Access Functional Level

Access Functional Level

Inhoud 1. Inleiding... 4 2. Snelzoekkaart I... 5 3. Ontwerp en bouw tabellen voor een database... 7 3.1 Belangrijke concepten en termen... 7 3.2 Start een nieuwe database vanaf een blanco sjabloon... 9 4. Bouw de eerste tabel en stel gegevenssoorten in... 12 5. Bouw tabellen met de Table Designer... 14 6. Berekende gegevenssoorten... 16 7. Creëer relaties tussen tabellen... 18 7.1 Creëer relaties tussen tabellen... 18 7.2 Creëer relaties met de Wizard opzoeken... 21 Creëer een relatie... 21 Maak een verandering aan een relatie... 24 7.3 Creëer relaties met het relatie-venster... 25 7.4 Creëer een Many-to-Many relatie... 27 Creëer een tussentabel (of verbindings- of koppelingstabel)... 27 Bouw een samengestelde sleutel... 27 Creëer de relatie... 28 7.5 Creëer een One-to-One relatie... 30 8. Creëer uw eerste Access 2013 database... 32 8.1 Creëer een database vanaf een sjabloon... 32 8.2 Creëer een Access App-database... 33 9. Inleiding tot queries... 35 9.1 Bouw queries met de Query Wizard... 36 9.2 Bouw queries met de Query Ontwerp... 38 9.3 Bouw queries die meer dan één gegevensbron gebruiken... 41 9.4 Outer Joins gebruiken... 44 9.5 Bouw queries uit ongerelateerde gegevensbronnen... 46 2

Query van ongerelateerde gegevensbronnen met gebruik van een tussentabel... 46 Laat een query lopen op ongerelateerde gegevensbronnen door een Join toe te voegen... 48 10. Extra leermiddelen... 49 10.1 Veelgestelde vragen... 49 10.2 Technische ondersteuning... 49 3

1. Inleiding Microsoft Access is een creatie- en managementsoftware voor databases die bij de applicaties van Microsoft Office inbegrepen zit. Dit ebook legt in detail enkele essentiële functies van Microsoft Access 2013 uit. U zult te weten komen hoe u een database op basis van een browser kunt creëren en hoe u deze veilig met uw collega's kunt delen. Al deze eigenschappen worden heel vaak gebruikt. Als u die beheerst, zal dat u helpen om met succes uw dagelijkse taken op het werk te verrichten. 4

2. Snelzoekkaart I Backstageweergave Start uw werk aan een nieuwe database door op Nieuw of op Openen te klikken om een bestaand bestand te openen. U kunt ook op Opslaan klikken om uw werk op te slaan en op Afdrukken om het af te drukken. Zoeken Zoek naar online sjablonen voor uw nieuwe database. Sjablonen Access biedt u een groot aantal sjablonen wat vooraf gebouwde databases zijn om uw werk nog eenvoudiger te maken. Opties Krijg toegang tot meer mogelijkheden om een nieuwe database te creëren. Aangepaste web-apps maakt het mogelijk om databases te creëren die op webbrowsers gehost worden en Lege bureaubladdatabases zijn de meest gebruikte soort databases. 5

Snelzoekkaart II Gebruik de lijst hieronder om enkele van de gewonere hulpmiddelen en opdrachten in Access 2013 te vinden Om... Klik op... En kijk dan in de... een nieuw of bestaand bestand te openen, uw database te bewaren en printen Uw gegevens te bekijken, plakken, knippen, kopieren, sorteren en filteren, tekst te zoeken en vervangen door gebruik te maken van de geavanceerde zoekmogelijkheden een tabel, query, formulier en/of een rapport te creëren externe gegevens te importeren en/of exporteren, toegang te hebben tot geïmporteerde en/of geëxporteerde bewerkingen die u eerder opgeslagen heeft. databases kleiner te maken en ze te herstellen, de Visual Basic Editor te openen, macro s uit te voeren, te definiëren hoe de gegevens gerelateerd zijn, een tabel te analyseren, een database te splitsen, uw tabellen naar SharePoint te verplaatsen BESTAND 6 START MAKEN EXTERNE GEGEVENS HULPMIDDELEN VOOR DATABASES Backstage-weergave (klik op de koppelingen aan de linkerkant in deze weergave). Weergave, Klembord, Zoeken, Sorteren en filteren, Records, Zoeken, Tekstopmaak groepen. Relevante groepen: tabellen worden gebruikt om gegevens op te slaan, queries om gegevens te organiseren en te sorteren, formulieren om gegevens op het scherm weer te geven, en rapporten om uw gegevens voor te bereiden om te exporteren of te printen. Import & Link en Export groepen. Tools, Macro, relaties, Analyze, Move Data, Add-Ins groepen.

3. Ontwerp en bouw tabellen voor een database 3.1 Belangrijke concepten en termen Microsoft Access is een databasemanagementsysteem met een grafische user interface. Het maakt gebruik van de principes van relationeel database-design, wat in dit hoofdstuk kort beschreven wordt. De belangrijkste componenten van Acces zijn Database-design, Structureel design, Keys, en Relaties. Database-design of Structureel design Beide designs definiëren: - wat een database zou moeten omvatten - de tabellen in een database - de relatie tussen deze tabellen Opmerking: de principes van design die hier omschreven worden zijn van toepassing op alle relationele databases en kunnen gebruikt worden met iedere databasesoftware, niet alleen met Access. Een database in Access geeft een relationele tabelstructuur: - de gegevens worden verdeeld in tabellen. - deze tabellen worden met elkaar verbonden via gedeelde velden genaamd Keys. Keys De doelstellingen van keys zijn: - een waarde toekennen aan iedere rij in een tabel. - tabellen met elkaar verbinden door de waarde tussen de velden met elkaar te delen. De primaire sleutel is het basisveld waaruit de keys gedeeld worden naar het bestemmingsveld, de externe sleutel. 7

Om twee velden met elkaar te verbinden dient u een relatie te creëren tussen de tabellen (zie onderdeel 7. Creëer relaties tussen tabellen). Relaties Relaties hebben de volgende functies: - efficiëntere opslag: herhaalde informatie wordt vermeden waardoor ruimte wordt gespaard. - nauwkeuriger: minder gegevens betekent minder risico op fouten. - de beste manier om transacties vast te leggen. De schermafbeelding toont een relationele structuur in een database. De eerste drie stappen van database-design zijn: - ervoor te zorgen dat u alle gegevens die u moet opslaan vastlegt. - alle herhaalde gegevens identificeren. - de herhaalde gegevens in eigen tabellen opdelen. 8

3.2 Start een nieuwe database vanaf een blanco sjabloon 1. Start Access. Recent geopende documenten verschijnen in de linkerkolom onder het gedeelte Recent. 1 2. In het hoofdmenu kunt u kiezen tussen het openen van een lege database en het invoeren van uw gegevens in een voorbereid sjabloon. 2 U kunt 2 basissoorten databases bouwen: - Desktop-databases draaien op uw computer. - Access Apps draaien op het web (sjablonen met het icoon van een globe ): deze worden gehost op SharePoint 2013 en kunnen in de meest recente browsers gebruikt worden. Alle Access databases bestaan uit 5 componenten genaamd Objects: - tabellen slaan uw gegevens op. Zij vormen de ruggengraat van de database en organiseren de gegevens in velden of kolommen en records of rijen. 9

- queries zijn vragen die u aan uw gegevens stelt. Zij kunnen ook gegevens filteren en berekeningen uitvoeren. - formulieren geven een database een afgewerkt uiterlijk. Zij helpen bij het snel invoeren van gegevens en bevatten navigatieknoppen voor de database. - rapporten zijn gevisualiseerde gegevens. U kunt een tabel of een grafiek aan uw rapport toevoegen. - macro's automatiseren een database en kunnen herhaalde taken uitvoeren. 10

3. Kies de optie Lege bureaubladdatabase. 4. Het venster Lege bureaubladdatabase opent. a. Voer in het veld Bestandsnaam een naam voor het bestand in. U 4b kunt ook op het symbool van de map klikken om te zoeken naar een gewenste locatie b. Klik vervolgens op Maken. 4a 3 5 5. De database opent met een enkele tabel in de Gegevensbladweergave. Weergaven tonen hoe uw objecten weergegeven worden: - Een tabel wordt standaard weergegeven in de Gegevensbladweergave. U kunt wisselen naar de Ontwerpweergave middels een rechterklik op de tabel. Om naar ongeacht welke weergave te wisselen klikt u op het icoon weergave en maakt u een keuze. - Een formulier wordt standaard weergegeven in de Formulier-weergave. U kunt wisselen naar andere weergaven, zoals de Indelingsweergave om bedieningen toe te voegen of het formulier te veranderen. Om dit te doen klikt u op het icoon weergave en maakt u een keuze. - Queries hebben een Ontwerp-weergave en een Gegevensbladweergave waar resultaten verschijnen. Dan is er nog een SQLweergave om de daadwerkelijke code te veranderen. 11

4. Bouw de eerste tabel en stel gegevenssoorten in Als u een ontwerp gedefinieerd heeft kunt u starten met het bouwen van tabellen. 1. Dubbelklik op het eerste tabblad van uw tabel om dit indien gewenst te hernoemen. Deze tabel is uw primaire sleutel. De primaire sleutel is een belangrijke identificatie voor iedere rij in een tabel. 1 Tip: gebruik dezelfde naam voor de tabel en de primaire sleutel zodat u altijd weet waar de waarden vandaan komen. 2. Druk op Enter. 3. Access gaat automatisch naar het volgende lege veld en toont een menu met een lijst van beschikbare gegevenssoorten. Voor ieder veld in de database moet een soort gegevens gekozen worden. De vervolgkeuzelijst opent door op het veld Klik om titel toe te voegen te klikken. Wanneer u een soort gekozen heeft kunt u het veld bewerken. Voer een naam voor dit veld in en druk op Enter om naar het volgende te gaan. Gegevenssoorten maken de opslag efficiënter door de grootte van uw velden te controleren. En, nog belangrijker, zij helpen te voorkomen dat u fouten zoals het invoeren van tekst in een datumveld maakt. 3 12

U kunt kiezen uit de volgende gegevenssoorten. - Korte tekst: tot 256 karakters. - Getal - Valuta - Datum & Tijd - Ja/Nee: kan ja, nee, waar, niet waar, 1 en 0 bevatten. - Opzoeken & Relatie: is geen gegevenssoort maar maakt het mogelijk een keuzelijst te maken. - Tekst met opmaak: 1GB aan tekst (gebruikt door desktopdatabases) en maakt opmaak mogelijk. - Lange tekst: 1GB aan tekst (gebruikt door Access Apps). - Bijlage: staat het bijvoegen van bestanden aan een record mogelijk. (Dit heet Image in Access Apps). - Hyperlink: maakt het mogelijk web- en e-mailadressen op te slaan. - Berekend veld: staat het maken van combinaties en berekeningen toe. - AutoNumber: kent een sequentieel cijfer toe wanneer een nieuw record toegevoegd wordt. U kunt een waarde niet wijzigen of verwijderen in een AutoNumber-veld. Dit soort wordt gebruikt voor de primaire sleutels. 4. Als u eenmaal al uw vereiste velden heeft gecreëerd, drukt u op Ctrl + S op uw toetsenbord om de tabel op te slaan. Het dialoogvenster Opslaan als opent: voer een naam voor uw gegevens in en klik op OK. Opmerking: - iedere tabel heeft een primaire sleutel. - Ieder veld heeft een gegevenssoort. - Ieder veld bevat de kleinst mogelijke gegevenseenheid. 4 13

5. Bouw tabellen met de Table Designer 1. Ga naar het tabblad Maken op het lint. 2. Kies Tabelontwerp. 1 2 3. Het tabblad Ontwerp verschijnt. Dit bevat contextuele tabbladen die alleen verschijnen wanneer u ze nodig heeft. 3 4. Voer een eerste veldnaam in en kies een gegevenssoort. 5 4 5. Klik op primaire sleutel aan de linker bovenkant van het lint. 3 6. Herhaal deze stap en voer diverse velden in de volgende rijen in. 7. Creëer een externe sleutel door dit hetzelfde te noemen als de primaire sleutel en door FK (externe sleutel) toe te voegen aan het einde. Typ de naam van de externe sleutel in de kolom Veldnaam in. In het veld Gegevenstype kiest u een gegevenssoort uit de keuzelijst. 6 7 Opmerking: de gegevenssoorten van uw primaire en externe sleutels moeten overeenkomen of compatibel zijn (bijvoorbeeld AutoNumber en Number). 14

8. Druk op Ctrl + S op uw toetsenbord om de tabel op te slaan. Het dialoogvenster Opslaan als opent: voer een naam voor uw gegevens in en klik op OK. 8 15

6. Berekende gegevenssoorten Het aanmaken van een berekende gegevenssoort combineert de gegevens van twee velden en toont dit in een derde veld. Ter illustratie beschrijft het volgende voorbeeld hoe een veld met de voornamen van klanten te combineren met een veld met hun achternamen. Berekende gegevenssoorten kunnen gebruikt worden om gegevens van verschillende kolommen te tonen zonder dit te herhalen en de juiste gegevensstructuur te behouden. 1. Creëer een nieuwe tabel of open een bestaande door te dubbelklikken in de sluitbalk (het pijltje van de keuzelijst waarmee de lijst geopend en gesloten kan worden). Selecteer een leeg veld en klik op de optie Klik om titel toe te voegen en kies Berekend veld uit de vervolgkeuzelijst. 1 2. Het dialoogvenster Opbouwfunctie voor expressies opent. Een Expressie is een combinatie van velden uit een tabel, rekenkundige gegevens, functies en constante waarden. 3. In de kolom Expressiecategorieën kiest u "First Name" [Voornaam] en "Last Name" [Familienaam]. 4. Typ boven het dialoogvenster twee plustekens (+) tussen de gekozen categorieën. Voeg tussen de plustekens een paar dubbele aanhalingstekens ( ) toe met een spatie. 4 3 5 2 5. Klik op OK. 16

De plustekens combineren de waarden in het geselecteerde veld. De dubbele aanhalingstekens van elkaar gescheiden door een spatie zorgen voor een spatie tussen de twee opgesomde velden; de aanhalingstekens geven alles weer wat u er tussen zet. 6. Voer gegevens in de respectievelijke velden in, in dit 6 voorbeeld "First Name" [Voornaam] en "Last Name" [Familienaam]. Zodra u op een lege plek in het tweede veld klikt, verschijnen de gegevens automatisch in het berekende veld. 17

7. Creëer relaties tussen tabellen 7.1 Creëer relaties tussen tabellen Relaties verbinden tabellen nadat u uw gegevens gescheiden heeft. Afhankelijk van hoe u uw relaties bouwt, varieert het resultaat van uw queries en hoe u antwoorden uit uw gegevens krijgt. De keuze van relaties hangt af van het soort gegevens. Iedere relationele database gebruikt drie soorten relaties voor de tabellen: - One-to-Many: wanneer een enkel record in een tabel gerelateerd is met een of meer records in een andere tabel. - Many-to-Many: wanneer een enkel record in een tabel gerelateerd kan worden met een of meer records in een andere tabel en een record in de laatste tabel gerelateerd kan worden met een of meer records in de eerste tabel. Deze relatie wordt met name gebruikt in databases voor het volgen van bestellingen, waar een bestelling veel producten kan bevatten en een product in meerdere bestellingen kan zitten. - One-to-One: wanneer een enkel record in een tabel gerelateerd is met een enkel record in een andere tabel. 1. Ga naar het tabblad 2 1 HULPMIDDELEN VOOR DATABASES. 2. Selecteer relaties. 3. Het venster Relaties opent, waar u de meeste relaties kunt bouwen en beheren. 3 18

4. Indien dit een nieuwe database is en er geen relatiedatabase bestaat, komt er een nieuw scherm op. a. Selecteer tabellen die u wilt verbinden. b. Klik op Toevoegen. 4a 4b Een relatie One-to-Many wordt gekenmerkt door een lijn tussen de twee tabellen waar aan de ene kant '1' verschijnt en aan de andere kant het oneindigteken. De tabel aan de linkerkant heet Bovenliggende tabel en de tabel aan de andere kant heet Onderliggende tabel. De meeste relaties hebben kanten: kanten hebben invloed op uw queries (zie hoofdstuk 9. Inleiding tot queries). 5. Selecteer de relatielijn. 6 6. Klik op Relaties bewerken. 2 5 7 7. Het dialoogvenster Relaties bewerken opent wat de drie belangrijkste relatie-instellingen beheert: 19

- Referentiële integriteit: synchroniseert de gegevens aan beide kanten van een relatie en helpt de gegevens correct te houden. Wanneer het vak is aangevinkt kunt u geen telefoonnummer aan een klant toevoegen behalve wanneer de naam van de klant in de tabel verschijnt. Dit voorkomt het creëeren van wezen (een onderliggende tabel zonder een overeenkomstige bovenliggende tabel). - Trapsgewijs bijwerken: maakt iedere verandering aan de kant van de ouder mogelijk door neer te dalen door een gerelateerd record aan de kant van het kind of aan veel kanten. - Trapsgewijs verwijderen: beheert of u gegevens kunt verwijderen. Als deze optie geselecteerd is kunnen er geen gegevens verwijderd worden. Als deze optie geselecteerd is en als een record verwijderd wordt, verwijdert Access automatisch ieder gerelateerd record. 20

7.2 Creëer relaties met de Wizard opzoeken Creëer een relatie Opzoeken-relaties helpen de gebruiker om gegevens te verwijzen naar externe tabellen. Aan de ene kant wordt er geen informatie herhaald. Aan de andere kant maakt deze functie het mogelijk bestaande gegevens slechts eenmaal te bewerken en het vervolgens automatisch overal bij te werken. Dit betekent dat nadat u een externe sleutel-veld aangemaakt heeft, u de waarden uit de tabel kunt kiezen. Een relatie kan gecreëerd worden in de Wizard opzoeken. 1. Creëer een nieuwe tabel of open een bestaande door in de sluitbalk te dubbelklikken. Selecteer in het tabblad Klanten een leeg veld en klik op Klik om een titel toe te voegen. 1 2 2. Kies Opzoeken en relaties om de wizard te starten. 3. Het dialoogvenster Wizard opzoeken opent. Selecteer de eerste optie De waarden voor de opzoekveld moeten worden opgehaald uit een andere tabel of met een andere query door de respectievelijke audioknop aan te vinken. 4 3 4. Klik op Volgende. 21

5. a. Selecteer de bovenliggende tabel (bijv. tabel: Categorieën) 5a b. Klik op Volgende. 5b 6. a. Kies het veld waar u de waarden uit wilt opzoeken uit de kolom Beschikbare velden. 6a 6b b. Verplaats de 7 selectie van de kolom Beschikbare velden naar de kolom Geselecteerde velden door op het pijltje de klikken. 7. Klik op Volgende. 8. a. U kunt een sorteervolgorde invoeren (optioneel). 8a b. Klik op Volgende. 8b 22

9. a. Vink het vakje Sleutelkolom verbergen (aanbevolen) aan. 9a b. Klik op Volgende. 9b 10. a. Benoem het opzoekveld door FK aan het eind toe te voegen om te herinneren dat dit een externe sleutel is. b. Kies Gegevensintegriteit inschakelen en Trapsgewijs verwijderen (in de meeste gevallen) 10b 10a 11 11. Klik op Voltooien. 23

Maak een verandering aan een relatie 1. Sluit iedere tabel die in de relatie zit waar u een verandering aan wilt aanbrengen. 1 2. Ga naar het tabblad HULPMIDDELEN VOOR DATABASES. 3 2 3. Selecteer relaties. 4. Selecteer de relatielijn en klik op Relaties bewerken. 4 5. Maak de gewenste veranderingen en klik op OK. 5 24

7.3 Creëer relaties met het relatie-venster Als u gebruik maakt van queries om gegevens op te halen en te verwerken, dan heeft u alleen maar de relatie nodig en niet een lookuplijst. 1. Klik op het tabblad HULPMIDDELEN VOOR DATABASES. 2 1 2. Selecteer Relaties. 3. Om tabellen toe te voegen sleept u ze uit de kolom Tabellen van het navigatiepaneel aan de linkerkant naar het scherm van het tabblad relaties aan de rechterkant. 3 Opmerking: de onderliggende tabel moet een externe sleutel hebben met dezelfde gegevenssoort of een compatibele gegevenssoort. 25

4. Selecteer de primaire sleutel uit de bovenliggende tabel. 4 5 5. Sleep het naar de externe sleutel van de onderliggende tabel. 7 6. Het dialoogvenster Relaties bewerken opent waar u 6 kunt kiezen uit de drie relatie-instellingen, i.e. Referentiële integriteit afdwingen. De opties Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken en Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen stellen de gebruiker in staat de velden automatisch bij te werken of te verwijderen wanneer de primaire sleutel bijgewerkt of verwijderd wordt. 7. Klik op Maken. 26

7.4 Creëer een Many-to-Many relatie Many-to-Many relaties worden met name gebruikt bij databases voor het volgen van bestellingen met product- en besteltabellen: een product kan in veel bestellingen voorkomen en een bestelling kan veel producten bevatten. Creëer een tussentabel (of verbindings- of koppelingstabel) Een koppelingstabel slaat gegevens van andere tabellen op die in de relatie zitten. 1. Ga naar het tabblad MAKEN. 1 2 2. Selecteer Tabelontwerp om een nieuwe lege tabel te openen. Bouw een samengestelde sleutel Maak de benodigde velden in de primaire sleutels van de koppelingstabel. Een samengestelde sleutel zorgt ervoor dat iedere bestelling en alle gegevens in iedere bestelling uniek zijn. U kunt alleen een samengestelde sleutel in de designweergave bouwen. 1. Open de tabellen die u nodig heeft door ze te slepen uit de kolom Tabellen aan de linkerkant (navigatiepaneel) naar het hoofdscherm in het tabblad relaties. 1 2. Identifieer het type primaire sleutels in de kolom Veldnaam. 2 27

3. Voer in het tabblad Tabel1 (nieuwe tabel) de namen van de primaire sleutels (i.e. product-id) in de Veldnaam in en type een compatibel veldtype in de kolom Gegevenstype. 3 4. Selecteer alle velden door de cursor van uw muis te klikken en te slepen in het grijze vak links van de veldnamen. 4 5. Klik op primaire sleutel. 5 Creëer de relatie Creëer een paar van One-to-Many relaties tussen de koppelingstabel en de andere betrokken tabellen. 1. Sluit alle geopende tabellen en ga naar het tabblad HULPMIDDELEN VOOR DATABASES. 2. Selecteer Relaties. 2 1 3. Selecteer op het tabblad ONTWERP Tabel weergeven. 3 4a 4. a. Het 4b dialoogvenster Tabel weergeven opent. Kies in het tabblad Tabellen de velden die u nodig heeft. 28

b. Klik op Toevoegen. 5. De koppelingstabel zou in het midden moeten verschijnen, tussen de externe sleutel-tabellen in. 5 6. Sleep in het tabblad Relaties de primaire sleutel van de eerste betrokken tabel naar zijn equivalent in de koppelingstabel. Het dialoogvenster Relaties bewerken opent. 6 6 7 v 8 7. Selecteer de vereiste instelling. 8. Klik op Maken om de relatie te bouwen. 9. Herhaal de hierboven beschreven stappen voor de tweede betrokken tabel. 9 29

7.5 Creëer een One-to-One relatie Access indexeert tabelvelden en gebruikt ze als een index van een boek, om snel naar gegevens te zoeken. Indexen worden standaard ingesteld en kunnen niet veranderd of uitgeschakeld worden. Dit is belangrijk om een One-to-One relatie te bouwen: het is vereist om een One-to-Many relatie te bouwen en de indexen voor de key-velden in beide tabellen te veranderen. 1. Creëer de relatie door de Wizard opzoeken te gebruiken (zie hoofdstuk 7.2 Creëer relaties met de Wizard opzoeken) of door het relatiepaneel te gebruiken (zie hoofdstuk 7.3 Creëer relaties met het relatie-venster). 1 2. Vink in de Wizard opzoeken het vak gegevensintegriteit inschakelen niet aan: indien gegevens verwijderd worden zal de overeenkomstige niet verdwijnen. 2 3. Selecteer de respectievelijke kolom in uw nieuw gecreëerde veld. 3 4 v 5 4. Ga naar het tabblad VELDEN WIJZIGEN. 5. Vink de vakken Geïndexeerd en Uniek aan. 6. Ga naar de eerste in de relatie betrokken tabel en selecteer de primaire sleutel. v 6 v 30

De vakken Geïndexeerd en Uniek zijn automatisch aangevinkt als de primaire sleutel een AutoNumber-veld is. 7. Ga naar de Ontwerp-weergave. U kunt in het veld eigenschappen van de tabel de geïndexeerde eigenschappen zien in het tabblad Algemeen. Klik op het pijltje van de keuzelijst om de drie voorgestelde waarden te zien. U kunt er twee gebruiken in een Oneto-One relatie: of Nee of Ja (Geen duplicaten). 7 31

8. Creëer uw eerste Access 2013 database 8.1 Creëer een database vanaf een sjabloon 1. Start Access. 2. Kies een voorgesteld sjabloon Of ga indien Acces al draait naar het tabblad Bestand om naar de backstage-weergave te gaan en selecteer Nieuw. 2 3. Kies een sjabloon volgens de gegevenssoort die u moet opslaan, geef de database een naam en zoek een geschikte locatie om op te slaan. 4 3 4. Klik op Maken. 5. Voer uw gegevens in, druk op Tab, de pijltjestoetsen of gebruik uw muis om naar het volgende veld te gaan. 5 Opmerking: wanneer u naar een ander veld gaat worden uw gegevens automatisch opgeslagen. Beheer uw database volgens de principes van Database Design aangegeven in hoofdstuk 3. Ontwerp en bouw tabellen voor een database. 32

8.2 Creëer een Access App-database In tegenstelling tot desktop-databases die alleen op uw computer draaien, kunt u een Access App-database bouwen wanneer u de database met andere mensen wilt delen. 1. Start Access en kies uit de voorgestelde Acces App-databases met het icoon van een globe (I.e. Aangepaste web-app). Of ga indien Acces al draait naar het tabblad Bestand om naar de backstage-weergave te gaan en selecteer Nieuw. 1 2. Kies een sjabloon volgens de gegevenssoort die u wilt opslaan, geef de database een naam, selecteer een server uit de lijst of voer direct een naam in en klik op Maken. 2 Opmerking: een Access App-server moet SharePoint 2013 zijn of u heeft Office 365 nodig. 3. Klik op App starten en de database opent in uw browser. 3 33

4. Start met het invoeren van gegevens en zorg dat u de gegevens opslaat, aangezien deze niet automatisch opgeslagen worden zoals in desktop-databases. Opmerking: apps worden gebruikt in uw browser, maar worden gecreëerd en gewijzigd in Access. 5. Ga naar het icoon instellingen, klik op Aanpassen in Access en klik op Openen. 6. Maak de nodige veranderingen. Wanneer u ze opslaat worden ze direct gepubliceerd op de server. 7. Ga om terug te gaan naar de app naar het tabblad Introductiepagina en klik op App starten. 7 34

9. Inleiding tot queries Queries zijn vragen over gegevens. Ze kunnen ook: - gegevens leveren voor formulieren en rapporten. - bulkveranderingen maken aan uw gegevens. Om een query te bouwen moet u: - de gegevensbron selecteren (velden waaruit de query gebouwd wordt). - de gegevensset selecteren (velden die verschijnen in het resultaat). - criteria toevoegen om de resultaten te filteren. - uw query laten draaien. U kunt verschillende soorten queries bouwen: - Queries selecteren komen het meest voor en worden gebruikt om antwoorden van de gegevens te krijgen - Queries tabel maken laat u records uit een bestaande tabel selecteren en ze als een nieuwe tabel opslaan. - Queries toevoegen voegt gegevens toe aan bestaande tabellen. - Queries updaten verandert bestaande gegevens. - Queries wissen verwijdert gegevens. - Queries kruistabel geeft samenvattingsgegevens weer zoals gemiddelden of optellingen. - Samenvoegqueries laat u meerdere Select Queries combineren tot een enkel resultaat, met name om gegevens uit ongerelateerde bronnen te zien. - Pass-Through Queries laat u verbinden naar een grote database en daar queries uitvoeren. Zo wordt Access een front end, dat wil zeggen een set instrumenten waarmee u de grotere database kunt laten draaien. - Gegevensdefinitie Queries laat u tabellen en indexen creëren of wijzigen. 35

9.1 Bouw queries met de Query Wizard 1. Ga naar het tabblad MAKEN. 2. Selecteer de Query Wizard. 1 2 3. a. Kies in het dialoogvenster Nieuwe Query de wizard die u wilt gebruiken (bijv. Eenvoudige Query Wizard) b. Klik op OK. 3a 3b 4. Selecteer de tabel waar u de query wilt maken uit de keuzelijst. Kies een kolom uit de Beschikbare velden en klik op het icoon pijltje om ze toe te voegen. 4 5 6 5. Selecteer uit de kolom Geselecteerde velden de velden die u nodig heeft om uw gegevensbron te creëren. 6. Klik op Volgende. 7. Geef uw query een naam. 8. Kies hoe u de resultaten wilt weergeven. 9. Klik op Voltooien. 7 8 9 36

10. Ga om gegevens aan de query toe te voegen naar het tabblad Start. 11 10 11. Selecteer Weergave. 12. Klik op Ontwerp-weergave. 12 13. De Query Ontwerp opent, wat u de gegevensbron en de in de query betrokken velden toont. In het lint kunt u zien met welk soort query u te maken heeft. 14. Kies de velden die u wilt toevoegen uit de tabel en sleep en plaats ze in een leeg veld in het onderste gedeelte van het scherm. 15 14 15. Klik op Uitvoeren. Opmerking: u kunt met de Query Wizard geen criteria aan een query toevoegen. 37

9.2 Bouw queries met de Query Ontwerp 1. Ga naar het tabblad Maken. 2. Selecteer Query Ontwerp. 1 2 3. a. Selecteer in het dialoogvenster Tabel weergeven de gegevensbron en de vereiste velden. 3a b. Klik op Toevoegen. 3b c. Ook kunt u het venster sluiten, de bronnen direct uit het navigatiepaneel slepen en de velden uit de tabel kiezen en in de lege velden in het onderste gedeelte van het scherm neerzetten. 3c 4. Klik op Uitvoeren en bekijk 4 uw resultaten. U kunt de filterinstrumenten gebruiken om uw resultaten te verkleinen, of criteria toevoegen om iedere keer dat u de query draait consistente resulaten te verkrijgen. Opmerking: om criteria te gebruiken moet u uw gegevens weten en moeten de criteria overeenkomen met de gegevenssoort van het gefilterde veld. 38

Voorbeeld: u wilt graag bestelinformatie van een klant voor een bepaalde tijdsperiode inzien. 1. U heeft in de Query Design-weergave de velden bestellingstabel, "Customer-ID" [Klanten- 1 ID] en"order Date" [Besteldatum] geselecteerd. 2. In de rij Criteria voert u het ID-nummer van de klant in het veld "Customer-ID" [Klanten-ID] in en voegt u de juiste informatie in het veld "Order Date" [Besteldatum] in om de tijdsperiode tussen #5/1/2006# en #5/30/2006# te definiëren. 2 Opmerking: Access vereist het hekje-teken om de waarde als datum te herkennen en niet als tekst. 3. Laat uw query draaien. 3 De teruggavelijst in het Ontwerp-instrument maakt het mogelijk alleen een gedeelte van uw resultaat weer te geven. 1. Selecteer een gedeelte uit de keuzelijst Resultaat. 2. Selecteer in de rij Sorteren van het ontwerpraster de manier waarop u de resultaten 2 weergegeven wilt hebben: oplopend of aflopend. Met de knop Totalen kunt u berekeningen toevoegen aan een query. 1 39

3. Klik op de knop Totalen en een rij Totaal verschijnt in de onderste tabel. 3 4. Access groepeert het record automatisch in de query, maar u kunt de manier waarop het gegroepeerd moet worden ook kiezen uit de keuzelijst. 4 5. Klik op Uitvoeren. 5 40

9.3 Bouw queries die meer dan één gegevensbron gebruiken Wanneer uw query meerdere gegevensbronnen gebruikt, dient u een overeenkomst te creëren tussen iedere bron door middel van een Join. Een Join vergelijkt de gegevens in twee overeenkomstige velden, één uit iedere gegevensbron, en beheert de overeenkomst van de gegevens in ieder veld. De meest voorkomende vorm van Join geeft alleen gegevens terug uit één veld wanneer het een overeenkomstige waarde vindt in het andere veld. Een ander soort Join kan alle gegevens uit één veld teruggeven, maar alleen overeenkomstige gegevens uit het andere veld. Opmerking: Access creëert Joins wanneer u een relatie creëert. Het gebruikt relaties zoals patronen of verbindingen, dus Joins zijn meestal primaire en externe sleutels. Maar u kunt ook ongerelateerde bronnen verbinden. 1. Start de Query Ontwerp in het tabblad Maken en selecteer uw tabellen en velden zoals 1 weergegeven in hoofdstuk 9.2 Bouw queries met de Query. 2. Als u twee bronnen selecteert die al verbonden zijn middels een relatie, verschijnen ze als aan elkaar verbonden middels een lijn. De lijn toont u welk soort relatie gebruikt werd als patroon voor de verbinding. 2 Opmerking: u hoeft de verbonden velden niet aan het onwerpraster toe te voegen, aangezien Access dit automatisch op de achtergrond doet. 41

3. Verander het soort relatie door een rechterklik te geven op de verbindingslijn en Joineigenschappen te selecteren. 3 4. Het dialoogvenster Joineigenschappen opent. U kunt kiezen uit drie instellingen die het type verbindingen in uw query beheren: 4 - instelling 1 creëert Inner Joins: geeft alleen overeenkomstige gegevens uit beide bronnen terug. Dit is een standaard type verbinding die automatisch door Access gecreëerd wordt zodra u een relatie creëert. - instelling 2 creëert Left-outer Joins: de query geeft alle gegevens uit de tabel aan de linkerkant terug en alleen de overeenkomstige gegevens uit de andere tabel. - instelling 3 creëert Right-outer Joins: de query geeft alle gegevens uit de tabel aan de rechterkant terug en alleen overeenkomstige gegevens uit de andere tabel. Eenmaal geslecteerd klikt u op OK. Tip: Outer Joins worden meestal gebruikt om te weten wanneer iets niet gebeurde (welk product is bijvoorbeeld niet verkocht). 42

Opmerking: een relatie is een set regels die referentiële integriteit beheren, terwijl Joins beheren hoe uw query gegevens met elkaar vergelijkt. Beide hebben kanten, maar Joins kunnen op manieren gebruikt worden waarop dat niet met relaties kan: u kunt Joins verwijderen zonder uw database te beschadigen, u kunt Joins toevoegen waar er geen relaties bestaan. 43

9.4 Outer Joins gebruiken Outer Joins hebben kanten, links en rechts, en ze geven alle gegevens uit één tabel (basistabel) terug en alleen overeenkomstige gegevens uit de andere tabel (secundaire tabel). 1. Ga naar het tabblad Maken en selecteer Query ontwerp. 1 2. a. Voeg de gewilde tabellen uit het dialoogvenster Tabel weergeven toe en selecteer vervolgens de vereiste velden. b. Klik op Toevoegen. 2b 2a 3. Geef een rechterklik op de verbindingslijn en selecteer Joineigenschappen. 3 4. Selecteer instelling 2 of 3 om een Outer Join te hebben afhankelijk van de geselecteerde velden en het resultaat dat u nodig heeft. Klik dan op OK. 4 5. De verbindingslijn verandert in een pijl die naar de secundaire tabel wijst. 5 44

6. Laat de query draaien. 6 7. Sorteer de gegevens van klein naar groot zodat de lege velden als eerste verschijnen. 7 45

9.5 Bouw queries uit ongerelateerde gegevensbronnen Om queries te bouwen uit ongerelateerde gegevensbronnen kunt u of een tussentabel gebruiken die verbindingen met de gegevens die u wilt gebruiken deelt, of verbindingen toevoegen. Query van ongerelateerde gegevensbronnen met gebruik van een tussentabel 1. Ga naar het tabblad Maken en selecteer Query ontwerp. 1 2. Voeg de gewilde tabellen uit het dialoogvenster Tabel weergeven toe en selecteer vervolgens de van toepassing zijnde velden. Klik dan op Toevoegen. 2 3. Als tabellen niet gerelateerd zijn middels een relatie kan Access geen Join creëren. Ga naar het tabblad HULPMIDDELEN VOOR DATABASES. 4 3 4. Selecteer Relaties. Als een tabel met twee andere gerelateerd is die weer niet met elkaar gerelateerd zijn, is de eerste tabel uw tussentabel. 46

Opmerking: zolang de tussentabel een onderdeel is van uw gegevensbron, kunt u een query uitvoeren op de ongerelateerde tabellen en een resultaat krijgen. De tussentabel hoeft niet toegevoegd te worden in het resultaat, maar moet wel onderdeel zijn van de gegevensbron. 5. Voeg de tussentabel aan de query toe, verander de velden niet en voer de query uit. 5 6. Klik om de resultaten te sorteren op het pijltje van het keuzemenu, open een menu en voeg de filters toe om een antwoord te ontvangen. Klik dan op OK. 6 47

Laat een query lopen op ongerelateerde gegevensbronnen door een Join toe te voegen Opmerking: - de tabellen of queries die u wilt verbinden moeten velden hebben met overeenkomstige of compatibele gegevenssoorten. - De gecreëerde verbindingen liggen alleen in de query. Zij creëren geen relatie. - De resultaten die u ontvangt zouden moeten kloppen. 1. Ga naar het 1 tabblad Maken en selecteer Query ontwerp. 2. a. Voeg de gewilde tabellen uit het dialoogvenster Tabel weergeven toe. b. Klik op Toevoegen. 2b 2a 3. Selecteer om een Join toe te voegen een veld uit een van de ongerelateerde tabellen en versleep dit veld naar het overeenkomstige veld in de doeltabel. 3 Opmerking: Access plaatst de velden die u sleept aan de linkerkant van de nieuwe verbinding. Om dit anders te doen selecteert u de verbindingslijn, drukt u op Verwijderen en begint u opnieuw. 4. Voeg de gewilde velden aan de Query ontwerp toe en voer de query uit. 4 48

10. Extra leermiddelen 10.1 Veelgestelde vragen Klik hier om veelgestelde vragen te vinden die verbonden zijn met Access. 10.2 Technische ondersteuning Indien u nog vragen heeft neemt u contact op met uw IS Service Desk. 49