Prokx Payroll Professionals BV Handleiding Virtuele Vestiging FlexOnline Afbeelding 1: Website Prokx Payroll Professionals Prokx Payroll Professionals B.V. Handleinding FlexOnline versie 24092012
Inhoudsopgave Inleiding pagina 3 1. Inloggen op de Virtuele Vestiging pagina 4 2. Module Plaatsingen pagina 5 3. Module Contracten pagina 6 4. Module Declaraties bekijken pagina 7 5. Module Facturen pagina 9 6. Module Loonafrekeningen pagina 10 7. Module Loonafrek. Downloaden pagina 11 8. Module Kandidaat pagina 12 9. Module DeclaratieStappen pagina 13 10. Persoonlijke pagina werknemers pagina 17 11. Overige informatie pagina 17 Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 2
Inleiding Welkom op de Virtuele Vestiging van Prokx Payroll Professionals! Met behulp van de Virtuele Vestiging wordt het voor u nog makkelijker om inzicht te krijgen en te houden in uw personeelsbestand. De Virtuele Vestiging bestaat uit een aantal modules waarmee u op ieder moment van de dag inzicht heeft in onder andere de gegevens van de personeelsleden en de gestuurde facturen. De modules worden in deze handleiding één voor één aan u uitgelegd. Hoofdstuk 1: Inloggen Het inloggen op onze Virtuele Vestiging staat centraal. Hoofdstuk 2: Plaatsingen In deze modules heeft u met één druk op de knop de gegevens van de personeelsleden inzichtelijk. Hoofdstuk 3: Contracten In deze modules heeft u met één druk op de knop de gegevens van de personeelsleden inzichtelijk. Hoofdstuk 4: Declaraties bekijken Hier treft u de status van de declaraties aan en kunt u zien of de uren op de juiste manier zijn geaccordeerd. Hoofdstuk 5: Facturen De facturen die naar u zijn gestuurd, kunt u in deze module overzichtelijk terugvinden en zijn tevens als pdf te downloaden. Hoofdstuk 6: Loonafrekeningen In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u de loonstroken per werknemer kunt downloaden. Hoofdstuk 7: Loonafrek. downloaden Met behulp van deze matrix kunt u per week, per werknemer de gewerkte uren invullen en opslaan. U dient nu nog wel naar de volgende module te gaan om akkoord te geven voor de uren. Hoofdstuk 8: Kandidaat In deze modules heeft u met één druk op de knop de gegevens van de personeelsleden inzichtelijk. Hoofdstuk 9: DeclaratieStappen In deze module kunt u de gewerkte uren van werknemers doorgeven Indien u na het doornemen van deze handleiding, of tijdens het werken met de Virtuele Vestiging nog vragen hebt, neemt u dan gerust contact met ons op. Tijdens kantooruren staan wij voor u klaar om u te helpen! Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 3
1. Inloggen op de Virtuele Vestiging Om in te loggen op de Virtuele Vestiging gaat u naar onze site www.prokx.nl U komt nu bij het inlogscherm. Wij hebben de gebruikersnaam en het wachtwoord aan u gemaild, met deze gegevens hebt u toegang tot de Virtuele Vestiging. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik vervolgens op de knop Inloggen. Afbeelding 2: Inlogscherm Nadat u bent ingelogd, hebt u toegang tot acht modules. Dit zijn de modules van de Virtuele Vestiging en zullen één voor één worden toegelicht middels voorbeelden: - Plaatsingen - Contracten - Declaraties bekijken - Facturen - Loonafrekeningen - Loonafrek. Downloaden - Kandidaat - DeclaratieStappen Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 4
2. Module Plaatsingen In deze module kunt u vinden welke werknemers er geplaatst zijn onder uw bedrijf. Middels het vinkje bij is actief kunt u ook de werknemers die reeds uit dienst zijn vinden. Afbeelding 3: beginscherm module Plaatsingen Wanneer u op het nummer klikt, komt u in onderstaand scherm. Hierin vindt u nog meer informatie met betrekking tot het contract. Afbeelding 4: Plaatsingen Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 5
3. Module Contracten In deze module kunt u vinden welke werknemers er geplaatst zijn onder uw bedrijf. Zowel de actieve werknemers als de werknemers die reeds uit dienst zijn, kunt u hier vinden. Is actief Wanneer u het vinkje bij Is actief uitzet, dan krijgt u alle werknemers. Wanneer u het vinkje bij Is actief aanzet, dan ziet u alleen de actieve werknemers. Laatste versies Wanneer u het vinkje bij Laatste versies uitzet, dan krijgt u alle werknemers. Wanneer u het vinkje bij Laatste versies aanzet, dan ziet u alleen de actieve werknemers. Afbeelding 5: beginscherm module contracten Wanneer u op het nummer klikt, komt u in onderstaand scherm. Hierin vindt u nog meer informatie met betrekking tot het contract. Afbeelding 6: Contracten Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 6
4. Module Declaraties bekijken In deze module kunt u de status van de declaraties zien. Door het jaar en de betreffende week in te voeren, worden alleen deze declaraties zichtbaar. Het vinkje Alleen Bewerkbaar dient uit te worden gezet te worden als u alle declaraties wilt bekijken. Het vinkje Alleen Bewerkbaar dient aan te worden gezet te worden als u alleen de declaraties uit de lopende periode wilt bekijken. Afbeelding 7: Status declaraties Weergave status: - uren van de werknemers invoeren in de module tijdschrijven - n zijn door u opgeslagen, maar nog niet goedgekeurd. - DeclaratieStappen en u heeft de declaraties opgeslagen en goedgekeurd. De gewerkte uren zullen nu door uw contactpersoon bij Prokx nagekeken gaan worden. U kunt de declaraties nu niet meer bewerken vanuit de virtuele vestiging. Heeft u toch nog een aanpassing, neem dan contact op met u contactpersoon bij Prokx. Op dit moment kunnen wij nog aanpassingen doen. - Te verwerken verwerkt gaan worden door de salarisadministratie bij Prokx. U kunt de declaraties nu niet meer bewerken vanuit de virtuele vestiging. Heeft u toch nog een aanpassing, neem dan contact op met u contactpersoon bij Prokx. Op dit moment kunnen wij nog aanpassingen doen. - Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 7
Door op het nummer te klikken, komt u in onderstaand scherm. De gegevens uit de declaratie zijn zichtbaar. Afbeelding 8: Declaratie Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 8
5. Module Facturen Met behulp van deze module heeft u altijd toegang tot de opgestuurde facturen. Deze facturen zijn in een pdf-bestand te downloaden. Door op een documentnaam te klikken wordt de factuur in een pdf-bestand geopend. Mocht u nog niet over Adobe Reader beschikken, deze is te downloaden de site http://get.adobe.com/nl/reader/. Afbeelding 9: Facturen Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 9
6. Module Loonafrekeningen In deze module kunt u de loonstroken per werknemers bekijken en downloaden. Door op de documentnaam te klikken wordt de loonafrekening geopend in een pdf- bestand. Bij een periode-klant wordt bij week de laatste week van de verloonde periode weergegeven. Bij een week-klant wordt bij week verloonde week weergegeven. Door het jaar en de week in te voeren, worden alleen de loonafrekeningen van de betreffende week weergegeven. Afbeelding 10: Loonafrekeningen Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 10
7. Module Loonafrek. downloaden In deze module kunt u de loonstroken van de werknemers oproepen, bekijken en downloaden. Door op de documentnaam te klikken wordt de loonafrekening geopend in een pdf-bestand. Afbeelding 11: Loonafrekeningen downloaden Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 11
8. Module Kanditdaat In de module vindt u meer informatie over de werknemers die bij u zijn ingeschreven. Het vinkje Nu werkzaam dient uit te worden gezet te worden als u alle werknemers wilt bekijken. Het vinkje Nu werkzaam dient aan te worden gezet te worden als u alleen de actieve werknemers wilt bekijken. Afbeelding 12: beginscherm module Kandidaat Wanneer u op de naam van de werknemer klik, komt u in onderstaand scherm. Hierin vindt u persoonlijke informatie over de werknemer, zoals geboortedatum, adres, etc.. Afbeelding 13: Kandidaten Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 12
9. Module DeclaratieStappen In deze module kunt u de gewerkte uren van de werknemers doorgeven. Deze module werkt per week. U dient voor iedere in te voeren week de stappen opnieuw te herhalen. Door de juiste week te selecteren waarvan u de gewerkte uren in wilt geven, krijgt u per werknemer de weekdeclaratie te zien. LET OP!!! VERGEET NIET DE UREN OP TE SLAAN VOORDAT U NAAR EEN ANDERE MODULE/ SCHERM GAAT!!!! Deze module heeft 3 stappen: Stap 1 Gewerkte werknemers selecteren In deze stap kan een selectie gemaakt worden van de werkzame kandidaten in de betreffende week. Wanneer er eerder al uren zijn doorgegeven en verwerken, is het niet mogelijk nogmaals uren in te voeren voor deze week. Hiervoor kunt u contact opnemen met uw P&O adviseur. Stap 2 Invoeren uren In deze stap worden de declaraties per medewerker getoond op basis van de gemaakte selectie in Stap 1 Gewerkte werknemers selecteren. De gewerkte en vakantie-uren kunnen worden ingevuld en opgeslagen. U krijgt per medewerker een declaratie per week te zien welke ingevuld dient te worden, via de optie Opslaan en naar volgende gaat u naar de volgende werkzame medewerker van de betreffende week. Wanneer u bij de laatste medewerker bent is de optie Opslaan en naar volgende.. niet meer mogelijk, u kiest hier voor de optie Volgende stap. Stap 3 Goedkeuren van de ingevoerde uren In deze laatste stap worden de ingevoerde uren getoond die kunnen worden goedgekeurd. Het is mogelijk een selectie te maken (vinkveld Selecteer ) van de declaraties die kunnen worden goedgekeurd. Let hierbij op de lijst met het overzicht aan totalen. Dit geeft een extra controle mogelijkheid voordat wordt goedgekeurd. Aanvullend bestaat de mogelijkheid om de lijst van goed te keuren declaraties te exporteren naar PDF-, XLS- of CSV-formaat. Het XLS-formaat is een excelbestand. Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 13
Hieronder volgt de schematische weergave van de zojuist genoemde stappen: Stap 1 Gewerkte werknemers selecteren U kunt hier eerst selecteren voor welk jaar en welke week u de uren door wil geven. De uren dienen per week worden doorgegeven, er kan dan ook alleen gekozen worden voor een week en niet voor een periode. Wanneer u de selectie heeft gemaakt ziet u de werknemers verschijnen met een actief contract. Afbeelding 14: Stap 1 DeclaratieStappen In stap 1 kunt u al selecteren welke werknemers er in de betreffende week hebben gewerkt. De werknemers die hebben gewerkt kunt u aanvinken. Alleen deze werknemers komen vervolgens in stap 2 voor. Nadat u de werknemers heeft geselecteerd, gaat u naar stap 2 door op Volgende stap te klikken. Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 14
Stap 2 Invoeren uren In stap 2 kunt u de uren van de geselecteerde werknemers invoeren. Afbeelding 15: Stap 2 DeclaratieStappen Zowel de gewerkte uren als de vakantie-uren kunnen ingevoerd worden. Via de optie Opslaan en naar volgende gaat u naar de volgende geselecteerde werknemer. Wanneer u bij de laatste werknemer de uren heeft ingevoerd, kiest u voor Volgende stap. U gaat nu naar stap 3. Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 15
Stap 3 Goedkeuren van de ingevoerde uren Alle uren die u heeft ingevoerd zijn nu in dit scherm zichtbaar. U kunt nog een laatste keer controleren of alles goed is ingevuld en u heeft direct een overzicht van de kosten. Afbeelding 16: Stap 3 Declaratiestappen U kunt ook een de lijst maken van de ingevoerde uren van de betreffende week door een van de mogelijkheden Exporteer naar PDF, Exporteer naar XLS of Exporteer naar CSV te kiezen. Het XLSformaat is een excelbestand. Deze bestanden kunt u dan op uw eigen harde schijf opslaan of printen voor uw eigen administratie. Het is niet mogelijk later nog een lijst te uit te draaien. Wanneer alles goed is ingevuld, kunt u door middel van het maken van een selectie een keuze maken van welke werknemers de uren doorgestuurd moeten worden naar Prokx. Wanneer dat is gedaan, kunt u deze selectie goedkeuren. De uren zijn nu naar Prokx verstuurd. Door op Omkeren selectie te klikken kunt u in één keer alle werknemers aanvinken en dan kiezen voor goedkeuren om de uren definitief naar Prokx te versturen. Kleurcodes tijdschrijven In de declaraties zijn er een aantal kleuren te zien. Deze kleuren hebben de volgende betekenis: werknemer hier recht op heeft. Geel = Weekend Blauw = Feestdag Grijs = Contract van de werknemer is afgelopen Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 16
10. Persoonlijke pagina werknemers Alle werknemers krijgen via het opgegeven e-mailadres (via het inschrijfformulier) een persoonlijke inlogcode na de eerste verloning. Hiermee kunnen ze de loonstroken en jaaropgaven downloaden, maar ook de opgebouwde reserveringen (vakantiegeld en vakantiedagen) nakijken. Vakantiegeld kan tweemaal per jaar opgevraagd worden per mail bij de P&O-adviseur of via info@prokx.nl. Vakantiedagen kunnen ingezet worden bij vrije dagen of vakantie. Ook dit kan per mail aangevraagd worden. Het is ook mogelijk dat u als leidinggevende bij invoeren van de gewerkte uren ook de vakantie-uren invoert. Let op! Er kan een maximum van het opgebouwde saldo opgenomen worden aan vakantiedagen. 11. Overig Werknemer nog niet zichtbaar in Virtuele Vestiging Het kan voorkomen dat een werknemer niet in de Virtuele Vestiging staat. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat we het inschrijfsetje / de payrollovereenkomst nog niet hebben ontvangen of nog niet compleet is. Zodra het inschrijfsetje / de payrollovereenkomst volledig ingevuld, met een kopie van een geldig identiteitsbewijs, door ons is ontvangen, worden de gegevens van de werknemer in ons systeem gezet en zijn er declaraties aangemaakt. U kunt de gewerkte uren invoeren in de Virtuele Vestiging. Afsluiten Voor het afsluiten van de Virtuele Vestiging, adviseren wij u vanuit veiligheidsoverwegingen om altijd de button uitloggen te gebruiken. Hiermee sluit u uw inlog op de Virtuele Vestiging af. Prokx Payroll Professionals B.V. Handleiding FlexOnline versie 24092012 17