Gebruikershandleiding Pakketzendingen Importeren

Gebruikershandleiding Pakketzendingen Importeren Importeer al uw zendingen en afhaalopdrachten 9 januari 2017 Auteur Mijn PostNL Rapport Handleiding Importeren Versie 1.2

Inhoudsopgave 1 Welkom bij Mijn PostNL 3 1.1 Mijn PostNL dashboard 3 1.2 Uitleg van het dashboard 4 1.3 Systeemeisen 5 6 2.1 Pagina Zendingen importeren openen 7 2.2 Uitleg van de pagina Zendingen importeren 9 2.3 Basis importeren 11 2.3.1 Zendingen invoeren in het PostNL-template 12 2.3.2 Zendingen importeren met het PostNL-template 14 2.4 Geavanceerd importeren 17 2.4.1 Kenmerken en structuur van importbestand 18 2.4. met een nieuwe importdefinitie 24 2.4.3 Importeren met een bestaande importdefinitie 28 2.4.4 Importdefinities beheren 30 2.5 Importstatus bekijken 32 2.6 Verzendlabe ls printen 34 2.6.1 Foutmeldingen en waarschuwingen afhandelen 35 2.6.2 Verzendlabe ls (opnieuw) printen 36 3 Begrippenlijst 41 4 Bijlage 42 4.1 Vaste structuur van importwaarden 42

1 Welkom bij Mijn PostNL Mijn PostNL is uw persoonlijke online werkomgeving om al uw zendingen gemakkelijk af te handelen. Mijn PostNL biedt u overzicht en verzendgemak waardoor u veel tijd bespaart. 1.1 Mijn PostNL dashboard Wanneer u bent ingelogd, ziet u onderstaande startpagina: het Mijn PostNL dashboard. Via de tegels op het dashboard hebt u direct toegang tot alle modules waarvoor u geautoriseerd bent, u ziet de laatste nieuwsberichten en u kunt direct naar de informatiepagina s gaan. 1 Welkom bij Mijn PostNL Pagina 3 van 46

1.2 Uitleg van het dashboard A. Rechtsboven op het dashboard ziet u uw gebruikersnaam. Als u uw muisaanwijzer op uw gebruikersnaam plaatst, verschijnt er automatisch een drop-downmenu. Klik op de link. U gaat nu naar de pagina Mijn Account met uw persoonlijke instellingen. B. Met behulp van dit menu kunt u naar alle modules in Mijn PostNL navigeren. C. In dit veld kunt u een zoekopdracht invullen. Hiermee kunt in Mijn PostNL zoeken naar productpagina s, nieuwsberichten, handleidingen en veelgestelde vragen. D. Onder het menu ziet u een grijze balk met de laatste nieuwsberichten van Mijn PostNL. E. Hier vindt u de tegels van de modules waar u toegang toe heeft. Ziet u een bepaalde module wel in het menu staan maar niet als tegel? Dan heeft u geen toegang tot die module. F. Hier vindt u de Track & Trace-snelzoekfunctie voor pakketten. Meer informatie hierover vindt u in de handleiding Track & Trace. G. Hier vindt u handige links naar veelgestelde vragen en handleidingen. 1 Welkom bij Mijn PostNL Pagina 4 van 46

1.3 Systeemeisen Mijn PostNL ondersteunt de volgende internet browsers: Microsoft Internet Explorer 9.0 en hoger Mozilla Firefox 45 en hoger Safari 9 en hoger Google Chrome 49 en hoger Adobe Reader is nodig voor het printen van verzendlabels, zoals de barcodelabel, het douaneformulier en het remboursformulier. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren. Ga terug naar de Inhoudsopgave 1 Welkom bij Mijn PostNL Pagina 5 van 46

Introductie In dit hoofdstuk wordt Importeren in Mijn PostNL stap voor stap met schermafbeeldingen beschreven. Om te kunnen importeren hebt u autorisatie nodig. Neem contact op met uw beheerder om deze autorisatie aan te vragen. U vindt de beheerders per klantnummer in Mijn Account > Persoonlijke instellingen > Klantnummers in de kolom Beheerders. In de verzendmodule Pakketten & Vracht kunt u: een basis import doen met behulp van de standaard PostNL-importtemplate. geavanceerd importeren met uw eigen importbestand. Beide bestanden moeten minimaal aan de volgende voorwaarden voldoen: a. Regel 1 bevat de kolomnamen. b. Elk regel vanaf regel 2 bevat één zending of afhaalopdracht met maxima al één ontvanger. c. Een importbestand heeft een maxima le grootte van 1 MB. Verzendmodule-instellingen Om te kunnen importeren moet de beheerder allereerst de verzendmodule-instellingen instellen. De verzendmodule-instellingen bestaan uit de afzenders, de retouradressen en de kostenplaatsen. Er moet minimaal 1 afzender zijn aangemaakt om zendingen te kunnen importeren. Retouradressen en kostenplaatsen zijn niet verplicht om aan te maken. De verzendmodule-instellingen zijn te vinden in Mijn Account > Klantnummerinstellingen en zijn alleen toegankelijk voor beheerders. De keuze voor een afzender bepaalt mede, samen met het ingevoerde land van bestemming, welke verzendmethodes en afhaalservices geïmporteerd kunnen worden. Raadpleeg voor uitleg over de verzendmodule-instellingen de gebruikershandleiding Pakketten & Vracht. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.1 Pagina Zendingen importeren openen 2.2 Uitleg van de pagina Zendingen importeren 2.3 Basis importeren 2.4 Geavanceerd importeren Ga terug naar de Inhoudsopgave Pagina 6 van 46

2.1 Pagina Zendingen importeren openen U kunt de pagina Zendingen importeren op 2 manieren openen: i. Via het drop-down-menu onder Versturen. ii. Vanuit de verzendmodule via de knop Zendingen importeren. Pagina 7 van 46

Autorisaties voor de importfunctionaliteit Als u geen autorisatie hebt om te importeren, dan ziet u onderstaande melding als u naar de pagina Zendingen importeren probeert te navigeren. Neem contact op met uw beheerder om autorisatie aan te vragen. Afzenders aanmaken is een voorwaar de voor gebruik van de verzendm odule Als uw beheerder geen enkele afzender heeft aangemaakt voor uw klantnummer, dan ziet u onderstaande melding in het tabblad Nieuwe zending. U kunt dan geen zendingen importeren. Neem contact op met uw beheerder om afzenders aan te laten maken. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 8 van 46

2.2 Uitleg van de pagina Zendingen importeren F B C D A E Pagina 9 van 46

A. Lege template downloaden : Wanneer u voor het eerst een basis import gaat uitvoeren, kunt u een lege Post-template downloaden door op deze knop te klikken. De export start direct. B. Importeren met PostNL-template : Via de tegel Ik heb een PostNL-template gevuld met zendingen kunt u een basis import doen met een ingevulde PostNL-template. De basis import kan voor een beperkt aantal verzendmethodes gebruikt worden. C. Importeren met eigen bestand : Via de tegel Ik heb een export uit mijn webshop of systeem kunt u geavanceerd importeren. U kunt zowel zendingen als afhaalopdrachten importeren met een eigen importbestand. D. Imports tatus bekijken : Via de knop kunt u kijken wat de importstatus is van uw bestanden. U ziet welke bestanden wel en niet zijn geïmporteerd en eventueel of en hoeveel foutmeldingen er zijn per geïmporteerd bestand. E. Link Nieuwe zending aanmaken : Mocht u besluiten om handmatig een zending of afhaalopdracht in te voeren in plaats van te importeren, dan kunt u direct naar het tabblad Nieuwe zending navigeren door te klikken op de link Annuleren en een nieuwe zending aanmaken. F. Hulp nodig? : Plaats uw muisaanwijzer op de link Hulp nodig?, een lijst met veelgestelde vragen en handleidingen over de pagina waar u bent verschijnt automatisch. Ook vindt u hier het telefoonnummer van de klantenservice van PostNL. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 10 van 46

2.3 Basis importeren Introductie Een basis import doet u met behulp van de standaard csv-importtemplate die PostNL u aanbiedt. U kunt een beperkt aantal verzendmethodes importeren met behulp van dit bestand. U kunt bijvoorbeeld geen afhaalopdrachten importeren met het standaard PostNL-template. De aanbieddatum van de geïmporteerde zendingen met basis importeren wordt standaard gelijkgezet aan de importdatum. De volgende productcodes kunt u importeren met de standaard PostNL-template: 3085 reguliere pakketzending binnen Nederland (NL) 3086 reguliere pakketzending binnen NL met Rembours 3087 reguliere pakketzending binnen NL met Verhoogde Aansprakelijkheid (VHA) 3189 reguliere pakketzending binnen NL met Handtekening voor Ontvangst (HVO) 3089 reguliere pakketzending binnen NL met HVO + Alleen huisadres 3090 reguliere pakketzending binnen NL met Retour bij geen gehoor (Retour bgg) 3091 reguliere pakketzending binnen NL met Rembours + VHA 3093 reguliere pakketzending binnen NL met Rembours + Retour bij geen gehoor 3094 reguliere pakketzending binnen NL met VHA + Retour bgg 3096 reguliere pakketzending binnen NL met HVO + Retour bgg + Alleen huisadres 3097 reguliere pakketzending binnen NL met Rembours + VHA+ Retour bgg 3385 reguliere pakketzending binnen NL met Alleen huisadres 3389 reguliere pakketzending binnen NL met HVO + Retour bgg 3390 reguliere pakketzending binnen NL met Alleen huisadres + Retour bgg 4950 of 4952 reguliere pakketzending naar landen in de Europese Unie Tijdens het importeren worden alle zendingen gevalideerd. Print u de verzendlabels vanuit de verzendmodule, dan worden de geïmporteerde zendingen in het tabblad Voorbere ide zendingen opgeladen. Print u zelf uw verzendlabels, dan worden de zendingen direct bij PostNL aangemeld tenzij er foutmeldingen van toepassing zijn. U herkent zendingen waarop waarschuwingen of foutmeldingen van toepassing zijn aan een oranje respectievelijk rood icoon met een getal in het midden in de kolom Bijzonderheden in het tabblad Voorbereide zendingen. Het getal geeft aan hoeveel waarschuwingen respectievelijk foutmeldingen van toepassing zijn op de zending. U bent verplicht om foutmeldingen (rood) af te handelen om zendingen te kunnen afronden. Doet u dit niet, dan kunnen deze geïmporteerde zendingen niet bij PostNL worden aangemeld 1. Waarschuwingen kunt u eventueel overslaan. 1 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Bij PostNL aanmelden Pagina 11 van 46

Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.3.1 Zendingen invoeren in het PostNL-template 2.3.2 Zendingen importeren met het PostNL-template Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave 2.3.1 Zendingen invoeren in het PostNL-template Een leeg PostNL-template downloaden en invullen Doorloop de volgende stappen om voor het eerst een leeg PostNL-template te vullen: 1) Ga naar de subpagina Zendingen importeren. 2) Klik op de knop. Het bestand wordt direct gedownload naar uw computer. Het template bevat op de eerste regel de volgende veldnamen (velden met een * zijn verplicht om in te vullen): YourReference vul een eigen referentie in van maximaa l 35 karakters. CompanyName* vul de bedrijfsnaam van de ontvanger in. Let op: Als u geen bedrijfsnaam invult, dan bent u verplicht de achternaam in te vullen. Beide invullen is ook mogelijk. Surname* vul de achternaam van de ontvanger in, inclusief tussenvoegsels (bijvoorbeeld van der Stap ). Let op: Als u geen achternaam invult, dan bent u verplicht de bedrijfsnaam in te vullen. Beide invullen is ook mogelijk. FirstName vul de voornaam van de ontvanger in. CountryCode* vul het land in conform de twee-letterige ISO landcode. Ga voor een complete lijst met de actuele ISO-landcodes naar www.iso.org. Street vul de straatnaam van het ontvangstadres in. HouseNo* vul het huisnummer van het ontvangstadres in. HouseNoSuffix vul de huisnummertoevoeging van het ontvangstadres in. Postcode* vul de postcode van het ontvangstadres zonder spaties in. City vul de plaatsnaam (stad) van het ontvangstadres in. Email vul het e-mailadres van de ontvanger in. Let op: Vult u het e-mailadres in en hebt u e-mailnotificaties geactiveerd in de module Notificaties, dan ontvangt deze ontvanger notificaties over de verzendstatus van zijn zending. Raadpleeg voor meer informatie de gebruikershandleiding Notificaties. MobileNumber vul het mobiele telefoonnummer van de ontvanger in conform een van de volgende formaten: Pagina 12 van 46

a. + landnummer gevolgd door de overige cijfers (bijvoorbeeld +31612345678). b. 00 landnummer gevolgd door de overige cijfers (bijvoorbeeld 0031612345678). Let op: Vult u het mobiele telefoonnummer in en hebt u sms-notificaties geactiveerd in de module Notificaties, dan ontvangt deze ontvanger notificaties over de verzendstatus van zijn zending. Raadpleeg voor meer informatie gebruikershandleiding Notificaties. ProductCode* vul de viercijferige productcode van uw gewenste verzendmethode in. Let op: Vult u de productcode op een andere wijze in of vult u andere productcodes in dan is toegestaan, dan zullen zendingen met deze foutieve productcodes niet geïmporteerd worden. CODAmount vul het gewenste remboursbedrag in. Centen moeten in maxima al twee decimalen achter een punt of komma worden ingevuld (bijvoorbeeld 1234,56). Het remboursbedrag moet een bedrag in euro s zijn. Gebruik geen punt of komma om duizendtallen te onderscheiden en plaats geen euroteken in het veld. Let op: Dit veld is een verplichte invulveld als u een productcode met aanvullende dienst Rembours hebt ingevuld, bijvoorbeeld bij productcode 3086. CODReference vul een rembourskenmerk in van maximaa l 35 karakters. InsuredValue vul de gewenste verzekerde waarde in. De verzekerde waarde moet een bedrag in euro s zijn, in veelvoud van 500. Gebruik geen punt of komma om duizendtallen te onderscheiden en plaats geen euroteken in het veld. Let op: Dit veld is een verplichte invulveld als u een productcode met aanvullende dienst Verhoogde Aansprakelijkheid hebt ingevuld, bijvoorbeeld bij productcode 3087. 3) Vul de template vanaf regel 2 met uw zendingen. Houd rekening met het volgende: a. Pas de veldnamen in regel 1 niet aan en verwijder geen veldnamen uit het bestand, de zendingsgegevens kunnen anders niet goed verwerkt worden. b. Voeg geen extra veldnamen toe aan het bestand, het importbestand kan dan niet verwerkt worden. De zendingen in het bestand worden in dat geval niet geïmporteerd. c. Laat geen regels leeg tussen twee regels gevuld met zendingsgegevens. Alle ingevulde regels na een lege regel zullen niet geïmporteerd worden. d. Vult u verplichte velden niet in of konden de ingevulde waarden niet worden gelezen, dan krijgt u bij deze zendingen foutmeldingen te zien. e. Het importbestand kan maximaa l 1 MB groot zijn. 4) Sla de ingevulde template op in uw documenten of op uw desktop. Let op: Het bestand moet als csv-bestand én in UTF-8 formaat opgeslagen zijn, anders kan het bestand niet verwerkt worden. De zendingen in het bestand zullen dan niet geïmporteerd worden. U bent klaar met het invullen van het importtemplate. Doorloop de stappen zoals beschreven bij 2.3.2 Zendingen importeren met het PostNL-template om dit bestand te importeren. Ga terug naar 2.3 Basis importeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 13 van 46

2.3.2 Zendingen importeren met het PostNL-template Introductie Bij het importeren moet u allereerst de zendingskenmerken, namelijk de afzender, het retouradres en de kostenplaats (of een ander administratief kenmerk), selecteren. De geselecteerde zendingskenmerken gelden voor alle zendingen in uw importbestand. Kenmerk 1: Afzender Door de juiste afzender te selecteren, selecteert u automatisch het klantnummer waarvoor u zendingen importeert. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender bepaalt of de productcodes die u hebt ingevuld in het importbestand geïmporteerd kunnen worden. Afzenders worden beheerd door de beheerders in de klantnummerinstellingen. Neem contact op met uw beheerder om te informeren welke afzender u moet gebruiken voor uw zendingen. Kenmerk 2: Retouradres (optioneel) Het retouradres is het adres waarnaartoe uw ontvangers hun retourzendingen kunnen versturen. Als er geen retouradressen in de keuzelijst staan waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen retouradressen aangemaakt. U kunt uw bestand importeren zonder een retouradres. Retouradressen worden op de retourlabels vermeld. Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes getoond. Retouradressen worden beheerd door de beheerders in de klantnummerinstellingen. Neem contact op met uw beheerder als u vragen hebt over de retouradressen. Kenmerk 3: Kostenplaats (optioneel) De kostenplaats is een administratief kenmerk dat u kunt koppelen aan uw zendingen. Als er geen kostenplaatsen in de keuzelijst staan waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen kostenplaatsen aangemaakt. U kunt uw bestand importeren zonder een kostenplaats. Als de beheerder van uw klantnummer heeft bepaald dat het selecteren van een kostenplaats niet verplicht is, dan vindt u in de keuzelijst een optie die leeg is. U kunt deze lege optie kiezen wanneer u geen kostenplaats wilt koppelen aan de zendingen. Ziet u deze lege optie niet, dan bent u verplicht een kostenplaats aan de zendingen te koppelen. De naam Kostenplaats kan door uw beheerder aangepast zijn in een andere naam conform de benamingen die gebruikt worden in uw organisatie. Kostenplaatsen worden beheerd door de beheerder in de klantnummerinstellingen. Als een kostenplaats ontbreekt, neem dan contact op met uw beheerder om deze te laten toevoegen. Pagina 14 van 46

Uw zendingen importeren met het PostNL-template Doorloop de volgende stappen om te importeren met een PostNL-template: 1) Optioneel: Ga de subpagina Zendingen importeren. 2) Klik op de tegel Ik heb een PostNL-template gevuld met zendingen. 3) Selecteer de juiste zendingskenmerken uit de keuzelijsten. Afzender is verplicht, retouradres en kostenplaats zijn optioneel. 4) Klik op de knop om het ingevulde csv-importbestand in uw documenten te selecteren. 5) Klik op de knop. Als het bestand succesvol is ingelezen, krijgt u onderstaande melding te zien: Uw zendingen worden gevalideerd. Klik eventueel op de knop stappen zoals beschreven bij 2.5 Importstatus bekijken. en doorloop de Print u uw verzendlabels vanuit de verzendmodule of zijn er foutmeldingen van toepassing, dan komen de zendingen na een korte verwerkingstijd in het tabblad Voorbereide zendingen. Let op: Als uw zendingen na een uur nog niet te zien zijn in het tabblad Voorbereid e zendingen, neem dan contact op met PostNL klantenservice. Pagina 15 van 46

Print u zelf uw verzendlabels en zijn er geen foutmeldingen van toepassingen, dan worden de zendingen direct bij PostNL aangemeld. U vindt de zendingen na een korte verwerkingstijd in de het tabblad Verzonden zendingen. U bent klaar met het importeren van uw zendingen met het standaard PostNL-template. Doorloop de stappen zoals beschreven bij 2.6 Verzendlabels printen wanneer u de verzendlabels vanuit de verzendmodule print. Ga terug naar 2.3 Basis importeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 16 van 46

2.4 Geavanceerd importeren Introductie U kunt een eigen csv-, xls- of xlsx-bestand (bijvoorbeeld een export uit uw webwinkel of ordersysteem) gebruiken om uw zendingen en afhaalopdrachten te importeren in Mijn PostNL. Wij raden u aan een csv-bestand te gebruiken voor het importeren, dit bestandstype hoeft niet te worden omgezet en kan direct ingelezen worden. Het verwerkingsproces start dan direct na het importeren. Het csv-bestand moet in UTF-8 formaat opgeslagen zijn, anders kan het bestand niet verwerkt worden. Importdefinitie aanmaken Bij de eerste keer importeren van een eigen bestand, moet u allereerst een importdefinitie 2 aanmaken. Met de importdefinitie maakt u een koppeling tussen de kolomnamen in uw bestand en de velden in de verzendmodule. Hierna kunt u uw bestand importeren in Mijn PostNL. Validatie en bij PostNL aanmelden Tijdens het importeren worden alle zendingen en afhaalopdrachten gevalideerd. Geïmporteerde zendingen en afhaalopdrachten worden in de volgende situaties in het tabblad Voorbereide zendingen opgeladen: U print de verzendlabels van uw zendingen vanuit de verzendmodule. De zendingen worden pas bij PostNL aangemeld wanneer de verzendlabels zijn geprint. Er zijn foutmeldingen van toepassing op een zending of afhaalopdracht. U bent verplicht om foutmeldingen af te handelen om zendingen en afhaalopdrachten te kunnen afronden. Doet u dit niet, dan kunnen uw geïmporteerde zendingen en afhaalopdrachten niet bij PostNL worden aangemeld. Waarschuwingen kunt u eventueel overslaan. De aanbieddatum ligt in de toekomst. Zendingen en afhaalopdrachten die zijn afgerond worden op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. Is de aanbieddatum van uw zendingen en afhaalopdrachten gelijk aan de importdatum en print u zelf de verzendlabels van uw zendingen, dan worden uw zendingen en afhaalopdrachten direct bij PostNL aangemeld na het importeren, tenzij er foutmeldingen van toepassing zijn. U herkent zendingen en afhaalopdrachten waarop waarschuwingen of foutmeldingen van toepassing zijn aan een oranje respectievelijk rood icoon met een getal in het midden in de kolom Bijzonderheden in het tabblad Voorbereide zendingen. Het getal geeft aan hoeveel waarschuwingen respectievelijk foutmeldingen van toepassing zijn op de zending of afhaalopdracht. 2 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Importdefinitie Pagina 17 van 46

Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.4.1 Kenmerken en structuur van importbestand 2.4. met een nieuwe importdefinit ie 2.4.3 Importeren met een bestaande importdefinit ie Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave 2.4.1 Kenmerken en structuur van importbestand Kenmerken en structuur van uw eigen importbestand Uw eigen importbestanden moeten voldoen aan een aantal voorwaarden om succesvol ingelezen te kunnen worden in Mijn PostNL. Er is één uitzondering voor het bestand dat u gebruikt voor het aanmaken van een nieuwe importdefinitie, namelijk dat het bestand maximaa l 50 KB groot mag zijn. Kenmerken importbestanden Uw importbestanden moeten de volgende kenmerken hebben: a. Het importbestand moet een csv-, xls- of xlsx-bestand zijn. Het csv-bestand moet in UTF-8 formaat opgeslagen zijn. Tip: Gebruikt u een xls - of xlsx-bestand, zet de opmaak van de kolommen voor telefoonnummers en datums altijd op Tekst. Zo worden telefoonnummers en datums in de juiste structuur opgeslagen. b. Elke kolom bevat een unieke waarde, bijvoorbeeld huisnummer en huisnummertoevoeging moeten in twee aparte kolommen ingevuld worden. c. Regel 1 bevat altijd de namen van de waarden die in de kolom gevuld zijn, bijvoorbeeld achternaam of postcode. Deze namen mogen niet aangepast worden in navolgende importbestanden wanneer u gebruik maakt van een bestaande importdefinitie. d. Elk regel vanaf regel 2 bevat één zending of afhaalopdracht met maxima al één ontvanger. e. Het importbestand heeft een maximale grootte van 1 MB. Gebruikt u het bestand om een nieuwe importdefinitie aan te maken, dan is de maxima le grootte van het bestand 50 KB. Pagina 18 van 46

Verplichte waar den in uw importbestanden De waarden in onderstaande tabel zijn verplicht om (in aparte kolommen ) op te nemen in uw importbestanden. Vult u deze waarden niet in, dan worden er foutmeldingen getoond bij de zending of afhaalopdracht. Sectie Verplichte waar de Opmerking Ontvanger Bedrijfsnaam Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Verzendmethode / Afhaalservi ce Let op: Niet verplicht als u de achternaam van de ontvanger invult. Beide invullen is ook mogelijk. Achternaam Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Let op: Niet verplicht als u de bedrijfsnaam van de ontvanger invult. Beide invullen is ook mogelijk. Straatnaam Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Huisnummer Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Postcode Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Plaatsnaam Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Land Uitgezonderd afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis I. Productcode II Let op: Vult u geen productcode in, dan bent u verplicht de product-xml in te vullen. Vult u geen van beide in, dan wordt de zending niet geïmporteerd. Beide invullen is niet mogelijk. Product-xml Let op: Vult u geen product-xml in, dan bent u verplicht de productcode in te vullen. Vult u geen van beide in, dan wordt de zending niet geïmporteerd. Beide invullen is niet mogelijk. Eigen barcode / Eigen 2S barcode Eigen hoofdcollo- barcode Alleen van toepassing wanneer u zelf de barcodes voor uw zendingen en afhaalopdrachten genereert. Alleen van toepassing wanneer u zelf de barcodes voor uw zendingen en afhaalopdrachten genereert. Let op: Als u meerdere pakketten in een zending hebt die aan elkaar gekoppeld moeten worden, vul dan de barcode van het hoofdpakket in deze kolom in: Zendings- kenmerken Remboursbedrag Alleen van toepassing op zendingen verzonden onder Rembours. Pagina 19 van 46

Sectie Verplichte waar de Opmerking Verzeke rde waarde Alleen van toepassing op zendingen binnen Nederland of binnen België die met de optie Verhoogde Aansprakelijkheid worden verzonden. Afhaaladres Bedrijfsnaam Let op: Niet verplicht als u de achternaam bij de Postkantoor / Pakketautomaat extra velden Douaneformulier extra velden Extra@Home Achternaam Straatnaam Huisnummer Postcode Plaatsnaam Land Bedrijfsnaam PostNL locatie Land Straatnaam Huisnummer Postcode Plaatsnaam Pakkettype Valutacode Licentienummer Factuurnummer Certificaatnummer Artikelbeschrijving (per artikel) Aantal (per artikel) Bedrag (per artikel) Land van oorsprong (per artikel) Gewicht (per artikel) Volume Gewicht Omschrijving afhaallocatie invult. Beide invullen is ook mogelijk. Let op: Niet verplicht als u de bedrijfsnaam van de afhaallocatie invult. Beide invullen is ook mogelijk. Bij PostNL locatie bijvoorbeeld Albert Heijn. Bij Pakketautomaat bijvoorbeeld Station Utrecht CS. Alleen van toepassing als een licentie verplicht is (bijvoorbeeld bij dual use goederen). Alleen van toepassing bij zendingen naar zakelijke ontvangers. Alleen van toepassing als een certificaat verplicht is (bijvoorbeeld bij landbouwgoederen). U kunt maximaal 5 artikelen toevoegen per zending, elk artikelbeschrijving moet in een apart kolom toegevoegd worden. U hebt dus maximaal 5 kolommen Artikelbeschrijving per zending. U hebt maximaal 5 kolommen Aantal per zending. U hebt maximaal 5 kolommen Bedrag per zending. U hebt maximaal 5 kolommen Land van oorsprong per zending. U hebt maximaal 5 kolommen Gewicht per zending. Pagina 20 van 46

I Bij afhaalopdrachten met Afhaalservice Basis is het ontvangstadres standaard uw Antwoordnummer, zoals aangegeven in uw contract met PostNL. U moet deze dus niet invullen. II Heeft u vragen over de beschikbare productcodes voor uw klantnummer, neem dan contact op met uw accountmanager. Vaste structuur van de waarde n Alle waarden (velden) hebben een vaste structuur waarin ze ingevuld moeten zijn in uw importbestand om succesvol ingelezen te kunnen worden. In onderstaande tabel vindt u de belangrijkste waarden. Ga voor een complete lijst van alle waarden en de bijbehorende vaste structuur naar bijlage 4.1 Vaste structuur van importwaarden. Waarde Land Ontvangstadres Afhaaladres PostNL locatie of Pakketautomaat Land van oorsprong (Global Pack) Mobiel telefoonnummer Productcode Aanvullende diensten Vaste structuur Twee-letterige ISO-landcode Ga voor een complete lijst met de actuele ISO-landcodes naar www.iso.org 00 of + dan het landnummer gevolgd door de overige cijfers, bijvoorbeeld 0031612345678 of +31612345678 Viercijfe rige PostNL-productcode I Kenmerkcode/optiecode, bijvoorbeeld 118/006 (Avondbezorging). Twee of meer aanvullende diensten onderscheidt u van elkaar met behulp van een koppelteken: kenmerkcode/optiecode-kenmerkcode/optiecode Aantallen Aantal colli Aantal per artikel (Global Pack) Product-xml Neem contact op met uw accountmanager voor een lijst van de kenmerkcodes en optiecodes van alle beschikbare aanvullende diensten. Hele (positieve) getallen, bijvoorbeeld 5 Gebruik de huidige xml-structuur zoals u die altijd gebruikt hebt in Parcelware. Pagina 21 van 46

Waarde Barcode Eigen hoofdcollo-barcode Eigen barcode Eigen 2S barcode Vaste structuur Let op: Een barcode bestaat standaard uit een prefix, bijvoorbeeld 3S, gevolgd door uw klantcode en een combinatie van cijfers. In uw importbestand hoeft u alleen de cijfers van de barcode in te vullen. De prefix 2S, 3S, S10 of CC en de relevante klantcode (die gekoppeld is aan uw afzender) worden automatisch vóór de opgegeven barcodecijfers geplaatst tijdens de validatie. Remboursbedrag Verzeke rde waarde Datum Aanbieddatum Afhaaldatum Bezorgdatum Pakkettype bij Global Pack Aantal cijfers in te vullen per type barcode: 2S-formaat en 3S-formaat: minimaal 9 en maximaa l 11 cijfers Global Pack: 4 cijfers Bedrag in euro s (zonder scheidingsteken voor duizendtallen) met maximaa l twee cijfers achter een punt of komma, bijvoorbeeld 1234,56 of 1234.56 Bedrag in euro s (zonder scheidingsteken voor duizendtallen) in veelvoud van 500 dd-mm-jjjj of jjjj-mm-dd, bijvoorbeeld 26-07-1980 of 1980-07-26 Let op: Vult u geen of een verkeerde aanbieddatum 3, bezorgdatum 4 of afhaaldatum 5 in, dan wordt automatisch de eerstvolgende werkdag aangehouden door het systeem. Engelse waarde voluit geschreven zonder extra spaties: Gift Documents Commercial goods Commercial sample Returned goods Valutacode bij Global Pack Artikelbeschrijving bij Global Pack Bedrag bij Global Pack Let op: Nederlandse waarden zullen niet ingelezen worden. Drie-letterige valutacode. Keuze mogelijk uit EUR, USD of GBP Vrij invoertekstveld; de te gebruiken taal is de taal van het land van bestemming of Engels. Bedrag in gekozen valutacode (zonder scheidingsteken voor duizendtallen) met maximaa l twee cijfers achter een punt of komma, bijvoorbeeld 1234,56 of 1234.56 3 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Aanbieddatum 4 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Bezorgdatum 5 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Afhaaldatum Pagina 22 van 46

Waarde Gewicht (per collo 6 ) Volume (per collo) Extra@Home Afhaalopdrachten Vaste structuur Hele (positieve) getallen zonder gewichtsindicator (bijvoorbeeld kg), bijvoorbeeld 25. Het gewichtsgetal moet bij Vracht en Extra@Ho me kilogrammen zijn en bij Global Pack grammen. Hele (positieve) getallen zonder volume-indicator (bijvoorbeeld cm 3 ), bijvoorbeeld 25. Het volumegetal moet kubieke centimeters zijn. I Neem contact op met uw accountmanager voor een lijst met de beschikbare productcodes voor uw klantnummer. Beschikbare verzendmethodes en afhaalser vic es Enkele verzendmethodes zijn standaard beschikbaar in de verzendmodule. Voor de overige verzendmethodes en voor alle afhaalservices is per klantnummer een overeenkomst nodig voordat ze beschikbaar zijn. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie. Vult u een productcode/product-xml in van een verzendmethode of afhaalservice die niet beschikbaar is voor uw klantnummer, dan wordt de gerelateerde zending of afhaalopdracht niet geïmporteerd. Ga terug naar 2.4 Geavanceerd importeren of naar de Inhoudsopgave 6 Zie de begrippenlijst voor de omschrijving van Collo Pagina 23 van 46

2.4. met een nieuwe importdefinitie Introductie Het gebruik van een eigen importbestand om zendingen en afhaalopdrachten te importeren vraagt om een koppeling tussen de verzendgegevens uit uw bestand en de gegevens die PostNL nodig heeft om uw zendingen te verwerken. De importdefinitie maakt deze koppeling mogelijk door het één-op-één mappen van de kolommen in uw bestand met de velden in de verzendmodule. U kunt meerdere importdefinities aanmaken. Elke bestaande importdefinitie kan vervolgens voor meerdere klantnummers gebruikt worden. Het bestand dat u gebruikt om een nieuwe importdefinitie aan te maken moet een maxima le grootte hebben van 50 KB. Zendingen/ afhaalopdrachten importeren met een nieuwe importdefinitie Doorloop de volgende stappen om een nieuwe importdefinitie te maken en direct daarna uw bestand te importeren: 1) Ga naar de subpagina Zendingen importeren. 2) Klik op de tegel Ik heb een export uit mijn webshop of systeem. 3) Klik op de knop. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. 4) Geef de importdefinitie een naam in het veld Naam. 5) Klik op de knop om uw importbestand te selecteren. Pagina 24 van 46

Let op: Uw bestand moet maxima al 50KB groot zijn. Laat in uw bestand geen regels leeg tussen de regels met zendingen/afhaalopdrachten. Alle zendingen/afhaalopdrachten die volgen na een leeg regel zullen niet ingelezen worden. 6) Klik op de knop nadat u uw bestand is geselecteerd. Alle vermelde kolomnamen in rij 1 van uw importbestand worden bij de tweede stap aan de linkerkant onder elkaar getoond. 7) Sleep de kolomnamen gerelateerd aan de afzender, retouradres en kostenplaats naar de corresponderende velden in de verzendmodule rechts in het pop-up-venster. Als alternatief kunt u ook de afzender, retouradres en/of kostenplaats selecteren uit de keuzelijst in de velden. Zendingskenmerk 1: Afzender Door de juiste afzender te selecteren, selecteert u automatisch het klantnummer waarvoor u zendingen importeert. Een klantnummer kan meerdere afzenders hebben. De keuze voor een afzender bepaalt of de productcodes die u hebt ingevuld in het importbestand geïmporteerd kunnen worden. Zendingskenmerk 2: Retouradres (optioneel) Het retouradres is het adres waarnaartoe uw ontvangers hun retourzendingen kunnen versturen. Als er geen retouradressen in de keuzelijst staan waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen retouradressen aangemaakt. U kunt uw bestand importeren zonder een retouradres. Retouradresgegevens worden vermeld op de retourlabels. Retourlabels worden alleen bij bepaalde verzendmethodes getoond. Pagina 25 van 46

Zendingskenmerk 3: Kostenplaats (optioneel) De kostenplaats is een administratief kenmerk dat u kunt koppelen aan uw zendingen. Als er geen kostenplaatsen in de keuzelijst zijn waaruit u kunt selecteren, dan heeft de beheerder geen kostenplaatsen aangemaakt. U kunt uw bestand importeren zonder een kostenplaats. Als de beheerder van uw klantnummer heeft bepaald dat het selecteren van een kostenplaats niet verplicht is, dan vindt u in de keuzelijst een optie die leeg is. U kunt deze lege optie kiezen wanneer u geen kostenplaats wilt koppelen aan de zendingen. Ziet u deze lege optie niet, dan bent u verplicht een kostenplaats aan de zendingen te koppelen. De naam Kostenplaats kan door uw beheerder aangepast zijn in een andere naam conform de benamingen die gebruikt worden in uw organisatie. Let op: Selecteert u de zendingskenmerken uit de keuzelijsten in plaats van te mappen met kolommen uit uw importbestand, dan worden de gekozen zendingskenmerken opgeslagen bij de importdefinitie. Wanneer u deze importdefinitie gebruikt voor toekomstige importbestanden, dan worden de opgeslagen zendingskenmerken gekoppeld aan de zendingen, mits u de importdefinitie wijzigt en opnieuw opslaat. 8) Klik op de knop. 9) Sleep de overige kolomnamen links in het pop-up-venster naar de corresponderende velden rechts. Klik dan op en herhaal deze stap tot u alle kolommen hebt gemapt. Met deze mapping creëert u een koppeling die nodig is voor een correcte verwerking van uw geïmporteerde zendingen en afhaalopdrachten. Let op: U kunt de mapping nog aanpassen door te klikken op de knop. Pagina 26 van 46

10) Klik op de knop rechts onderaan in het pop-up-venster wanneer u klaar bent met het mappen. De importdefinitie is opgeslagen. 11) Klik op de knop om uw bestand te importeren. Als het bestand succesvol is ingelezen, krijgt u onderstaande melding te zien: Uw zendingen worden gevalideerd. Klik eventueel op de knop stappen zoals beschreven bij 2.5 Importstatus bekijken. en doorloop de Print u uw verzendlabels vanuit de verzendmodule of zijn er foutmeldingen van toepassing, dan komen de zendingen na een korte verwerkingstijd in Voorbereide zendingen. Let op: Als uw zendingen na een uur nog niet te zien zijn in het tabblad Voorbereid e zendingen, neem dan contact op met PostNL klantenservice. Print u zelf uw verzendlabels en zijn er geen foutmeldingen van toepassingen, dan worden de zendingen direct bij PostNL aangemeld. U vindt de zendingen na een korte verwerkingstijd in de het tabblad Verzonden zendingen. U bent klaar met het importeren van uw zendingen met een nieuwe importdefinitie. Doorloop de stappen zoals beschreven bij 2.6 Verzendlabels printen wanneer u de verzendlabels vanuit de verzendmodule print. Ga terug naar 2.4 Geavanceerd importeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 27 van 46

2.4.3 Importeren met een bestaande importdefinitie Zendingen/ afhaalopdrachten importeren met een bestaande importdefinitie Doorloop de volgende stappen om te importeren met een bestaande importdefinitie : 1) Ga naar de subpagina Zendingen importeren. 2) Klik op de tegel Ik heb een export uit mijn webshop of systeem. 3) Klik op de keuzelijst bij het veld Importdefinitie. 4) Selecteer een bestaande definitie. 5) Klik op de knop. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. 6) Klik op de knop om uw importbestand te selecteren. Pagina 28 van 46

Let op: Uw bestand kan maximaa l 1 MB groot zijn. Laat in uw bestand geen regels leeg tussen de regels met zendingen/afhaalopdrachten. Alle zendingen/afhaalopdrachten die volgen na een leeg regel zullen niet ingelezen worden. 7) Optioneel: Klik op de knop als u de zendingskenmerken wilt controleren of aanpassen, of als u de bestaande mapping wilt aanpassen. Doorloop vervolgens de stappen vanaf stap 7 bij 2.4. met een nieuwe importdefinit ie. Let op: Wijzigt u de naam van de importdefinitie of de mapping, dan wordt de bestaande importdefinitie bij het opslaan overschreven. U kunt een bestaande importdefinitie niet kopiëren om een nieuwe importdefinitie te maken. Wilt u de bestaande importdefinitie niet overschrijven met de gemaakte wijzigingen, maak dan een nieuwe importdefinitie. Klik hiervoor op de link Nieuwe toevoegen rechtsboven in het pop- upvenster en doorloop vervolgens de stappen zoals beschreven bij 2.4. met een nieuwe importdefinit ie vanaf stap 4. 8) Klik op de knop om uw bestand te importeren met de bestaande importdefinitie. Uw zendingen worden gevalideerd. Klik eventueel op de knop en doorloop de stappen zoals beschreven bij 2.5 Importstatus bekijken. Print u uw verzendlabels vanuit de verzendmodule of zijn er foutmeldingen van toepassing, dan komen de zendingen na een korte verwerkingstijd in Voorbereide zendingen. Let op: Als uw zendingen na een uur nog niet te zien zijn in het tabblad Voorbereid e zendingen, neem dan contact op met PostNL klantenservice. Print u zelf uw verzendlabels en zijn er geen foutmeldingen van toepassingen, dan worden de zendingen direct bij PostNL aangemeld. U vindt de zendingen na een korte verwerkingstijd in de het tabblad Verzonden zendingen. U bent klaar met het importeren van uw zendingen met de bestaande importdefinitie. Doorloop de stappen zoals beschreven bij 2.6 Verzendlabels printen wanneer u de verzendlabels vanuit de verzendmodule print. Ga terug naar 2.4 Geavanceerd importeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 29 van 46

2.4.4 Importdefinities beheren Introductie U kunt bestaande importdefinities wijzigen of verwijderen. Bij het wijzigen van de naam van de importdefinitie of de mapping, wordt de importdefinitie bij het opslaan overschreven. Het wijzigen van een bestaande importdefinitie doet u tijdens het importeren. Doorloop hiervoor de stappen zoals beschreven bij 2.4.3 Importeren met een bestaande importdefinit ie. Het is niet mogelijk om een bestaande importdefinitie te kopiëren om een nieuwe importdefinitie te maken. Een bestaande importdefinitie verwijdere n Doorloop de volgende stappen om een bestaande importdefinitie te verwijderen: 1) Ga naar de subpagina Zendingen importeren. 2) Klik op de tegel Ik heb een export uit mijn webshop of systeem. 3) Klik op de keuzelijst bij het veld Importdefinitie. 4) Selecteer de bestaande definitie die u wilt verwijderen. 5) Klik op de knop. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. 6) Klik op de link Deze importdefinitie verwijderen rechtsboven in het pop-up-venster. Pagina 30 van 46

U bent klaar met het verwijderen van de importdefinitie. Ga terug naar 2.4 Geavanceerd importeren of naar de Inhoudsopgave Pagina 31 van 46

2.5 Importstatus bekijken De importstatus van uw importbestanden bekijken Doorloop de volgende stappen om de importstatus van uw importbestanden te bekijken : 1) Optioneel: Ga de subpagina Zendingen importeren. 2) Klik op de knop rechtsboven op de pagina. 3) Optioneel: Selecteer de periode waarin uw importbestand is geïmporteerd. 4) Optioneel: Selecteer of u uw eigen importacties wilt bekijken of de importacties van alle gebruikers voor het klantnummer. 5) Klik op de knop om het statusoverzicht te verversen. Het statusoverzicht is een momentopname. Door het overzicht opnieuw te laden, krijgt u de laatste status van uw importacties te zien. Uw importbestanden kunnen na een korte verwerkingstijd een van drie importstatus hebben: a. Het importeren is succesvol voltooid. De statusbalk heeft een groene kleur. Bij Zendingen ziet u hoeveel zendingen verwerkt zijn. Bij Niet geïmporteerd ziet u hoeveel van de verwerkte zendingen niet zijn geïmporteerd. b. Het importeren is bezig. De statusbalk heeft een oranje kleur. c. Het importeren is niet gelukt. U herkent dit aan een van de volgende situaties: i. De statusbalk heeft een rode kleur én bij Zendingen staat 0 of null. Het bestand kon in zijn geheel niet worden verwerkt. Pagina 32 van 46

ii. De statusbalk heeft een rode kleur én bij Niet geïmporteerd staat hetzelfde aantal als bij Zendingen. De zendingen konden allemaal niet geïmporteerd worden. 6) Optioneel: Controleer het volgende als het importeren van uw bestand is mislukt: a. Gebruikt u de PostNL-template en hebt u kolommen toegevoegd in de template? Als er kolommen zijn toegevoegd aan het standaard PostNL-importtemplate, kan het bestand niet verwerkt worden. b. Hebt u een ander bestandformaat geselecteerd? De PostNL-template moet als csv-bestand én in UTF-8 formaat opgeslagen zijn, anders kan het bestand niet verwerkt worden. Uw eigen importbestand moet een xls -, xlsx- of csv-bestand (in UTF-8 formaat) zijn. Pas bij een mislukte import het bestand aan en importeer het bestand opnieuw. Doorloop voor een import met de PostNL-template de stappen zoals beschreven bij 2.3 Basis importeren. Doorloop voor het importen met uw eigen bestand de stappen zoals beschreven bij 2.4 Geavanceerd importeren. Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 33 van 46

2.6 Verzendlabels printen Introductie Zendingen afronden Zendingen waarop foutmeldingen van toepassing zijn kunnen pas afgerond worden wanneer de foutmeldingen zijn afgehandeld. Waarschuwingen kunt u eventueel overslaan. Print u de verzendlabels vanuit de verzendmodule, dan moet u na het importeren de labels printen om de zendingen af te kunnen ronden. Uw zendingen worden hierna op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. Welke verzendlabels getoond worden is afhankelijk van de gekozen verzendmethode en uw contractafspraken. Print de verzendlabels vóór of uiterlijk op de opgegeven aanbieddatum. Doet u dit niet, dan wordt de zending niet op de aanbieddatum bij PostNL aangemeld. U moet dan de aanbieddatum aanpassen wanneer u de labels gaat printen. In het geval dat u zelf uw verzendlabels print, dan zijn uw zendingen na het importeren direct afgerond en worden automatisch bij PostNL aangemeld onder de volgende twee voorwaarden: a. U hoeft geen douaneformulieren of retourlabels te printen. Douaneformulieren en eventuele retourlabels moeten altijd vanuit de verzendmodule geprint worden, ongeacht of u de overige verzendlabels zelf print. b. Er zijn geen foutmeldingen van toepassing op uw zendingen. Afhaalopdrachten afronden Afhaalopdrachten waarop geen foutmeldingen van toepassing zijn, worden na het importeren direct afgerond en automatisch bij PostNL aangemeld. Vergeet niet om foutmeldingen van afhaaldopdrachten vóór de opgegeven afhaaldatum af te handelen. Doet u dit niet, dan wordt de afhaalopdracht niet tijdig bij PostNL aangemeld. U moet dan de afhaaldatum aanpassen wanneer u de afhaalopdracht gaat afronden. Klik voor meer uitleg op de handeling die u wilt uitvoeren: 2.6.1 Foutmeldingen en waarschuwingen afhandelen 2.6.2 Verzendlabels (opnieuw) printen Ga terug naar of naar de Inhoudsopgave Pagina 34 van 46

2.6.1 Foutmeldingen en waarschuwingen afhandelen Introductie Foutmeldingen (en waarschuwingen) die van toepassing zijn op uw zendingen en afhaalopdrachten kunnen alleen per zending/afhaalopdracht afgehandeld worden. U herkent zendingen en afhaalopdrachten waarop foutmeldingen of waarschuwingen van toepassing zijn aan een rood respectievelijk oranje icoon in de kolom Bijzonderheden in het tabblad Voorbereide zendingen. Het getal in het midden geeft het aantal foutmeldingen of waarschuwingen die van toepassing zijn. Foutmeldingen en waarschuwi ngen per zending/afhaalopdracht afhandelen Doorloop de volgende stappen om foutmeldingen en waarschuwingen af te handelen: 1) Klik op de tab Voorbereid e zendingen. 2) Selecteer de zending of afhaalopdracht die u wilt afronden. Dit kan op twee manieren: i. Plaats uw muisaanwijzer op de zending of afhaalopdracht. In de laatste kolom verschijnt een wijzigen -icoon en een printicoon. Klik op de wijzigen -icoon. ii. Klik op de zending of afhaalopdracht met foutmeldingen/waarschuwingen. De detailpagina wordt geopend. Klik dan op de knop. Let op: Heeft een zending alleen waarschuwingen, dan kunt u de waarschuwingen eventueel overslaan en direct de verzendlabels printen. 3) Pas de foutieve of onvolledige zendingsgegevens bij Stap 1 en/of Stap 2 van de verzendmodule aan. Pagina 35 van 46

4) Klik op de knop bij Stap 2 van de verzendmodule om de zendingsgegevens te valideren. U ziet eventueel bij Stap 3 nieuwe waarschuwingen en/of foutmeldingen. 5) Optioneel: Herhaal bovenstaande stappen 3 en 4 om nieuwe foutmeldingen af te handelen. Waarschuwingen kunt u eventueel overslaan. Let op: Zijn er nog alleen waarschuwingen van toepassing op een zending waarvan u zelf de verzendlabels print of op een afhaalopdracht, dan kunt u deze waarschuwingen niet meer afhandelen. De zending of afhaalopdracht is al afgerond en wordt automatisch bij PostNL aangemeld. 6) Optioneel: Klik op de knop om de verzendlabels van deze zending te genereren en de zending te bevestigen. Doorloop dan de stappen zoals beschreven vanaf stap 4 bij 2.6.2 Verzendlabels (opnieuw) printen. Wilt u de verzendlabels in een batch printen, sla deze stap over en doorloop alle stappen zoals beschreven bij 2.6.2 Verzendlabels (opnieuw) printen. U bent klaar met het afhandelen van de foutmeldingen en waarschuwingen bij uw zending/afhaalopdracht. Herhaal bovenstaande stappen om foutmeldingen en waarschuwingen bij andere zendingen of afhaalopdrachten af te handelen. Ga terug naar 2.6 Verzendlabels printen of naar de Inhoudsopgave 2.6.2 Verzendlabels (opnieuw) printen Introductie Na het importeren en eventueel afhandelen van foutmeldingen kunt u de verzendlabels van geïmporteerde zendingen (in een batch) printen. De verzendlabels van zendingen waarop alleen waarschuwingen van toepassing zijn kunnen direct na het importeren geprint worden. U hebt ook de keuze om al geprinte verzendlabels nogmaals uit te printen. U doorloopt dezelfde stappen als wanneer u voor het eerst de verzendlabels gaat printen. Zendingen waarvan de verzendlabels al geprint zijn herkent u aan een groen vinkje rechtsboven op de printicoon. Deze zendingen worden op de aanbieddatum automatisch bij PostNL aangemeld. De verzendl abels printen 1) Vink in de tab Voorbereid e zendingen de zendingen aan waarvan u de verzendlabels tegelijk wilt printen. Pagina 36 van 46

2) Klik op de link onderaan de pagina. Een pop-up-venster verschijnt automatisch. 3) Optioneel: Klik op het keuzeveld naast Printvolgorde om de printvolgorde van de verzendlabels aan te passen. De printvolgorde staat standaard geselecteerd op de achternaam van de ontvangers. 4) Vink de vakjes bij de verzendlabels en labelopties aan die u wilt printen. De verzendlabels bestaan uit barcodelabels en optioneel remboursformulieren, retourlabels en/of douaneformulieren. Welke verzendlabels getoond worden, is afhankelijk van de gekozen verzendmethode en of een retourklantcode gekoppeld is aan uw afzender. Let op: U bent verplicht om de remboursformulieren en de douaneformulieren vanuit de verzendmodule te printen, ook wanneer u zelf de overige verzendlabels print. Selecteer de labelopties volgens onderstaande stappen: A. Barcodelabels 4.1) Laat het vakje bij het veld Barcodelabels aangevinkt. U hebt de barcodelabels nodig om uw zending(en) bij PostNL aan te leveren voor verzending. Let op: Print u de verzendlabels van de geselecteerde zending(en) voor een tweede keer, dan hebt u de keuze om het vakje bij dit veld uit te vinken om alleen de overige verzendlabels te printen. 4.2) Optioneel: Vink het vakje bij het veld Gebruik A4-stickervellen onder Barcodelabels aan. Er verschijnt een afbeelding van een A4-stickervel waarin u kunt selecteren in welke volgorde u de barcodelabels wilt printen. Selecteer een van de vier vakken in het afgebeelde A4-stickervel. Het geselecteerde vak licht oranje op. Pagina 37 van 46

B. Remboursformulieren 4.3) Vink het vakje bij het veld Remboursformulieren aan. 4.4) Vink het vakje bij A4 onder Remboursformulieren aan als u op een A4 papier wilt printen of laat het vakje bij Kabinet aangevinkt als u op papier in kabinetformaat wilt printen. U bent verplicht om een keuze te maken tussen A4 en Kabinet. C. Retourlabels 4.5) Vink het vakje bij het veld Retourlabels aan. 4.6) Optioneel: Vul het retourkenmerk in het vrije tekstveld in. U kunt maximaa l 35 karakters gebruiken. 4.7) Optioneel: Vink het vakje aan bij het veld Gebruik A4 stickervellen. Er verschijnt een afbeelding van een A4-stickervel waarin u kunt selecteren in welk volgorde u de retourlabels wilt printen. Selecteer een van de vier vakken in de afgebeelde A4 stickervel. Het geselecteerde vak licht oranje op. Pagina 38 van 46

D. Douaneformulieren 4.8) Vink het vakje bij het veld Douaneformulieren aan. U hebt de douaneformulieren nodig om uw zending(en) bij PostNL aan te leveren voor verzending. 5) Klik op de knop, u bevestigt hiermee uw zendingen. De verzendlabels worden gegenereerd en in hetzelfde pop-up-venster beschikbaar gesteld in pdf-formaat. Let op: Print u de verzendlabels op de aanbieddatum van de zendingen, dan worden ze direct bij PostNL aangemeld. U vindt ze na een korte verwerkingstijd in Verzonden zendingen. Ligt de aanbieddatum bij het printen in de toekomst, dan worden de zendingen nog niet bij PostNL aangemeld. Ze blijven tot de aanbieddatum in het tabblad Voorbereide zendingen. U herkent ze aan het printicoon met een groen vinkje. Op de aanbieddatum worden de zendingen automatisch bij PostNL aangemeld en verplaatst naar Verzonden zendingen. 6) Klik op de knop bij elk van de gegenereerde pdf-documenten om de documenten te openen en op te slaan op uw pc. De verzendlabels worden in een nieuwe browservenster geopend. Pagina 39 van 46

U bent klaar met het printen van de verzendlabels. Herhaal bovenstaande stappen om verzendlabels voor andere zendingen te printen. Ga terug naar 2.6 Verzendlabels printen of naar de Inhoudsopgave Pagina 40 van 46