- Administratieve bijlage - NL-Petten: Belastingadvies- en salarisadministratiediensten met betrekking tot Nederlandse wet- en regelgeving.

Transcriptie

1 Europese Commissie DG GCO Instituut voor Energie en Transport Resource Management Petten Ref. Ares(2014) /08/ Administratieve bijlage - NL-Petten: Belastingadvies- en salarisadministratiediensten met betrekking tot Nederlandse wet- en regelgeving. Official Journal: 2014/S of 12/08/2014 CFTW Code: JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC AANBESTEDINGSPROCEDURE De aanbestedingsprocedure, vanaf het moment van ontvangst van aanbiedingen (offertes), is onderverdeeld in drie verschillende stadia: Eerste stadium: Beoordeling van de persoonlijke situatie van ondernemers, inclusief vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister (zie punt III.2.1 van de aankondiging van de opdracht zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie). Met betrekking tot de beoordeling van de persoonlijke situatie van ondernemers, aanvaardt de aanbestedende dienst in eerste instantie een Verklaring op Erewoord ondertekend door de inschrijver (het voorbeeld in bijlage van de aanbestedingsdocumentatie kan worden gebruikt voor dit doel). Tweede stadium: Beoordeling van de economische en financiële draagkracht en de technische capaciteit van de ondernemers (zie punt III.2.2 en III.2.3 van de aankondiging van de opdracht zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie). Met betrekking tot de beoordeling van de economische en financiële draagkracht van ondernemers, dienen inschrijvers informatie te verschaffen met hun inschrijving waaruit kan worden opgemaakt of aan de eisen genoemd in punt III.2.2 van de aankondiging van de opdracht is voldaan. Met betrekking tot de beoordeling van de technische capaciteit van ondernemers, dienen inschrijvers informatie te verschaffen met hun inschrijving waaruit kan worden opgemaakt of aan de eisen genoemd in punt III.2.3 van de aankondiging van de opdracht is voldaan. 1-7

2 In geval van een samenwerkingsverband, wordt er gewezen op punt III.1.3 van de aankondiging van opdracht. In geval van onder aanneming, wordt er gewezen op punt III.1.3 en III.2.3 van de aankondiging van opdracht. Derde stadium: De inschrijvingen zullen worden vergeleken aan de hand van de gunningcriteria welk in de aanbestedingsdocumentatie staat vermeld, nader gespecificeerd in deze administratieve bijlage, op voorwaarde dat de inschrijving in overeenstemming is met de administratieve en technische vereisten gesteld in de aanbestedingsdocumenten. Administratief: Inschrijvingen moeten zijn ondertekend door een bevoegd persoon (zoals bevestigd in bijvoorbeeld een Uittreksel van de Kamer van Koophandel) of zijn gemachtigde vertegenwoordiger (bewijs van machtiging met de offerte te verstrekken). Inschrijvingen moeten duidelijk leesbaar zijn om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten; Inschrijvingen moeten een gestanddoeningstemijn hebben van minimaal 6 maanden vanaf de uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen; Inschrijvers uit landen buiten de eurozone moeten hun prijzen in euro aanbieden. De genoemde prijs kan niet in lijn met de wisselkoersschommelingen worden herzien. Het is aan de inschrijver om de risico's of de voordelen van een eventuele variatie in te schatten. Prijzen moeten exclusief alle rechten, heffingen en andere belastingen zoals BTW worden aangeboden gezien het feit dat de Europese Unie is vrijgesteld van dergelijke heffingen krachtens de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie. Het BTW-bedrag mag afzonderlijk worden getoond. Indiening van een inschrijving impliceert dat de inschrijver instemt met de voorwaarden in deze uitnodiging tot inschrijven, in het bestek en in het conceptcontract en, in voorkomend geval, dat hij afziet van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. Als de opdracht aan hem wordt gegund, is de inschrijver tijdens de uitvoering van het contract aan zijn inschrijving gebonden. Technisch: Inschrijvingen moeten overeenkomen met de eisen gesteld in de technische specificaties (bijlage I van het contract). Indien bepaald in de technische specificaties (punt 3), moeten inschrijvers ondersteunende documentatie aanleveren met hun inschrijving om conformiteit te bewijzen. Inschrijvingen moeten voldoen aan alle eisen die in de aanbestedingsdocumentatie staan vermeld, welke mogelijkerwijs tussentijds kunnen worden gewijzigd. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke informatie is opgenomen in hun aanbieding; niet-naleving leidt tot uitsluiting. De inschrijver is vrij om de inschrijving aan te vullen met overige documenten en inlichtingen die hij nuttig acht om de diverse aspecten van zijn offerte toe te lichten. Extra: om het administratieve proces te bespoedigen op het moment van gunning, en in geval de inschrijver nog niet is toegevoegd aan de database van de Europese Commissie of in indien Administrative Annex - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 2

3 de entiteit of bank gegevens recentelijk veranderingen hebben ondervonden, wordt er verzocht de formulieren juridische entiteit en financiële identificatiegegevens, welke via onderstaande internetlinks kunnen worden verkregen, te verstrekken. Deze formulieren dienen te zijn ingevuld en ondertekend, aangevuld met de documentatie zoals op deze formulieren staat vermeld. Formulier Juridische entiteit en.cfm Formulier Financiële identificatiegegevens cfm GUNNINGSCRITERIA Het contract zal worden gegund aan de inschrijver welke, op voorwaarden dat hij voldoet aan de technische en administratieve vereisten gesteld in de aanbestedingsdocumenten, de economisch meest voordelige inschrijving aanbiedt op basis van: Het aanbod met de hoogste verhoudingsscore (op een maximum van 100 punten), zijnde het totaal van de Kwalitatieve Waarde (KW) en Prijs Waarde (PW) criteria, wint de aanbesteding. De waarden van de verhouding is afhankelijk van het bereik van de aangeboden prijzen en de technische waarde bereikt. A. Kwalitatieve waarde (maximum 30 punten) B. Prijs (maximum 70 punten) 1) Kwalitatief waarde (KW) In het voorstel dient duidelijk te worden omschreven in welke mate en op welke wijze de inschrijver invulling zal geven aan de verschillende pakketten mits het contract aan hem zal worden gegund. Het aanbod dient voldoende gedetailleerd te zijn om te kunnen worden beoordeeld op criteria van doeltreffendheid, klantgerichtheid en kennis van zaken, met dien verstande dat de inschrijver te allen tijde dient te voldoen aan het minimum vereisten gesteld in het bestek (werkomschrijving), afwijkingen hierop kunnen resulteren in uitsluiting van de aanbieding. Het voorstel moet betrekking hebben op de volgende punten: 1.1) Belastingadvies aan de "Grantholders" pakket 1 en ) Loonadministratie en controleren van Cafetaria-kosten pakket 3 en 4. De volgende punten moeten worden verklaard: a) De voorgestelde werkmethode om in overeenstemming met alle van toepasselijke wettelijke, contractuele en deontologische / vakmanschappelijke regels, de eisen van het bestek en de beschreven situatie / positie van het GCO-IET als nietinhoudsplichtige organisatie, het optimale resultaat voor zowel de "Grantholder" / de GCO-IET Administratie te bereiken. b) Communicatiemiddelen en methoden per pakket om optimaal te communiceren met de opdrachtgever en Grantholders, Belastingdienst en overige instanties en bedrijfsintern. c) Voorgestelde werkmethode om een soepele overdracht van alle dossiers / diensten aan het einde van de contractuele periode te waarborgen. Administrative Annex - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 3

4 A), b) en c) zullen in detail worden beschreven op maximaal 2 A4-bladzijde voor 1.1 en maximaal 2 A4-bladzijde voor ) Advies aan de Administratie pakket 5 Probleemstelling: Een Duitse Grantholder informeert dat zij zwanger is. De Administratie vraagt uw advies met betrekking tot de consequenties voor de werkgever. Beschrijf het advies dat u geeft en de stappen die u onderneemt. TABLE 1 KWALITATIEF WAARDE SUB-CRITERIA Nr. Sub-Criteria Beoordelingscriteria 1.1 Belastingadvies aan de "Grantholders" pakketten 1 en 2 * Werkmethode 5 punten * Communicatie 3 punten * Overdracht 2 punten Maximum Score Loonadministratie en controleren van Cafetaria-kosten pakketten 3 en 4 * Werkmethode 5 punten * Communicatie 4 punten * Overdracht 1 punt Advies aan de Administratie pakket 5 * Begrip van het probleem 5 punten * Gekozen methodologie om het probleem te lossen 5 punten 10 TOTAL 30 Inschrijvers moeten hun aanbiedingen doen op een manier die duidelijk genoeg is om de beoordeling mogelijk te maken met betrekking tot hun kwalitatieve waarde (toegevoegde waarde, niet alleen het voldoen aan de verplichte vereisten) waarvoor punten worden toegekend per sub-criterium, zoals hierboven aangegeven, in overeenstemming met de volgende tabel: TABEL 2 Puntwaaier (% van de maximale score) 0 20% 21 40% 41 60% 61 80% % Beschrijving Zeer slecht: het voorstel voldoet niet aan het betreffende criterium of kan niet worden beoordeeld als gevolg van ontbrekende of onvolledige informatie. Slecht: Het voorstel heeft in grote lijnen betrekking op het criterium; geen toegevoegde waarde of een beperkte toegevoegde waarde. Voldoende: Het voorstel heeft betrekking op het criterium; er is enige toegevoegde waarde. Goed: Het voorstel heeft betrekking op het criterium; er is een goede toegevoegde waarde. Zeer goed tot uitstekend: Het voorstel richt zich met succes op alle relevante aspecten van het criterium in kwestie; de inhoud ervan heeft een zeer goede tot uitstekende toegevoegde waarde. Administrative Annex - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 4

5 Een minimum van 10 punten moet worden bereikt door de inschrijver voor de kwalitatieve waarde. Niet voldoen aan deze minimumeis op de kwalitatieve waarde zal resulteren in uitsluiting van de aanbesteding aan de gunning. 2) Prijs (P) De offerte moet een financieel bod geven waar de opgegeven prijs een vast bedrag dat alle kosten (met inbegrip van reis-en verblijfkosten, indien van toepassing) bevat moet zijn, exclusief BTW. Het volgende scenario moet gereproduceerd worden door de inschrijvers en gepresenteerd worden in de onderstaande tabel. Het scenario is gebaseerd op de schatting van het 1e jaar van het contract in Voor meer informatie over de evolutie van het aantal Grantholders, zie punt 2 van de Technische Specificaties. Dit is een scenario om de jaarlijkse behoeften van de aanbestedende dienst te schatten en het bevat geen enkele verplichting voor de aanbestedende dienst tot het kopen / betalen het volledige bedrag vermeld in het aanbod van de inschrijvers. Betalingen worden gedaan op basis van het werkelijke uitgevoerde werk. Zie artikel I.1.4. van het contract voor de details van de betalingsvoorwaarden. 2.1) Pakket 1: Dit pakket geldt voor het 1 e belastingjaar dat de Grantholder een contract met de JRC-IET heeft. Uit onze ervaring vragen betreffende taken van dit pakket een gemiddelde van 7 uur / persoon / jaar. We verwachten 10 nieuwe Grantholders per jaar te hebben. Het tarief / prijs moet worden uitgedrukt per persoon en per jaar. 2.2) Pakket 2: Dit pakket moet worden toegepast vanaf de 2e en latere belastingjaren dat de Grantholder een contract met de JRC-IET heeft. Uit onze ervaring vragen betreffende taken van dit pakket een gemiddelde van 5 uur / persoon / jaar. We verwachten het eerste contractjaar 40 Grantholders te hebben. Het tarief / prijs moet worden uitgedrukt per persoon en per jaar. 2.3) Pakket 3: Voor de loonadministratie is het scenario gemiddeld 40 Grantholders voor iedere maand. Het tarief / prijs moet worden uitgedrukt per persoon en per maand. 2.4) Pakket 4: Vanuit onze ervaring maakt de meerderheid van Grantholders gebruik van de cafetaria-regeling. Het scenario is dat de cafetariakosten van 40 Grantholders elk kwartaal verwerkt moeten worden. Het tarief / prijs moet worden uitgedrukt per persoon en per kwartaal. 2.5) Pakket 5: Vanuit onze ervaring heeft de Administratie behoefte aan een gemiddelde van 60 uur raadpleging per jaar. Het totale aantal uren kan worden opgesplitst in overleg met een senior consultant (20 uren) en overleg met een junior consultant (40 uren). Het tarief / prijs moet worden uitgedrukt per uur per senior consultant / per uur per junior consultant. Administrative Annex - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 5

6 TABEL 3: Samenvatting van de jaarprijzen in 2015 Geschatte Pakket per nummer person GH Periode Eenheid Pakket 1 fiscale jaar 1 Pakket 2 fiscale jaar 2 en later Pakket 3 Loonadministratie Pakket 4 Cafetariakosten Prijs in ( ) exc. BTW Maximum totaal prijs per jaar 10 1 jaar A =. 10 x 1 x A= * 40 1 jaar B =. 40 x 1 x B = maand C =. 40 x 12 x C = kwartaal D =. 40 x 4 x D = Subtotaal pakketten 1 tot 4 per jaar = E E= * Bijvoorbeeld = 10 grantholders x 1 jaar x A prijs = prijs per jaar per person voor pakket 1 TABEL 4: fiscaal advies over het beheer. Service # van uren Periode Eenheid Pakket 5 - Advies aan de Administratie 20 (Senior adviseur) 40 (Junior adviseur) Prijs in ( ) exc. BTW jaar uur F 1 =. jaar uur F 2 =. Total prijs per jaar pakket 5 = F Totaal prijs per jaar F = (20 x F 1 ) + (40 x F 2 ) =. F= TABEL 5: PRIJS WAARDE TOTAAL PRIJS in 2015 per year (PW) = E + F Vergelijking van de financiële offertes wordt op basis van het totaal all-inclusieve prijs (PW) hierboven aangegeven. Aan laagste totale prijs wordt 70 punten toegekend. De andere offertes worden gerangschikt volgens de volgende formule: C prijs criterium = (Pmin / Ptot) x 70, waarbij, C prijs criterium - Classificatie van iedere prijsofferte Pmin - Laagste Totaalprijs Ptot - Totaal prijs van elke offerte (PW) 70 - Maximum toe te kennen punten Administrative Annex - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 6

7 EXTRA INFORMATIE De documentatie van deze procedure kan digitaal worden gedownload van de JRC website en toe te passen filter "IET" met verwijzing JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC. Wij nodigen de bieders uit tot regelmatige controle van de site voor elke aanpassing of nieuwe document. Alle communicatie met betrekking tot deze oproep moet worden onder vermelding gedaan per aan de aanbestedende dienst van het referentienummer van de oproep (JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC). Administrative Annex - JRC/PTT/2014/B.10/0013/OC 7