gemeente Haarlemmermeer Raadsvoorstel 200816626 Onderwerp Spoorboekje Planning- en Controlcyclus 2008 Portefeuillehouder J.J.Nobel Steiler Sander Heesen Collegevergadering 4 maart 2008 Raadsvergadering 1. Samenvatting Wat willen we bereiken? In dit raadsvoorstel doen wij een voorstel tot aanpassing van de Planning- en Controlcylcus (PCC). Met deze aanpassing willen we de PCC effectiever en transparanter maken. Twee invalshoeken staan hierbij centraal: we willen minder rapportages en we willen de beheersing van het lopende exploitatiejaar verbeteren door eerder een tussenrapportage op te stellen. De volgende criteria zijn gehanteerd bij het herontwerp: wat is wettelijk noodzakelijk, wat is nodig om de kaderstellende en controlerende taak van de raad te verbeteren, wat is bestuurlijk echt nodig en wat is ondersteunend voor het management. Bij het herontwerp is getracht bestaande extra rapportages natuurlijker te laten aanhaken bij de PCC, rapportages te integreren en samen te voegen en PCC producten beter op elkaar te laten aansluiten. Wat gaan we daarvoor doen? Middels het Spoorboekje Planning- en Controlcylcus 2008 wordt beschreven wat het doel, de inhoud en de bestuurlijke planning van de verschillende PCC producten zijn. Hierbij gaat het om een beschrijving op hoofdlijnen. Gedetailleerde richtlijnen voor de ambtelijke organisatie zullen in de loop van het jaar voor ieder PCC-product separaat verschijnen. Deze specifieke richtlijnen zijn een uitwerking van en sluiten aan bij de bestuurlijke planningen die in dit spoorboekje zijn gepresenteerd. Voor 2008 heeft de aanpassing van de PCC geleid tot een Voorjaarsrapportage, waarin de Voorjaarsnota en de Bestuurlijke tussenrapportage zijn geïntegreerd, en een Najaarsrapportage die in de plaats komt van de Eindnota. Wat mag het kosten? Aan het opstellen van het Spoorboekje Planning- en Controlcyclus 2008 zijn geen kosten verbonden. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad gebruikt de PCC producten om haar kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Het college doet voorstellen tot herontwerp van de Planning- en Controlcyclus. Het voorstel tot herontwerp leidt er toe dat er wordt afgeweken van de Financiële verordening Gemeente Haarlemmermeer voor wat betreft de rapportage die voorheen de Bestuurlijke
Volgvei 2 Tussenrapportage werd genoemd. Deze afwijking dient te worden goedgekeurd door de raad. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? De raad zal worden gelnformeerd middels de verschillende PCC producten. Het eerstvolgende product zijn de jaarstukken 2007, die in juni 2008 zullen worden behandeld in de raad. 2. Voorstel Collegebesluit(en) Het college heeft besloten om: - kennis te nemen van het Spoorboekje "Planning- en Controlcyclus 2008"; - de Planning- en Controlcyclus producten voorheen bekend als de Voorjaarsnota en Bestuurlijke Tussenrapportage samen te voegen tot de Voorjaarsrapportage; - het Planning- en Controlcyclus product voorheen bekend als de Eindnota te vervangen door de Najaarsrapportage. Op grond van het voorgaande besluit het college de raad voor te stellen om: - in afwijking van artikel 7 lid 1 van de Financiële verordening Gemeente Haarlemmermeer de rapportage met de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar (voorheen genoemd de Bestuurlijke Tussenrapportage) op te stellen over de eerste twee maanden en deze in juni aan te bieden aan de raad. 3. Uitwerking Voor de uitwerking van de 5 W-vragen verwijzen wij naar de samenvatting in paragraaf 1, die naar onze mening de nodige informatie bevat. Overige relevante informatie In deze paragraaf zullen wij de prioriteiten voor de Planning- en Controlcyclus 2008 weergeven. Daarnaast zullen wij op hoofdlijnen de Planning- en Controlcyclus beschrijven en zullen wij een toelichting geven op de verschillende PCC producten. Prioriteiten 2008 Voor de Planning- en Controlcyclus 2008 stellen wij de volgende prioriteiten: Programmabegroting 2009-20 12 Bij de Programmabegroting 2008-201 1 hebben we een start gemaakt met het verbetertraject van de Programmabegroting. Er zijn onder andere vier pilotprogramma's uitgewerkt aan de hand van een door de raad vastgesteld format en er is een programmadoorsnijdend thema ingevoegd. Beide zullen onderwerp van evaluatie zijn. Het jaar 2008 wordt een intensief jaar. In goede samenwerking met een raadswerkgroep zullen we het proces samen met de raad verder vorm geven. Er worden verschillende workshops georganiseerd waarin raadsleden ondersteund door een afvaardiging van de ambtelijke organisatie per programma doelen en effectindicatoren benoemen en uitwerken. Uiteindelijk zullen in de Programmabegroting 2009-2012 alle verbetervoorstellen, voor zo ver mogelijk, verwerkt zijn. In deze begroting streven we naar:
Ondenverp Spoorboekje Planning- en Controlcyclus 2008 volgvei 3 - een nieuwe indeling van programma's, waardoor er minder programma's zullen zijn; - heldere doelen met de juiste effectindicatoren; - een goede financiële onderbouwing. Hiermee zullen we een grote slag slaan in het verbeteren van de Programmabegroting waarmee de gemeenteraad een voldoende sturings- en controle-instrument in handen heeft. Heroriëntatie Bij de Programmabegroting 2007-2010 is gemeld dat het meerjarenbeeld na 2009 tekorten vertoont. Voor het oplossen daarvan heeft de raad op ons voorstel besloten tot een heroriëntatieoperatie die in 2009 al 2,5 miljoen en vanaf 2010 jaarlijks 5 miljoen oplevert. Naar aanleiding van de begin 2008 gehouden raadssessie over de uitgangspunten, het tijdspad en de inhoudelijke zoekrichtingen van de heroriëntatieoperatie heeft de raad besloten in februari 2008 een "benen op tafel" sessie te organiseren. Dit om als raad zelf meer invloed te hebben op de voorstellen met betrekking tot de invulling van de heroriëntatie. Op basis van de uitkomsten van deze laatste sessie zullen wij met concrete voorstellen komen en onze intentie is om een groot aantal van deze voorstellen in de Voorjaarsrapportage 2008 op te nemen. In de Programmabegrotirrg 2009-2012 zullen vervolgens alle definitieve voorstellen worden verwerkt. Midterm review Wij zijn voornemens dit jaar, halverwege onze collegeperiode, stil te staan bij de voortgang van de uitvoering van het collegeprogramma 2006-2010 "Rood, Groen en Blauw, Meer in balans". Dit willen wij doen middels een Midterm review. Deze zal input zijn voor de Programmabegroting 2009-2012. De bestuurlijke Planning- en Controlcyclus In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen de Planning- en Controlcyclus beschreven. In de volgende paragraaf wordt een korte toelichting op elk van de instrumenten gegeven. Instrumenten Om invulling te kunnen geven aan de kaderstellende en controlerende taak van de raad verschijnen er in 2008 vier PCC-producten: de jaarstukken, de Voorjaarsrapportage, de Programmabegroting en de Najaarsrapportage. De inhoud en het moment van verschijnen zijn als volgt: Datum: Voorbereiden1 Beheersen en Verantwoording sturen Plannen en begroten Jaarstukken 2007 Voorjaarsrapportage november Najaarsrapportage Programmabegroting J 2009-2012
Volgvei 4 Samenhang De verschillende onderdelen zijn enerzijds zelfstandige producten, maar maken anderzijds onlosmakelijk deel uit van de totale cyclus. Dit betekent dat zowel naar het heden als naar de toekomst moet worden gekeken en in sommige gevallen ook naar het verleden. Bijvoorbeeld: de jaarstukken vormen de afronding van een begrotingsjaar (in dit geval 2007), maar geven via de risicoparagraaf tevens aan wat de gemeente op basis van actuele kennis, mogelijk in de toekomst nog te wachten staat. In het vervolg van deze paragraaf zal een toelichting worden gegeven op de verschillende planning- en controlinstrumenten. Jaarstukken 2007 De jaarstukken vormen het instrument waarmee het college van B&W verantwoording aflegt aan de raad over het in de Programmabegrotirig voor dat jaar vastgelegde beleid en beheer. De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen en de jaarrekening. De programmaverantwoording bestaat uit de verantwoording over de realisatie van de programma's. Per programma wordt inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd, de wijze waarop getracht is de beoogde effecten te bereiken en in de gerealiseerde baten en lasten. De paragrafen bevatten de verantwoording van hetgeen in de paragrafen van de programmabegroting is opgenomen. De jaarrekening tot slot bevat de programmarekening van baten en lasten, en de balans. De raad wordt voorgesteld om de programmaverantwoording en de paragrafen voor kennisgeving aan te nemen en de jaarrekening vast te stellen. - concept teksten (verantwoording over nieuw beleid, bestuurlijk relevante onderwerpen in college) 12 maart - collegebehandeling jaarstukken 22 april - behandeling in raadsessie 5 juni - behandeling in gemeenteraad 12 juni Voorjaarsrapportage 2008 Een wijziging ten opzichte van 2007 is dat in 2008 een Voorjaarsrapportage wordt opgesteld. In 2007 zijn de Voorjaarsnota en de Bestuurlijke tussenrapportage als twee aparte PCCproducten opgesteld. In 2008 zullen deze worden samengevoegd in de Voorjaarsrapportage. In de Voorjaarsrapportage zal wel duidelijk onderscheid worden gemaakt in de twee elementen te onderscheiden elementen, namelijk het meerjarenbeeld (voorheen Voorjaarsnota) en het actuele overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de begroting (voorheen Bestuurlijke Tussenrapportage). De reden om deze twee zaken in een rapportage te verwerken is dat zo eerder in het jaar inzicht bestaat in de uitvoering van de begroting. Daarnaast kunnen ontwikkelingen die dan worden geconstateerd worden meegenomen bij de actualisering van het meerjarenbeeld. Een derde reden is dat wij er naar streven de PCC te vereenvoudigen en het aantal rapportagemomenten te verminderen, zonder overigens het inzicht in de financiën tekort te doen. Hierna zullen de twee onderdelen van de Voorjaarsrapportage nader worden toegelicht.
Volgvei 5 1. Meerjarenbeeld Voorafgaand aan het samenstellen van de Programmabegroting 2009-2012 wordt in de Voorjaarsrapportage 2008 een actueel financieel meerjarenbeeld gepresenteerd. Hiermee wordt de raad vroeg in het jaar inzicht gegeven in de financiële "knelpunten" en "mogelijkheden". De meerjarenbegroting wordt bijgesteld op de volgende elementen: - Onvermijdbare uitzettingen die elk jaar worden berekend aan de hand van vastgestelde uitgangspunten zoals loon- en prijsontwikkelingen, areaaluitbreiding en ontwikkeling algemene uitkering; - Structurele effecten jaarrekening 2007 en actuele informatie over het verloop van de begroting 2008; - Structurele autonome ontwikkelingen op basis van actuele begrotingsgegevens 2008; - Uitwerking coalitieprogramma; - Voorstel onroerend zaakbelasting inzake de hoogte en de totstandkoming van de tarieven. 2. Stand van zaken uitvoering Programmabegroting 2008-201 1 Dit deel van de Voorjaarsrapportage biedt een actueel overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de begroting 2008. De gegevens op de peildatum zijn (mede) basis voor een prognose voor geheel 2008. Door het rapporteren te beperken tot de afwijkingen van het aanvaarde beleid, wordt getracht een betere sturing op hoofdlijnen door het bestuur mogelijk te maken. Afwijkingen betreffen overigens niet alleen nadelen, maar ook voordelen. Indien blijkt dat het aanvaarde beleid duurder uitvalt dan oorspronkelijk geraamd, moet naast signalering dat een overschrijding wordt verwacht, eveneens een concreet voorstel tot bijsturing worden ingediend. In de tussenrapportage komen ook de ontwikkelingen aan bod op het gebied van formatie, personeelsverloop, vacatures, ziekteverzuim, informatiebeleid en juridische zaken. Om deze rapportage op genoemd tijdstip aan te kunnen bieden aan de raad dient, in vergelijking met vorig jaar, de peildatum te worden vervroegd. Het jaar 2008 is dan nog maar twee maanden oud. Toch zijn wij van mening dat wij voldoende gegevens tot onze beschikking hebben om een rapportage van voldoende kwaliteit af te leveren. De Programmabegroting 2008-201 1 is dan inmiddels 4 maanden oud en het is mogelijk dat er wijzigingen geautoriseerd dienen te worden. Ook kan er sprake zijn van autonome ontwikkelingen die niet alleen betrekking hebben op 2009 e.v., maar ook op 2008. Deze kunnen dan worden verwerkt. - collegebehandeling - behandeling in raad 3 juni 26 juni Beide onderdelen zullen in aparte "boekjes" worden opgesteld. De genoemde data zijn de uiterste behandeldata voor het college en de raad. Wij stellen voor de rapportages niet gelijktijdig te behandelen, maar na elkaar, waarbij eerst de stand van zaken uitvoering Programmabegroting 2008-201 1 aan bod dient te komen.
Volgvei 6 In de Financiële verordening Gemeente Haarlemmermeer is opgenomen dat de rapportage met de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar gaat over de eerste 5 maanden van het jaar en dat deze in september wordt aangeboden aan de raad. Het voorstel zoals hiervoor is genoemd houdt een afwijking van de Financiële verordening Gemeente Haarlemmermeer. De raad dient hieraan goedkeuring te verlenen. Programmabegroting 2009-20 12 De Programmabegroting geeft de budgettaire kaders aan voor de komende vier jaar (2009-2012). De Programmabegroting wordt opgesteld binnen de richtinggevende kaders zoals aaqgegeven door de raad bij de Voorjaarsrapportage. In de Programmabegroting zijn deze richtinggevende kaders nader uitgewerkt in concrete voorstellen ter besluitvorming door de raad. In de Programmabegroting wordt o.a. een besluit gevraagd over: de beschikbare budgetten voor 2009 op programmaniveau; m de (vervangings)investeringen voor 2009, opgenomen in het investeringsplan; m de Heroriëntatieoperatie; betreffen heroriëntatiemaatregelen vanaf 2009. - concept teksten in staven 25-27 augustus - collegebehandeliqg programmabegroting (incl. investeringsplan) 30 september - algemene beschouwingen in raad 30 oktober - begrotingsraad 6 november Najaarsrapportage 2008 De Najaarsrapportage biedt een actueel overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de Programmabegroting 2008-201 1. Deze rapportage is een uitgebreide versie van de Eindnota zoals die in voorgaande jaren werd opgesteld. Één van de doelen van de Najaarsrapportage is mutaties die zich hebben voorgedaan in de begroting op te nemen c.q. te corrigeren. Hiermee wordt voorkomen dat baten en lasten worden verantwoord buiten de autorisatie van de raad om en daarmee onrechtmatig zijn. Een tweede doel is het rapporteren over afwgkingen van het aanvaarde beleid. Hierbij wordt getracht een betere sturing op hoofdlijnen door het bestuur mogelijk te maken. Afwijkingen betreffen overigens niet alleen nadelen, maar ook voordelen. Indien blijkt dat het aanvaarde beleid duurder uitvalt dan oorspronkelijk geraamd, moet naast signalering dat een overschrijding wordt verwacht, eveneens een concreet voorstel tot bijsturing worden ingediend. - collegebehandeling - behandeling in raad 28 oktober 20 november Begrotingsrechtmatigheid Zoals hiervoor gemeld is &n van de doelen van de Najaarsrapportage mutaties die zich hebben voorgedaan in de begroting op te nemen c.q. te corrigeren zodat deze worden geautoriseerd en daarmee is voldaan aan de eis van begrotingsrechtmatigheid. Aangezien de Najaarsrapportage in november in de raad wordt behandeld bestaat de kans dat zich daarna nog mutaties voordoen die dienen te worden geautoriseerd. Deze mutaties zullen wij dan eind december middels een raadsvoorstel ter autorisatie aan de raad voorleggen.
Ondewerp Spoorboekje Planning- en Controlcyclus 2008 Volgvei 7 Communicatie De aanpassingen van het Spoorboekje zijn reeds breed toegelicht in de organisatie. Middels intranet en de richtlijnen per PCC product zal de nadere uitwerking kenbaar worden gemaakt. 4. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeente Haa%mmermeer, Bijlage(n) Geen