 personen. Beiden moeten aanwezig zijn bij het verificatiegesprek Betreft Paragraaf 5.2.1 13 Vraag Aan welke randvoorwaarden moet voldaan worden om het budget plafond te verhogen? Hoe vind de besluitvorming over plafondverhoging plaats? Indien er verlenging van het Op-Zuid project Foodsquad Opens Doors plaats vindt of indien verlenging noodzakelijk is om het project verder te kapitaliseren in de regio wordt het budget plafond mogelijk verhoogd na evaluatie in juni 2019. Betreft Paragraaf 5.2.1 14 Vraag U geeft aan dat de mogelijkheid bestaat dat het plafond wordt verhoogd. Betreft dit een mogelijke verlenging van projectactiviteiten? Of intensivering? Verlenging van de projectactiviteiten. Betreft Paragraaf 5.2.1 15 Vraag U vraagt m.b.t. prijs een uurtarief met een plafondbedrag met een voorstel voor verwachte urenbesteding. Gelet op deze onderdelen; hoe wordt de score op het criterium prijs bepaald? Is dat de totaalprijs; uren x tarief? Zie artikel 6.1.1. De score op prijs wordt bepaald middels de formule: 40 -/- ((prijs inschrijver) (prijs laagste inschrijver) / prijs laagste inschrijver )* 40 = score. Derhalve een totaalprijs, die bestaat uit de samenhang tussen ureninzet en uurtarief. 16 Vraag In het projectplan zijn diverse smart doelen gedefinieerd voor het project Foodsquad. Zijn concrete afspraken gemaakt over de bijdrage die AgrifoodCapital dient te leveren aan deze smart doelen? Dit zijn de doelen op teamniveau. De concrete afspraken worden in overleg met de projectmanager Foodsquad, de programma-manager Voeding & Gezondheid van AFC en de beoogde projectleider AFC - Foodsquad Opens Doors vastgesteld. 17 Vraag Wordt het projectplan juist geïnterpreteerd door de inschrijver als de beoogde projectleider namens AgriFood Capital zijn/haar taken heeft vastgelegd in de werkpakketten 1,2 en 3? Ja dat is correct Datum genereren Nota van Inlichtingen: 08-03-2017 Pagina 4 of 6
Categorie Planning 18 Vraag Interpreteren wij de deadline juist als we stellen dat de offerte ingediend moet worden op uiterlijk 20 maart 2017 9.30 uur? Ja dat is correct Categorie Bewijslast Betreft Offerteaanvraag paragraaf 2.6 19 Vraag Is er een referentieformat beschikbaar en hoeveel referenties zijn er gewenst? Nee dat is niet beschikbaar, CV en referenties zijn samen maximaal 4 A4. Betreft Offerteaanvraag paragraaf 2.6 20 Vraag In paragraaf 2.6 geeft u aan dat referenties onderdeel moeten zijn van de aanbieding. Hier wordt later in de gunningsmethode niet meer op terug gekomen. Mag de door de inschrijver aangedragen ervaring gebaseerd zijn op het curriculum vitae of worden er separate documenten over referenties verwacht? De referenties dienen uit de CV te blijken en in deze te worden opgenomen. De mogelijkheid bestaat dat toepasselijke referenties worden geverifieerd. U ontvangt hierover dan voortijdig bericht. 21 Vraag Welke expertises zijn verenigd in de projectgroep Foodsquad? Is er al een rol- en taakverdeling gemaakt in de projectgroep? Vanuit de participerende organisaties zijn diverse expertises vertegenwoordigd en kan tevens een beroep worden gedaan op de aanwezige expertise binnen de aangesloten organisaties. In samenspraak met de projectgroep, projectmanager, Programma-manager AFC en de beoogde projectleider wordt nog een nadere taakverdeling gemaakt. 22 Vraag Wat is de verhouding tussen de beoogde projectleider van AgriFood Capital en de algehele projectleider? Welke (verantwoordings)verplichtingen heeft de beoogde projectleider AgriFood Capital richting de algehele projectleider Foodsquad? De beoogde projectleider rapporteert zowel aan de algehele projectleider Foodsquad alsmede aan de programma-manager Voeding en Gezondheid van Agrifood Capital. Rapportage bestaat uit inhoudelijke voortgang alsmede de benodigde dossiervorming vanuit AFC voor rapportage richting OP-Zuid. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 08-03-2017 Pagina 5 of 6
23 Vraag Hebben wij het goed begrepen dat de algehele project coördinatie ligt bij een projectleider aangesteld door Hutten Catering? Ja dat is correct 24 Vraag Hebben wij het goed begrepen dat de beoogde projectleider verantwoordelijk is voor organiseren, rapporteren en evalueren van de projectactiviteiten vanuit Agrifood Capital binnen het project? Ter illustratie: U geeft aan dat de beoogde projectleider onder andere verantwoordelijk is voor financiële planning en rapportage. Betreft dit de financiële planning en rapportage van activiteiten vanuit AgriFood Capital of financiële planning en rapportage van de projectactiviteiten van alle partners op projectniveau? Dat is correct. Het betreft de financiële planning en rapportage van activiteiten vanuit AgriFood Capital richting de penvoerder en algehele projectmanager Foodsquad. De rapportage moet echter wel voldoen aan de richtlijnen en eisen vanuit Op-Zuid. 25 Vraag In het projectplan worden verschillende uitvoeringsorganen benoemd (stuurgroep, projectgroep, werkgroep en adviesgroep). Is de samenstelling / bemensing van deze organen bekend? In welke organen dient de beoogde projectleider te participeren? ja deze bekend. Er wordt een aanvullend document beschikbaar gesteld, waarin het Organogram is opgenomen. De beoogd projectleider participeert in de projectgroep en de werkgroepen 1,2,3 26 Vraag Het projectplan van Foodsquad is gedateerd op 20-02-2016. Wat is de huidige status van het project Foodsquad? Is er voortgang gemaakt, zo ja welke en/of hebben zich (belangrijke) wijzigingen voorgedaan ten opzichte van het projectplan? Op dit moment zijn er geen wijzigingen. Het project is in de aanvangfase en de nodige voorbereidingen zijn getroffen voor wat betreft overlegstructuur, en inrichting van rapportages e.d. Inhoudelijk is er nog geen voortgang in de werkpakketen 1, 2, en 3. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 08-03-2017 Pagina 6 of 6