Handleiding (Verzender Ontvanger)

Handleiding (Verzender Ontvanger) Anachron B.V. Steven Nijholt & Maarten Wiggers 28-02-2014 Version: 1.1 Status: Released

Inhoud 1. Over dit document... 3 1.1 List of changes... 3 1.2 Scope... 3 2. Registratie... 4 2.1. Controle op registratie... 4 2.2. Als support bekijken of de klant wel of niet geregistreerd is op InvoicePortal.... 4 2.2.1. Workflow:... 4 2.3. Als verzender bekijken of de klant wel of niet geregistreerd is op InvoicePortal.... 4 2.3.1. Workflow:... 4 2.4. Als verzender de ontvanger een registratie uitnodiging versturen.... 4 2.5. Als klant registreren:... 4 2.5.1. Workflow:... 5 3. Inloggen... 5 3.1. E-mailadres is gebruikersnaam... 5 3.2. E-mailadres voor inloggen niet bekend bij gebruiker... 5 3.3. E-mailadres voor inloggen niet bekend bij InvoicePortal... 5 3.4. Wachtwoord vergeten... 5 3.5. Taal instellen... 5 3.6. E-mailadres wijzigen... 5 3.6.1. Workflow:... 5 3.7. Wachtwoord wijzigen... 6 3.7.1. Workflow:... 6 3.8. Nieuw wachtwoord aanvragen... 6 3.9. Taal voor Account op InvoicePortal wijzigen... 6 3.9.1. Workflow:... 6 4. Koppelen / Ontkoppelen... 6 4.1. Twee verschillende geregistreerde accounts koppelen (twee verschillende actieve InvoicePortal accounts)... 6 4.1.1. Workflow:... 7 4.2. Facturen van verschillende verzenders/b.v.`s in een ontvangersaccount: (werkt alleen bij hetzelfde ontvanger emailadres)... 7 4.2.1. Workflow:... 7 4.3. Ontkoppelen... 7 4.3.1. Workflow:... 7 4.4. Account van klant ontkoppelen als verzender. (Account verwijderen)... 7 4.4.1. Workflow:... 7 1

5. (Factuur) notificatie en Bijlagen... 8 5.1. Bijlagen toevoegen voor alle factuur notificaties vanuit het verzendersprofiel(alleen support)... 8 5.1.1. Workflow:... 8 5.2. Verzender doet aanpassing (alleen voor ongeregistreerde ontvanger)... 8 5.2.1. Workflow:... 8 5.3. Ontvanger doet aanpassing (alleen voor geregistreerde ontvanger)... 9 5.3.1. Workflow:... 9 5.4. Emailadres wijzigen van debiteur als verzender... 9 5.4.1. Workflow:... 9 5.5. Email wel/niet in Afleverkanalen... 9 5.6. Taal in Mailcontact... 10 5.7. Ondertekening (footer) in mails namens verzender... 10 5.7.1. Workflow:... 10 6. Documenten... 10 6.1. Doorsturen / Herzenden... 10 6.1.1. Workflow:... 10 6.2. Downloaden... 10 6.2.1. Workflow:... 10 6.3. Meerdere emailadres invoeren voor een klant.... 11 6.3.1. Workflow:... 11 2

1. Over dit document 1.1 List of changes Versie Datum Omschrijving Status Auteur 0.1 21-11-2013 Initiële versie Draft Steven Nijholt 0.2 25-11-2013 Typo s, Nieuwe Draft Steven Nijholt hoofdstukken 0.3 02-12-2013 6.4 aangepast Draft Steven Nijholt 0.4 02-01-2014 Registratie Draft Steven Nijholt aangepast 0.5 22-01-2014 5.4, 6.4 Draft Steven Nijholt aangemaakt 0.6 23-01-2014 4.3, 8, 8.1, 8.2 Draft Steven Nijholt aangemaakt 0.7 05-02-2014 8.3-8.5, 9.x Draft Steven Nijholt aangemaakt, 4.1, 4.2 aangevuld 0.8 26-02-2014 Typo s; 6.6, 6.7, Draft Maarten Wiggers 7.3 aangemaakt; 3.5, 4.1.1, 4.2.1, 4.4, H6 (IIF), 7.2 aangepast 1.0 28-02-2014 Eerste release. Released Maarten Wiggers H8&9 verwijderd. Typo s. 1.1 04-06-2014 Typo`s, Labels, enz. Draft Steven Nijholt, Jeanet Driesens 1.2 Scope De scope van dit document is het gebruik van de Verzender en de Ontvanger. Het is een algemene handleiding voor InvoicePortal. 3

2. Registratie 2.1. Controle op registratie Als er problemen met inloggen zijn is het belangrijk dat er is gecontroleerd of de ontvanger geregistreerd is of niet. Geregistreerd betekent dat de ontvanger een Geregistreerd account heeft op InvoicePortal. 2.2. Als support bekijken of de klant wel of niet geregistreerd is op InvoicePortal. Inloggen > Ontvangers (of Inloggen als verzender > Ontvangers) Voer hier een van de zoek velden in en zoek de klant op. Als er een vinkje staat bij Account dan wil dat zeggen dat de klant een account heeft. Via het emailadres wat vermeld staat kan de klant een nieuw wachtwoord aanvragen. Het wachtwoord zal worden verstuurd naar dat emailadres. Het emailadres kan eventueel gewijzigd worden na aanmelden via Account > Mijn account Indien er geen vinkje bij Account staat zal de klant zich eerst moeten registreren. 2.2.1. Workflow: Inloggen > Ontvangers > [zoek klant via zoekveld] > Vinkje betekent Account 2.3. Als verzender bekijken of de klant wel of niet geregistreerd is op InvoicePortal. Inloggen > Ontvangers Voer hier een van de zoek velden in en zoek de klant op. Als er een vinkje staat bij Account dan wil dat zeggen dat de klant een account heeft. Indien de ontvanger zijn wachtwoord kwijt is kan de ontvanger via het emailadres wat vermeld staat een nieuw wachtwoord aanvragen. Het wachtwoord zal worden verstuurd naar dat emailadres. Het emailadres kan eventueel gewijzigd worden na aanmelden via Account > Mijn account Indien er geen vinkje bij Account staat zal de klant zich eerst moeten registreren. 2.3.1. Workflow: Inloggen > Ontvangers > [zoek klant via zoekveld] > Vinkje betekent Account. 2.4. Als verzender de ontvanger een registratie uitnodiging versturen. -Nog niet beschikbaar- 2.5. Als klant registreren: Als klant kunt u zich registreren via elke nieuwe factuur die u vanuit InvoicePortal ontvangt of ontvangen heeft na 9 nov 2013. In de factuur email die u ontvangt staat een knopje Bekijk Document. Zodra u hierop klikt zal u worden doorgestuurd naar uw internet browser. U komt nu op de pagina van InvoicePortal. Indien het knopje Bekijk document niet zichtbaar is of niet werkt kunt u de link onder aan de email in uw internet browser kopiëren. Let op dat u alle 3 regels kopieert. (van https://... t/m... == ) Rechtsboven in de pagina kunt u zich registreren via de knop: Registreren Na het invullen van uw gegevens heeft u een account en kan u als klant inloggen via de ingevulde gegevens. Nu heeft u toegang tot alle facturen die in het verleden verstuurd zijn door Ingis en vanaf 9 november via InvoicePortal. Indien u na het klikken van de knop Bekijk Document en op de InvoicePortal pagina alleen een Login knop ziet, dan is uw emailadres waarnaar de email is verstuurd reeds bekend bij InvoicePortal en heeft u mogelijk al een geregistreerd account. Als u na het klikken van de knop op de algemene inlogpagina terecht komt en niet op de overzicht pagina van uw factuur dan kunt u de link onderin uw mail volledig kopiëren in uw browser. 4

2.5.1. Workflow: [email] > Bekijk document > [doorgestuurd naar browser] > Registreer en word lid van InvoicePortal > Gegevens invullen > Registreer 3. Inloggen Gebruikers kunnen inloggen via de inlogpagina van InvoicePortal of via de factuur die de gebruiker ontvangen heeft in zijn email. 3.1. E-mailadres is gebruikersnaam In InvoicePortal is het emailadres de gebruikersnaam van de gebruiker. In Ingis gebruikte men een gebruikersnaam zoals hierna vermeld: xxxx_xxxx of xxx_xxxx In InvoicePortal zal het emailadres uit het Ingis account gebruikt moeten worden. 3.2. E-mailadres voor inloggen niet bekend bij gebruiker Ontvanger: Als het emailadres niet bekend is, kan deze opgevraagd worden bij de verzender van de facturen. Het emailadres dat gebruikt moet worden voor inloggen op de portal is meestal gelijk aan het emailadres waarop de ontvanger zijn facturen ontvangt. Verzender: Neem contact op met InvoicePortal Support. 3.3. E-mailadres voor inloggen niet bekend bij InvoicePortal Indien de gebruiker een melding krijgt dat het emailadres niet bekend is, kan deze opgevraagd worden bij de verzender van de facturen. 3.4. Wachtwoord vergeten Indien de gebruiker zijn wachtwoord vergeten is, kan deze opgevraagd worden via de wachtwoord vergeten optie op de inlogpagina onder de invoer velden. 3.5. Taal instellen Op de Portal kan de taal ingesteld worden rechtsboven in het venster. InvoicePortal is in de volgende talen beschikbaar. Nederlands Engels Frans Duits Litouws 3.6. E-mailadres wijzigen Een emailadres is te wijzigen via de accountinstellingen. Zodra het emailadres gewijzigd is zullen facturen ook verzonden worden naar dit emailadres. Ook voor het inloggen moet het aangepaste emailadres gebruikt worden. 3.6.1. Workflow: Login > Account > Mijn account > E-mailadres wijzigen > [Invullen] > E-mailadres wijzigen > [E-mailadres bevestigen in de e-mail] 5

Let op! : Als u als verzender via webservice of HTTP Post bestanden aanlevert gebruik makend van uw emailadres (en niet met uw oude Ingis login) en uw emailadres wijzigt in de portal, dan moet u uw emailadres voor aanleveren ook aanpassen. (Ook in Carwise, Truckvision, Exact, enz.) 3.7. Wachtwoord wijzigen Gebruikers kunnen het wachtwoord van het account wijzigen via de account instellingen. Verzenders die aanleveren met het emailadres en het wachtwoord wijzigen moeten er rekening mee houden dat het wachtwoord voor het aanleveren ook aangepast is. 3.7.1. Workflow: Login > Account > Mijn account > Wachtwoord wijzigen > [Invullen] > Wachtwoord wijzigen Let op! : Als u als verzender met uw emailadres (en niet uw oude Ingis login) via webservice of HTTP Post bestanden aanlevert en uw wachtwoord wijzigt in de portal, dan moet u uw wachtwoord voor aanleveren ook aanpassen (ook in Carwise, Truckvision, Exact, enz.). 3.8. Nieuw wachtwoord aanvragen Als gebruiker van InvoicePortal kunt u alleen een nieuw wachtwoord aanvragen indien beschikt over een InvoicePortal (of Ingis) account. Een nieuw wachtwoord is aan te vragen via de wachtwoord vergeten functie op de inlog pagina. Bent u uw wachtwoord vergeten?" Verzenders die aanleveren via Webservice of HTTP Post en daarbij gebruik maken van het emailadres (en niet de oude Ingis login) moeten het aangepaste wachtwoord ook aanpassen in het programma waarmee u facturen naar InvoicePortal upload (bv. Carwise, Exact, Truckvision, enz.). Voor ontvangers: Indien u inloggegevens heeft ontvangen van de verzender van uw facturen maar deze nog nooit heeft geactiveerd, dan zullen de gegevens niet meer werken. Dit heeft betrekking op alle inlog codes die niet zijn opgebouwd uit een emailadres en een wachtwoord. 3.9. Taal voor Account op InvoicePortal wijzigen U kunt de standaardtaal voor het gebruik in InvoicePortal aanpassen door dit in uw account te wijzigen. Let op: dit is alleen de taal waarin de InvoicePortal website zich aan u toont! Voor de taal die in de mails wordt gebruikt zie paragraaf 6.6. 3.9.1. Workflow: Login > Account > Mijn account > Voorkeuren > Taal Indien u alleen voor de duur van uw huidige sessie op InvoicePortal de taal wilt wijzigen kunt u dat direct rechtsboven aan in het venster doen (zie 3.5). 4. Koppelen / Ontkoppelen 4.1. Twee verschillende geregistreerde accounts koppelen (twee verschillende actieve InvoicePortal accounts) Het is mogelijk twee verschillende accounts te koppelen. De accounts moeten geactiveerd/geregistreerd zijn op InvoicePortal. U moet minimaal eenmaal hebben ingelogd met beide accounts. Belangrijk: Log in met het account dat u wilt gebruiken als hoofd account. 6

Ga vervolgens naar Account en klik op Toegang. Klik vervolgens op Koppel een extra account aan uw portaal. Vul nu het emailadres/gebruikersnaam en wachtwoord in van het account die u wilt koppelen. Klik vervolgens op Koppel account. Uw account is nu gekoppeld. 4.1.1. Workflow: Login met hoofdaccount > Account > Koppelen > Koppel een extra account aan uw portaal > [vul gegevens van te koppelen account in] > Koppel account 4.2. Facturen van verschillende verzenders/b.v.`s in een ontvangersaccount: (werkt alleen bij hetzelfde ontvanger emailadres) Het is mogelijk om de facturen van verschillende verzenders te ontvangen en te zien in een account. U kunt dat op de volgende manier koppelen. Open de factuur die u in uw email heeft ontvangen van de verzender die u wilt koppelen aan het account die u al heeft. Klik op het knopje Bekijk Document. Zodra u hierop klikt wordt u doorgestuurd naar uw internet browser. Indien het knopje Bekijk document niet zichtbaar is of niet werkt kunt u de link onderaan de email in uw internet browser kopiëren. Let op dat u alle 3 regels kopieert. (van https://... t/m... == ) U komt nu op de pagina van InvoicePortal. Rechtsboven in de pagina klikt u op de knop Login. Uw emailadres is reeds ingevuld. Vul uw wachtwoord in en zet een vinkje bij Koppel documenten... Na bevestigen ziet u uw facturen van de verschillende verzenders in de portal. 4.2.1. Workflow: Open de factuur email > Bekijk document [doorgestuurd naar browser] > Login > Vul uw wachtwoord in en zet een vinkje bij Koppel documenten... > Inloggen 4.3. Ontkoppelen Als gebruiker van InvoicePortal is het mogelijk gekoppelde accounts te verwijderen. Ontkoppelen wil zeggen dat de facturen die aan het gekoppelde account hangen niet meer vanaf het huidige account zichtbaar zullen zijn. De facturen gaan niet verloren. Nieuwe facturen voor het ontkoppelde account zullen worden verstuurd naar het emailadres wat bekend is bij de verzender van de facturen. Opnieuw koppelen kan via elke nieuwe factuur voor het ontkoppelde account. Om opnieuw te koppelen kunt u hoofdstuk 4.1) en 4.2) raadplegen. 4.3.1. Workflow: Account > Koppelen > [ontvanger/verzender] Ontkoppelen 4.4. Account van klant ontkoppelen als verzender. (Account verwijderen) Als verzender kunt u de registratie van de klant ongedaan maken indien de klant dit wenst. Let op! Wij adviseren deze actie alleen in overeenstemming met de klant te doen. Verwijderde accounts kunnen wel weer opnieuw aangemeld worden maar dit kan irritatie bij de klant opleveren. 4.4.1. Workflow: [Inloggen] > Ontvangers > [klantnummer] klikken > Registratie ongedaan maken 7

5. (Factuur) notificatie en Bijlagen Standaard verstuurt een verzender geen bijlagen zoals PDF of UBL met met het notificeren van haar klanten. Dit is veranderd toen Ingis InvoicePortal werd. Dit kan door InvoicePortal Support aangepast worden naar onderstaande mogelijkheden. Mogelijke factuur notificatie instellingen zijn: E-mail met directe link naar het document o ontvanger hoeft niet in te loggen om de factuur te zien, maar kan wel inloggen als deze een account heeft heeft om historische facturen te bekijken. E-mail met (optionele) documentbijlagen: o PDF o UBL 2.0 o IIF Let op dat er een extra instelling geadviseerd is! Veel email servers mogen geen bijlagen zoals PDF ontvangen. Klanten kunnen door deze instelling mogelijk geen factuurnotificatie ontvangen. Indien dit het geval moet de verzender deze voor die specifieke klant terug zetten naar E-mail met directe link naar het document (zie 5.2) Ook kan de verzender het emailadres voor Bounces instellen. Indien de factuur notificatie niet afgeleverd kan worden zal de verzender een email ontvangen met een bericht dat de factuur notificatie niet afgeleverd kon worden. Hierop kan de verzender actie ondernemen. Instelling kan gedaan worden onder: Account > Instellingen > Contact gegevens > E-mailadres voor Bounces Echter is het wel mogelijk dit weer in te stellen. Er is een aantal configuratie mogelijkheden. 5.1) Bijlagen toevoegen voor alle factuur notificaties vanuit verzenders profiel 5.2) Verzender doet aanpassing (alleen voor ongeregistreerde klant) 5.3) Ontvanger doet aanpassing (alleen voor geregistreerde klant) 5.1. Bijlagen toevoegen voor alle factuur notificaties vanuit het verzendersprofiel(alleen support) Alleen support kan deze instelling doen. Deze instelling zal voor alle ontvangers binnen het verzenders profiel gelden, tenzij de verzender of ontvanger zelf met een handmatige actie uitvoert zoals beschreven in 5.2 of 5.3. 5.1.1. Workflow: Login > Verzenders > [zoek verzender] > klik verzenders ID > Instellingen aansluiting & verwerking > Notificatie e-mails versturen Aanvinken > [kies gewenste instelling] Opties bij E-mail met (optionele) documentbijlagen > PDF, UBL, IIF 5.2. Verzender doet aanpassing (alleen voor ongeregistreerde ontvanger) Deze aanpassing kan door de verzender zelf gedaan worden. De verzender kan zelf een notificatie instelling doen per ontvanger. Dit zal geen invloed hebben op andere ontvangers. 5.2.1. Workflow: Login > Ontvangers > klantnr. > afleverkanaal > kies email > [kies gewenste instelling] Opties bij E-mail met (optionele) documentbijlagen > PDF, UBL, IIF 8

5.3. Ontvanger doet aanpassing (alleen voor geregistreerde ontvanger) Deze aanpassing moet door de ontvanger zelf gedaan worden. De ontvanger kan zelf een notificatie instelling doen per ontvangersaccount. (Dit zal gelden voor alle onderliggende accounts.) 5.3.1. Workflow: Login > Account > Mijn account > Voorkeuren [kies gewenste instelling] Opties bij E-mail met (optionele) documentbijlagen > PDF, UBL, IIF 5.4. Emailadres wijzigen van debiteur als verzender Als verzender kunt u in bepaalde gevallen een emailadres van uw debiteur wijzigen. Voor een klant die een geregistreerd account heeft op InvoicePortal kunt u het emailadres niet wijzigen. U kan bij tabblad Ontvangers zien of de klant een account heeft (vinkje is wel een account). Voor klanten die geen account hebben kunt u het emailadres aanpassen in uw boekhoud/factuur systeem. Zodra u een nieuwe factuur voor de klant aanlevert zullen we het emailadres automatisch aanpassen naar het nieuwe emailadres. Indien u geen emailadres mee geeft in de bestanden die u ons aanlevert (xml), dan moet u het emailadres aanpassen in InvoicePortal. 5.4.1. Workflow: Login > Ontvangers > [klantnummer] klikken > adres vullen in vak Emailadres 5.5. Email wel/niet in Afleverkanalen Indien het veld Afleverkanalen niet gevuld is zal de standaard manier van verzenden worden genomen. De standaard manier van verzenden wil zeggen dat de instelling uit het verzendersaccount zal worden gebruikt voor het afhandelen van facturen. Dit geldt tenzij de ontvanger zelf een andere instelling heeft geconfigureerd in zijn account. (Zie 6.3) 1. Aanlevering door verzender XML + PDF bestanden 2. Verwerking start 3. Is er een afleverkanaal (Basware, Digipoort, OB10, enz) ingesteld? 3.1. Ja; ga naar stap 07 (de factuur zal worden afgeleverd bij afleverkanaal) 3.2. Nee; zie stap 04 4. Check of de ontvanger een InvoicePortal account heeft 4.1. Ja; ga naar stap 07. (Het emailadres van het account zal worden gebruikt voor notificatie) 4.2. Nee; zie stap 05 5. Bestaat het emailadres bij in InvoicePortal? 5.1. Ja; ga naar stap 06 5.2. Nee; dan vullen we het emailadres in de portal en versturen we de factuur naar dat emailadres. Het emailadres voor de ontvanger in de aanleverde XML wordt gebruikt. - Indien het emailadres leeg is zal het emailadres wat bekend is in InvoicePortal gebruikt worden. - (Indien er geen emailadres in de XML staat leveren we de factuur af op het emailadres wat bij ons bekend is. Indien er niets bekend is zullen we de factuur alleen in InvoicePortal laden en niet versturen) 6. Is deze anders dan wat bekend is voor een ontvanger in het profiel van deze ontvanger? 6.1. Ja, dan wordt deze aangepast naar het adres wat de verzender aanlevert 6.2. Nee, Volgende stap 07 7. Bestand zal worden verwerkt 9

5.6. Taal in Mailcontact De taal van een door InvoicePortal verstuurde e-mail wordt bepaald aan de hand van onderstaande lijst in aflopende prioriteit: 1. Taal ingevuld door de Ontvanger in eigen profiel (alleen als het om een e-mail aan uw klant als Ontvanger gaat). 2. Taal ingevuld door de Verzender in XML. 3. Taal ingevuld door de Verzender in "Account - Instellingen - Contact details". 5.7. Ondertekening (footer) in mails namens verzender De gegevens die getoond worden in de ondertekening van de e-mails die uit naam van de verzender naar ontvangers worden verzonden zijn aan te passen in de Portal. 5.7.1. Workflow: Login > Account > Instellingen > E-mail ondertekening > [gewenste wijzigingen invullen] > Wijzigingen opslaan Door te klikken op de link Bekijk e-mail ondertekening kan u zien hoe de footer getoond wordt. Het logo dat onder Bedrijfsgegevens > Bedrijfslogo is geladen wordt hierbij meegenomen. Er is ook een extra veld voor vrije tekst. 6. Documenten 6.1. Doorsturen / Herzenden De verzender en ontvanger kunnen documenten opnieuw versturen via email naar een zelf gekozen emailadres en selecteren welke bijlage er meegestuurd moet worden. 6.1.1. Workflow: Login > Documenten > [document(en) selecteren] > Verzenden per e-mail Indien de verzender een document doorstuurt naar een emailadres, dan kan de ontvanger zich onder dit emailadres registreren (zie hoofdstuk 2.5). Deze optie is niet mogelijk indien de ontvanger een factuur doorstuurt. 6.2. Downloaden De verzender en ontvanger kunnen een of meerdere documenten downloaden van InvoicePortal. Bij het selecteren van meer als een document zal er een.zip bestand worden gegenereerd. Facturen zijn in de volgende formaten te downloaden. PDF UBL 2.0 IIF Excel 6.2.1. Workflow: Login > Documenten > [document(en) selecteren] > Klik op gewenste download formaat. Bij het selecteren van alle documenten worden alleen de op dat moment in het scherm getoonde facturen geselecteerd. Dit betreft dus niet al de facturen in uw account. 10

6.3. Meerdere emailadres invoeren voor een klant. Het is mogelijk om als verzender tot 5 emailadressen voor een ontvanger in te voeren. Houd er wel rekening mee dat deze weer allemaal worden overschreven indien er in een volgend XML-bestand een of meerdere emailadressen worden aangeboden. Op InvoicePortal onder Ontvangers wordt elk emailadres gescheiden door een enter. 6.3.1. Workflow: Login > Ontvangers > [klantnummer klikken] > Klantgegevens > E-mailadres In het XML-bestand moeten emailadressen door een komma (, ) of puntkomma ( ; ) gescheiden worden (zie 8.2). 11