Reflectieverslag Kevin de Ram
Reflectieverslag Kevin de Ram Culemborg Unica Installatietechniek B.V. April 2016 Kevin de Ram Reflectieverslag 1
Voorwoord Mijn naam is Kevin de Ram. Ik ben werkzaam bij Unica Installatietechniek in Bodegraven. Hier heb ik de functie werkvoorbereider op de afdeling gezondheidszorg. Ik heb dit rapport geschreven naar aanleiding van de behandelde theorie die ik in de praktijk heb toegepast. In dit rapport heb ik deze situaties omschreven. Kevin de Ram Reflectieverslag 2
Inhoudsopgave Samenvatting Blz. 4 Hoofdstuk 1: Inleiding Blz. 5 Hoofdstuk 2: Onderhandelen Blz. 6 Hoofdstuk 3: Left hand Right hand methode Blz. 7 Hoofdstuk 4: Appreciative Inquiry Blz. 8 Hoofdstuk 5: Sharkworld Blz. 9 Hoofdstuk 6: Conclusie Blz. 12 Kevin de Ram Reflectieverslag 3
Samenvatting In dit rapport heb ik bepaalde situaties omschreven waarin ik de theorie uit de lessen heb toegepast. Door de situaties in kaart te brengen heb ik hierdoor veel geleerd en kan ik dingen eventueel in de toekomst anders doen. Kevin de Ram Reflectieverslag 4
1. Inleiding In dit rapport geeft ik een aantal voorbeelden weer waarin ik mijn kwaliteiten als projectleider op de proef ga stellen. Ik hoop hier een indruk mee te krijgen van wat ik heb gedaan, hoe ik heb gereageerd en wat ik van deze situaties heb geleerd. Kevin de Ram Reflectieverslag 5
2. Onderhandelen Onderhandelen is een belangrijk onderdeel als je projectleider bent. Bij onderhandelen ben je met een ander in gesprek om een gezamenlijk besluit te maken. Alleen de manier om dat succesvol te doen is een uitdaging. Volgens de Harvard-methode zijn de onderstaande punten belangrijk om tot een goede overeenkomst te komen: Kijk naar de relatie en het werk en maak hier onderscheid van; Kijk niet meteen naar de standpunten van diegene, maar kijk en luister naar de belangen en de zienswijzen van de ander; Zorg voor een goed belang over de situatie en maak deze kenbaar; Kijk naar welke mogelijkheden/oplossingen er kunnen zijn; Bespreek de beste oplossingen die er zijn voor het probleem, met behulp van argumenten; Ontwikkel deze oplossing. Bij een onderhandeling is het erg van belang dat je kan inschatten wat de belangen van de tegenpartij kan zijn. Hierdoor kan je beter voorbereid de onderhandeling ingaan. Bij een onderhandeling kan de tegenpartij moeilijk mee werken en dus standvastig is. Wat je ook voorstelt, overal wordt nee tegen gezegd. Op dit soort momenten is het dan lastig om tot een compromis te komen. Hierbij is het belangrijk om voorzichtig concessies uit te wisselen. Probeer door zoveel mogelijk naar elkaar toe te komen tot het beste besluit te komen, maar laat niet jouw eigen belangen en standpunten volledig los. Maak jezelf niet kwetsbaar. Ik merk in mijn eigen werkomgeving dat door aan te horen wat de belangen van de ander zijn, en daarmee een compromis te sluiten de beste oplossing is. Als je met elkaar in gesprek te gaat en het probleem bespreekbaar maken, kan je jouw belangen vertellen. Hierna bespreek je de belangen van de ander. Hierna gaan we kijken wat er aan oplossingen zijn, en waarbij wij allebei de minste problemen mee krijgen. Hieruit komt een oplossing waar we allebei het minste problemen mee krijgen. Ik merk wel dat bij een betere relatie met de tegenpartij, er ook sneller en makkelijker een oplossing is gevonden waar beide belangen zijn behouden. Relatie is in mijn zicht een belangrijke ondergrond voor een beter succes bij een onderhandeling. Kevin de Ram Reflectieverslag 6
3. Left hand Right hand methode Voor mijn Left hand Right hand methode heb ik een situatie gebruikt met iemand van de afdeling HRM. Ik heb een 32 uurs contract bij Unica. Hierbij kan ik in de weken van de toetsen extra werken bij Unica. Ik wou deze uren niet laten uitbetalen, maar naar verlofuren laten omzetten. Ik heb daarvoor een formulier gekregen waarop ik mijn uren moest noteren en dat formulier moest getekend worden door mijn afdelingshoofd. Ook moest ik deze uren op een bepaalde manier in mijn weekstaten invullen namelijk als Overuren 134%. Dit heb ik toen gedaan en het formulier ingeleverd. Bij het storten van mijn salaris bleek dat de uren waren uitbetaald. Ik ben toen naar haar toe gegaan en heb haar gevraagd hoe dat kon. Toen kreeg ik te horen dat ze niet kon ruiken dat ik dat als verlofuren wou hebben. Ik gaf aan dat ik daardoor dat formulier van haar kreeg. Toen werd mij verteld dat ik dat er duidelijk op moet zetten dat ik het wou laten omzetten in verlofuren. Had dat dan eerder gezegd, dacht ik. Maar voor de volgende keer zal ik het nog extra aangeven. In deze situatie kom ik voor de 2 e keer mijn formulier inleveren waarop ik mijn uren had aangegeven en waarbij ik de weekstaten had ingevuld op de manier zoals zei had gezegd. Wat ik dacht en voelde, maar wat ik niet zei: Even controleren want anders weet ik het wel weer. Wat ik daadwerkelijk zei: Ik: Hoi Wil, Ik kom mijn formulier inleveren voor de gemaakt overuren. Is dit nu wel hoe het moet en niet dat het straks weer wordt uitbetaald? Wil: Als jij op je formulier hebt aangegeven dat je tijd voor tijd wilt, en dat je dit ook hebt aangegeven in je weekstaten dan moet het goed gaan. Ik: Ja ik heb het er opgezet, en ik heb in mijn weekstaten de code ingevuld voor Overuren 134%. Wil: Nee dan gaat het niet goed, want dan kan ik dit formulier wel invullen, maar dan weten de mensen die jouw salaris uitbetalen niet dat jij tijd voor tijd wilt. Wat is dit nu weer? Jij gaf vorige keer aan dat ik bij tijd voor tijd die code moest invullen. En nu is het weer anders. Wat is het nou dan?! Ik: Maar dat gaf jij vorige keer aan dat ik die code moest invullen als ik het wou laten omzetten in verlofuren. Wil: Nee hoor, dat gaat zo niet werken. Je moet aangeven dat je tijdbesparing wil. Ja wat is het nou? Iedere keer is het weer anders. Ik: Nou, nu weet ik het echt niet meer, want ik heb Kan je niet gewoon in een keer zeggen hoe het hetgeen verwerkt wat jij toen heb gezegd. En ik wel moet en niet mij hiervoor 3 keer laten langs kan nu niet meer die code aanpassen, omdat mijn komen! En die weekstaten zijn nu ook al ingevuld. weekstaten van die weken al zijn goedgekeurd. Wil: dan moet je beneden bij de administratie dit laten omzetten. Tuurlijk, ik ga er wel weer achteraan. Ik: Oké, ga ik dat doen. Kevin de Ram Reflectieverslag 7
4. Appreciative Inquiry Momenteel zijn wij met een project bezig waarbij wij een Kinderafdeling en een spoedeisende hulp gaan verbouwen. Hierbij worden er veel behandelkamers gerealiseerd. In sommige behandelkamers worden er bedwandpanelen geplaats. Dit zijn panelen waar alle voorzieningen in zitten die nodig zijn om bepaalde handelingen uit te voeren. Over het algemeen zijn dit saaie grijze panelen. Om zieke kinderen het zo aangenaam mogelijk te maken tijdens een behandeling worden de kamers daarom ook anders gemaakt op de kinderafdeling. Hier komen geen bedwandpanelen, maar vast timmerwerk meubels. Dit zijn normale houten meubels met wat figuren er op. Hier zijn alle benodigde voorzieningen in verwerkt. Onze opdracht was het leveren van losse panelen met voorzieningen erin. In het VT-meubel komt een kleine sparing waarin wij een los paneel plaatsen. Hierin zijn speciale wcd s verwerkt die gelijk mijn met het paneel en niet uit steken zoals gewoonlijk. Bij het ontwerpen hiervan is de levertijd nagevraagd bij de leverancier. Op dat moment was er voldoende op voorraad om dit te realiseren. Het ontwerp van deze panelen hebben zijn naar de opdrachtgever gegaan. Aangezien het tijdsbestek voor de oplevering nog zeer kort was, moest er snel geschakeld worden. Uiteindelijk is alles goedgekeurd en is er opdracht gegeven. Na goedkeuring ben ik gelijk de materialen gaan bestellen. Maar toen kwam het grote probleem. De wcd s waren niet meer op voorraad. Hoe kan dit? Drie dagen geleden was er nog voldoende op voorraad? Na veel contact te hebben gehad met de leverancier bleek dat hun een voorraad kunnen zeggen, maar als zij een minuut later kijken, dat alles weg kan zijn. En precies in die drie dagen tijd was er een grote bestelling gedaan van een ander bedrijf. Op dat moment zaten we met het probleem dat de wcd s pas geleverd konden worden in begin juli, terwijl wij halverwege mei moeten opleveren. Op dat moment zag het er niet echt rooskleurig uit. In die week had toevallig mijn leidinggevende een afspraak met een vertegenwoordiger van die leverancier. Toen hij binnen kwam had ik gevraagd of ik misschien eerst even wat aan hem kon vragen. Ik had die man nog nooit gezien, en wist ook niet of hij mij zou kunnen helpen. Ik heb mijzelf voorgesteld en heb ons probleem uitgelegd. Ik heb gevraagd in hoeverre er oplossingen hiervoor zijn en of hij ons hiermee kon helpen. Hij was bereid om te gaan kijken wat hij voor ons kon betekenen, maar hij gaf wel aan dat de kans groot was dat dat proces niet versneld kon worden. Hieruit hebben wij gegevens uitgewisseld. De dag na dit gesprek werd ik gebeld dat hij het e.e.a. had nagevraagd, maar dat de kans dat hij dit proces kon versnellen echt heel klein werd. Hij gaf aan het blijven proberen, waarop ik de man wederom bedankte. Na meerdere keren contact te hebben gehad kwam hij met het voorstel dat hij de order kon laten omzetten naar een andere wcd. Dit was precies hetzelfde type, alleen dit was met een storingslampje. Als hij hier druk achter ging zetten, dan kon hij onze gewenste leverdatum halen. Dit is uiteindelijk gebeurt en alles is op tijd uitgevoerd. Ik ben erg blij dat ik die man heb aangesproken, ook al wist ik niet wie het was of wat hij kon doen voor mij. Kevin de Ram Reflectieverslag 8
5. Sharkworld Om mijn projectleiders inzicht te testen, heb ik het spel Sharkworld gespeeld. Dit is een spel waarbij je een project moet overnemen wat al lopende is. Hierbij vervang je de vorige projectleider. Er wordt bij dit project een haaienaquarium gebouwd. Tijdens de bouw gaat er van alles mis waarbij de ik als projectleider moet gaan schakelen en de juiste keuzes maken. Dit spel bestaat uit 3 levels. Na het behalen van het level, ontvang je een review over hoe je het hebt gedaan. Level 1 review Kevin de Ram Reflectieverslag 9
Level 2 review Kevin de Ram Reflectieverslag 10
Level 3 review Kevin de Ram Reflectieverslag 11
6. Conclusie Voor dit onderdeel van projectmanagement heb ik wel veel geleerd. Bij onderhandelen heb ik tijdens mijn werk gezien dat het kenbaar maken van elkaars belangen, dat de mogelijkheden veel groter worden dan dat je gelijk begint met de onderhandeling. Ook zijn er dan weleens momenten dat je iets wil zeggen, maar wat misschien niet zo slim is om te doen. Normaal gesproken is het automatisme wat je wel en niet zegt tijdens een gesprek. Maar door het op te schrijven wat ik toen daadwerkelijk dacht was toch wel schokkend om te weten hoe je er eigenlijk achter staat. Van de left hand right hand methode heb ik dus veel van opgestoken. Voor het onderdeel Apprciative Inquiry dacht ik dat dit wat lastiger zou worden voor mij, omdat ik niet echt gewend ben om dingen totaal anders aan te pakken. Ik ben meer iemand van de kat uit de boom kijken voordat ik pas iemand om een gunst ga vragen zoals in mijn geval. Dit is in een opwelling van enthousiasme gebeurt en daarbij besefte ik later dat dit helemaal niet moeilijk was, en dat het vrij eenvoudig verliep. Ook heb ik het projectmanagement spel Sharkworld gespeeld. Ik vond het leuk om te doen, maar door de hoge snelheid van het spel en de toch wel onduidelijke review s, heb ik nou niet echt geleerd wat ik in bepaalde situaties fout heb gedaan. Erg leerzaam vond ik het niet, maar was wel leuk om een keer te doen. Kevin de Ram Reflectieverslag 12