JOURNAALNUMMER 9. De samenhang tussen ECD en omgeving

Transcriptie

1 Elektronisch Cliënten Dossier N U M M E R 1 8 JOURNAALNUMMER 9 APRIL 2007 s e p t e m b e r De brug tussen kwaliteit en kwantiteit Haal meer uit het ECD door een goede aansluiting met de overige informatie-systemen én de organisatie Het uitzoeken en inpassen van een ECD is geen sinecure. Je hebt eisen en wensen voor een ECD, maar zo n ECD moet ook nog eens passen binnen de organisatie en aansluiten bij bestaande informatiesystemen. Herman Hellemans en Lennart Schaftenaar, beiden werkzaam bij adviesbureau Advisaris en al vele jaren bezig met de ECD-ontwikkelingen binnen de zorgsector, gaan in op de samenhang van een ECD met de omgeving. Het is belangrijk om vooraf helder te hebben waar je als organisatie staat en wat je verlangt van het ECD en de aanpalende informatiesystemen. Het aansluiten en koppelen van een ECD vergt een flinke investering, zowel financieel als qua tijd. Er is heel veel mogelijk, maar het belangrijkste is dat zorginstellingen goed blijven kijken naar hun eisenpakket, komen tot een effectief ECD dat past bij je informatiebeleid. Zorginstellingen doen er bij de aanschaf van zodat ze hun oorspronkelijke doel niet voorbij schieten, aldus Hellemans. Zorginstellingen doen er dan een ECD goed aan om eens een kijkje te nemen bij ook goed aan om, voordat ze zich gaan oriënteren op collega s, volgens Hellemans en Schaftenaar. de aanschaf of uitbreiding van een ECD, vast te leggen Zorginstellingen die bij collega s gaan kijken hoe het aan welke eisen het ECD moet voldoen. Hoe moet het ECD werkt en wat het voor de organisatie doet, kunnen ECD de werkprocessen gaan ondersteunen? Welke zich het beste concentreren op instellingen die lijken andere informatiesystemen en softwarepakketten heb op de eigen instelling in zowel wensen als gebruik van je al in huis en tussen welke functionaliteiten is een een ECD. En altijd goed doorvragen waaróm dat ECD koppeling nodig? Juist die verbindingen tussen het ECD en andere applicaties zijn heel belangrijk om te (vervolg op pagina 2) Denk mee! Hebt u vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit ECD-journaal? Hebt u suggesties of voorbeelden voor een volgende aflevering? Stuur dan een naar info@clientendossier.nl Up-to date blijven Via info@clientendossier.nl kunt u zich abonneren op het ECD-journaal. U wordt dan ook geïnformeerd over alle werksessies en bijeenkomsten rondom het ECD. Vergeet niet in de uw naam, functie en de naam van de zorginstelling/-organisatie te vermelden. ECD op Internet Op de website staat informatie over het ECD-project die u kunt downloaden, inclusief alle afleveringen van het ECD-journaal.

2 (vervolg van pagina 1) pakket of die koppeling met het financiële systeem of roostersysteem nou zo goed bevalt, alleen dan krijg je een waardevol advies. In verhouding Instellingen doen er volgens Hellemans verstandig aan om goed te kijken naar het automatiseringsniveau en het organisatieniveau, voordat er contact wordt gezocht met ECD-leveranciers. Waar sta je als organisatie? Zo hebben kleinere organisaties die weinig of niets hebben geautomatiseerd, een ander startpunt dan grote stichtingen met meerdere verschillende informatiesystemen. De implementatie van een ECD legt een enorme druk op de organisatie, want het heeft gevolgen voor de werkwijze van veel medewerkers. Je kunt in sommige gevallen beter kiezen voor een stap-voor-stap-aanpak en steeds een deel van de werkprocessen of ECD functionaliteit automatiseren. Wat je koopt moet in verhouding staan tot wat je ermee wil bereiken, het moet de medewerkers ondersteunen in het werk. Schaftenaar benadrukt dat er voor grote instellingen die al ver zijn met het automatiseren van processen, juist voordelen kunnen kleven aan de aanschaf van een meer geïntegreerde oplossing. Dit kan een zogenaamde suite zijn, op elkaar aansluitende deelsystemen van eenzelfde leverancier, of een meer geïntegreerd pakket. Je hoeft dan minder maatwerkkoppelingen te leggen tussen applicaties die al draaien, zoals het financieel pakket en het rooster - systeem, en het eigenlijke ECD. Maatwerkkoppelingen zijn vaak zwakke plekken in het totale informatie - systeem, dus als je kunt voorkomen dat ze apart moeten worden gebouwd en onderhouden, dan scheelt het vaak veel tijd en geld. Afweging Wie kiest voor een stap-voor-stap-aanpak (zie ook overzicht Implementatie ECD fases op pagina 3) zou zorgvuldig moeten afwegen welke systemen wanneer met elkaar gekoppeld moeten worden, vindt Hellemans. Je ziet vaak dat het als het Walhalla wordt beschouwd om alle applicaties direct in één keer met elkaar te koppelen, ongeacht de zin of onzin daarvan. Processen lopen daarentegen nou eenmaal door buiten het ECD. Informatie uitprinten op papier en die weer invoeren in een ander systeem is ook een koppeling, alleen een heel primitieve want je voert dezelfde gegevens twee keer in en dat kost soms erg veel tijd. Het ECD binnen de informatievoorziening Extern Cliëntadministratie Zorgplanregistratie Scope ECD Roosterplanning Capaciteitsplanning Tijdregistratie Productieregistratie Voedingsadministratie Personeelsen salarisadministratie Financiële administratie Gebouwbeheer en investeringsregistratie Voorraad beheer ECD-Draaiboek_versie (vervolg op pagina 3)

3 (vervolg van pagina 2) Belangrijke interne koppelingen zijn de koppelingen tussen een ECD en de belangrijkste ondersteunende systemen binnen een zorginstelling: 1. het financiële systeem 2. het rooster(plannings)systeem 3. het personeels/salaris systeem. 4. Het hulpmiddel voor de kantoorautomatisering (office systemen) 5. Het voedingsmiddelen systeem In het overzicht is de samenhang tussen ECD en haar omgeving weergegeven. Bij het vormgeven van koppelingen zal tevens gekeken moeten worden naar de aard van de koppeling. Een automatische standaardkoppeling met een onderhoudscontract is volgens Schaftenaar in veel gevallen de beste oplossing. Dat is vaak een stuk efficiënter en biedt meer continuïteit. Maar blijf je ook hier af - vragen of het wel zin heeft. Hoe vaak komt het voor? Als je bijvoorbeeld honderd cliënten hebt die elke dag één of twee glaasjes wijn bij het eten willen en daar zelf voor betalen, dan is het handig als daarvan automatisch facturen de deur uitgaan. Gaat het om een enkele cliënt per jaar, dan moet je je afvragen of het wel zinnig is om het volledig te automatiseren. Hellemans: Het is een constante afweging tussen kosten en baten, een koppeling moet altijd iets op leveren en mag nooit een doel op zich zijn. Functionele beschrijving Koppelingen zijn niet alleen vaak zwakke plekken, maar kunnen zelfs de kans op fouten doen toenemen. Als er een nieuwe versie van de ECD software wordt geïnstalleerd of er verandert iets aan het systeem, dan moet ook de koppeling nog blijven werken. Daarnaast is het zonde om veel geld te investeren in koppelingen die je vervolgens niet gebruikt, want je moet ze namelijk wel onderhouden, zegt Schaftenaar hierover. Een koppeling die niet wordt onderhouden, (vervolg op pagina 4)

4 (vervolg van pagina 4) heeft een groot risico zijn aansluiting te verliezen en dat is niet goed voor het gehele systeem. Gebruikt iemand die koppeling dan voor de verandering een keer wel, dan is de kans dat het mis gaat groot. Hellemans benadrukt dat ook van de koppelingen een functionele beschrijving moet komen voordat het ECD wordt aangeschaft en geïmplementeerd. Je moet goed nadenken over hoe het proces door het systeem loopt. Neem bijvoorbeeld de cliënt die een glas wijn drinkt en daar zelf voor betaalt. De factuur gaat naar de cliënt, maar er gaat ook een bericht naar debiteuren - beheer dat de cliënt nog een glas wijn moet afrekenen. Als de cliënt niet op tijd betaalt, dan gaat er vanuit debiteurenbeheer een bericht naar de klantenservice dat er nog niet betaald is. Is er betaald, dan gaat er weer informatie vanuit de klantenservice naar debiteurenbeheer. Hoe lopen die hazen nou precies? Daarachter zit dan de techniek die je toepast. Moet er alleen informatie van pakket a naar pakket b, of gaan er ook berichten van b naar a? Dit is van invloed op hoe je de twee pakketten met elkaar moet koppelen. Landelijk schakelpunt In de toekomst zullen niet alleen intern gebruikte softwarepakketten met elkaar gekoppeld worden, maar zal het ECD ook gekoppeld worden aan de pakketten van externe partijen zoals huisarts en apotheek. Hellemans: Voor de cure is het al verplicht dat de systemen via het LSP, landelijk schakelpunt, kunnen communiceren met bijvoorbeeld huisartsen middels standaardberichten (HL-7 berichten). Het landelijk schakelpunt is een soort van verkeersagent via welke de standaardberichten worden verstuurd. Ook voor de zorgorganisaties in de care zal dit landelijk schakelpunt een grote rol gaan vervullen, wat betekent dat de instellingen in staat moeten zijn om informatie in standaardberichten aan te leveren en te ontvangen. Nu zijn er nog verschillende talen waarmee een ECD communiceert, maar we hameren erop dat instellingen nu al rekening moeten houden met het landelijke schakelpunt. Door hier nu al op te anticiperen, zorg je dat een ECD nog lang mee gaat. Tips 1. Weet waar je staat als zorgorganisatie: a. Wat is ons informatiebeleid? b. Welke ondersteunende systemen hebben we al in huis? c. Welke onderdelen gaan we vervangen en waar moet het ECD op aansluiten? 2. Zorg voor een duidelijk en goed uitgewerkt programma van eisen van het ECD. Wat verwacht je van een ECD? Welke processen ga je ondersteunen? Met welke softwarepakketten ga je het koppelen? 3. Leer van collega-instellingen! Concentreer je hierbij op instellingen die lijken op de eigen instelling en die een vergelijkbaar eisenpakket en vergelijkbare zorgvormen hebben. 4. Kijk kritisch naar het niveau van de automatisering in de organisatie. Passen de leverancier en het type ECD bij de fase waarin je zorgorganisatie is en ben je er klaar voor om de voordelen van het ECD te gaan uitnutten? Wellicht moet je eerst nog de werkwijze stroomlijnen voordat je gaat automatiseren! Neem niet teveel hooi op je vork. 5. Ook voor koppelingen moet van tevoren duidelijk zijn wat je ermee wil en hoe ze in elkaar moeten zitten. Zorg voor een weldoordachte functionele beschrijving en neem deze mee in je programma van eisen en het contract met de ECD leverancier. 6. Automatiseer alleen processen als dit iets oplevert, het technisch koppelen van systemen is nooit een doel op zich. Maak een kosten/baten analyse per koppeling. 7. Anticipeer op wat komen gaat. Wie kiest voor een ECD dat standaardberichten (HL7) verstuurt en (op termijn) aan kan sluiten op het landelijk schakelpunt, kiest voor de toekomst. (vervolg op pagina 5)

5 NIEUWS Ook voor het najaar van 2010 staan er weer nieuwe ECD trainingen en workshops gepland voor instellingen in de ouderenzorg en de gehandicaptenzorg. De volgende trainingen en workshops zijn gepland: Nieuw! Training Informatievoorziening in de zorg: Is uw informatievoorziening voldoende op orde? Met een eenvoudige maar doeltreffende methode analyseert u de samenhang tussen ECD en de informatievoorziening en ziet u waar verbeteringen mogelijk zijn binnen uw eigen zorginstelling. De training duurt een dag. De training is bedoeld voor de portefeuillehouders ICT binnen directie, (Informatie/ICT)managers en beleidsmedewerkers en wordt gegeven op 2 november 2010 in Utrecht. Workshop ECD Beleidskeuzes: Overweegt u met een ECD traject te starten? In deze workshop komen alle gebieden aan de orde waarop beleidskeuzes moeten worden gemaakt om een succesvol ECD traject te kunnen waarborgen. De workshop is een dagdeel (middag). De workshop is geschikt voor bestuurders en managementteamleden. De workshop wordt gegeven op 3 november 2010 in Utrecht. Training ECD implementatie: Gaat u een start maken met uw ECD traject? In deze 2-daagse training bespreken we in detail de belangrijkste inhoudelijke aspecten van een ECD voor een instelling (zorgplan, zorgzwaartebekostiging, kwaliteitskaders). Ook worden de ECD projectopzet en de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie behandeld. De training is bedoeld voor (beoogd) ECD projectleiders en ECD projectteam en wordt gegeven op 10 november en 8 december 2010 in Utrecht. ECD vergelijkingsonderzoek ActiZ: Najaar 2010 zal een vergelijkingsonderzoek uitgevoerd worden door de branchevereniging ActiZ voor de VVT zorginstelllingen. De meeste ECD leveranciers hebben aangegeven aan dit vergelijk mee te willen doen. Indien u meer wilt weten over de trainingen en workshops of het ECD vergelijkings - onderzoek kunt u een sturen naar: info@clientendossier.nl. C O L O F O N De nieuwsbrief ECD-journaal is een elektronische nieuwsbrief in PDFformaat en verschijnt elke 4 weken. Opdrachtgever Actiz, Zorg voor Beter Samenstelling Projectburo ECD-project, Utrecht Tekst en eindredactie.doc, Den Haag Vormgeving Ton Wienbelt, Den Haag Contact info@clientendossier.nl Het ECD-project maakt onderdeel uit van Zorg voor Beter. Zorg voor Beter stimuleert organisaties in de langdurende zorg om te werken aan kwaliteitsverbetering en duurzaamheid van de zorg. Zorg voor Beter is een initiatief van het ministerie van VWS. ZonMw heeft de regie. Zie ook