Lean Six Sigma Scrum Niet alleen voor software projecten LSSN seminar Amsterdam 01-11-2012 Edwin Kippers Master Black Belt Project Management Project succes survey The Standish Group's report: "CHAOS Summary 2009 project success rates Succes: Op tijd, binnen budget, inclusief de gewenste functionaliteiten Challenged: Te laat, over budget, met en/of zonder gewenste functionaliteiten Failed: Gestopt voor afronding of opgeleverd en nooit gebruikt 1
Project Management Top 10 redenen waarom projecten falen Onvoldoende communicatie Geen goede planning Gebrek aan resource management Gebrek aan gekwalificeerde resources Onduidelijke klanteisen Gebruik maken van nieuwe en onbewezen technologie en of methode Ineffectieve kwaliteitscontroles Meerdere projecten tegelijkertijd met resources die ook op meerdere projecten worden ingezet Leveranciers leveren niet Scope Creep Meest gebuikte PM methodieken Waterval methode Dit is een proces voor de ontwikkeling van een project, waarin de ontwikkeling regelmatig vloeiend naar beneden loopt (als een waterval). De ontwikkeling loopt door een aantal fasen, namelijk: 2
Meest gebuikte PM methodieken PRINCE2 Projectmanagement methodiek van ontwikkelingstrajecten in de ICT Toegepast bij ICT c.q. software ontwikkelingstrajecten o.b.v. de waterval methode Prince 2 staat voor: PRojects IN Controlled Environments Prince 2 is een gestructureerde methode voor projectmanagement Toegepast bij veel grote Nederlandse organisaties Belangrijke basis zijn: PID (Project Initiation Document) en Business Case Echter in veel organisaties is PINO (Prince In Name Only) meer op zijn plaats Meest gebuikte PM methodieken Agile project management Agile is de verzamelnaam voor methodes die met name werden gebruikt voor product- en softwareontwikkeling Uitgangspunten hierbij waren het verminderen van de risico s, de snelheid van uitvoeren en het verbeteren van communicatie met als doel om de juiste balans te vinden tussen wat de klant en wat de business verwacht. Agile management is equivalent voor behendig beheren Uitgangspunt is flexibiliteit en altijd een gereed / werkend product 3
Meest gebruikte PM methodieken Agile project Management Uitgangspunten hierbij zijn de principes van lean Elimineer verspillingen, zorg ervoor dat waarde wordt toegevoegd Versterk het leer effect Klant ontkoppelpunt zo laat mogelijk Lever zo snel als mogelijk Maak het team verantwoordelijk Kwaliteit zit in het proces Kijk naar het geheel, geen sub-optimalisatie Project Management Welke methode wordt het meest gebruikt? Source: Forrester/Dr. Dobb s Global Developer Technographics Survey, Q3 2009 4
Project Management Waar gaat het mis? Challenged: late, over budget, and/or with less than the required features and functions Results from Scott Ambler s 2010 IT Project Success Survey posted at www.agilemodeling.com/surveys/ Traditioneel vs Agile Project Management Traditionele PM benadering Concentreert zich met name op een van te voren gemaakt, goed doordachte planning van het gehele project Noodzakelijk om goed te kunnen voorspellen en om effectief te zijn. Agile Project Management Vertrouwt op iteratieve ontwikkelingscycli om minder voorspelbare projecten tot een goed resultaat te brengen. Legt de nadruk op actieve participatie tussen zowel de projectteam leden onderling als met de klant. 5
Traditioneel vs Agile Project Management Traditioneel Design up front Vast scope Deliverables Design Freeze zo snel als mogelijk Kleine mate van onzekerheid Vermijd veranderingen Weinig interactie met de klant Conventionele project teams Agile Continue ontwikkeling Flexibel Eisen Design freeze zo laat mogelijk Hoge mate van onzekerheid Omarm veranderingen Veel interactie met de klant Zelf-organiserende project teams Scrum Wat is Scrum Scrum is een term die afkomstig is uit de rugbysport Spelers in een grote groep proberen al duwend de bal naar de overkant van het veld te brengen 6
Scrum Wat is Scrum Scrum is een Framework (raamwerk) voor Agile management Scrum is een aanpak om projecten / project taken te managen De oorsprong ligt in de software ontwikkeling, maar het wordt steeds vaker ook daarbuiten toegepast Scrum Product Backlog Geprioriteerde lijst van deeltaken Daily Scrum meeting Dagelijkse standup team meeting (15min) : 1 Wat heb je gisteren gedaan? 2 Wat ga je vandaag doen? 3 Zijn er problemen? Sprint Vaste duur van een periode waarin alle taken gereed moeten zijn Sprint Backlog Lijst van deeltaken die uitgevoerd gaan worden gedurende de Sprint Shippable product De volgende versie van een werkend product 7
Scrum Rollen Product Owner Scrum Master Team Ceremoniëel Sprint planning Sprint review Sprint retrospective Daily scrum meeting Artifacten Artifact : object dat specifiek gemaakt is voor een bepaald doel Product backlog Sprint backlog Burndown charts Conventionele Projecten en Scrum Conventioneel Earned Value Work Breakdown Structure Communications Plan Gates Scrum Burndown chart Product Backlog Daily Scrum meetings Releases Product backlog wordt afgeleid van de WBS Sprint is een mini plan dat van het WBS wordt afgeleid De sprint review kan worden gezien als een soort milestone review Tijdens de sprint review worden ook de risico s van het project besproken 8
Case Case: Leverancier aan de olie en gas industrie Engineer to order Leverbetrouwbaarheidsproblemen agv te lange doorlooptijden in alle facetten van het bedrijf Meerdere projecten tegelijkertijd Onduidelijke normen Onderhanden werk beheersen een van de grootste probleemgebieden Case Engineering is overgegaan tot de scrum aanpak 2 maandelijkse bepaling van de product backlog op basis van project plan en deliverables naar de klant Wekelijkse sprint meeting om de activiteiten voor de sprint te bepalen Dagelijkse stand-up meeting Alle rollen zijn vertegenwoordigd, waarbij de engineering coördinator als scrum master acteert en de project manager als de product owner Support van management, maar engineering team is zelf-sturend Management ondersteunt bij het wegnemen van de impediments 9
Case Resultaten Veelbelovend, de eerste resultaten laten zien dat de benodigde doorlooptijden gerealiseerd kunnen worden Design Freeze al na 12 weken Duidelijke commitment van het team om activiteiten af te ronden op basis van beschikbare tijd Ik geef nu duidelijk aan wat ik wel en wat ik niet kan doen Heldere en duidelijke communicatie tussen de teamleden Sinds we scrum toepassen, praten we weer met elkaar Meer inzicht in de werkelijke uren per product Case We maken inmiddels gebruik van de scrum of scrums Scrum masters vanuit de diverse teams (engineering, productie, inkoop etc) worden onderdeel van het scrum team op een hoger niveau Project manager is product owner 10
Waarom werkt Scrum Het is eenvoudig, er zijn maar 3 vragen: Wat hebben we vandaag gereed of Wat hebben we in de afgelopen sprint afgerond Wat gaan we in de komende week doen Wat zijn de issues die de aandacht van de Product Owner vragen Scrum is een eenvoudige methode om de ritmiek van het opleveren tijdens een project te versnellen Maar we hebben nog steeds een gedetailleerd plan nodig We moeten hiervoor de taken opbreken in atomic tasks Waarom scrum werkt Het is relatief gemakkelijk om een Sprint Backlog om te zetten in een Microsoft Project plan Sprint Backlogs en Burndown Charts zijn vroegtijdige waarschuwings indicatoren Geen voortgang Niet genoeg werk Effectieve voortgang 11
Tot slot Toepassen van scrum helpt om Taken sneller af te ronden Verhogen van de zichtbaarheid op projectissues We kunnen de klant regelmatig een update geven over de voortgang 12