Werkinstructie Flex Benefits Individueel Keuze Budget (IKB) 1
Inhoudsopgave IKB Pagina 03 Inloggen bij Flex Benefits in Youforce Pagina 05 IKB overzicht Pagina 05 IKB reserveren Pagina 06 Gereserveerd IKB uitbetalen Pagina 09 IKB verlof terugkopen (in één keer) Pagina 11 IKAP verlof kopen Pagina 13 Overzicht alle keuzes Pagina 15 Hoe terug te zetten naar hoe het was Pagina 16 IKB verlof terugkopen (verdeeld over 12 maanden) Pagina 16 (voormalig) vakantiegeld en eindejaarsuitkering Pagina 18 Onbelaste reiskosten w.w. (in december) Pagina 20 Onbelaste reiskosten w.w. (maandelijks) Pagina 23 Eigen bijdrage openbaar vervoer Pagina 26 2
IKB Meer keuzevrijheid! Dat is in essentie wat er verandert met de invoering van het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari 2015. Vanaf die datum beschik je als provinciemedewerker, zoals afgesproken met de bonden, naast je salaris over een vrij besteedbaar budget. Daardoor beslis je voortaan zelf wanneer je je budget ontvangt en waaraan je dit besteedt. Zo kun je keuzes maken die passen bij jouw persoonlijke levensfase, ambities en doelen. Nu en in de toekomst. Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers die hun IKB keuzes willen doorvoeren, maar nog niet helemaal wegwijs zijn binnen het IKB gedeelte van Youforce. In de eerste paragraaf wordt uitgelegd hoe je in het IKB gedeelte van Youforce komt. Vervolgens wordt uitgelegd hoe je jouw IKB keuzes invoert. Toelichting op de regeling Met de IKB regeling beslis je zelf hoe je jouw vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering en levensloopbijdrage inzet en in welke maand je dit eventueel laat uitbetalen. Dit geldt ook voor het bovenwettelijk verlof: dit wordt berekend als bedrag dat in principe wordt uitbetaald, maar waarvoor je ook je bovenwettelijk verlof kan terugkopen. Maak je in de resterende maanden voor de 5 e van de maand geen keuze, dan krijg je elke maand datgene wat in die maand is opgebouwd. Er wordt dus niet langer het hele bedrag aan vakantieuitkering betaald in mei en het hele bedrag aan eindejaarsuitkering in december. Het IKB budget is opgebouwd uit een pensioengevend deel en een niet-pensioengevend deel. Het pensioengevend deel bestaat uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering en de levensloopbijdrage. Het niet pensioengevend deel bestaat uit het in geld omgerekende bovenwettelijk verlof. Het IKB wordt berekend over de bezoldiging (salaris + vaste toelagen op grond van artikel C.10 tot en met C.15 van de CAP). < schaal 14 schaal 14 Vakantie-uitkering 8,0 % 8,00 % Eindejaarsuitkering 8,3 % 8,30 % Levensloopbijdrage 3,4 % 2,85 % Subtotaal pensioengevend IKB 19,7 % 19,15 % Niet pensioengevend IKB* 1,96 % 1,96 % Totaal 21,66 % 21,11 % *) 1.96% is bepaald door 36 uur (bovenwettelijk verlof) te delen door 1.872 te werken uren per jaar. In de module Flex Benefits van Youforce kan je allerlei keuzes maken hoe en wanneer je je IKB uitbetaald wilt hebben. Flex Benefits is onderdeel van Youforce waar je als medewerker je flexibele arbeidsvoorwaarden kunt beheren. Goed om te weten: Ons advies is om in eerste instantie elke maand het geld te reserveren. Bedenk voordat je keuzes maakt goed wat je nog meer wilt gedurende het jaar. Koop IKAP verlof dan ook pas als je zeker weet dat je het nodig hebt. Het is jammer als je aan het einde van 2017 geen budget meer hebt voor bijvoorbeeld het indienen van je onbelaste reiskostenvergoeding of de eigen bijdrage in de kosten van het Openbaar Vervoer Ook de financiële gevolgen van de beoordelingsuitkomst, die doorgevoerd worden in april zijn nog niet opgenomen in het budget, omdat op het moment van openstelling van Flex Benefits die gegevens nog niet bekend zijn. Wanneer je andere keuzes wil maken gedurende het jaar, zoals bijvoorbeeld de eigen bijdrage in de kosten van het Openbaar Vervoer of de Onbelaste reiskosten woon-werk, dan moet je zorgen dat je daar 3
voldoende budget voor beschikbaar houdt. Als je het volledige budget uit laat betalen in mei en/of december, dan kan dit niet meer. Let op: Wil je de onbelaste reiskosten en/of het kopen van je IKB (bovenwettelijk)verlof verdelen over 12 maanden? Maak dan eerst die keuze(s) en reserveer vervolgens daarna pas, indien gewenst, je overige budget. Zorg ervoor dat je je aanvragen ook daadwerkelijk indient en niet alleen op bewaren klikt! 19 januari 2017 4
Inloggen bij Flex Benefits in Youforce Log in bij Youforce en klik op de tegel Flex Benefits. Vervolgens verschijnt het scherm waarin je aangeeft wat je wilt in Flex Benefits: IKB Overzicht Hier vind je het overzicht van jouw IKB en de gevolgen van je keuze. Flex Benefits presenteert voor jou een prognose voor de resterende maanden van het jaar. 5
IKB reserveren Hier vind je de mogelijkheid om je budget te reserveren. Bedenk echter wel dat als je meteen alles reserveert je geen andere keuzes kunt maken. Stap 1 van 5 Bij Periode geef je aan over welke maand je de eerstvolgende actie wilt uitvoeren: Stap 2 van 5 Je beschikbare budget is het de budget achter het schuifje. De vakjes bij het budget staan in eerste instantie op 0,00. Doe je niets dan wordt 0,00 gereserveerd en dus alles uitbetaald. Wil je alles reserveren dan zet je het schuifje volledig naar rechts. In plaats van het schuifje te gebruiken kan je ook het vakje vullen met het gewenste bedrag. In het onderstaande voorbeeld wordt van het IKB Budget 350,00 gereserveerd van in totaal 456,59; de rest wordt uitbetaald. 6
Stap 3 van 5 Wil je de actie uitvoeren voor meerdere maanden, of misschien (in eerste instantie) wel voor het hele jaar dan kun je de vinkjes onder Keuze toepassen op gebruiken. Vink de maanden aan waarop je keuze van toepassing is. In onderstaand voorbeeld heeft de keuze betrekking op januari, februari en maart. Nadat je de keuze hebt gemaakt, klik je onder in het scherm op de knop Stap 4 van 5 Nu verschijnt het volgende scherm (waarop rechts in beeld ook het overzicht staat met voorlopige keuzes): 7
Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderaan het scherm te klikken op de knop Stap 5 van 5 Het volgende scherm vraagt om een bevestiging per maand, vink de maanden aan die je daadwerkelijk wilt gaan indienen. Klik vervolgens onderin het scherm op 8
Gereserveerd IKB uitbetalen LET OP: je moet actie ondernemen om het gereserveerde ikb bedrag daadwerkelijk uit te laten betalen. Dit doe je voor de vijfde van de maand waarin je het budget wilt laten uitbetalen. Vergeet je deze actie dan wordt het gereserveerde ikb niet betaald. Het budget blijft dan gereserveerd staan. Het budget schuift dan door naar de volgende maand! Hieronder lees je wat er van jou verwacht wordt als je het IKB wilt laten betalen. Stap 1 van 3: Keuze maken 1 Zet de Periode op de maand waarin je het geld wilt laten uitbetalen. 2 Wil je al het gereserveerde geld uit laten betalen? Zet dan het schuifje helemaal naar rechts. Wil je slechts een gedeelte uit laten betalen? Verplaats het schuifje naar rechts totdat je bij het juiste bedrag bent of vul het gewenste bedrag in. 1 2 Stap 2 van 3: Indienen Klik onderin het scherm op de knop en vervolgens op de knop Let op: klik je niet op indienen, dan wordt jouw keuze niet verwerkt! 9
Stap 3 van 3: Je ziet nu het volgende scherm: Zet een vinkje (zie rode pijl) en klik vervolgens op de knop Je bent nu klaar en hebt ervoor gekozen om het gereserveerde IKB (gedeeltelijk) te laten uitbetalen 10
IKB verlof terugkopen (in 1 keer) Hier vind je de mogelijkheid om je 36 uur (voor deeltijders naar rato) bovenwettelijk verlof terug te kopen. Per jaar kun je maximaal 36 uur bovenwettelijk verlof (voor een fulltimer) terugkopen uit je IKB Budget of je gereserveerd IKB budget. LET OP: het budget IKB Bovenwettelijk verlof is vanaf 2017 geen apart budget meer maar is samengevoegd met je IKB budget. Je kan ervoor kiezen om deze 36 uur in 1 keer terug te kopen, maar dan moet je eerst een paar maanden je budget reserveren en sparen tot je voldoende budget hebt. Stap 1 van 4 In het onderstaande voorbeeld kiest de werknemer er voor om in één keer 10 uur verlof te kopen in januari, van de in totaal 36 uur (zie pagina 16 voor de instructie van het terugkopen van de uren verdeeld over 12 maanden). Na het invullen van het aantal te kopen uren, druk je op de Enter toets. Het systeem berekent het te verrekenen bedrag voor deze uren ( 215,90 in het voorbeeld). 11
Stap 2 van 4 Vervolgens kies je zelf hoe je het verlof betaalt: uit de bron IKB Budget, of uit de bron Gereserveerd IKB budget (als je hier saldo achter hebt staan). LET OP: de bron IKB bovenwettelijk verlof bestaat vanaf 2017 niet meer apart. Dit budget is toegevoegd aan het IKB budget In het onderstaande voorbeeld worden de 10 uren betaald uit het IKB Budget en kosten 215,90. Vul dus 10 uren in bij verlofuren januari en 215,90 in het lege vakje achter IKB budget in of klik op het pijltje en het te verrekenen bedrag wordt automatisch ingevuld achter IKB budget. Stap 3 van 4 Klik onderin het scherm op de knop Rechts in beeld zie je je voorlopige keuzes. Stap 4 van 4 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. Het teruggekochte verlof wordt toegevoegd aan jouw verlofkaart als Bovenwettelijk verlof. Dit verlof verjaart na vijf jaar. Heb je de keuze gemaakt om het verlof over meerdere maanden te betalen dan worden de maandelijks afgerekende uren toegevoegd. Dit gebeurt automatisch in de derde week van iedere maand. 12
IKAP verlof kopen Hier vind je de mogelijkheid om 108 uren (deeltijders naar rato) IKAP verlof te kopen. Let op: Per jaar kun je maximaal 108 uren verlof kopen met je IKB Budget. De bron IKB bovenwettelijk verlof bestaat vanaf 2017 niet meer apart. Dit budget is toegevoegd aan het IKB budget. Je kan slechts eenmaal per jaar verlof kopen. Doe dit alleen wanneer je ook zeker weet dat je het verlof nodig hebt. Je kunt dit verlof later niet meer verkopen. Je moet voldoende budget gespaard hebben om dit te doen. Je kan bijvoorbeeld niet zoals bij IKB verlof terugkopen maandelijks een aantal uren kopen. Als je 108 uur wilt terugkopen, dan zet je het schuifje bij extra verlofuren helemaal naar rechts. Als je vervolgens op Enter klikt, zie je bij te verrekenen bedrag het bedrag staan wat het je gaat kosten. In het onderstaande voorbeeld kiest de werknemer er voor om 20 uren verlof te kopen in januari. Stap 1 van 4 Na het invullen van het aantal uren druk je op de Enter toets; het systeem berekent het te verrekenen bedrag voor deze uren. 13
Stap 2 van 4 Kies of dit verlof wordt betaald uit IKB Budget uit Gereserveerd IKB of een combinatie. In het onderstaande voorbeeld worden de 20 uren betaald uit het IKB Budget voor een bedrag van 431,80. 431,80 Vul het bedrag in of klik op het achter het vakje. Het bedrag wordt dan automatisch ingevuld. Stap 3 van 4 Klik vervolgens onderaan in het scherm op de knop Vervolgens zie je rechts op het scherm je voorlopige keuzes. Stap 4 van 4 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. Het teruggekochte verlof wordt toegevoegd aan jouw verlofkaart als Bovenwettelijk verlof. Dit verlof verjaart na vijf jaar. 14
Overzicht alle keuzes Hier vind je het overzicht waarin al jouw voorlopige, ingediende en verwerkte keuzes staan. 15
Hoe terug te zetten naar hoe het was Hier volgt een beschrijving om het IKB Budget zo in te zetten dat het bijna overeenkomt met hoe het altijd was; In mei vakantiegeld In december eindejaarsuitkering 36 uur bovenwettelijk verlof (IKB verlof) terugkopen (zie pagina 11 voor de instructie voor het terugkopen in één keer) Let op! Wanneer je andere keuzes wilt maken gedurende het jaar, zoals bijvoorbeeld de eigen bijdrage in de kosten van het Openbaar Vervoer of de Onbelaste reiskosten woon-werk, dan moet je zorgen dat je daar voldoende budget voor gereserveerd houdt. Als je het volledige budget uit laat betalen in mei en/of december, dan kan dit niet meer. Bovenwettelijk verlof terugkopen Stap 1 van 6 Dit is een standaard handleiding, wil je dit gedurende het jaar doen, dan verdeel je het aantal uren naar rato over de resterende maanden. Onderstaande voorbeelden zijn ter indicatie. Je begint met het terugkopen van je bovenwettelijk verlof. Dit kun je ook doen door het aantal terug te kopen uren te verdelen over 12 maanden (zie pagina 10 voor het terugkopen van de uren in 1 maand) Als je 36 uur terug kan kopen, dan vul je 3,00 (36/12; parttimers naar rato) in bij verlofuren januari. Klik op Enter. Het te verrekenen bedrag ( 64,77 per maand) wordt nu automatisch ingevuld. Stap 2 van 6 Kies je zelf of dit verlof wordt betaald uit IKB Budget, uit Gereserveerd IKB of een combinatie. 16
Kies je ervoor om het alleen uit het IKB Budget, klik dan op het achter IKB Budget en het te verrekenen bedrag wordt hier automatisch ingevuld. Wanneer je niet genoeg budget hebt kan je dit aanvullen door op het achter Gereserveerd IKB budget te klikken om zo het restant aan te vullen. Stap 3 van 6 Geef aan dat de keuze voor alle maanden (of de nog resterende maanden van het jaar) van toepassing is door een vinkje te zetten voor de betreffende maanden. Koop je elke maand 3 uren terug, dan vink je dus alle 12 maanden aan. Stap 4 van 6 Klik vervolgens onderaan in het scherm op de knop Stap 5 van 6 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop 17
Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. Stap 6 van 6 Het volgende scherm vraagt om een bevestiging per maand, vink de maanden aan die je daadwerkelijk wilt gaan indienen en klik onderin beeld op Vakantiegeld en eindejaarsuitkering Via de volgende stappen regel je dat je een bedrag (vergelijkbaar met het vroegere vakantiegeld) in mei krijgt en het restantbedrag (de voormalige eindejaarsuitkering) in december. Stap 1 van 7 In onderstaand voorbeeld heeft de medewerker maandelijks een budget van 436,69. Dit bedrag wil hij maandelijks volledig reserveren om in mei zijn voormalig vakantiegeld uit te laten betalen en in december zijn voormalig eindejaarsuitkering. Zet het schuifje achter IKB budget volledig naar rechts 18
Stap 2 van 7 Deze reservering doe je voor de maanden januari t/m april door slechts een vinkje voor deze maanden te zetten. Je hoeft deze actie dus niet voor elke maand te herhalen. De maand mei reserveer je niet, het budget van die maand wordt dan immers automatisch uitbetaald. Stap 3 van 7 Om de voormalige eindejaarsuitkering te laten betalen in december reserveer je het resterende budget van de maanden juni t/m november door een vinkje voor deze maanden te zetten. In december wordt standaard alles wat je nog hebt staan van je budget uitbetaald, dus deze maand hoef je niet aan te vinken. Stap 4 van 7 Klik vervolgens onderaan in het scherm op de knop. Stap 5 van 7 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. Stap 6 van 7 Het volgende scherm vraagt om een bevestiging per maand, vink de maanden aan die je daadwerkelijk wilt gaan indienen en klik onderin beeld op Stap 7 van 7 Let op!! Daarnaast moet je vanaf de derde week van april, maar vóór 5 mei aangeven dat je gereserveerde budget uitbetaald moet worden. Gebruik hiervoor de optie Gereserveerd IKB uitbetalen (zie pagina 9). 19
Onbelaste reiskosten (fiscaliseren in december) Stap 1 van 6 Klik op onbelaste reiskosten w.w. Stap 2 van 6 Zet het schuifje achter keuze helemaal naar rechts 20
Stap 3 van 6 Kies of je de onbelaste reiskosten wilt uitruilen met het IKB Budget, het Gereserveerd IKB of een combinatie. In het onderstaande voorbeeld wordt de 1.219,58 uitgeruild met het Gereserveerd IKB budget. Vul het bedrag in en klik op enter of klik op het automatisch ingevuld. achter het vakje. Het bedrag wordt dan Als je fiscale ruimte groter is dan je beschikbare bronnen, dan kan je het restant fiscale ruimte onder de WRO regeling indienen via de Youforce module Self Service (met een maximum 700,- voor een fulltimer). Tel in dit geval de bedragen van je beschikbare bronnen bij elkaar op en vul dit bedrag in bovenin het scherm in het vakje achter keuze en klik op enter. Vervolgens kun je je beschikbare bronnen inzetten door op de pijltjestoetsen te klikken achter de beschikbare bronnen. Stap 4 van 6 Klik vervolgens onderaan in het scherm op de knop Vervolgens zie je rechts op het scherm je voorlopige keuze. 21
Stap 5 van 6 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. Stap 6 van 6 Zet een vinkje in het hokje om te bevestigen dat je de onbelaste reiskosten in dezember wilt fiscaliseren en klik onderin beeld op OK Als dit scherm verschijnt dan ben je klaar met indienen. 22
Onbelaste reiskosten (fiscaliseren maandelijks) Als je in februari 2017 je onbelaste reiskosten wilt fiscaliseren voor het hele jaar LET OP: Heb je in het systeem aangegeven dat je je budget maandelijks wil reserveren, trek dan eerst die reservering weer in. Fiscaliseer dan je onbelaste reiskosten en dien evt. andere IKB aanvragen in. Als allerlaatste stap reserveer je het restant van je IKB budget. Stap 1 Ga naar Youforce Flex Benefits Stap 2 Klik op onbelaste reiskosten w.w. Stap 3 Zet bovenin beeld de periode op december Je ziet nu je totale fiscale ruimte voor 2017: In dit voorbeeld is dat 97,44 Deel dit bedrag door 11 maanden (omdat het februari is niet door 12 maanden delen) en je weet je fiscale ruimte per maand: In dit voorbeeld is dat 8,85 23
Stap 4 Zet de periode bovenin beeld terug op de maand februari: Stap 5 Vul in het veld keuze het bedrag in van 8,85 en druk op enter Stap 6 Geef aan van welk budget je dit maandelijks wil betalen: van je IKB budget of van je Gereserveerd IKB budget: 24
Ik heb in dit voorbeeld aangegeven dat ik in de maand februari een bedrag van 8,85 onbelaste reiskosten wil fiscaliseren en dat ik dit wil betalen van mijn maandelijkse IKB budget. Stap 7 Om voor het hele jaar aan te geven dat je deze keuze maandelijks wil doen, zet je een vinkje voor alle maanden Stap 8 Klik onderin beeld op de knop, en vervolgens op Stap 9 Zet in het volgende scherm nogmaals een vinkje voor alle maanden en klik onderin beeld op 25
Eigen bijdrage openbaar vervoer Stap 1 van 6 Klik op Openbaar vervoer Stap 2 van 6 Vul je eigen bijdrage van 35% in het scherm achter Bedrag openbaar vervoer en klik op enter. Het bedrag wordt nu automatisch weergegeven bij te verrekenen bedrag. 26
Stap 3 van 6 Kies of je de eigen bijdrage openbaar vervoer wilt betalen met het IKB Budget, het Gereserveerd IKB of een combinatie. Stel je wilt het volledig betalen van je gereserveerd IKB budget. Vul het bedrag dan in in het vakje achter Gereserveerd IKB en klik op enter of klik op het achter het vakje. Het bedrag wordt dan automatisch ingevuld. Als je fiscale ruimte groter is dan je beschikbare bronnen, dan kan je het restant fiscale ruimte onder de WRO regeling indienen via de Youforce module Self Service (met een maximum 700,- voor een fulltimer). Tel in dit geval de bedragen van je beschikbare bronnen bij elkaar op en vul dit bedrag in bovenin het scherm in het vakje achter keuze en klik op enter. Vervolgens kun je je beschikbare bronnen inzetten door op de pijltjestoetsen te klikken achter de beschikbare bronnen. Stap 4 van 6 Klik vervolgens onderaan in het scherm op de knop Vervolgens zie je rechts op het scherm je voorlopige keuze. Stap 5 van 6 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuze doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. 27
Stap 6 van 6 Zet een vinkje in het hokje om te bevestigen dat je de eigen bijdrage in december wil betalen en klik onderin beeld op OK Openbaar vervoer Als dit scherm verschijnt dan ben je klaar met indienen. 28