Handleiding Opslag Online Client voor Windows Versie maart 2015
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 Hoofdstuk 2. Installatie 4 2.1 Systeemeisen 4 2.2 Downloaden van de software 4 2.3 Installeren van de software 5 2.4 Configureren 7 Hoofdstuk 3. Gebruik 8 3.1 Je werkt online 9 3.2 De disk is gesynchroniseerd 9 3.3 Software versie en huidige gebruiker 9 3.4 Uitloggen en andere mogelijkheden 9 3.5 Bestanden en Mappen 9 3.5.1 Delen en Samenwerken in de client 9 3.5.2 Versiebeheer 10 3.6 Offline mappen 11 3.7 Voortgang 12 3.7.1 Synchroniseren 12 3.8 Disk gestart 12 3.9 Instellingen 13 3.10 Algemene informatie 14 Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 15 4.1 Beveiligingsmaatregelen 15 2 van 15
Hoofdstuk 1. Inleiding Opslag Online Client van KPN voor Windows is een programma dat bestanden en mappen die u online hebt opgeslagen lokaal op uw pc of mac synchroniseert. Bovendien zorgt de Opslag Online client ervoor dat u altijd toegang hebt tot uw data, zelfs al u geen internetverbinding hebt. U werkt dan dus offline aan uw bestanden. Zodra er weer een internetverbinding is, synchroniseert Opslag Online automatisch alle wijzigingen die u offline hebt doorgevoerd met uw bestanden in de cloud. Als u de software installeert op een Windows apparaat (pc, laptop, tablet en smartphone), kunt u elke gewenste map of bestand naar de Opslag Online client kopiëren. De data wordt dan automatisch gesynchroniseerd met uw account van Opslag Online in de cloud. Elk bestand en iedere map die u lokaal aanpast of aanmaakt, wordt direct geüpdate in de veilige online omgeving van Opslag Online. Vanuit Opslag Online kan de map of het bestand ook door een andere gebruiker of vanaf een ander apparaat worden gedownload. De software kan op meerdere apparaten worden geïnstalleerd met dezelfde accountgegevens. 3 van 15
Hoofdstuk 2. Installatie 2.1 Systeemeisen Opslag Online client voor Windows software kan gebruikt worden op zowel Windows 7 als Windows 8. De software kan alleen geïnstalleerd worden met Administrator -rechten. Tevens moet er voldoende ruimte in het beschikbaar systeem geheugen (cache-geheugen) aanwezig zijn. Dit geheugen moet minimaal gelijk aan het grootste bestand dat geüp- of gedownload wordt. De locatie van het cache-geheugen is te wijzigen bij Instellingen (zie hiervoor paragraaf 3.9) Minimale systeemeisen: Microsoft Windows 7 of 8, zowel 32 als 64 bits Minimaal 1 Gigabyte werkgeheugen Microsoft.NET 3.5 of hoger (deze wordt automatisch geïnstalleerd indien niet aanwezig) Minimaal zoveel vrije diskruimte dat de volledige overdracht van mappen en bestanden kan worden gedaan. Bijvoorbeeld: Als u 3 mappen tegelijk wilt overzetten van totaal 8 GB, dan dient er ook minimaal 8 GB op uw harde schijf vrij te zijn 2.2 Downloaden van de software Ga naar www.kpnopslagonline.nl en download de Opslag Online client voor Windows via de webinterface. Klik hiervoor in het hoofdscherm op het Windows-logo achter Download Software : Afbeelding 1. Download software Er verschijnt dan een zwarte balk waarin u de software kunt downloaden. Download het installatie bestand: Afbeelding 2. Download installatiebestand Als het downloaden is voltooid, slaat u het betreffende bestand op en opent u de map waarin Opslag Online staat.
2.3 Installeren van de software De software wordt met administrator-rechten geïnstalleerd. Bent u niet de beheerder van de pc, laat de software dan installeren door uw beheerder. Klik met de rechtermuisknop op het installatieprogramma van Opslag Online en selecteer Als Administrator uitvoeren : Afbeelding 3. Administrator-installatie Vervolgens krijgt u de melding Gebruikersaccountbeheer. Hiermee vraagt het programma of u toestemming wilt geven om wijzigingen aan uw pc toe te brengen. Klik op Ja : Afbeelding 4. Gebruikersaccountbeheer Selecteer in het volgende scherm de taal (Nederlands/Engels) die gebruikt wordt tijdens de installatie: Afbeelding 5. Taalkeuze Vervolgens verschijnt het welkomstscherm van het Opslag Online installatieprogramma. U krijgt daarin de melding van versiegegevens en er wordt aangeraden om actieve programma s te sluiten. Sluit deze programma s inderdaad af en ga dan pas verder met de installatie door op Volgende te klikken. 5 van 15
Afbeelding 6. Welkomstscherm Er verschijnt een overzicht met de installatie-instellingen. Klik op Installeren om verder te gaan. Afbeelding 7. Overzicht Vervolgens wordt de software geïnstalleerd: Afbeelding 8. Installatie Opslag Online 6 van 15
Als de installatie is voltooid, dan verschijnt het onderstaande scherm. Klik op Voltooien om de installatie af te sluiten. Sluit vervolgens uw pc af. Afbeelding 9. Installatie voltooid 2.4 Configureren Zodra uw pc opnieuw is opgestart, krijgt u het opstartscherm van de Opslag Online client te zien. Hier kunt u uw gegevens invoeren om de juiste verbinding met Opslag Online te maken. Afbeelding 10. Inlogvenster Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daarvoor bestemde velden in. Als u een vinkje zet bij Toon Wachtwoord kunt u controleren of u geen typefouten maakt bij het wachtwoord. Proxy hoeft u niet aan te vinken. Indien u gebruik maakt van een proxy worden deze instellingen automatisch meegenomen. Belangrijk: indien de client geen verbinding maakt, dan worden de proxy-instellingen niet goed uitgelezen. Pas in dat geval de proxy-instellingen wel aan met de gewenste instellingen. 7 van 15
Hoofdstuk 3. Gebruik Afbeelding 11. Hoofdscherm In het hoofdscherm van de Opslag Online client zijn er verschillende opties: Nummer Tekst Omschrijving 1 Je werkt online Er is een internetverbinding en een verbinding met uw Opslag Online-account 2 De disk is gesynchroniseerd De bestanden in de Client en op Opslag Online zijn dezelfde versies 3 Software Versie Huidige gebruiker Versienummer van de software Het account waarop is ingelogd 4 Uitloggen? x Hier kunt u uitloggen Hier kunt u de helpfunctie raadplegen Hiermee minimaliseert u het venster Hiermee sluit u het venster 5 Bestanden en Mappen Opent Windows Verkenner met de virtuele disk van Opslag Online 6 Offline Mappen De plek van de bestanden waar u ook bij wilt kunnen zonder een internetverbinding 7 Voortgang De voortgang van de synchronisatie van de virtuele disk 8 Disk gestart Hiermee kunt u de virtuele disk starten en stoppen. 9 Instellingen De instellingen van uw client 10 Informatie Algemene client-informatie 8 van 15
3.1 Je werkt online Zodra er een internetverbinding is gemaakt tussen de client en de webinterface van Opslag Online, verschijnt er een groen vinkje. 3.2 De disk is gesynchroniseerd De virtuele disk op uw pc is gesynchroniseerd met uw account van Opslag Online. Beide opslagmediums hebben dus dezelfde bestanden en mappen. 3.3 Software versie en huidige gebruiker Hier staat welke softwareversie u gebruikt en als welke gebruiker u bent ingelogd. Mocht u meerdere abonnementen beheren, dan kunt u dit hier nagaan. 3.4 Uitloggen en andere mogelijkheden Door na gebruik uit te loggen, beschermt u uw account, zodat anderen geen toegang hebben tot uw documenten. Het vraagteken brengt u naar de meest gestelde vragen over Opslag Online. Het minteken minimaliseert uw scherm en met het kruis sluit u het scherm af. De Opslag Online client blijft wel actief. Als u de client opnieuw wilt openen, dan gaat u naar de systemtray. Deze vindt u rechts onder in u scherm, waar ook uw tijd en datum staat vermeld. Daar staat een pictogram van Opslag Online. Eventueel klikt u op het pijltje om meer icoontjes te zien. U klikt met uw rechtermuisknop op het icoontje van Opslag Online en kiest vervolgens voor Instellingen. Het hoofdscherm zal dan weer openen. Afbeelding 12. Systemtray 3.5 Bestanden en Mappen Als u klikt op Bestanden en Mappen, opent een venster van Windows verkenner dat direct de virtuele schijf van Opslag Online opent. Naast de algemene functies in Windows Verkenner kunt u via de client ook uw bestanden delen en u kunt samenwerken in mappen. 3.5.1 Delen en Samenwerken in de client Om bestanden te delen en samen te werken met anderen, klikt u met uw rechtermuisknop op het betreffende bestand of de betreffende map. Vervolgens gaat u naar het menu-item Opslag Online van KPN : 9 van 15
Afbeelding 13. Menu Opslag Online van KPN Hebt u een map geselecteerd, dan kiest u in het menu dat uitvouwt voor Deel deze map of Samenwerken met : Afbeelding 14. Submenu Opslag Online van KPN Hoe het delen en samenwerken van bestanden en mappen gaat, kunt u lezen in handleiding Opslag Online. Deze kunt u vinden op kpn.com/cloudservice bij Opslag Online. 3.5.2 Versiebeheer Bij bestanden kunt u niet samenwerken met anderen, maar u kunt bestanden wel delen met anderen. Ook kunt u bij bestanden in het menu kiezen voor de optie Vorige versies : Afbeelding 15. Submenu bestand delen 10 van 15
Vervolgens krijgt u een scherm met alle opgeslagen versies van het betreffende bestand: Afbeelding. 16 Versiebeheer U kiest welke versie u wilt herstellen en klikt op Herstellen. Vervolgens wordt het betreffende bestand in uw client-map opgeslagen met als toevoeging: _restore(x) Zo kunt u de actuele versie altijd onderscheiden van eventuele vorige versies die u hebt teruggehaald: Afbeelding 17. Teruggehaalde versie Tevens kunt u oudere versies verwijderen. Elke versie neemt namelijk ruimte in beslag binnen Opslag Online. Klik op Verwijder in plaats van Herstellen om een bepaalde versie uit de lijst te verwijderen. Belangrijk: voor een goed versiebeheer is het noodzakelijk dat u, na het opslaan van een document, de Windows Verkenner ververst. Dit zorgt voor een geforceerde synchronisatie met de cloud. Zo weet u zeker dat de wijzigingen ook in de webinterface van Opslag Online in versiebeheer komt te staan. Indien u dit niet doet, wordt alleen de laatst opgeslagen versie met de webinterface gesynchroniseerd. 3.6 Offline mappen Met Offline mappen is het mogelijk om aan uw bestanden te werken, ook als er geen internet verbinding is. Als u hierop klikt krijgt u de mappen te zien die u kunt selecteren om offline beschikbaar te maken. Afbeelding 18. Offline mappen Bent u zonder internetverbinding dan zult u zien dat de KPN schijf nog gewoon actief is en dat alleen de offline mappen beschikbaar zijn. U kunt dus gewoon verder met de betreffende 11 van 15
bestanden. Deze worden gesynchroniseerd op het moment dat u weer over een internetverbinding beschikt. 3.7 Voortgang In dit scherm krijgt u de voortgang te zien als de virtuele drive (de KPN-schijf) de bestanden aan het downloaden is. Daarna worden deze nog verder geverifieerd. Als dit proces klaar is, dan zijn de bestand ook beschikbaar om geopend te worden. Afbeelding 19. Voortgang Als de verificatie nog niet is afgerond, dan ziet u het volgende symbool onderaan in voortgang: Afbeelding 20. Verificatie bij voortgang Of in het hoofdscherm: Afbeelding 21. Verificatie in hoofdscherm 3.7.1 Synchroniseren Indien u zeker wilt weten of uw bestanden op uw pc en in de cloud volledig gesynchroniseerd zijn, kunt u handmatig de synchronisatie nog een keer opstarten. Dit doet u via het menu in de systemtray. Deze vindt u rechtsonder in uw scherm, dit waar uw tijd en datum staat. Hier vindt u het icoon: Opslag Online. Eventueel klikt u op het pijltje om meer icoontjes te zien. U klikt met uw rechtermuisknop op het icoontje: Opslag Online en kiest vervolgens voor Nu synchroniseren. De data wordt dan opnieuw gesynchroniseerd. Afbeelding 22. Nu synchroniseren 3.8 Disk gestart Hiermee stopt u de virtuele disk. Deze verdwijnt dan ook uit uw Windows Verkenner. Om deze weer terug te krijgen, klikt u nogmaals op het Disk icoon. 12 van 15
3.9 Instellingen Stel hier uw voorkeuren in: Afbeelding 23. Instellingen 1) Disk letter: hier kunt u eventueel een andere letter aan uw virtuele schijf toewijzen 2) Automatisch opstarten: als het vinkje niet aanstaat, moet u Opslag Online zelf opstarten op het moment dat u Opslag Online wilt gebruiken 3) Taal: kies hier tussen Nederlands (NL),Engels (EN) of Frans (FR) 4) Cache-geheugen: uw cache geheugen wordt gebruikt om geselecteerde bestanden te verplaatsen naar Opslag Online in de cloud. Kies hiervoor een disk die voldoende ruimte heeft. Volg onderstaande stappen om de juiste disk letter toe te wijzen: a. Klik op Selecteer b. Er verschijnt een pop-up dat de disk wordt gestopt. Verzeker u ervan dat u niet bezig bent met het uploaden of downloaden van bestanden via de software. Dit kunt u eventueel controleren bij Voortgang in paragraaf 3.7. Klik vervolgens op Ja als u wilt doorgaan c. Als 1 e kiest u de juiste schijfletter. Dit doet u door op het pijltje te klikken in de balk. Er wordt dan een overzicht van al uw schijven getoond die u kunt toewijzen. Selecteer 1 van deze schijven d. Er verschijnt een voortgangsscherm en zodra de voortgang klaar is wordt er een map gecreëerd met uw gebruikersnaam en _KPN erachter. Dit is dan de nieuwe locatie welke gebruikt wordt om uw bestanden te cachen voor het uploaden naar Opslag Online. 5) Gebruik Proxy: indien de Proxy-instellingen niet worden gevonden, raadpleeg dan uw systeembeheerder. Deze kan u verder helpen met de Proxy-instellingen 13 van 15
3.10 Algemene informatie U vindt hier de informatie met betrekking tot onder andere welke client u gebruikt. Als er een nieuwe versie is, dan wordt Opslag Online automatisch geupdate. 14 van 15
Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 15 van 15