Nieuwsbrief 5 - live gaan IKB/Benefitplanner/Raet

Transcriptie

1 Nieuwsbrief 5 - live gaan IKB/Benefitplanner/Raet Inleiding De projectgroep implementatie IKB krijgt veel vragen. Zij ziet dat er binnen de sector een behoefte is aan aanvullende informatie. Om hierin te voorzien heeft zij besloten nieuwsbrieven uit te brengen aan de implementatieteams. In deze vijfde nieuwsbrief staat het live gaan van de IKB module centraal. Deze vijfde nieuwsbrief wordt per salarislijn uitgebracht. Salaris en IKB berekening In de afgelopen weken heeft de projectgroep de salarissystemen bij zowel Raet als Centric kunnen testen. Op basis van deze testen kunnen we concluderen dat de beide leveranciers met de drie hoofdsystemen de CAO per 1 januari kunnen uitvoeren. De systemen berekenen het juiste salaris en het juiste budget in ieder door ons bedachte situatie. Raet en de keuzemodule/benefitplanner Raet heeft de bestaande benefitplanner omgebouwd voor het IKB. Aandachtspunt bij de centrale testen van de keuzemodule was of de filosofie achter het IKB daarbij voldoende is doorgevoerd. In de loop van november werd duidelijk dat de functionaliteit van de Benefitplanner op meerdere punt niet voldoet aan het programma van eisen. De projectgroep heeft samen met Raet gezocht en gewerkt aan (voorlopige) oplossingen. Daarbij is gezocht naar een balans tussen de filosofie van het IKB en de technische mogelijkheden. Dit alles om de keuzemodule op 1 januari live te laten gaan. Invoeringsadvies implementatieteams De projectgroep wil de Raet waterschapen de volgende zaken meegeven: Per 1 januari worden de wijzigingen in Beaufort en Gemal doorgevoerd, met andere woorden de CAO afspraken worden uitgevoerd. De keuzemodule/benefitplanner gaat met beperkte functionaliteit live. De medewerkers zullen bij de introductie van de IKB module goed geïnformeerd moeten worden over de mogelijkheden en onmogelijkheden bij de start van het IKB. Na de release van februari is het mogelijk om bruto/netto berekeningen te maken. De introductieproblemen zijn begin april opgelost. Het Waterschap zal bij het live gaan van de Benefitplanner met de juiste functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid nogmaals aandacht moeten geven aan het IKB.De default is in 2012 ingesteld op in mei uitbetalen van het saldo. Een medewerker die geen keuzes maakt krijgt in mei de eerste betaling. Dit moment valt net na de introductie van de verbeterde versie. Dit moment leent zich voor extra communicatie. De toegankelijkheid en keuzemogelijkheden voor de individuele medewerkers komen met de verbeterde versie van de Benefitplanner in hoofdlijn alsnog volgens de afspraken in het Programma van Eisen tot stand.

2 Naast goede communicatie in het eigen waterschap adviseert de projectgroep het betreffende waterschap om de eigen medezeggenschap ook goed te informeren. Het gaat met name over het proces. De medezeggenschap moet goed op de hoogte zijn van het verloop en medewerkers met vragen goed kunnen verwijzen. Januari brief met uitleg en persoonlijke berekening IKB Dit jaar is er sprake van een overgang. Nu hebben we diverse arbeidsvoorwaardelijke regelingen overgebracht naar het IKB, van tijd geld gemaakt en het betalingsmoment verandert. Een complexe overgang die geresulteerd heeft in een complexe regeling. Om de medewerker inzicht te geven in het IKB is afgesproken dat iedere medewerker in januari een brief krijgt waarin de opbouw van het eigen IKB uitgelegd wordt. De gegevens die in deze brief moeten worden opgenomen, maakt dat de brief pas in de loop van januari verzonden kan worden. Door voor de verzending 16 januari aan te houden kan de brief gelijk vallen met de introductie. De brief is een verduidelijking van de opbouw van het budget dat zichtbaar zal zijn op de salarisstrook van januari. Bijgesloten is een opzet van de brief. Met Raet en Centric is overeengekomen dat zij zorgen voor de benodigde overzichtsdocumenten waarmee deze brieven opgesteld kunnen worden. Bij deze brief kan de tekst van de IKB regeling gevoegd worden en een instructie met inlogcode. Deze instructie moet toegespitst worden op de specifieke startsituatie. Aandachtspunten bij de introductie Voor het opstellen van de januari brief levert Raet een impromptu rapport. Dit is een breed rapport met alle details. Met dit rapport en Excel kunnen de brieven gemaakt worden. Sylvia van Loon zorgt voor de laatste versie van het rapport en mailt dit met een korte instructie naar de Raet implementatieteams. Voor vragen kun je contact opnemen met haar Ieder waterschap zal kritisch moeten toetsen of de eigen (administratieve) procedures aansluiten op het IKB. In nieuwsbrief 2 is een aantal belangrijke processen aan de orde geweest. Voor meer informatie verwijzen we naar deze nieuwsbrief. Verlengen implementatie De projectgroep heeft de VDW voorgesteld met ondersteuning van de externe projectleider de centrale implementatie van het IKB te verlengen tot 1 juni De projectgroep ziet in dit kader de volgende vraagstukken: 1. Centraal begeleiden en testen van de afgesproken aanpassingen aan de Benefitplanner bij Raet, doorlooptijd tot april. 2. Bij Centric zorg dragen voor een werkende keuzemodule voor de Persmaster waterschappen, doorlooptijd zeker februari/maart. 3. Waarborgen van het toekomstvraagstuk van het IKB gewaarborgd zien. Zorgvuldige overdracht naar een nog in te richten centrale werkgroep door P&O.

3 Helpdesk De start van het IKB gaat met veel vragen gepaard. De projectgroep raadt aan om voor je eigen waterschap na te denken over een helpdeskfunctie. Wie kunnen vragen beantwoorden en hoe maak je deze medewerkers in voldoende mate vrij. FAQ voor leidinggevende Bij deze nieuwsbrief is een FAQ gevoegd. In deze FAQ staan veelgestelde vragen met antwoord bij de introductie van het IKB. Deze FAQ is speciaal ontwikkeld voor leidinggevenden. De eerste vier vragen spitsen zich toe op de samenloop van IKB en werktijdregelingen. Het tweede deel van de FAQ staan vragen die wij verwachten van medewerkers. Met dit hulpmiddel kunnen leidinggevende de eerste vragen van de eigen medewerkers beantwoorden. Deel 1: 1. Kan een medewerker zonder mijn toestemming verlof kopen en moet ik dit verlof dan verlenen? Antwoord: De medewerker gaat over het aankopen van het verlof uit het IKB. De leidinggevende gaat over het goedkeuren van de verlofaanvraag. Adviseer medewerkers om bij de aankoop van substantieel verlof eerst met de leidinggevende te overleggen. Is er in je waterschap een regeling met een maximum verlofsaldo dat mee mag naar een volgend kalenderjaar, dan kunnen de eigen afspraken vermeld worden. 2. Wat gebeurt er met de meeruren? Kan een medewerker hier weer verlof voor aanvragen? Antwoord: De overeengekomen meeruren worden geld in het IKB. De medewerker kan verlof terug kopen uit zijn budget in het IKB. Voor het kopen en opnemen van verlof tellen de afspraken zoals bij vraag 1 aangegeven. Enkele verlof uren kopen om toch vier weken vakantie te hebben ligt voor de hand. Substantieel verlof kopen om de werkweek structureel weer terug te brengen naar 36 uur is misbruik. Immers bij het meerwerk is ook een extra arbeidsprestatie afgesproken, deze komt in het gedrang. 3. Overwerk wordt geld in het IKB. Moeten medewerkers dan verschillende aanvragen doen om overwerk weer in vrije tijd om te zetten? Met ingang van 1 januari 2012 wordt overwerk, zowel de uren als de eventuele toelage standaard uitbetaald in geld, in het IKB. Verlof kopen is een doel in het IKB. Hiervoor tellen de interne afspraken ( zie vraag 1) en moet er een aparte aanvraag voor worden ingediend. Het is niet mogelijk om overwerk rechtreeks in verlofuren om te zetten. Kent je waterschap een regeling voor plus en minuren dan kun je het overwerk administratief ook anders verwerken. Je registreert de overwerkuren als plusuren en betaald alleen de toeslag uit. Dit laatste alleen als er recht is op een toeslag. 4. Wachtdienst bestond uit drie onderdelen: Vaste wachtdienst vergoeding, overwerk uit wachtdienst en de extra verlof uren. Hoe zit dit in het IKB? De vaste wachtdienst vergoeding wordt uitbetaald met het salaris. Overwerk uit wachtdienst wordt op dezelfde manier verwerkt als het andere overwerk in het IKB. De extra verlofuren (14,4 uur) worden geld in het IKB. Je hebt dus geen extra verlofuren meer in tijd, dit is geld geworden. Ieder waterschap werkt met eigen begrippen en werktijdregelingen. Je kunt dit deel van de FAQ aanpassen en laten aansluiten bij de eigen regelingen en begrippen van het waterschap.

4 Deel 2: 5. Waarom heb ik twee budgetten en maakt het nog uit voor mijn pensioen welk budget ik inzet? Het IKB bestaat uit twee delen: een deel waarover pensioenpremie wordt betaald en een deel dat niet meetelt voor de pensioenopbouw. Je kunt zien dat het grootste deel meetelt en een klein deel niet. In de loop van het jaar maak je keuzes. Je mag voor 30% van je inkomen keuzes maken zonder dat dit gevolgen heeft voor de pensioenopbouw. Kies je dus voor minderwerken met pensioenopbouw (10% van het inkomen) en je hele vaste IKB inzetten (circa 18%) dan zijn er nog geen gevolgen voor de pensioenopbouw. Het onderscheid in de budgetten wordt gemaakt om jou goed te informeren. Je kunt nu zien over welk stukje inkomen je geen pensioen opbouwd. 6. Hoe kom ik bij mijn budget voor keuzes? Vanaf 16 januari kun je via een pictogram op je beeldscherm inloggen in het IKB. 16 januari gaat er een brief uit over de hoogte van jouw IKB. Bij deze brief zit een uitleg hoe je inlogt. Je kunt tot.. * februari keuzes maken voor de salarisbetaling van februari. Keuzes na deze datum worden verwerkt in de betaling van maart. 7. Wat gebeurd er als ik niets doe? Maak je zelf geen keuzes dan wordt in mei het saldo van het IKB over de eerste vijf maanden uitbetaald. In december wordt het saldo van de volgende 7 maanden uitbetaald. Voor het uitbetalen van het saldo in mei en in december hoef je niets te doen. 8. Hoe kan ik zien wat een keuze netto kost? Vanaf 6 februari kun je in de Benefitplanner berekeningen laten maken van je keuzes. Je kunt dan zien welke netto gevolgen een bruto keuze heeft. * de datum van de salarissluiting van het eigen waterschap kan hier vermeld worden Je kunt deze lijst aanvullen met een aantal vraag en antwoorden uit de Q&A. Je kunt daarbij als leidraad nemen wat de veel gestelde vragen in de informatiebijeenkomsten in jullie waterschap zijn.

5 Bijlage: voorbeeldbrief berekening van jouw IKB Beste, Iedere medewerker bij de waterschappen heeft per 1 januari een Individueel KeuzeBudget. In deze brief rekenen we je voor hoe het IKB voor jou tot stand komt. Om het collectieve deel van het IKB te berekenen gaan we van een aantal gegevens uit. We beginnen in deze brief met deze basisgegevens voor jou: Je maandsalaris februari 2012: Je maandbezoldiging februari 2012: Je functieschaal februari 2012: Parttime percentage februari 2012: Je geboortedatum: Je indiensttredingdatum: Deelnemer aan de seniorenregeling: ja/nee Wachtdienst: ja/nee ORT: ja/nee Met deze gegevens wordt het collectieve deel van het IKB uitgerekend. In bijlage 1 vind je de berekening terug van de onderdelen die voor jou geld inbrengen in het IKB. In bijlage 2 is de IKB regeling opgenomen. Vanaf 16 januari kun je inloggen op het keuzesysteem. In het keuzesysteem zie je de gegevens van de februari betaling. Een instructie is als bijlage 3 bijgesloten, inclusief jouw inlogcode. Tot..* februari kun je in het systeem keuzes maken. Jouw keuzes worden verwerkt bij de salarisbetaling van februari. Maak je geen keuzes dan wordt het collectief saldo IKB gereserveerd en in de maand mei uitbetaald. Voor vragen over de berekening of over het maken van keuzes in het IKB kun je contact opnemen met je P&O adviseur of de salarisadministratie...* hier kan de sluitingsdatum voor het eigen waterschap worden opgenomen.

6 Bijlage bij de brief Artikel opbouw van het collectief pensioengevend deel van het IKB Lid 1: 8% van de in de maand februari gelden bezoldiging is: Lid 2:??% van het in de maand februari geldende salaris is: Lid 3:??% van het maximum salaris van de functieschaal is: Artikel opbouw van het collectief niet pensioengevend deel van het IKB Op grond lid 1 en jouw geboorte jaar is het basis percentage:??% Op basis van lid 2 is dit met.. procentpunt verhoogd; Op basis van lid 3 is dit met.. procentpunt verhoogd; Op basis van lid 4 is dit met.. procentpunt verhoogd: Totaal??% van het in de maand februari geldende salaris is: Het totale collectieve IKB is: Naast deze collectieve rechten kunnen er op grond van artikel ook individuele rechten in het IKB worden opgenomen. Maak als waterschap een keuze of je de individuele IKB rechten ook uitwerkt of hier verwijst naar de P&O adviseur voor vragen.