Efficiency door de BRP?

Efficiency door de BRP? VIAG Congres 7 oktober 2013

Efficiency door de BRP? Samenwerking in de regio Alkmaar Door Alex Huisman (adviseur Informatievoorziening & automatisering gemeente Langedijk) Applicatiesanering Door Joost Broumels (projectleider basisgemeente bij KING) Onder begeleiding van Rob Driehuis, implementatiebegeleider Operatie BRP, KING

Efficiency door de BRP! Samenwerking in de regio Alkmaar Alex Huisman Adviseur I&A - Gemeente Langedijk 7 oktober 2013

Regio Alkmaar - 6 Gemeenten: Alkmaar (incl. Graft-De Rijp en Schermer), Bergen NH, Castricum, Heiloo, Heerhugowaard, Langedijk - Ca. 270.000 inwoners

Samenwerking regio Alkmaar Intentieverklaring samenwerking I&A (begin 2012). Haalbaarheidsonderzoek (gereed eind 2012). Nu: bedrijfsplan regionaal SSC (gereed eind 2013). Transitieplan regionaal SSC (volgt begin 2014). Ondertussen: aangrijpen landelijke ontwikkelingen (zoals BRP) om alvast te werken aan standaardisatie. Uitgangspunten BRP in de regio: één aanbesteding, één leverancier, één systeem, één installatie, één configuratie, één werkwijze en inzetbaar voor meerdere gemeenten.

Doelstellingen samenwerking Efficiëntere uitvoering ( Operational Excellence ): door kostenbesparing en kwaliteitsverbetering. Professionalisering en innovatie. Reductie van kwetsbaarheid, verhogen continuïteit. Aantrekkelijk werkgeverschap. Samen een sterkere regio Alkmaar (dingen 1x doen voor de regio i.p.v. 6x voor elke gemeente).

Project BRP regio Alkmaar - Projectorganisatie: - Gemeentesecretaris Bergen NH treedt op als gedelegeerd opdrachtgever namens de regiogemeenten. - Gemeente Alkmaar is een van de 12 koplopergemeenten (linking pin naar de landelijke werkgroepen). - Ondersteuning door BRP Implementatiebegeleider. - Doel: opleveren aanbestedingsdocument verwerving BZM.

Aanpak opzet Architectuur IST - Inventarisatie applicaties + koppelingen per gemeente.

Aanpak opzet Architectuur SOLL (het WAT is beschreven; niet het HOE) - Architectuurschets voor regionale BZM gemaakt op basis van uitgangspunten (een systeem, een configuratie, etc.). - Beschrijving van de gewenste koppelvlakken. Architectuurschets

Leerpunten vanuit praktijk - Belangen van diverse gemeenten lopen uiteen. Dus: nadruk op loslaten huidige situatie en focus op standaardisatie. - Er zijn verschillende beelden van de werkelijkheid / Er ontstaat begripsverwarring. Dus: toetsen en doorvragen. - Veel mensen willen meepraten doch weinig mensen schrijven daadwerkelijk mee. Dus: taken verdelen en sturen. - Niet zelf het wiel uitvinden. Dus: maak gebruik van de standaarddocumenten van KING & Modernodam.nl. Pas aan daar waar nodig. Focus op de WAT vraag.

Leerpunten vanuit praktijk - Onderbouwing Business Case is lastig wegens het ontbreken van concrete cijfers (bijvoorbeeld: hoeveel gaat de BZM kosten? Hoeveel besparen we op beheer? Etc.). Dus: aannames op basis van bijvoorbeeld extrapolatie en benchmarking toepassen. - Lastig om samen te werken zonder formeel samenwerkingsverband. Wie is opdrachtgever? Wie is de contractpartij? Waar komt de regionale BZM te draaien? Etc.

Hoe verder? - Het aanbestedingsdocument is voor 95% gereed. - In afwachting van zowel landelijke als regionale ontwikkelingen staat de aanbesteding nu 'even in de ijskast. - Vervolg: opleveren bedrijfsplan + transitieplan SSC regio Alkmaar en onder vlag van het SSC regio Alkmaar de aanbesteding opstarten en uiteindelijk de gewenste applicatiesanering doorvoeren.

Vragen?

Applicatierationalisatie Doel Model Succes Ja, maar

Waarom Applicatie Rationalisatie? Diverse onderzoeken tonen aan dat iedere organisatie: doublures in software heeft (20% van de software): meerdere pakketten die ongeveer- hetzelfde doen software heeft waarvoor wordt betaald maar die niet of nauwelijks wordt gebruikt. Weggegooid geld het aan integraal inzicht ontbreekt in de kosten, effectief gebruik en uitnutting van de applicaties.

Waarom is dit inzicht er vaak niet? Oorzaak Het probleem voor het niet-onderkennen heeft een hoog van de open noodzaak deur tot het gehalte, creëren van dit inzicht weet 1 Dat weten zij toch wel? Aanname en ziet dat toch ergens iedereen al die gegevens vastgelegd zijn, niet kunnen/willen geloven dat het niet Waarom het geval is. gebeurt er dan zo weinig aan? 2 Daar ligt het niet aan! Dat Waarom zijn allemaal hebben kleine dingen, zo weinig die niets organisaties kosten, dus dat het is niet goed erg. geregeld? 3 Daar Wat is niets is het, aan te dat doen veroorzaakt dat het erg een open deur is, Afdelingen mogen nu eenmaal zelf kiezen en die willen dat blijven gebruiken, we hebben al eerder maar geprobeerd er toch niet om standaards of nauwelijks in te voeren wat maar aan dat wordt wilde gedaan? niemand. Ze hebben het nu eenmaal toch allemaal nodig. Als we het zouden hebben, verandert het toch weer snel want er komen altijd nieuwe regels/wetten of er zijn altijd veranderingen van proces en organisatie.

Hoe erg is dit? Niet weten wat de werkelijke kosten van een applicatie zijn Daardoor kloppen business cases niet Niet weten door wie en waarvoor applicatie echt worden gebruikt En of er vergelijkbare zijn die hetzelfde doen En of je voor alles een contract hebt En welke technologie wordt in een applicatie gebruikt, hoe lang wordt deze nog overeind gehouden? Wat is kritisch en wat niet? Welke processen gebruiken wat? Dus niet weten wat mee te nemen in de scope van een project Dus voor verrassingen komen te staan Dus over budget en uit planning

Hoe erg is dit? 10-20% besparingspotentieel Op het totaal aan IT kosten (niet alleen IT afdeling!) Middelen die zeer welkom zijn in decentralisatie, veranderingen taken gemeente,

Gemeentelijk model voor standaardisering en sanering (GEMSS) - KING 408 gemeenten hebben hier kansen liggen Leren van elkaar Aanpak, werkwijze, efficiënt en effectief Vergelijkingskaders voor IT kosten bij uitoefening specifieke gemeente taken Mogelijkheden voor kennisdeling, samenwerking, inkoop KING ontwikkelt GEMSS als algemeen beschikbaar model voor gemeenten

Doel GEMSS Inzicht op operationele, functionele en financiële aspecten van applicaties, zodat hiermee: Potentiële besparingen kunnen worden onderkend, herkend en geïncasseerd De impact op veranderingen vanuit applicatieperspectief inzichtelijk kan worden gemaakt 20

GEmeentelijk Model voor Standaardisatie en Sanering Afgesloten contracten Werkelijke kosten Gebruikte functionaliteiten in proces Mogelijke functionaliteiten van applicatie Financieel aspect Functioneel aspect Applicatie Operationeel aspect Kwaliteit / Rendement van het gebruik van de applicatie Continuïteit / Risico s van het gebruik van de applicatie

GEMSS model Uitgangspunt: feiten IT kosten toewijzen aan applicatie Direct : factuur/ contract Indirect: beheer, gebruik servers, databases Generieke opslag voor resterende kosten Rekenmodel parametriseerbaar Nu een Excel sheet Handleiding hoe in te vullen Vorm van ondersteuning Kennisnetwerk van gemeenten Afgesloten contracten Werkelijke kosten Gebruikte functionaliteiten in proces Mogelijke functionaliteiten van applicatie Financieel aspect Functioneel aspect Applicatie Operationeel aspect Kwaliteit / Rendement van het gebruik van de applicatie Continuïteit / Risico s van het gebruik van de applicatie

Realistisch? Proof of Concept tot nu toe: 10% besparingspotentieel Er is veel geld te besparen! Onderdelen zullen tegenvallen Onderdelen zullen meevallen Het vereist lef, durf, eigenaarschap

Succesvoorwaarde 1: eigenaarschap Draagvlak voor lastige keuzes Eigenaarschap vanuit top van de gemeente Doel: kosten (fundamenteel) verlagen door meer generieke en minder specifieke applicaties Het gaat pijn doen Het vereist het loslaten van individuele persoonlijke voorkeuren en het accepteren van alternatieven Definitief besluit op basis van definitieve kostenbesparing vs effect op continuïteit en kwaliteit van dienstverlening Objectief vast te stellen!

Ja, maar.. Het kan echt niet, ik kan niet zonder Zo duur is het echt niet De gevolgen zijn voor jou, niet voor mij Ik ga hier niet aan meewerken Vereist objectieve harde bewaking van doelen

Uw gemeente? Meedoen?

Operatie BRP is een onderdeel van het Programma modernisering GBA en ondersteunt gemeenten bij de transitie van GBA naar Basisregistratie Personen. In samenwerking met