SAMENVATTING OVERDRACHTSDOSSIER MELDKAMER NAAR DE LMO

Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond SAMENVATTING OVERDRACHTSDOSSIER MELDKAMER NAAR DE LMO Aan: De gemeenteraden in het werkgebied van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond Van: Arjen Littooij, algemeen directeur Betreft: Samenvatting overdrachtsdossier meldkamer naar de LMO t.b.v. de gemeenteraden Datum: 14 januari 2015 Van GMK en GMC naar LMO Samenwerkingsinitiatief ZHZ en RR In 2011 ontstonden bij de Veiligheidsregio s van Rotterdam-Rijnmond (RR) en Zuid Holland Zuid (ZHZ) plannen om hun gemeenschappelijke meldkamers samen te voegen. Doelstelling was de realisatie van een betaalbare, efficiënte en effectieve meldkamervoorziening voor zowel Zuid Holland Zuid als Rotterdam-Rijnmond, die zowel bij de start als in de toekomst hoogwaardige ondersteuning biedt aan brandweer, politie, ambulance en rampenbestrijding / crisisbeheersing. Op 26 maart 2012 heeft het toenmalige Regionale College (grc) besloten het fusieproject te starten. Landelijke Meldkamer Organisatie Het project hangt inmiddels nauw samen met de transitie naar een Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). Op 20 februari 2012 kondigde de minister van VenJ namelijk in zijn brief aan een LMO op te richten met maximaal tien gevirtualiseerde meldkamerlocaties. Dit leidde op 16 oktober 2013 tot het zogenaamde Transitieakkoord, waar ook Rotterdam-Rijnmond en Zuid Holland Zuid zich aan hebben verbonden. Per 1 januari 2014 heeft de minister een landelijke kwartiermaker LMO (KLMO) aangesteld. Deze heeft de huidige 25 veiligheidsregio s gevraagd mee te werken aan een nulmeting (inmiddels uitgevoerd door PWC) en een Business case te schrijven. Dit wordt nog gevolgd door een transitiedocument, waarin onder meer de taken tussen de LMO en de regionale meldkamer worden verdeeld. Op basis van deze drie documenten bepaalt de KLMO wat nodig is voor de LMO een gerealiseerd feit is. Verschil in tempo Aanvankelijk beoogden de veiligheidsregio s ZHZ en RR een samenvoeging in 2014. Onder invloed van de LMO is duidelijk dat dit op zijn vroegst augustus 2017 wordt. De nieuwe meldkamer Rotterdam is dan gevestigd op de huidige meldkamerlocatie van de VRR in het World Port Center in Rotterdam. Omdat het tijdpad van deze regio en de LMO verschillen, is besloten nadrukkelijk samen te werken. Zodoende worden de ontwikkelingen in ZHZ en RR niet onnodig vertraagd en blijft de regio toch optimaal aansluiten bij de landelijke ontwikkelingen. De Business Case 5.1, versie 17-12-2014 die is vastgesteld op 17 december 2014 door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is het resultaat van alle voorbereidingen op de uiteindelijke samenvoeging en geeft inzicht in financiële, bestuurlijke, organisatorische, technische en kwalitatieve consequenties. Samenvoeging leidt tot besparing èn meer kwaliteit De samenvoeging van de twee meldkamers draagt bij aan de realisatie van de doelstellingen van de LMO: kostenverlaging, verlaging van de kwetsbaarheid en verhoging van de kwaliteit in een nieuwe samengevoegde en gevirtualiseerde meldkamer. Deze Business case geeft onder meer inzicht in de Printdatum:19 januari 2015 1

financiële gevolgen van de samenvoeging van de meldkamers RR en ZHZ en de weg daar naar toe. De conclusie is dat de nieuwe meldkamer in vergelijking met het nulmetingsjaar (begroting 2012) een structurele kostenbesparing van 530.000 oplevert. Onderstaand een inhoudelijke toelichting op de drie documenten die samen het overdrachtsdossier vormen t.b.v. het proces van overgang van de meldkamer Rotterdam-Rijnmond naar de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). Ad.1 Business Case samenvoeging meldkamers RR en ZHZ In de Business case is zoveel mogelijk geanticipeerd op de landelijke kaders. Omdat de kaders nog niet volledig vastliggen, zijn bepaalde aannames nog onzeker. De uiteindelijke keuzes van de LMO ten aanzien van onder meer de verdeling van de multidisciplinaire werkwijze als onderdeel van het meldkamerproces, de toe te passen prestatienormen, de verdeling van de landelijke en regionale meldkamertaken en de kostendoorberekening hebben impact op de uiteindelijke financiële uitkomsten van deze Business case. Naast de financiële consequenties besteedt de Business case aandacht aan de bestuurlijke en personele consequenties van de samenvoeging en de gevolgen op het gebied van werkprocessen & kwaliteit, huisvesting & inrichting en ICT & informatiemanagement. De urgentie tot daadwerkelijke samenvoeging is hoog. Niet alleen is de samenvoeging bestuurlijk afgesproken. Beide meldkamers zijn aan het eind van hun levenscyclus gekomen. Veel langer uitstel is niet mogelijk. Het is inmiddels een dagelijkse uitdaging om de meldkamers technisch, capacitair en kwalitatief op niveau te houden. Financiële consequenties Landelijke bezuinigingstaakstelling Het besluit tot oprichting van een LMO ging samen met een landelijke bezuinigingstaakstelling van 25% op termijn. De Business case vergelijkt de situatie van begrotingsjaar 2012 (met twee afzonderlijke meldkamers in ZHZ en RR) met een samengevoegde meldkamer in de gewenste situatie. Dit levert per saldo een positief verschil van 530.000 op. Deze besparing is gevonden in de personele kosten (11,8 fte), vermindering van de huur en besparingen op de ICT. In het verwachte resultaat zijn de extra kosten voor nieuwe ontwikkelingen, noodzakelijke en uitgestelde investeringen al meegenomen. Voor vergelijking met de landelijke bezuinigingstaakstelling van 25% moet deze extra kosten worden geabstraheerd. Het positief resultaat van de Business case is dan 2,2 miljoen ofwel 12%. Of na overgang van alle meldkamers naar de LMO de landelijke bezuinigingstaakstelling zal worden gehaald hangt van een groot aantal factoren af waaronder het realiseren van een centraal georganiseerde ICT organisatie, de standaardisatie van werkprocessen en het realiseren van een nieuwe manier van intaken (multi-intake). Uitgangspunt in deze Business Case is dat de bestaande kwaliteit van de meldkamer ten minste gehandhaafd blijft en daar waar mogelijk wordt verbeterd. Ook mag de dienstverlening vanuit de Meldkamer niet nadelig worden beïnvloed door de aanstaande verbouwingen en aanpassingen in de ICT omgeving. Daarom is een planning opgesteld waarbij de winkel tijdens de verbouwing open blijft en de dienstverlening wordt geborgd. Investeringen Inmiddels heeft het Ministerie van VenJ zich bereid verklaard de financiering van de benodigde investeringen (in de Business case berekend op 11.848.000 inclusief BTW), voor haar rekening te nemen De daarmee gepaarde kapitaallasten worden overgenomen door de LMO na de formele overdracht. De kapitaallasten tijdens de transitieperiode komen voor rekening van de Veiligheidsregio en kunnen uit de reguliere begroting gedekt worden. De noodzaak om tot vervangingsinvesteringen over te gaan neemt toe naarmate de overgang naar de LMO op zich laat wachten. In geval uitstel niet langer mogelijk is dan kunnen de vervangingsinvesteringen uit de bestaande meerjarenbegrotingsmiddelen gedekt worden. Transitie- en projectkosten De overgang naar de LMO gaat gepaard met diverse transitiekosten. De frictiekosten, zijnde de kosten samenhangend met boventallig personeel, zijn op dit moment nog niet goed te berekenen (de Business case geeft als indicatie een bedrag aan van 322.000) omdat nog niet duidelijk is of de bestaande functies alle overgaan naar de LMO. Gelet op de in de Business case berekende formatiereductie, de Printdatum: 19 januari 2015 2

leeftijdsopbouw van het personeelsbestand en de aanwezigheid van gedetacheerd personeel op reguliere formatieplaatsen, zal het aantal boven-formatieven naar schatting beperkt kunnen zijn. Ook de kosten samenhangend met de afkoop van individuele rechten van medewerkers die afwijken van de arbeidsvoorwaarden van de LMO (de sociaal plankosten) zijn nog niet exact te becijferen. De Business case geeft een schatting aan van 111.000. Waar het de achterblijvende kosten bij de VRR betreft (de desintegratiekosten) wordt opgemerkt dat deze op 600.000 per jaar zijn becijferd (met name personele kosten en de kosten van huur van de 21e verdieping betreffend). In drie jaar tijd moet de VRR trachten met name een oplossing zien te vinden voor de berekende 3,56 FTE die achterblijft na het vertrek van de GMK. De out of pocketkosten voor het gehele transitietraject zullen naar de laatste schatting 1.500.000 bedragen (in de Business case nog becijferd op 900.000). Daarnaast zijn er ook éénmalige kosten van circa 500.000 met betrekking tot opleidingen in het kader van ICT en voor centralisten, alsmede werving en selectie van personeel betreffend. Verder is sprake van de nodige kosten samenhangend met de inzet van eigen personeel in het project samenvoeging meldkamers. Deze kosten zullen naar schatting circa 1.455.000 behelzen. Deze kosten zijn voor eigen rekening en zijn al gedekt vanuit de bestaande personele budgeten. Onzekerheden Een belangrijke onzekere factor op financieel gebied wordt momenteel gevormd door het feit dat niet duidelijk is op welke wijze de financiering na overgang naar de LMO er uit zal komen te zien. Verwacht wordt dat een uitname van het Gemeentefonds plaats zal vinden en dat deze uitname de financiële dekking zal vormen voor de LMO. Hoe groot deze uitname voor de VRR zal zijn en of dit op te vangen is binnen de bestaande begroting is op dit moment niet aan te geven. De kosten en opbrengsten met betrekking tot het OMS systeem blijven bij de VRR achter. Verondersteld wordt dat dit verder geen budgettaire gevolgen zal hebben tenzij het aantal bedrijven dat gebruikt maakt van deze voorziening zal afnemen. Gevolgen voor de gemeenten Door de overgang van de meldkamer naar de LMO nemen ook de kosten voor de Veiligheidsregio en daarmee de bijdrage van de gemeenten aan de Veiligheidsregio af. Zoals hiervoor onder onzekerheden is aangegeven, is het de vraag of deze besparing op de afdracht door de gemeenten in verhouding staat tot de uitname uit het Gemeentefonds. Het Dagelijks Bestuur stelt zich op het standpunt dat dit in principe in gelijke mate moet gebeuren zodat de transitie van de meldkamer geen financieel nadelige gevolgen voor de gemeenten tot gevolg zal hebben. De met de transitie gepaard gaande transitiekosten worden gedekt door het Ministerie van VenJ. De kosten van de inzet van eigen medewerkers in het transitieproces worden uit de reguliere begroting van de Veiligheidsregio gedekt. De gemeenten dragen momenteel via de bijdrage aan de Veiligheidsregio bij in de kosten van de Meldkamer Ambulance (MKA), omdat de bijdrage vanuit de Regionale Ambulance Voorziening hiervoor structureel ontoereikend is, in het bijzonder als gevolg van de inzet van gediplomeerd verpleegkundigen op de meldkamer. Door de overgang naar de LMO zal de bijdrage van de Veiligheidsregio aan de MKA komen te vervallen hetgeen in financiële zin een positief effect voor de Veiligheidsregio met zich mee zal brengen. Kosten die niet voor rekening van de Veiligheidsregio zijn Onder verwijzing naar het Transitieakkoord van oktober 2013 wat betreft de landelijke afspraken over de transitiekosten, wordt met betrekking tot de mogelijke financiële risico s voor de VRR opgemerkt dat als uitgangspunt voor de onderhandelingen met de LMO omtrent de overdracht van de GMK wordt aangenomen dat de onderstaande kosten niet voor rekening van de VRR komen: de ontoereikende financiering zoals die op dit moment bestaat m.b.t.de MKA; de uiteindelijke kosten van de boventallige medewerkers;. de kosten voortvloeiend uit de diverse sociale plannen; de desintegratiekosten van de transitie; de out of pocketkosten van het transitieproces. Aandachtspunten De samenvoeging van de meldkamers levert volgens de berekeningen een personele besparing van 11,8 fte op. Inhoudelijk zijn nog een aantal besluiten nodig. Bijvoorbeeld over het dienstverband van het Printdatum: 19 januari 2015 3

(brandweer- en ambulance)personeel naar de LMO en over de verdeling van multi-intake en mono-uitgifte per kolom. Onder de uiteindelijke LMO werken alle meldkamers volgens een landelijk gestandaardiseerd uitvraagprotocol voor alle disciplines, zodat de multidisciplinaire intake eenduidig plaatsvindt. Momenteel verschillen de meldkamers nog op de vier processen intake, uitgifte, opschaling / alarmering en ondersteuning. Landelijk wordt hard gewerkt aan harmonisatie van de protocollen en achterliggende landelijke systemen, maar dit vraagt nog enkele jaren. De nieuwe meldkamer wordt ondergebracht in het World Port Center in Rotterdam. De operationele meldkamer bestaat uit 58 meldtafels met een toekomstbestendige infrastructuur die kan inspelen op nieuwe landelijke (technische en maatschappelijke) ontwikkelingen en is voorbereid op fallback vanuit de meldkamer Den Haag. Op basis van de landelijke eisen beschikt de nieuwe meldkamer over een volledig gewijzigde ICT-architectuur. Een landelijke visie op informatiemanagement voor de meldkamer ontbreekt nog. De samenvoeging van de meldkamers ZHZ en RR is een belangrijk veranderingsproces voor beide regio s en in het bijzonder voor het meldkamerpersoneel. De menselijke factor wordt in dit project beschouwd als een kritische succesfactor. Daarom wordt open, tijdig en interactief met het personeel gecommuniceerd en gaat speciale aandacht uit naar de integratie en acceptatie van alle veranderingen. Bestuurlijk tijdpad Bestuurlijk zijn er drie mijlpalen: 1. Ondertekening van het transitieakkoord (d.d. 16 oktober 2013) 2. Wetswijziging, waardoor de verantwoordelijkheid voor de meldkamers bij de LMO komt (planning 2016) 3. Ondertekening van het regionaal overdrachtsdocument door de veiligheidsregio s en regionale ambulancevoorzieningen van ZHZ en RR (streven 1 januari 2016). Hiermee vindt de financiële overdracht naar de LMO plaats. Onderstaand treft u een inhoudelijke toelichting aan de op de volgende drie documenten die samen het overdrachtsdossier vormen t.b.v. het proces van overgang van de Meldkamer Rotterdam-Rijnmond naar de landelijke Meldkamerorganisatie (de LMO): 1. Business case samenvoeging meldkamers 2. Nulmeting Meldkamer Rotterdam-Rijnmond 3. Transitiedocument; belangrijkste uitgangspunten van de overgang naar de LMO Ad.2 Nulmeting Meldkamer Rotterdam-Rijnmond door PwC in opdracht van de LMO In opdracht van de LMO heeft PwC bij alle 25 meldkamers in Nederland een zogenaamde nulmeting laten uitvoeren. Deze nulmeting is voor de GMK-RR recent afgerond. Een adequate foto (nulmeting) van de GMK-RR is van belang om uiteindelijk tot een akkoord met de LMO te komen over de overdracht van de meldkamer. Immers de LMO zal op grond van de foto s van alle 25 meldkamers vragen gaan stellen over zaken die opvallen in onze meldkamer vanuit de vergelijking van deze 25 foto s. Daarbij kunnen zij tot de conclusie komen dat zij de staande organisatie onverkort kunnen overnemen, maar ook dat zij bepaalde zaken anders willen gaan organiseren. Het is in dit verband van groot belang dat de LMO een juiste vergelijking van de 25 meldkamers uitvoert. Dit is de reden dat wij het van groot belang hebben geacht dat de door PwC in opdracht van de KLMO uitgevoerde nulmeting, zijnde de beschrijving van de Meldkamer naar de stand eind 2013, gebaseerd is op juiste informatie en dat de analyses helder en consistent zijn. De voorliggende nulmeting van PwC voldoet aan die eisen zodat dit rapport bestuurlijk kan worden vastgesteld. Printdatum: 19 januari 2015 4

Ad.3 Transitiedocument t.b.v. de overgang van de GMK-RR naar de LMO; beschrijving van de belangrijkste uitgangspunten voor de transitie In dit document worden de belangrijkste uitgangspunten voor de onderhandelingen met de LMO weergegeven. In een afzonderlijke nota zal worden ingegaan op de te volgen strategie. Omdat de kaders voor de samenvoeging vanuit de LMO nog niet bekend zijn en hetzelfde geldt voor het protocol dat de door de minister van V&J ingestelde Due Diligence Commissie gaat gebruiken, is het lastig om op dit moment een strategienota op te stellen. Het is immers van belang te weten vanuit welk kader de LMO naar de samengevoegde meldkamer kijkt om vervolgens vanuit de eigen business case en de uitgangspuntennotitie te bezien op welke wijze de onderhandelingen met de LMO voor de overdracht het beste kunnen worden gevoerd. De strategienota zal dus op een later moment worden opgesteld. In het Transitieakkoord meldkamer van de toekomst (TA) zoals dat in oktober 2013 is geformaliseerd, zijn de afspraken over de totstandkoming van de Landelijke Meldkamerorganisatie vastgelegd. Een van de aspecten die hierin is beschreven betreft de transitie. Hiervoor dient een transitiedocument opgesteld te worden waarin de afspraken worden vastgelegd tussen de GMK Rotterdam-Rijnmond en de LMO omtrent o.m. de overdracht van rechten en verplichtingen van zowel het personeel, derden als de betreffende organisaties en de kosten van de transitie. Dit document zal naar verwachting medio 2015 worden opgesteld. De in dat transitiedocument opgenomen aspecten vormen samen met de Business Case (gebaseerd op het landelijk kader voor de samenvoeging) en de nulmeting door PwC uitgevoerd, de inhoudelijke kaders voor de werkzaamheden van de Due Diligence Commissie zoals aangegeven in het Transitieakkoord (bepaling 82 e.v.). Deze commissie adviseert de Minister van VenJ over onder meer de verrekening en vergoeding van de achterblijvende kosten, inclusief de personeelskosten. Hierbij worden alleen die kosten in beschouwing genomen die onvermijdbaar, onverwijtbaar en proportioneel zijn en een causaal verband hebben met de transitie naar de nieuwe meldkamerorganisatie (bepaling 86 TA). Geadviseerd wordt op basis van redelijkheid en billijkheid waarbij in acht wordt genomen wat voor het verrekenen en vergoeden van de kosten bestuurlijk gebruikelijk is (bepaling 87 TA). De Veiligheidsregio RR is al geruime tijd bezig met het voorbereiden van de overgang van de GMK naar de landelijke meldkamerorganisatie. Inmiddels is de nulmeting, zoals door PwC opgesteld, gereed en is het businessplan definitief. Het proces en de planning zijn erop gericht dat de GMK per 1 januari 2016 formeel overgedragen wordt aan de LMO. In dit kader is het gewenst dat voor die datum overeenstemming met de LMO bereikt wordt over deze overdracht. Voordat de onderhandelingen met de LMO gestart worden en de resultaten hiervan worden vastgelegd in het transitiedocument is het van belang dat intern de uitgangspunten voor deze onderhandelingen en de te volgen strategie worden bepaald. Deze nota geeft de te hanteren uitgangspunten weer. De financiële overdracht van de Meldkamer Rotterdam Rijnmond naar de LMO regelt de overdracht van het relevante vermogen op de balans per 31 december 2015 en de daarmee samenhangende transitiekosten. De beschrijving van de belangrijkste uitgangspunten voor de transitie is gebaseerd op de zogenaamde zes streams zoals die door de LMO zijn gedefinieerd: Governance Diensten, Producten en Organisatie Personeel IM en ICT Huisvesting Financiën Printdatum: 19 januari 2015 5