B&W-voorstel en besluitnota Domein d.d. B&W Domein Maatschappelijke Ontwikkeling Registratie- 29-11-2016 datum Opsteller Bert Borggreve 24-1-2017 Portefeuille Sociale Wijkteams Registratienummer Bestuurlijk behandelvoorstel 2016/254852 J. Olthof Agendapunt 7 06 45190600 Contact B besluit Laatst 16-01-2017 7:40:00 gewijzigd Onderwerp Uitgangspunten opdrachtverlening Sociale Wijkteams 2018 Gevraagd besluit Met het college besluit van d.d. 22 november 2016 met nr. 2016/217184 heeft het college ingestemd met de opdrachtverlening van vijf Sociale Wijkteams voor de duur van 1 jaar namelijk van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018. In navolging hierop is het gevraagde besluit: 1. In te stemmen met het hanteren van de volgende uitgangspunten voor de 1 jarige opdrachtverlening van de vijf wijkteams, inhoudende dat: a. De algemene uitgangspunten voor de inkoop van Jeugdhulp & Wmo/AWBZ, die in januari 2014 ter zienswijze aan de raad zijn voorgelegd, nog steeds van toepassing zijn. b. De opdrachtverlening aansluit bij de aanbesteding van de andere zes Sociale Wijkteams in 2015, aangevuld met de aanpassingen zoals opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst voor 2017; c. De gemeente streeft naar een zo groot mogelijke continuïteit van zorg en doorontwikkeling alsmede de continuïteit van werkgelegenheid voor medewerkers in de wijkteams. Deze onderdelen zijn belangrijk bij de beoordeling van de offertes. d. Een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure wordt doorlopen waarbij de huidige 5 partijen worden uitgenodigd om te offreren. De partijen wordt gevraagd om een beknopte schriftelijke aanbieding met uitgebreide mondelinge toelichting ter verduidelijking en verificatie. 2. De uitgangspunten voor deze opdrachtverlening voor een zienswijze voor te leggen aan de raad; 3. Indien de raad een positieve zienswijze geeft, het besluit als vastgesteld te beschouwen. Geheimhouding op grond van de Gemeentewet Openbaar Kernverhaal In alle wijken in Zaanstad is een Sociaal Wijkteam actief, waar inwoners terecht kunnen voor ondersteuning en advies op het gebied van wonen, zorg, werk en inkomen. Voor de uitvoering van deze 11 Sociale Wijkteams heeft de gemeente contracten afgesloten met 5 zorgaanbieders. Op 1 januari 2018 loopt de laatste verlengingsperiode af voor 5 Sociale Wijkteams, waarvoor binnen het huidige contract geen verlenging meer mogelijk en een nieuwe opdrachtverlening noodzakelijk is. Bij de andere 6 Sociale Wijkteams is pas na 2018 geen verlenging meer mogelijk. Om de looptijd van alle Sociale Wijkteams gelijk te trekken heeft het college onlangs besloten dat voor 5 Sociale Wijkteams een opdrachtverlening van 1 jaar plaats voor het jaar 2018.
2/5 Deze opdrachtverlening wordt onder huidige partijen uitgezet om de werkgelegenheid en de continuïteit van zorg en doorontwikkeling in deze wijken ook in 2018 te borgen. Het college heeft de uitgangspunten voor de 1 jarige opdrachtverlening vastgesteld en legt deze voor een zienswijze voor aan de gemeenteraad. Om per 1 januari 2019 de uitvoering van de Sociale Wijkteams voor langere tijd te organiseren, vindt de gemeente het belangrijk eerst met de huidige zorgaanbieders en andere belanghebbenden de afgelopen 4 jaar te evalueren en op basis daarvan een goede opdracht te formuleren. Belangrijk onderwerp in de evaluatie en de nieuwe opdracht is de continuïteit: enerzijds van de dienstverlening naar inwoners en anderzijds continuïteit van werkgelegenheid in de Sociale Wijkteams. Ook het verbeteren van kennisuitwisseling tussen de zorgaanbieders en ruimte om maatwerk te leveren komen aan bod. De evaluatie strekt zich ook uit over de Jeugdteams / Centra Jong. Met de gemeenteraad wordt besproken hoe het proces van evaluatie eruit ziet en op welke manier ook externe betrokkenen daarin een rol kunnen vervullen. Aanleiding Op 1 januari 2018 loopt de laatste verlengingsperiode af voor vijf Sociale Wijkteams. Binnen het huidige contract is hierna geen verlenging meer mogelijk en is een nieuwe opdrachtverlening noodzakelijk. Bij de andere 6 Sociale Wijkteams is na 2018 geen verlenging meer mogelijk. De gemeente vindt het wenselijk dat de looptijd van alle Sociale Wijkteams gelijk wordt getrokken. Daarbij vindt de gemeente het belangrijk met de huidige zorgaanbieders en andere belanghebbenden de afgelopen 4 jaar te evalueren zodat deze input gebruikt kan worden om opnieuw voor langere tijd de uitvoering van alle Sociale Wijkteams te organiseren. Beoogd resultaat Het resultaat van dit besluit is dat de uitgangspunten zijn vastgesteld. Het uiteindelijke resultaat is een afgeronde aanbesteding voor 5 wijkteams per augustus 2017, voor een 1-jarig contract dat betrekking heeft op het jaar 2018. Kader Visie op de transformatie van het maatschappelijk domein Perspectief op de Sociale Wijkteams Aanbestedingswet 2012 (herzien in 2016) B&W nota Goed inkopen doe je samen 10 Zaanse spelregels opdrachtverlening sociaal domein Inkoopbeleid 2012 (aangepast in 2014) B&W en RIB opdrachtverlening SWT s 2016/217184 Argumenten en afwegingen In januari 2014 zijn de uitgangspunten voor de inkoop van de Sociale Wijkteams voor een zienswijze aan de raad voorgelegd. Belangrijk daarin waren: we gaan uit van de visie die is neergelegd in het perspectief op de wijkteams, we volgen een meervoudig onderhandse procedure. In de bijlage zijn deze punten terug te lezen. Voor de éénjarige opdrachtverlening zijn deze algemene uitgangspunten wederom van toepassing aangevuld met de onderstaande punten. Hieronder een toelichting op de beslispunten b tot en met d. 1.b Er is aansluiting tussen de overeenkomst van de 6 doorlopende wijkteams en de 5 aan te besteden wijkteams. Om geen verschillen in de dienstverlening aan burgers te laten ontstaan dient het nieuw te sluiten jaarcontract inhoudelijk aan te sluiten op de nog lopende overeenkomsten van de 6 andere wijkteams. Daarnaast worden jaarlijks in de uitvoeringovereenkomsten recente ontwikkelingen en aanvullingen opgenomen. Ook de aanvullingen van de laatste uitvoeringsovereenkomst (die betrekking heeft op 2017, het laatste jaar onder het huidige contract) wordt meegenomen in het éénjarige contract.
3/5 Daarmee zijn de thema s voor de 1 jarige opdrachtverlening: Maatschappelijke ondersteuning Versterken eigen kracht en zelfredzaamheid Versterken en benutten buurtkracht: sociale netwerken en vrijwilligers Mantelzorg Participatie Schuldenproblematiek en inkomensvraagstukken Gezondheid en geestelijke gezondheid Jongerenwerk (overlast) Samenwerking met buurthuizen. 1.c De gemeente streeft naar een zo groot mogelijke continuïteit van zorg, doorontwikkeling en van werkgelegenheid hetgeen belangrijk in de beoordeling van de offerte zal zijn. De éénjarige opdracht voor 2018 is voorzetting van de taken uitgebreid met een aantal taken ten aanzien van participatie. Het huidige traject van doorontwikkeling, dus verdere verbetering binnen de kaders van de huidige contracten zal doorlopen in zowel 2017 als 2018; het is zeker niet de bedoeling dat die dynamiek komt stil te liggen. Continuïteit van werkgelegenheid van de betrokken medewerkers is een belangrijk aandachtspunt, dat niet alleen en rol speelt bij de opdrachtverlening voor 1 jaar maar ook een grote rol zal spelen bij de evaluatie van de Sociale Wijkteams (en Jeugdteams/Centra Jong) die de komende tijd wordt uitgevoerd. Doordat de opdracht onder de huidige partijen wordt uitgezet wordt de werkgelegenheid van de huidige werknemers een jaar langer geborgd. 1.d De Sociale Wijkteams worden gekwalificeerd als een overheidsopdracht voor de levering van diensten. Voor de uitvoering van de Sociale Wijkteams wordt een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel aangegaan. De opdracht hiertoe moet door de gemeente worden aanbesteed. Een Europese aanbesteding voor sociale en andere specifieke diensten (verlichte regime) zal opgestart worden. Deze procedure komt overeen met de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure (de zogenoemde 2-B procedure) zoals deze is doorlopen bij de aanbesteding van de zes Sociale Wijkteams. Met de aanpassing van de aanbestedingswet in 2016 is de 2B procedure komen te vervallen. Hiervoor in de plaats is de procedure voor de sociale en andere specifieke diensten gekomen. Deze procedure is vrijwel gelijk aan de oude 2B procedure. Wel moeten we boven de drempel ( 750.000,-) de opdracht aankondigen. Omdat de opdrachtwaarde boven dit drempelbedrag valt, zullen we de opdracht aankondigen en dienen wij aankondiging van de gunning bekend te maken. Als beperking is opgenomen dat een aanbieder als hoofdaannemer niet meer dan vijf Sociale Wijkteams mag aansturen. Bovenstaande impliceert dat minimaal drie aanbieders actief zijn. Het wordt echter als onwenselijk beschouwd wanneer er meer dan 5 aanbieders zijn, doordat dit de onderlinge samenwerking bemoeilijkt en een bepaalde mate van uniformiteit in de dienstverlening gewenst is. Het is wel mogelijk dat een aanbieder als onderaannemer aan de slag gaat in teams waar zij geen hoofdaannemer is. Daarnaast is het belangrijk dat alle partijen voldoende ruimte krijgen om hun werkwijze te laten zien, zonder dat een aanbieder een overmacht in de stad heeft doordat zij meer dan de helft van de Sociale Wijkteams in Zaanstad aanstuurt. In navolging hierop en gelet op het uitgangspunt van continuïteit, ligt het voor de hand om de huidige hoofdaannemers uit te nodigen. In de vooraankondiging maken wij richting de markt kenbaar, dat wij voornemens zijn een overeenkomst te sluiten met de huidige vijf aanbieders. Aan hen wordt een beknopte schriftelijke aanbieding met uitgebreide mondelinge toelichting ter verduidelijking en verificatie gevraagd. Beoordeling zal uitgevoerd worden door vijf personen.
4/5 Draagvlak Er zijn hierover gesprekken gevoerd met de hoofdaannemers van de Sociale Wijkteams en de Jeugdteams. Zij kunnen zich vinden in de lijn die in dit collegevoorstel wordt voorgesteld. Aansluiting externe ontwikkelingen De opdrachtverlening voor de duur van 1 jaar, samenhangend met de wens rond het gelijktrekken van de einddatum van de contracten met de Sociale Wijkteams, is specifiek voor de situatie in Zaanstad. De gemeente vindt het belangrijk om met de huidige zorgaanbieders en andere belanghebbenden de afgelopen 4 jaar te evalueren en op basis daarvan een goede nieuwe opdracht voor 2019 en verder te formuleren. De wens om te evalueren zien we bij veel gemeenten. Financiële consequenties Het voorstel heeft geen additionele financiële consequenties; het budget voor de Sociale Wijkteams maakt deel uit van programma 1 (Jeugd en zorg) van de begroting. De beschikbare budgetten voor de wijkteams die voor 2017 in de begroting zijn opgenomen zullen ook weer de basis zijn voor de nog op te stellen begroting voor 2018. De budgetten voor 2017 zijn: Team Krommenie Oud koog/oud Zaandijk Poelenburg Pelders/Hoornseveld Kogerveld/Zaandam-Noord Totaal budget 2017 1.033.625 565.921 855.155 924.288 772.571 4.151.560 Juridische consequenties Wanneer het college instemt met dit voorstel wordt er een opdrachtomschrijving opgesteld voor het jaar 2018 voor 5 Sociale Wijkteams op basis van de bij het onderdeel besluit genoemde uitgangspunten. Tevens vindt conform de aanbestedingsregels een formele aankondiging plaats waarin wordt vermeld dat het college voornemens is om een opdracht te verlenen voor de Sociale Wijkteams in de 5 betreffende wijken voor de duur van 1 jaar. De opdracht zal worden aangeboden aan de huidige aanbieders, maar het is niet uit te sluiten dat ook andere partijen zich melden. Mochten zich andere partijen melden dan moet worden besloten of zij worden toegelaten, of dat zij op grond van een duidelijke motivering waarvan continuïteit van dienstverlening in de Sociale Wijkteams en voortzetting van het huidige traject van doorontwikkeling de kern is niet worden toegelaten. In het geval zij wel worden toegelaten dan kunnen ook zij een offerte uitbrengen; In de gunningscriteria zal het onderdeel continuïteit echter zwaar wegen. Communicatie en traject Het proces voor de opdrachtverlening voor het eenjarige contract van 2018 ziet er als volgt uit: Zienswijze van de raad op de uitgangspunten van de opdrachtformulering: januari/februari 2017 Formele bekendmaking van het voornemen om een opdracht voor 1 jaar te verlenen aan de huidige hoofdaannemers: februari/maart 2017 Opstellen van het bestek: februari/maart 2017 Offertes uitbrengen door partijen, beoordeling van de offertes, gunning en publicatie: maart 2017 tot augustus 2017
5/5 Het tijdpad van de opdrachtverlening voor het jaar 2018 wordt zodanig ingericht dat de hoofdaannemers van de Sociale Wijkteams ruim voor afloop van het contract van 2017 geïnformeerd worden over de opdrachtverlening, om het personeel de gelegenheid te geven zich hierop voor te bereiden. Gemeenteblad Niet van toepassing Aanbieden aan commissie en raad Zienswijze vragen zonder wettelijke verplichting Beslissing B&W Conform vastgesteld Besluit Met het college besluit van d.d. 22 november 2016 met nr. 2016/217184 heeft het college ingestemd met de opdrachtverlening van vijf Sociale Wijkteams voor de duur van 1 jaar namelijk van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018. In navolging hierop is het gevraagde besluit: 1. In te stemmen met het hanteren van de volgende uitgangspunten voor de 1 jarige opdrachtverlening van de vijf wijkteams, inhoudende dat: a. De algemene uitgangspunten voor de inkoop van Jeugdhulp & Wmo/AWBZ, die in januari 2014 ter zienswijze aan de raad zijn voorgelegd, nog steeds van toepassing zijn. b. De opdrachtverlening aansluit bij de aanbesteding van de andere zes Sociale Wijkteams in 2015, aangevuld met de aanpassingen zoals opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst voor 2017; c. De gemeente streeft naar een zo groot mogelijke continuïteit van zorg en doorontwikkeling alsmede de continuïteit van werkgelegenheid voor medewerkers in de wijkteams. Deze onderdelen zijn belangrijk bij de beoordeling van de offertes. d. Een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure wordt doorlopen waarbij de huidige 5 partijen worden uitgenodigd om te offreren. De partijen wordt gevraagd om een beknopte schriftelijke aanbieding met uitgebreide mondelinge toelichting ter verduidelijking en verificatie. 2. De uitgangspunten voor deze opdrachtverlening voor een zienswijze voor te leggen aan de raad; 3. Indien de raad een positieve zienswijze geeft, het besluit als vastgesteld te beschouwen. Bijlagen: Aanbiedingsbrief: Uitgangspunten opdrachtverlening Sociale Wijkteams 2018 2016 / 256396 Uitvoeringsovereenkomst Sociale Wijkteams 2017 2016 / 260659 Zienswijze uitgangspunten inkoop Jeugdhulp & Wmo/AWBZ en aanbesteding Sociale Wijkteams 2015 2017 /1833 Akkoord gemeentesecretaris Digitaal ondertekend door secretaris Ir. J.C. van Ginkel MCM op 24-01-2017