www.pwc.nl Administratieve lasten verminderen? ICT verbeteren! Onderzoek overhead in de langdurige zorg 2016 Meet up informatieberaad zorg 26 Anneke van Mourik
Onderzoek naar overhead in de langdurige zorg De Tweede Kamer pleit voor verlagen van de overheadkosten en denkt aan een maximumnorm voor overhead De staatssecretaris heeft zich steeds verzet tegen een Haagse norm De Directie Zorgverzekeringen heeft een onderzoek laten uitvoeren naar overhead in de Wlz Inmiddels heeft de Tweede Kamer het manifest Borst omarmd middels een motie Klever c.s. Daarin is wel een norm genoemd: maximaal 10% De staatssecretaris komt nu uit bij het ontwikkelen van een richtlijn die zorgkantoren kunnen gebruiken bij hun periodieke contacten met zorginstellingen en in het proces van de inkoop van Wlz-zorg Administratieve lasten verminderen? 2
Onderzoek naar overhead in de langdurige zorg 2016 Uitgangspunten: cliëntgebonden ICT is geen overhead het uitvoeren van overheadtaken op de werkvloer is wel overhead Begrip Centrale overhead Decentrale overhead of direct toerekenbare kosten Definitie of omschrijving Kosten RvB, administraties, HRM, kwaliteit en andere staffuncties en algemene kosten Locatiemanagers, planning, locatiekosten, energie- en onderhoudskosten en automatiseringskosten Overhead is dus in het onderzoek: centrale overhead + decentrale overhead + overhead op de werkvloer Kortom: overheadkosten zijn alle niet-cliëntgebonden kosten 3
Enkele uitkomsten (raadpleeg het rapport voor toelichting en meer verbanden) Vraag/hypothese Hoe hoog is het aandeel overhead in de nieuwe definitie? Uitkomst 41,6% Zie volgende slide Hoe meer zelfsturing, hoe lager de overheadkosten W.b. de overheadkosten op de werkvloer: ja, zeer waarschijnlijk. W.b. de overheadkosten centraal: geen verband zichtbaar. W.b. de ervaren overhead: ja, zeer waarschijnlijk Hoe meer de medewerkers zich gefaciliteerd voelen, hoe lager de overheadkosten Hoe hoger het aantal contractpartijen van een zorgaanbieder, hoe hoger de overheadkosten Een financieel gezonde organisatie heeft lagere overheadkosten Idem Ja, zeer waarschijnlijk Medewerkers willen 100% cliëntgebonden tijd Nee, zie slide 7 Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 Niet bewezen, er is geen verschil te zien 4
Opbouw niet-cliëntgebonden kosten Overheadkosten verminderd met kosten van cliëntgebonden ICT en vermeerderd met kosten van overheadtaken uitgevoerd door zorgmedewerkers op de werkvloer Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 5
Beperkte spreiding huidige cliëntgebonden tijd (schatting medewerkers) 80 70 60 50 Gem. 62,7% 45,1% 3,4% 2,4% 2,3% 75,4% 40 30 20 10 2,3%* - Ervaren cliëntgebonden tijd Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 N=22 3.271 respondenten
Verschil tussen huidige en ideale cliëntgebonden tijd is gemiddeld 6,7%, met beperkte spreiding 90 80 70 Gem. 69,4% 3,4% 78,1% 60 54,8% 2,4% 2,3% 50 40 30 20 2,3%* 10 - Ervaren cliëntgebonden tijd Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 Gap gewenst met gewenste cliëntgebonden tijd tijd N=22 3.271 respondenten
Een norm voor overhead? Uit het onderzoek blijkt: Overheadkosten lijken geen verband te houden met een gezonde exploitatie Medewerkers voelen zich tot op zekere hoogte ondersteund door overhead Eerdere benchmarks in de VVT bevestigen deze uitkomsten Onderzoeksconclusie: Het stellen van een norm voor overhead lijkt niet zinvol Beter is het de oorzaken van onnodige overhead aan te pakken Volgens medewerkers zijn de oorzaken: tekortschietende ICT inefficiënte werkprocessen te hoge regeldruk Hoe aanpakken? Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, ActiZ Benchmark in de Zorg 2010-2015 8
Drie wegen naar reductie van onnodige niet-cliëntgebonden tijd Elk goed voor ongeveer een derde van de verwachte vermindering van overhead En elk goed voor heel veel minder irritatie De drie wegen naar reductie hangen met elkaar samen We concentreren ons nu verder op de ICT Met als focus: facilitering van medewerkers op de werkvloer Iedere verbetering op de werkvloer heeft effect op de tijdsbesteding van duizenden medewerkers multipliereffect Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 9
Kernuitspraken van medewerkers op de werkvloer over ICT Ik ben dit werk gaan doen omdat ik beter met mensen om kan gaan dan met de computer. Daarom heb ik behoefte aan computertraining afgestemd op mij. Niet alles op een verschillend tabblad, geen lijstjes die je eerst apart moet invullen en dan nog in het systeem moet zetten, geen dubbele invoer. En minder TRAAG. Concreet merk ik dat als je de techniek goed inzet en voor je laat werken, je de regeldruk en overhead kan reduceren ten bate van directe zorg Wie zorgt ervoor dat er iets gaat veranderen? Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 10
1. Training en ondersteuning De quotes op slide 11 t/m 18 zijn afkomstig uit 1) het overheadonderzoek, 2) een diepteonderzoek bij een zorgorganisatie en 3) aanvullingen van deelnemers aan de workshop op 26 juni Vraag/opmerking Ik ben op mijn leeftijd en als zorgverlener niet gewend met ICT te werken. En net als ik het snap, komt er weer iets nieuws Ik wil graag leren werken met ICT maar staat dat de communicatie van mens tot mens niet in de weg? Ik heb niet alleen computerproblemen onder kantooruren Actie Sluit aan bij wat medewerkers wél kunnen (Facebook, apps op iphone) Leer van de seniorencursussen Ontwikkel aantrekkelijke e-learnings School medewerkers regelmatig bij Wijs in elk team een key user aan, die collega s op weg helpt Luister naar de cliënt en zijn omgeving. Uit de benchmark VVT bleek dat zij behoefte hebben aan meer moderne ICT: begeleidingsapp, familienet, ECD waar ook zij in kunnen schrijven Een klantvriendelijke ICT-helpdesk ook buiten kantooruren Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 11
1. Inrichting ICT 1? Vraag/voorbeeld In ons zorgregistratiesysteem zijn de modules indicatie, zorgarrangement en planning niet aan elkaar gekoppeld. Elke wijziging moet de medewerker handmatig drie maal doorvoeren. Dit was in een stabiele intramurale situatie geen probleem, maar in de wijkverpleging verandert er elke week wel iets bij de cliënt Berichten van buiten de organisatie (familieleden, huisarts) moeten via pdf handmatig in het dossier worden geplakt. Uploaden is niet mogelijk. In onze zorgregistratie kunnen wij geen melding van binnengekomen berichten ontvangen. Het dagelijks checken kost veel tijd. Actie Het kan zijn dat het systeem technisch gezien de mogelijkheden wel biedt, maar dat de organisatie of de medewerker de mogelijkheden onvoldoende benut Het kan ook zijn dat het systeem deze mogelijkheden niet biedt Dit is voor een individuele organisatie vaak moeilijk op te lossen Bundel de krachten, zie ook bij 3. Regie In de voorbeelden gaat het om verschillende veelgebruikte applicaties in de langdurige zorg. Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 12
1. Inrichting ICT 2? Vraag/voorbeeld Wij kunnen niet zien of een bericht door een collega is gelezen; daardoor moeten we dit alsnog per mail of telefoon checken. Of medewerkers gebruiken whatsapp met alle risico s van dien In ons systeem kunnen we geen overzicht genereren van bijvoorbeeld cliënten per huisarts. Als we overleg hebben met de huisarts, doen we dit dan maar handmatig. Soms leveren we diensten aan cliënten die niet in zorg zijn. Bijvoorbeeld alarmopvolging in serviceflat. De applicatie laat niet toe dat er dan een factuur wordt aangemaakt. Actie Het kan zijn dat het systeem technisch gezien de mogelijkheden wel biedt, maar dat de organisatie of de medewerker de mogelijkheden onvoldoende benut Het kan ook zijn dat het systeem deze mogelijkheden niet biedt Dit is voor een individuele organisatie vaak moeilijk op te lossen Bundel de krachten, zie ook bij 3. Regie In de voorbeelden gaat het om verschillende veelgebruikte applicaties in de langdurige zorg. Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 13
1. Inrichting ICT 3? Vraag/voorbeeld Ik zou een programma willen waarin je sneller door kunt gaan naar de rapportage van een volgende cliënt. Nu moeten we steeds stappen terug om een volgende cliënt te kunnen rapporteren. Ik moet veel schermen bekijken om te weten te komen wat ik moet weten voor mijn dienst. Waarom niet de belangrijke dingen op één scherm? Wat zou het handig zijn als er een spellingcontrole op zit. We kunnen alleen activiteiten per uur registreren, maar dat is een veel te grove tijdseenheid Actie Het kan zijn dat het systeem technisch gezien de mogelijkheden wel biedt, maar dat de organisatie of de medewerker de mogelijkheden onvoldoende benut Het kan ook zijn dat het systeem deze mogelijkheden niet biedt Dit is voor een individuele organisatie vaak moeilijk op te lossen Bundel de krachten, zie ook bij 3. Regie In de voorbeelden gaat het om verschillende veelgebruikte applicaties in de langdurige zorg. Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 14
1. Inrichting ICT 4? Vraag/voorbeeld We hebben te veel verschillende systemen die niet op elkaar afgestemd zijn en elk hun eigen werkwijze hebben. Dit betekent dubbel werk. Er zitten veel functies op het systeem waar ik me bij afvraag wat ik ermee moet. Het zou fijn zijn als er een overzichtelijk rapportagesysteem komt, wat simpel maar functioneel is. Ondanks het ECD en allerlei registratieprogramma s moeten we toch nog handmatige lijstjes bijhouden. Of aparte digitale lijstjes die je later weer in de ECD s moet verwerken. Het ICT-onderhoud gebeurt hier binnen kantooruren. Kun je mooi een paar uur niet bij je programma s in de piektijd van de zorg. Actie Weeg bij aanschaf van ICT de afstemmingsmogelijkheden goed mee Luister naar de werkvloer bij de aanschaf Luister bij de ontwikkeling van ICT naar de gebruikers Houd de ICT eenvoudig Weeg informatiebehoefte altijd af tegen administratieve lasten Hanteer in principe geen aparte lijstjes Ga na of onderhoud ook buiten de kantooruren gepland kan worden Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 15
1. Inrichting ICT 5? Vraag/voorbeeld Cliënten komen met vragen over hun tablet of iphone bij ons als zorgmedewerkers, maar wij weten het antwoord ook niet. Nieuwe systemen hebben vaak nog allerlei kinderziektes. De zorg digitaliseert maar wij beschikken niet eens over het minimum aan apparatuur. Computers lopen vast of de verbinding valt uit Eindeloos wachten. De computers werken zó traag. Actie Laat ICT-helpdesk ook toegankelijk zijn voor cliënten als het gaat om zorggerelateerde ICT Voer systemen pas in als ze goed getest zijn Een veel gehoorde klacht. Maar: investeren in ICT loont! Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 16
3. De regie Vraag/opmerking Partijen aarzelen om te investeren omdat inkoopcontracten vaak eenjarig zijn. Volgend jaar kan alles anders zijn. Verbeteren ICT voor individuele organisaties is zeer kostbaar. Verbeteren ICT sectorbreed is dat niet, maar leveranciers doen dat alleen in een stabiele omgeving. Die is er niet in de zorg, er verandert elk jaar van alles in de regelgeving. Actie Werk gezamenlijk aan meerjarige inkoopcontracten Bundel onderhandelkracht in het overleg met leveranciers, bijvoorbeeld regionaal; er zijn goede voorbeelden. Of vorm landelijke gebruikersgroepen, zoals die er ook al zijn voor huisartsen en apothekers Leg contact met het Informatieberaad Let op het binnenkort te lanceren ondersteuningsprogramma (VWS) Begin vandaag met een paar collega s een gemeenschappelijk experiment Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 17
Verdere aanvullingen vanuit de workhop Tip Wat wij hanteren is een rapportagesysteem dat je met knoppen invult en automatisch samenvat. Opzet is 30 minuten per kwartaal en samenvatting verwerken is 10 minuten per kwartaal. Zorg dat medewerkers ook iets terugkrijgen voor hun registratie. In Denemarken wordt momenteel een dashboard ontwikkeld waarmee medewerkers op de werkvloer de resultaten kunnen zien (in het kader van het programma Ny Styring) Tip Bron: Onderzoek niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 en workshop informatieberaad 26 18
Laat ICT voor je werken Vreemd eigenlijk, dat ik moet leren om met de ICT om te gaan in plaats van dat de ICT mij van dienst is Uitspraak deelnemer workshop Meer informatie: Anneke van Mourik Tel. 06 22 49 66 16 E-mail anneke.van.mourik@pwc.com 2017. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of. "" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (IL), or, as the context requires, individual member firms of the network. Please see www.pwc.com/structure for further details.