INFORMATIEBLAD VOOR P&O Minder regels, meer mogelijkheden. Dat is het doel van het Individueel KeuzeBudget (IKB). Geld uit diverse regelingen is voortaan beschikbaar voor medewerkers in een vrij besteedbaar budget. Naast transparante arbeidsvoorwaarden levert dit een grote keuzevrijheid op. En ruimte voor het realiseren van individuele wensen, ambities en doelen. Minder regels, meer mogelijkheden Informatie over doelen, implicaties en voordelen van het Individueel KeuzeBudget Iedere waterschapsmedewerker beschikt vanaf 1 nuari 2012 naast zijn of haar salaris over een vrij besteedbaar budget, ofwel: het Individueel KeuzeBudget (IKB). Dat is afgesproken in het cao-akkoord 2009-2011. Het geld in het budget is afkomstig uit verschillende regelingen; variërend van vakantiegeld tot eindearsuitkeringen. Ook tijdsaanspraken als extra verlof zijn omgezet in geld in het IKB. Het IKB individualiseert zo een deel van de arbeidsvoorwaarden. Medewerkers bepalen voortaan zelf binnen bestaande cao-afspraken- waar ze het budget voor inzetten. Zo kunnen zij dagelijks, actief keuzes maken die passen bij persoonlijke omstandigheden, de levensfase en individuele doelen. Opbouw van het IKB Het IKB is opgebouwd uit diverse collectieve en individuele regelingen. Collectieve regelingen zijn de eindearsuitkering, vakantietoeslag, collectieve resultatendeling, middelen uit vroegere seniorenregelingen en de levensloopbijdragen. Die regelingen maken plaats voor geld in het IKB. Individuele regelingen blijven wel bestaan. Het gaat hier om arbeidsvoorwaarden die rechtstreeks zijn gekoppeld aan de arbeidsprestatie, zoals individuele regelingen rond meerwerk, overwerk, prestatietoeslag en gratificaties. Extra geld uit deze regelingen wordt ook in het IKB gestort. Individuele IKB s Hoeveel geld al die vervallen regelingen een individuele medewerker opleveren, hangt af van het salaris, de functieschaal, bezoldiging en het geboortear. Op deze manier zijn inkomensbeschermende afspraken voor de salarisschalen één tot en met zeven geborgd, net als middelen uit vroegere seniorenregelingen. Sommige vroegere regelingen telden mee voor de pensioenopbouw. Ook dat blijft hetzelfde in het IKB. Per saldo krijgt iedereen evenveel geld als voorheen, met dat verschil dat medewerkers nu zelf bepalen voor welke doelen zij geld gebruiken en wanneer. Omdat de hoogte van het IKB wordt berekend over het salaris, hebben ziekte, onbetaald verlof en salarisverhoging invloed op het budget. Bij langdurige ziekte -langer dan één ar- vermindert dus de opbouw van het IKB, terwijl bij een verhoging van het salaris het budget automatisch vermeerdert. WELOVERWOGEN KIEZEN OF EEN ANDER TOESTEMMING GEVEN Het Individueel KeuzeBudget betekent dat medewerkers zelf keuzes maken. Medewerkers worden gefaciliteerd om weloverwogen keuzes te maken via: informatie in de medewerkerstoolkit informatie in RAP (voor abonnees) informatie in het digitale keuzesysteem de helpdeskfunctie van de afdeling P&O Zie ook: het overzicht van de bronnen van het Individueel KeuzeBudget inclusief informatie over pensioensopbouw (bijlage 1) In sommige gevallen hebben medewerkers extra ondersteuning nodig, bijvoorbeeld in het gebruik van het programma of bij het maken van bepaalde keuzes. In zeer incidentele gevallen kan het verstandig zijn dat een medewerker een andere afdeling of persoon toestemming geeft om de wijzigingen in het systeem door te voeren. In zulke gevallen is het uit juridisch oogpunt nodig dat u dit schriftelijk vastlegt. PAGINA 1 VAN 7
VERLOF EN VAKANTIEDAGEN Ook met het IKB houdt iedere medewerker recht op vier weken vrij, de zogenoemde wettelijke verlofdagen. Wat verandert is dat de drie bovenwettelijke verlofdagen, in totaal 21,6 uur, worden omgezet in geld in het IKB. Dit geld kan, net als de rest van het budget, worden gebruikt voor het terugkopen van verlof of juist voor andere doelen. Wanneer via het IKB verlof wordt gekocht, wordt dit verrekend in het IKB. Registratie van verlofdagen vindt dus niet plaats in het IKB, de waterschappen hebben daar eigen afspraken en verlofregistraties voor. Het opnemen van verlof gebeurt in overleg met de leidinggevende. IKB-geld ontvangen Maximale keuzevrijheid is het uitgangspunt van het IKB. Via de gebruiksvriendelijke online IKB-module kunnen medewerkers daarom dagelijks keuzes maken voor de besteding van het opgebouwde budget. Ze kunnen ook voorkeuren voor heel het ar vastleggen en die gedurende het ar eventueel weer wijzigen. Of een deel van het budget reserveren en in de loop van het ar weer laten uitbetalen. Wie helemaal niets doet, ontvangt in 2012 automatisch zijn of haar budget in twee delen in mei en december, en vanaf 2013 maandelijks. Doelen voor IKB-geld Medewerkers kunnen zelf kiezen waar zij geld uit een opgebouwd budget voor gebruiken. Voor ouders en mantelzorgers kan de keuze voor extra verlofuren aantrekkelijk zijn. Anderen geven wellicht de voorkeur aan een aanvullende opleiding of sparen voor een grote uitgave. Een combinatie van doelen behoort ook tot de mogelijkheden. Naast het aanvullen van inkomen, kan IKB-geld worden ingezet voor één of meer van de volgende doelen: levensloopverlof vakbondscontributie betalen opleidingskosten betalen ABP ExtraPensioen Het kopen van extra verlofuren Zie ook het overzicht van doelen, inclusief voorwaarden en fiscale gevolgen (bijlage 2) Verantwoord kiezen Grote keuzevrijheid vraagt eigen verantwoordelijkheid. Het budget wordt maandelijks opgebouwd en kan vanaf dan ook pas worden opgenomen. Uiteraard kan beschikbaar geld slechts één keer worden uitgegeven. Wie een groot bedrag opneemt voor een vakantie, houdt minder budget over voor andere doelen. Sommige keuzes hebben ook fiscale gevolgen. Medewerkers die het IKB uitsluitend gebruiken voor het aanvullen van hun inkomen, genieten een hoger inkomen en zullen daarom meer inkomstenbelasting moeten betalen. Andere keuzes leveren juist fiscaal voordeel op. Verantwoord kiezen is eenvoudig: de gebruiksvriendelijke IKB-module geeft automatisch aan welke gevolgen keuzes hebben voor het brutosalaris. Voordelen Het IKB biedt zowel medewerkers als waterschapsorganisaties voordelen. Een van die voordelen is dat geld uit arbeidsvoorwaarden niet meer verstopt is in verschillende regelingen en afspraken. Transparante arbeidsvoorwaarden dragen bij aan aantrekkelijk werkgeverschap. Met meer eigen verantwoordelijkheid en keuzevrijheid sluit het IKB ook aan bij ambities die zijn verwoord in leeftijdsbeleid en het Nieuwe Werken. Medewerkers kunnen nu actief bewuste keuzes maken die passen bij persoonlijke omstandigheden en voorkeuren. En: wensen en ambities waarmaken. Voor iedereen betekent het IKB: minder regels én meer mogelijkheden! Meer informatie Een stappenplan voor communicatie en implementatie van het IKB vindt u in bijlage 3. Voor key users van de IKB-module komt er verder een training. Raadpleeg ook de Toolkit IKB. Hierin vindt u onder meer de IKB-regeling, Veelgestelde vragen over het IKB en een webbrochure over het IKB voor medewerkers. Colofon Opdrachtgever Stichting A&O-fonds Waterschappen Secretaris/projectmanager Emma van Vliet Tekst Bina Ayar, Urban Bina Media, Rotterdam Eindredactie Bina Ayar en Emma van Vliet Uitgave Stichting Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds Waterschappen Stichting A&O-fonds Waterschappen bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM beleid. Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aenowaterschappen.nl Met dank aan de leden van de werkgroep communicatietoolkit IKB, Driessen, Raet, Centric Vormgeving RUURD Grafische vormgeving & advies, Rotterdam Technische vormgeving toolkit IKB Sameer Soekhai, COMModius, Den Haag Oplage 150 exemplaren en webdocument Stichting Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds Waterschappen, Den Haag, nuari 2014. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A&O-fonds Waterschappen. Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend. PAGINA 2 VAN 7
BIJLAGE 1. Bronnen Individueel KeuzeBudget (LAWA-besluit 13 december 2010) Tabel 1: bronnen individueel keuze budget (op basis van SAW 1-1-2011) ARTIKEL EN OMSCHRIJVING % LOONKOSTEN PENSIOEN- GEVEND VÓÓR 1-1-50 DOELGROEP GEBOREN NA 31-12-49 EN VÓÓR 1-1-55 NA 31-12-54 EN VÓÓR 1-1-60 3.2.1 Vakantietoeslag 8% van de bezoldiging 8% 8% 8% 8% 3.2.2 Eindearsuitkering 4% van het ar salaris 4% 4% 4% 4% Voorheen 3.5 Collectieve resultatendeling 3.5.2.3 Levensloopbijdrage voor mw geboren na 31-12-59 Voorheen 4.5 Seniorenregeling 3.5.2.1 Levensloopbijdrage voor mw geboren na 31-12-49 1,32% van het maandsalaris 0,65% van het maandsalaris correctie ihkv bezoldigingsbegrip 0,36% van het maandsalaris 1% van het maandsalaris correctie ihkv bezoldigingsbegrip 1,32% 1,32% 1,32% 1,32% 0,7 Niet deelnemer ook 0,36% Niet deelnemer ook 0,36% 0,36% 0,36% 0,8% niet 0,2% wel 0,22% 0,22% 0,22% Saldo pensioengevend 13,32% 13,54% 13,9% 14,6% 3.5.2.1 Levensloopbijdrage voor mw geboren na 31-12-49 4.2.3.2 Bovenwettelijke verlofuren 4.2.3 lid 3 Aanvullende verlofrechten, leeftijdsdagen Saldo collectief niet pensioengevend Saldo collectief wel en niet pensioengevend Waarvan 1% van het maandsalaris correctie ihkv bezoldigingsbegrip 3 x 7,2 uur = 21,6 x 1/156ste : 12 = 1,15% 0,8% niet 0,2% wel 3 tot 5 dagen x 7,2 uur nee 5 dagen 1,92% Percentage maand bezoldiging 0,87% 0,87% 0,87% nee 1,15% 1,15% 1,15% 1,15% 4 of 5 dagen 1,92% 3 of 4 dagen 1,53% 3,07% 3,94% 3,55% 2,02% NA 31-12-59 16,39% 17,48% 17,45% 16,62% 8% 8% 8% 8% Waarvan Percentage maandsalaris 5,32% 5,54% 5,9% 6,6% Waarvan % maandsalaris nee 3,07% 3,94% 3,55% 2,02% Individuele middelen via het IKB uitbetalen Twee extra dagen (ihkv wachtdienst), 4.2.3.5 Compensatie feestdagen voor medewerkers in de ORT, 4.2.3 lid 6 Overwerk, 3.1.15 2x 7,2 uur = 14,4 x 1/156ste : 12 = 0,77% 50,4 uur x 1/156ste : 12 = 2,69% nee nee Meerwerk, 12.2.11 1 tot 6 uur Individuele prestatietoeslag, 3.1.11 Gratificaties (boter bij de vis), 6.1.8 3,5% of 5% van het arsalaris PAGINA 3 VAN 7
BIJLAGE 2. Voorwaarden, fiscale gevolgen en voordelen van doelen KEUZES IKB VOORWAARDEN FISCALE GEVOLGEN VOORDELEN/VOOR WIE Levensloopverloop Vakbondscontributie Opleidingskosten ABP Extra Pensioen Uitbetalen Verlof Reserveren voor andere doelen in een volgende maand maximum spaarbedrag 12% van het arsalaris per ar * tot maximum spaarbedrag van 210% van het arsalaris totaal * n.v.t. indien geboren na 1949 en voor 1955 Lidmaatschap vakbond arlijks aantonen. Bedoeld voor opleidingen die niet of gedeeltelijk door uw werkgever worden vergoed en die worden gebruikt voor carrièreontwikkeling, werkzekerheid of een andere functie in de toekomst. Tot het fiscale maximum dat voor pensioenopbouw geldt. Maximaal wat tot die datum is opgebouwd. Kopen van verlof uit het budget is in feite onbeperkt. Wel moet u met uw leidinggevende overleggen wat u mag opnemen. U kunt verder niet onbeperkt verlof meenemen naar het volgende ar. Het budget kan niet meegenomen worden naar het volgende ar. Het hele bedrag wat nog niet is gebruikt, wordt in december uitbetaald. Hierover wordt geen loonheffing berekend. De inhouding wordt volledig gestort op de levenslooprekening, loonheffing wordt pas bij opname afgedragen. Er wordt geen loonheffing over dit bedrag Er wordt geen loonheffing over dit bedrag Er wordt geen loonheffing over dit bedrag Bij uitbetalen pensioen wordt wel loonheffing berekend. Er wordt loonheffing Geen inhouding loonheffing. Niet van toepassing. Voor wie langere tijd verlof wil voor bijvoorbeeld een sabbatical. Vakbondscontributie is fiscaal aftrekbaar. Voor iedereen die lid is van een vakbond. Op peil houden/ uitbreiden van kennis en vaardigheden. Voor wie een betere arbeidsmarktpositie wil, een andere functie in de toekomst ambieert of zijn of haar carrière verder wil ontwikkelen. Aanvullend pensioen. Interessant voor iedereen, maar vooral voor medewerkers met een pensioengat. Extra inkomsten voor individuele uitgaven. Extra vrije tijd. Voor een betere werk-privébalans. Budget opbouwen voor latere uitgaven in het kalenderar. PAGINA 4 VAN 7
BIJLAGE 3. Stappenplan implementatie/ communicatie IKB 2011/2012 STAP MIDDEL TIJDSPAD OPMERKINGEN/ AANDACHTSPUNTEN 1. Bundel aanwezige kennis over het IKB 2. Kondig aan dat het IKB in nuari van start gaat Toolkit IKB/powerpoint introductie IKB Brief aankondiging IKB voor alle waterschapsmedewerkers Ongetwijfeld zijn er binnen de organisatie verschillende medewerkers actief bezig met de invoering van het IKB. Bundel deze kennis en maak een op uw organisatie toegespitst stappenplan. Informeer medewerkers via verschillende kanalen (mail, intranet en brief) om het bereik te vergroten. 3. Informeer medewerkers over inhoud/doel/werkwijze IKB Webbrochure IKB voor medewerkers 4. Doe de managementtoets Publicatie Managementtoets 30 augustus 2010, inclusief stappenplan 5. Informeer medewerkers over eenmalige wijzigingen/vakantietoeslag 6. Formeel van toepassing verklaren SAW 7. Start de uitvraag voor meer- en minderwerk: inventariseer wensen meer- of minderwerk stuur een reminder voor de inventarisatie 8. Pas standaard P&O-correspondentie aan Brief projectgroep dd 29 juni Ledenbrief IKB 29 maart 2011 Na verschijnen van de LAWA-circulaire met de daarbij behorende definitieve SAW- tekst komt in RAP een model Formeel vaststellen nieuwe SAW Zie de aangepaste brieven in de toolkit voor uitvraag van meer- en minderwerk, inclusief formulier en het besluit Zie de volgende, aangepaste standaardbrieven in de toolkit: Aanstellingsbrieven Brief toekenning overwerk Brief toekenning gratificatie Brief toekenning individuele prestatietoeslag Brief arlijkse afrekening IKB Ontslagbrieven oktober Open een centraal punt waar medewerkers terecht kunnen met vragen. Vertel medewerkers de nog te verwachten stappen en waar ze meer informatie kunnen vinden. Kaders afbakenen waarbinnen de uitruil meeren minder werk mogelijk is voor het ar 2012. Het inkomen zal in 2012 eenmalig hoger zijn door het nabetalen van de vakantietoeslag vanaf mei 2011. De Waterschapswet / Ambtenarenwet vereist dat het algemeen of dagelijks bestuur de SAW vaststelt. De inventarisatie kan eind starten en doorlopen in oktober. In RAP zijn de brieven aangepast, Werkt uw waterschap met eigen standaardcorrespondentie dan moet die ook worden aangepast. PAGINA 5 VAN 7
STAP MIDDEL TIJDSPAD OPMERKINGEN/ AANDACHTSPUNTEN 9. Stem procedures af op de IKBregeling 10. Neem de besluiten rond meer- en minderwerk: neem een besluit over de mogelijkheid tot meer- of minderwerk bevestig de keuze voor meer- en minderwerk Zie in de toolkit: Een overzicht van procedures en processen die veranderen door het IKB. Een toelichting bij de twee IKB-budgetten bij Raet (wel en geen pensioenopbouw). Zie het conceptbesluit in de toolkit (uitvraag meer- en minderwerk) oktober november Het overzicht en de toelichting zijn in de loop van beschikbaar via de toolkit. Volgens de SAW moeten medewerkers vóór 1 november hun keuze schriftelijk bekend maken. 11. Kondig de start van het IKB aan Intranetberichten december Neem in de berichten de volgende praktische informatie op: De nuariberekening van het IKB in de keuzemodule is een pro forma berekening. Die kan dus iets afwijken van het definitieve budget. Iedere medewerker ontvangt in de loop van nuari een brief met de precieze berekening van de hoogte van zijn of haar individuele IKB. De sluitingsdatum van de salarisadministratie van het eigen waterschap. In nuari hebben medewerkers kort de tijd om keuzes te maken. Voor waterschappen die gebruik maken van Raet. Het IKB-budget bestaat uit twee delen; één waarover pensioen wordt opgebouwd en één waarover geen pensioen wordt opgebouwd. In de keuzemodule is dit zichtbaar als twee budgetten. 12. Verstuur besluit salarisverhoging, inclusief info over een eventuele individuele prestatietoeslag 13. Communiceer de eenmalige uitkering van december Zie aangepaste standaardbrief Toekenning individuele prestatietoeslag Intranetbericht 2 e week december 3 e week december De prestatietoeslag wordt via het IKB uitbetaald. Het betreft een eenmalige uitkering van: 1,68% (1,32% en 0,36%) voor alle medewerkers die niet deelnemen aan de seniorenregeling. 1,32% voor medewerkers van 55 ar en ouder die wel deelnemen aan de seniorenregeling. PAGINA 6 VAN 7
STAP MIDDEL TIJDSPAD OPMERKINGEN/ AANDACHTSPUNTEN 14. Verspreid praktische informatie over de start van het IKB 15. Verstuur een brief over het toekennen van overwerk 16. Stuur de brief over de hoogte van het IKB van individuele medewerkers 17. Verstuur informatieteksten over de eenmalige uitkering mei 2012 Individueel KeuzeBudget en verspreid de opgebouwde vakantie toelage van 2011 18. Verstuur informatieteksten aangaande de eenmalige uitkering van het IKB in december 2012 Intranetbericht nuari 2012 Denk bij het verspreiden van de informatie aan de volgende aandachtspunten: Overwerk wordt uitbetaald, vermeld de procedure voor uw eigen waterschap. Vermeld de aanpassing van het verlof naar vier weken en informeer over andere verlofrechten. Sommige zijn vertaald in IKB-budget. Vermeld de sluitingsdata in nuari en februari voor de IKB- keuzes. Meld dat het huidig budget in de keuzemodue een pro forma berekening is en dat iedereen binnenkort per brief wordt geïnformeerd over de opbouw en hoogte van het eigen IKB. Publiceer nogmaals dat het vakantiegeld van 2011 wordt nabetaald (zie stap 5). Waterschappen die gebruik maken van Raet kunnen vermelden dat het verstandig is om voor het kopen van verlof eerst het budget zonder pensioenopbouw te gebruiken. Zie aangepaste brief Toekenning overwerk in toolkit Zie: Brief individuele hoogte IKB Standaardteksten vindt u in de toolkit Standaardteksten vindt u in de toolkit 2 nuari 2012 3 e week nuari 2012 mei 2012 december 2012 Tot op heden werd de toeslag voor overwerk in geld uitbetaald en het gewerkte uur in eerste instantie in verlof ingeroosterd. Per 1 nuari 2012 zal zowel het gewerkte uur als de toeslag in het IKB worden gestort. Iedere medewerker krijgt een brief met daarin de hoogte van het eigen IKB. Informeer medewerkers via verschillende kanalen (mail, intranet en brief) om het bereik te vergroten. Informeer medewerkers via verschillende kanalen (mail, intranet en brief) om het bereik te vergroten. 19. Informeer medewerkers over de maandelijkse uitbetaling van het IKB in 2013 Intranetbericht 1 e week nuari 2013 Informeer medewerkers dat indien zij geen keuze maken! geld in het IKB vanaf nu maandelijks wordt uitbetaald. Leg nog eens uit hoe ze geld kunnen reserveren voor latere uitbetaling. Verwijs daarbij naar de eigen deadline voor de salarisverwerking. PAGINA 7 VAN 7