HANDLEIDING DIGITAAL COLLECTE SYSTEEM (DCS) Fonds verstandelijk gehandicapten Mei 2015
Inhoudsopgave HOE KOM IK IN HET SYSTEEM?... - 3 - UITLEG PER FUNCTIE... - 4 - Algemeen - 4 - Home - 4 - Plaatselijke Organisatoren / Wijkhoofden / Collectanten - 5 - Overzicht collectanten wijkhoofd... - 5 - Wijzigen gegevens plaatselijke organisator/wijkhoofd/collectanten... - 5 - Overzetten collectanten... - 6 - Afmelden plaatselijke organisator/wijkhoofd... - 7 - Afmelden collectant... - 7 - Nieuwsbrief post, email of afgemeld... - 7 - Plaatselijke organisator / Wijkhoofd / collectant toevoegen... - 7 - Mail Plaatselijke organisator / Wijkhoofden / collectanten... - 7 - Rapportage - 8 - Overzicht van uw vrijwilligers... - 8 - Collectantenstaat... - 8 - Bestellen - 9 - Invullen bestelbon... - 10 - Uitzonderingen: wijkhoofd bestelt zelf of ontvangt de materialen thuis... - 11 - Afrekenstaten - 12 - Downloads - 13 - Externe informatie - 13 - Logout - 13 - Wachtwoord wijzigen - 14 - VRAGEN, SUGGESTIES, OPMERKINGEN, TIPS?... - 15 - Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-2 -
HOE KOM IK IN HET SYSTEEM? Om in te kunnen loggen in het digitaal collecte systeem dient u de navolgende link te gebruiken: http://dcs.fondsverstandelijkgehandicapten.nl Het onderstaande scherm wordt zichtbaar. U vult uw gebruikersnaam (5 tekens) en wachtwoord in en klik vervolgens op de knop Login. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-3 -
UITLEG PER FUNCTIE Algemeen Met deze handleiding geven wij u een overzicht hoe om te gaan met het digitaal collecte systeem. Rayonleiders, plaatselijke organisatoren en wijkhoofden krijgen de mogelijkheid om in te loggen en gegevens te beheren. Aan de hand van onderstaande balk die op uw scherm is verschenen zullen we de verschillende toepassingen toelichten. Home Afhankelijk van uw functie zult u het onderstaande openingsmenu zien. De tweede optie in het menu zal, afhankelijk van uw functie, kunnen verschillen. Bij een rayonleider zal er staan Plaatselijke organisatoren, bij een Plaatselijke organisator staat er Wijkhoofden Collectanten. Bent u ingelogd als Wijkhoofd, dan ziet u hier alleen Collectanten staan. De overige onderdelen van het menu zijn gelijk. Voor alle functies geldt dat u op deze pagina ziet wie uw regionale collecte coördinator is (RCC). Bent u wijkhoofd dan worden ook de gegevens van uw plaatselijke organisator zichtbaar. Indien er een Rayonleider is, dan worden deze gegevens ook getoond. Door te klikken op indien u een wijkhoofd bent. kunt u hem/haar per mail een vraag stellen. Dit geldt ook Als er wijzigingen zijn in uw eigen gegevens klik dan op. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-4 -
Plaatselijke Organisatoren / Wijkhoofden / Collectanten Rayonleider Hier ziet u een overzicht van uw plaatselijke organisatoren. Door te klikken op een naam van een plaatselijke organisator krijgt u een overzicht van alle wijkhoofden die onder die organisator hangen. Plaatselijke organisator met wijkhoofden Hier ziet u een overzicht van al uw wijkhoofden. Als u zelf ook collectanten aanstuurt kunt u de onderste regel, te weten: [Eigen collectanten] aanklikken waarna de collectanten zichtbaar zijn. Overzicht collectanten wijkhoofd Door het aanklikken van de regel van het betreffende wijkhoofd krijgt u een overzicht van zijn/haar collectanten. Ook deze gegevens zijn aan te passen. Wij adviseren u om dit over te laten aan uw wijkhoofd. Door te klikken op bijvoorbeeld het woord Med code worden de medewerkerscodes onder dit veld gesorteerd. Er staat dan een klein rood pijltje achter, afhankelijk of het oplopend of aflopend is gesorteerd. Dit is op elk veld toe te passen. Plaatselijke organisator zonder wijkhoofd(en) / Wijkhoofd U ziet het overzicht van al uw collectanten Wanneer in het overzicht een regel rood gearceerd is, dan heeft deze vrijwilliger aangegeven te willen stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Wijzigen gegevens plaatselijke organisator/wijkhoofd/collectanten Als de gegevens niet correct zijn, dan kunt u door het aanklikken van de button [Aanpassen] wijzigingen aanbrengen in de gegevens van de desbetreffende vrijwilliger. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-5 -
Overzetten collectanten Een rayonleider mag collectanten verplaatsen van de ene organisator naar een andere plaatselijke organisator of naar een wijkhoofd, vice versa. Verplaatsen van collectanten die gekoppeld zijn aan een plaatselijke organisator 1. Uit de eerste keuzelijst selecteert u de plaatselijke organisator waarvan u de collectanten wilt verplaatsen naar een andere plaatselijke organisator of een wijkhoofd. Zodra u de keuze heeft gemaakt, wordt er een lijst getoond van de beschikbare collectanten. Voor alle collectanten staat een vinkje. Zijn er collectanten bij, die u niet wilt verplaatsen, dan klikt u het vinkje weg. 2. Vervolgens selecteert u in de tweede keuzelijst de plaatselijke organisator of het wijkhoofd die de collectanten onder zich moet krijgen. 3. Tot slot klikt u op de knop [Verplaats]. 4. U krijgt een melding dat de collectanten zijn verplaatst. Verplaatsen van collectanten die gekoppeld zijn aan een wijkhoofd gaat op identieke wijze, alleen moet u hiervoor eerst de plaatselijke organisator aanklikken in het overzicht van de plaatselijke organisatoren. U ziet vervolgens een overzicht van zijn/haar wijkhoofden. U kunt nu de collectanten van deze wijkhoofden verplaatsen naar alle plaatselijke organisatoren en/of wijkhoofden van het gehele rayon. U klikt op de knop [Verplaats collectanten]. Een plaatselijke organisator mag zijn of haar eigen collectanten verplaatsen naar een wijkhoofd en collectanten verplaatsen tussen de verschillende wijkhoofden. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-6 -
Afmelden plaatselijke organisator/wijkhoofd Het is niet mogelijk dat een plaatselijke organisator en/of wijkhoofd zichzelf afmeld. Dit heeft te maken met de eventueel gekoppelde collectanten. Mocht u wel aan willen geven te willen stoppen dan kunt u uitsluitend Stopt met ingang van collectejaar invullen. Het definitieve afmelden zal door de Regionale Collecte Coördinator of het Landelijk Bureau worden doorgevoerd. De regel van de afgemelde vrijwilliger (allen, ook collectant) zal in het overzicht rood worden weergegeven. De Regionale Collecte Coördinator of het landelijk bureau zal de afmelding verwerken. Zodra dit heeft plaatsgevonden komt hij/zij niet meer op het overzicht voor. Afmelden collectant Als een collectant niet meer actief is kunt u hem/haar ook onder de button [ Aanpassen] afmelden. U geeft aan met ingang van welk collectejaar en de datum waarop de afmelding in moet gaan. U wordt daarnaast ook gevraagd de reden van afmelding, voorzover bekend, en of er al vervanging is geregeld! Als u alles heeft ingevuld klikt u op de knop Opslaan. Door middel van een e-mail worden de belanghebbende personen op de hoogte gesteld van de afmelding. Nieuwsbrief post, email of afgemeld Hier kunt u aangeven of betrokkene de nieuwsbrief van Fonds verstandelijk gehandicapten wil ontvangen per post of email. Als hij/zij daar geen prijs op stelt dient u het vakje [Nieuwsbrief afgemeld] aan te vinken. Plaatselijke organisator / Wijkhoofd / collectant toevoegen Dit wijst zich vanzelf. Als u een nieuwe plaatselijke organisator of wijkhoofd heeft gevonden, of u heeft zelf een nieuwe collectant gevonden, dan kunt u hier de gegevens invullen en afsluiten met [Opslaan] Mail Plaatselijke organisator / Wijkhoofden / collectanten Via dit systeem wordt de mogelijkheid geboden uw wijkhoofden en/of collectanten een email te sturen. De beschikbare e-mailadressen worden automatisch opgenomen. Uiteraard is het dan wel zaak dat u de e-mail adressen van uw wijkhoofden en/of collectanten heeft ingevuld. Wij hebben ervaren dat niet iedereen het e-mail adres wil afgeven omdat men het niet prettig vindt dat deze misschien ook voor andere doeleinden gebruikt kunnen gaat worden. Wij verzekeren u het e-mailadres uitsluitend te gebruiken om vrijwilligers op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen binnen Fonds verstandelijk gehandicapten, door het toesturen van de Nieuwsbrief of collecte gerelateerde zaken. Als ze dit niet willen ontvangen raden wij u aan het hokje achter [Nieuwsbrief afgemeld] aan te vinken. N.B.: Als bij een plaatselijke organisator of wijkhoofd [nieuwsbrief afgemeld] is aangevinkt zal deze de nieuwsbrief van Fonds verstandelijk gehandicapten niet meer ontvangen. Specifieke informatie over de organisatie van de collecte zal wel via het e-mailadres verzonden blijven worden. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-7 -
Rapportage De rapportages die op dit moment beschikbaar zijn, is een overzicht van alle vrijwilligers die onder u vallen en een Collectantenstaat. Overzicht van uw vrijwilligers Afhankelijk van uw functie, zal de benaming anders zijn! Dit overzicht kunt u: 1. Exporteren naar Word 2. Exporteren naar Excel klik in de rechterbovenhoek op Indien het systeem met onderstaande melding komt, kies dan voor [Opslaan als], hiervoor klikt u op het kleine driehoekje achter de knop Opslaan, zodat u zelf bepaalt waar u het bestand gaat bewaren. Vervolgens kunt u het vanuit Excel openen en bewerken. U kunt dit bestand bewerken, zoals bijv. het toevoegen van de nummers van de legitimatiekaarten en uiteindelijk opbrengst in aparte kolommen. Dit is uiteindelijk de digitale collectantenstaat. Dit bestand dient u op te slaan op uw computer! Mocht u geen mogelijkheden hebben met excel te werken zal tijdig voor de collecte een collectantenstaat te downloaden zijn. 3. Exporteren naar een pdf-bestand klik in de rechterbovenhoek op. Om pdf bestanden te kunnen openen heeft u een pdf reader nodig! 4. Uitprinten klik in de rechterbovenhoek op Collectantenstaat De Collectantenstaat kunt u exporteren naar Word, PDF of printen. Zodra meerdere rapportages beschikbaar komen kunt u ze onder deze functie terugvinden. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-8 -
Bestellen Rayonleider U ziet een overzicht van uw plaatselijke organisatoren en wijkhoofden. U ziet meteen wat de status is van alle bestellingen. In deze lijst staan ook plaatselijke organisatoren en wijkhoofden (rood gearceerd), die hebben aangegeven te stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Het kan voorkomen dat u toch een bestelling wilt plaatsen voor deze plaats of wijk. U kunt ook een bestelling doen voor het gehele rayon, indien u hier de voorkeur aan geeft. Deze optie bevindt zich op de laatste regel van het overzicht, onder de noemer Eigen bestelling! [Opmerking] [Actie] Nog te bestellen [Bestellen] Door het aanklikken van [Bestellen] komt u in de bestelbon Is al door u besteld [Inzien] Door het aanklikken van [inzien] ziet u uw geplaatste bestelling Plaatselijke organisator bestelt zelf In principe, als de plaatselijke organisator zelf bestelt, dan zal hij/zij ook bestellen voor zijn/haar wijkhoofden. Zie verder INVULLEN BESTELBON hieronder. Plaatselijke organisator met wijkhoofden U ziet een overzicht van uw wijkhoofd(en) en in de laatste regel [Eigen collectanten (x stuks)]. Deze laatste regel klikt u aan zodat u één bestelling kan plaatsen voor alle collectanten onder u en uw wijkhoofd(en). In deze lijst staan ook wijkhoofden (rood gearceerd), die hebben aangegeven te stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Het kan voorkomen dat u toch een bestelling wilt plaatsen voor deze plaats of wijk, om welke reden dan ook! Zie verder INVULLEN BESTELBON. Onderstaand het scherm met de mogelijke opmerkingen/acties in het overzicht met alle wijkhoofden. In de laatste kolom ziet u de handeling die u kunt uitvoeren. [Opmerking] [Actie] Nog te bestellen [Bestellen] Door het aanklikken van [Bestellen] komt u in de bestelbon Is al door u besteld [Inzien] Door het aanklikken van [inzien] ziet u uw geplaatste bestelling Wijkhoofd bestelt zelf Plaatselijke organisator zonder wijkhoofd(en) Na het aanklikken van de button [bestellen] komt u direct in de bestelbon. Wijkhoofd De plaatselijke organisator bestelt in principe de collectematerialen. U ziet de volgende melding. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-9 -
Indien uw plaatselijke organisator u heeft verzocht de bestelling digitaal te plaatsen zal de bestelbon zichtbaar worden en is het INVULLEN BESTELBON op u van toepassing. Invullen bestelbon Zodra u op bestellen heeft geklikt krijgt u de melding: Klik op OK Het in het voorbeeld opgenomen aantal van 7 betreft het aantal collectanten dat onder uw naam is ingevoerd. Heeft u derhalve 5 collectanten zal hier 5 komen te staan. Wilt u voor meer of minder collectanten materialen bestellen dan kunt u hier het gewenste aantal invullen. Plaatselijke organisator met wijkhoofd(en): Hier vult u het aantal collectanten van u en uw wijkhoofd(en) in. Een aantal collectematerialen wordt aan de hand van het gewenste aantal automatisch ingevuld. Uiteraard is dit aan te passen. Wij verwijzen u naar de Toelichting op de digitale bestelbon voor het verder invullen van de bestelbon. Deze vindt u in het menu onder de knop [Downloads]. U heeft de bestelling geplaatst na het aanklikken van de knop VERZENDEN. U ontvangt per e-mail een bevestiging van uw bestelling. Het is niet mogelijk om de bestelling te wijzigen, nadat u deze heeft opgeslagen. Indien er later toch nog wijzigingen zijn, kunt u contact opnemen met het landelijk bureau. E-mailadres: collecte@fondsverstandelijkgehandicapten.nl of telefonisch via 030-236 37 77. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-10 -
Uitzonderingen: wijkhoofd bestelt zelf of ontvangt de materialen thuis Het kan in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat u de bestelling voor een wijkhoofd bij hem/haar thuis wil laten afleveren. Dat kan. De plaatselijke organisator dient dan bij het bestellen aan te geven, dat afgeleverd moet worden op het adres van het wijkhoofd. Standaard staat deze op de besteller. U geeft het wijkhoofd toestemming zelf de bestelling digitaal te plaatsen. U moet dan in de functie Wijkhoofden/ Collectanten en vervolgens Overzicht Wijkhoofd bij het betreffende wijkhoofd op [Aanpassen] klikken. Vervolgens kunt u het hokje [Bestelt zelf] aanvinken. Zie voorbeeld scherm hieronder. Het wijkhoofd krijgt nu de bestelbon te zien. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-11 -
Afrekenstaten In deze module worden nog wijzigingen doorgevoerd. Zodra dit klaar is zal dit op de home page van het digitale collecte systeem worden vermeld en wordt de werkwijze hier weergegeven. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-12 -
Downloads Het navolgende scherm wordt zichtbaar: Algemene downloads Hier worden documenten in geplaatst zoals: - Handleiding Digitaal Collecte Systeem - Handleiding voor organisatoren 2015 - Toelichting digitale bestelbon 2015 - Voorbeeld teksten persberichten Nog te plaatsen documenten zoals: - Toelichting invullen afrekening Specifieke downloads voor uw regio Hierin zal de vergunning binnen uw gemeente worden geplaatst. Dit kan zijn: - Kopie van de doorlopende vergunning - Kopie van de jaarlijks af te geven vergunning - Melding van de gemeente dat er geen vergunningsplicht meer bestaat Externe informatie Hieronder zijn links naar interessante webpagina s aan te klikken waaronder de website van Fonds verstandelijk gehandicapten. Logout Dit behoeft geen nadere toelichting. Na het aanklikken komt u terug in het inlogscherm. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-13 -
Wachtwoord wijzigen Onderstaand scherm verschijnt in uw beeld. Dit behoeft geen nadere toelichting. Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-14 -
VRAGEN, SUGGESTIES, OPMERKINGEN, TIPS? Wij hopen u met deze handleiding wegwijs te hebben gemaakt in het digitale collecte systeem van Fonds verstandelijk gehandicapten. Wij kunnen ons voorstellen dat u na gebruik van het systeem opmerkingen, vragen, tips en suggesties heeft om het systeem te optimaliseren. Dit horen wij heel graag van u en hopen dan ook dat u dit met ons wilt delen door het sturen van een e-mail. U kunt daarvoor het volgende e-mail adres gebruiken collecte@fondsverstandelijkgehandicapten.nl * * * * * Fonds verstandelijk gehandicapten, mei 2015-15 -