HERIJKEN & DOORSTARTEN Houtskoolschets bestuurlijke inrichting en organisatie Samenwerkingsverband PO PassendWijs Notitie voor het Dagelijks Bestuur PassendWijs t.b.v. vergadering op 21 februari 2017, 13.00 15.00 uur. Aaldert van der Horst Roel Weener, 13 februari 2017. 1
1. Inleiding In de tweede helft van 2016 is met externe begeleiding een evaluatieprogramma uitgevoerd waaraan alle geledingen van het samenwerkingsverband (SWV) hebben bijgedragen. Hieruit bleek dat in de verdere ontwikkeling van het SWV met name de bestuurlijke context en de organisatie aandacht en bijstelling vergden. De uitkomsten van de evaluatie zijn verwoord in een zogenaamde houtskoolschets die de basis vormde voor deze notitie. Aan de hand van een kapstok met vijf kernwaarden wordt de door het bestuur gewenste koerswijziging beschreven: a. Samenhang en onderscheid tussen centraal (SWV) en decentraal (4 regio s) b. De 4 regio s werken met een eigen Plan van Aanpak + begroting c. Monitoring en implementatie pdca-cyclus d. Management e. Governance 2. Samenhang en onderscheid tussen centraal en decentraal De verhouding tussen centraal (op het niveau van het SWV) en decentraal (op het niveau van de regio) is tegen het licht gehouden en het bestuur is van mening dat er in vergelijking met de huidige situatie een verschuiving van taken naar het niveau van de deelregio kan plaatsvinden. Het credo is: centrale kaders en regionale inkleuring en uitwerking. Zin over kamers weggehaald Het beoogde effect is onder andere vermindering van centrale overhead en (meer) inhoudelijke bestuurlijke samenwerking in de eigen regio, vormgegeven in een Regionaal Bestuurlijk Overleg (RBO). In het centrale Ondersteuningsplan van het SWV worden de volgende ambities en doelstellingen uitgewerkt 1 : - Het realiseren van een dekkend en samenhangend geheel aan kwalitatief goede onderwijs- en ondersteuningsvoorzieningen, waardoor PassendWijs geen thuiszitters heeft. - De basisondersteuning is in alle deelnemende scholen voldoende o.b.v. de 13 indicatoren uit het Toezichtkader van de onderwijsinspectie. - Er is een aanbod voor Speciaal Onderwijs op centraal niveau, bedoeld voor alle leerlingen van het SWV die hierop zijn aangewezen. - invulling geven aan de zorgplicht en, het vaststellen van het niveau van de basis- en extra onderwijsondersteuning. - Elke school beschikt over een, wettelijk verplicht, actueel schoolondersteuningsprofiel (sop). - Er is een dashboard (kwalitatieve en kwantitatieve monitoring), waarin zowel de relevante kwantitatieve als kwalitatieve informatie beschikbaar is, onder andere: deelnamepercentages SBO en SO op basis van de besluitvorming zoals opgenomen in de Meerjarenbegroting. grensverkeer (ook tussen de regio s), waarbij het expliciet gaat om leerlingen die vanuit een basisschool instromen in een SBO in een aanpalende regio of in ieder geval een ander SWV en andersom ook de leerlingen die vanuit een andere regio/swv instromen vanuit een basisschool in een SBO binnen PassendWijs afgifte, bekostigingscategorie en looptijd toelaatbaarheidsverklaringen (tlv), relevante en actuele financiële gegevens, risicoanalyses. - Er wordt gestuurd op het ontwikkelen en delen van kennis, zowel centraal als in de regio 1 Nadere concretisering van deze doelen en ambities zijn te vinden in het actuele OP van PassendWijs 2
(Zijn we op koers? Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Hoe zorgen we daar dan voor?) De volgende zaken worden, op het niveau van het SWV, eenduidig georganiseerd vanwege onder andere (financiële) verantwoording aan de deelnemende schoolbesturen, OCW en onderwijsinspectie en de focus op een adequate bedrijfsvoering en uitvoering van het werkgeverschap. a. adequate bedrijfsvoering en centrale vormgeving financiële administratie. b. de aansturing van personeel in dienst van het SWV (werkgeverschap) en gedetacheerden (werkgeverschap in samenspraak met het betrokken schoolbestuur - detachering) c. invulling geven aan het leren van elkaar door kennis en ervaring opgedaan in de deelregio s (en elders) met elkaar te delen. 3. De 4 regio s werken met een eigen Plan van Aanpak Het RBO stelt een eigen regionaal Plan van Aanpak + begroting op. Het Plan van Aanpak biedt een concrete beschrijving van de wijze waarop inhoudelijk wordt gewerkt aan passend onderwijs en de wijze waarop een samenhangend en dekkend geheel aan onderwijs-ondersteuning in de regio wordt geboden, waaronder: de verbinding en samenwerkingsvormen tussen BAO-SBO-SO; inzet van de extra onderwijsondersteuning in de vorm van SO en SBO (hoe); de verbinding en samenwerking met de vrij toegankelijke jeugdhulp zoals wijkteams/gebiedsteams; de verbinding en samenwerking met de zorgaanbieders die door de gemeenten zijn gecontracteerd in het kader van de geïndiceerde jeugdhulp; inzet van de extra ondersteuning door een Ondersteuningsteam (OT) en - afhankelijk van de regio - de in te zetten schoolcontactpersonen (SCP); uitvoering van de basis- en extra ondersteuning in de scholen, inclusief het SBO en SO; uitvoering monitoring van het niveau van de basisondersteuning en extra ondersteuning en vertaling daarvan in actuele schoolondersteuningsprofielen waarin o.a. ambities, ontwikkel- en verbeterpunten smart vermeld staan; een ontwikkelagenda (mogelijk in de vorm van een matrix) met antwoorden op de vragen: - wat gaat er goed? - wat gaat er minder goed? - hoe komt dat en hoe willen we dat verbeteren? - te realiseren prestaties/opbrengsten; een heldere financiële paragraaf met daarin zowel de besteding en bestemming van de regiomiddelen als ook de verantwoording van deze besteding en bestemming conform de centrale werkwijze van het SWV. 4. Monitoring en implementatie pdca-cyclus Onder verantwoordelijkheid van de directeur SWV vindt monitoring, zowel kwantitatief als kwalitatief, plaats op grond van het Ondersteuningsplan SWV en de regionale Plannen van Aanpak (zie 2. en 3.). Dit is een dynamisch proces in de zin van Plan-Do-Check-Act en het vormt een sturingsinstrument voor onder andere evaluatie, beleidsvorming en verantwoording. De resultaten van de centrale en regionale monitoring worden opgenomen in, en gekoppeld aan de inrichting van, het centrale dashboard. 5. Managementstructuur 3
Het bestuur stelt voor om in de managementstructuur van het SWV de volgende uitgangspunten te realiseren in de taak- en rolverdeling tussen de directeur SWV en regiocoördinatoren. Directeur Het SWV heeft een directeur die valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en belast is met tenminste: a. De uitvoering van de wettelijke taken en opdrachten voor het SWV, waaronder het opstellen, realiseren en evalueren van het Ondersteuningsplan SWV b. Het opstellen van een begroting en zorgdragen voor een jaarverslag c. Sturen op de vastgestelde kwaliteits- en prestatieafspraken op centraal en regionaal niveau. d. Het beoordelen of de regionale plannen van aanpak passen binnen de centraal vastgestelde beleidskaders. e. De hiërarchische aansturing van de regiocoördinatoren (inclusief periodiek managementoverleg), de SCP (in de regio s waar deze worden ingezet) en leden van de ondersteuningsteams, inclusief alle aspecten van het personeelsbeleid en ziekteverzuimbeleid. f. De uitvoering van de voor PassendWijs noodzakelijke bedrijfsvoering. g. Aansturing van de Planning & Control cyclus, inclusief de vormgeving financiële administratie en ondersteuning. h. Voeren van OOGO Passend Onderwijs en Algemeen Bestuurlijk Overleg Passend Onderwijs met externe (keten)partners als lokale overheden en inspectie van het onderwijs. De regiospecifieke thema s passend onderwijs zijn de verantwoordelijkheid van het RBO. i. Het initiëren van en uitvoering geven aan het ontwikkelen en delen van kennis op de scholen van het SWV. Het bestuur heeft zich voorgenomen om op korte termijn een omschrijving voor de functie van directeur, conform de fuwasys-systematiek en o.b.v. duidelijke geformuleerde competenties, uit te werken en een procedure voor werving en selectie vast te stellen (maart 2017). Regionaal bestuurlijk overleg (RBO) De regio s kennen een RBO die tenminste verantwoordelijk zijn voor de inrichting en uitvoering van het Regionaal Plan van Aanpak (zie 3.). Het RBO legt verantwoording af aan de directeur van het SWV. De directeur brengt hierover verslag uit aan het dagelijks bestuur. Regiocoördinator Het RBO wordt ondersteund door een regiocoördinator, die de uitvoering van het Regionaal Plan van Aanpak coördineert en een adviserende rol heeft. De adviserende rol is gericht op de scholen en schoolbesturen in de eigen regio, het regionaal bestuurlijk overleg en de directeur van SWV PassendWijs. Daarbij gaat het onder meer om het signaleren, inventariseren en analyseren van mogelijke knelpunten, in directe relatie tot het doen van concrete voorstellen voor oplossingen. Daarnaast is de regiocoördinator verantwoordelijk voor de inhoudelijke coördinatie van de regionale ondersteuningsstructuur met een ondersteuningsteam en (bijvoorbeeld) schoolcontactpersonen. Een noot hierbij is dat indien het aantal medewerkers dat wordt gecoördineerd toeneemt, daarmee niet het profiel en toegekende verantwoordelijkheden van de regiocoördinator toenemen. Om die adviserende rol/taak goed uit te kunnen voeren, zijn de volgende competenties van belang: - initiatiefrijk en ondernemend, - creatief en innovatief, - vakbekwaam op de inhoud van passend onderwijs; - gericht op samenwerken en verbinden. - koersvast en resultaatgericht met het Regionaal Plan van Aanpak als basis. 4
De regiocoördinator legt inhoudelijk verantwoording af aan het regionaal bestuurlijk overleg en heeft een staffunctie - die via fuwasys systematiek zal worden vastgesteld - en valt in de organisatie onder de verantwoordelijkheid van de directeur van PassendWijs. 6. Governance en bedrijfsvoering De concrete en specifieke uitwerking van de Governance PassendWijs is mede afhankelijk van: van het bestuurlijk mandaat van de directeur (bestuurder) van de centrale kaders, afspraken en besluitvorming. Daarbij wordt uitgegaan van een zgn. groeimodel met de volgende uitgangspunten: We gaan op weg naar een directeur-bestuurder via een directeur met een stevig bestuurlijk mandaat. Dagelijks Bestuur PassendWijs blijft tenminste nog 2 jaar en bestaat uit een (1) bestuurlijk gemandateerd bestuurder uit elke regio en voorgedragen door het RBO. Aangevuld met 1 SO vertegenwoordiger. Huidige DB leden stellen in hun regio de vraag of er wellicht andere kandidaten zijn voor het DB. Het DB kiest uit hun midden een voorzitter. De Raad van Toezicht blijft voorlopig bestaan zoals het nu functioneert. Bedrijfsvoering: Nader uitwerken van de administratieve ondersteuning/tlv-cva/bedrijfsvoering op centraal en regionaal niveau Dit wordt uitgevoerd door de nieuwe directeur o.b.v. de huidige inrichting en uitvoering en met in achtneming van onderstaande streefdatum. Streefdatum van uitwerking en concretisering is 1 januari 2018. 5